Le opzioni predefinite di Lync sono appropriate per riunioni con poche persone e informali con i collaboratori. È consigliabile modificare le opzioni se si invitano più di 10-15 persone, si vogliono controllare le autorizzazioni delle riunioni o sono presenti invitati di altre società.
Se si usa Outlook, è possibile modificare le opzioni per tutte le riunioni Lync pianificate facendo clic su Nuova riunione Lync nel Calendario di Outlook, clic su Opzioni riunione sulla barra multifunzione e quindi selezionando le opzioni da usare.
Suggerimento: Indipendentemente dal fatto che si usi o meno Outlook, o di essere i relatori di una riunione, è possibile modificare alcune delle opzioni relative alla riunione stessa, come l'attivazione del video, o il relatore durante la riunione, facendo clic sull'icona Persone nella finestra di conversazione e usando quindi le opzioni delle schede Partecipanti e Azioni.
Persone che non devono attendere di essere ammesse
È possibile scegliere le persone che accedono direttamente alla riunione e quelle che devono attendere l'autorizzazione. Se ci sono persone in attesa, all'avvio della riunione, viene visualizzato un elenco delle persone in attesa e sarà possibile concedere o negare l'accesso.
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Chi entra direttamente? |
Effetto |
Utilizzo consigliato |
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Solo io, l'organizzatore della riunione |
Solo l'organizzatore della riunione accede direttamente. Tutti gli altri devono attendere l'autorizzazione. |
Quando si vuole garantire una maggiore sicurezza della riunione e delle informazioni riservate. |
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Persone invitate appartenenti alla società |
Solo le persone invitate alla riunione accedono direttamente alla riunione. Tutti gli altri devono attendere l'autorizzazione. |
Quando si devono presentare informazioni riservate e si vuole che partecipino solo persone specifiche. |
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Tutti gli utenti dell'organizzazione |
Tutti gli utenti dell'organizzazione possono accedere direttamente alla riunione anche se non sono stati invitati. |
Quando non ci sono partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate. |
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Tutti gli utenti (senza restrizioni) |
Tutti gli utenti che dispongono del collegamento alla riunione possono accedere direttamente. |
Quando si invitano partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate. |
Note: Se l'account consente di creare convocazioni riunioni con dettagli per la chiamata, ricordare di impostare anche le opzioni per coloro che accedono tramite telefono. Selezionare:
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Accesso diretto per i chiamanti in modo che le persone che accedono tramite telefono vengano connesse automaticamente.
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Annuncia l'entrata o l'uscita dei partecipanti in modo che il nome dei partecipanti che accedono o abbandonano la riunione venga annunciato pubblicamente. Non consigliato per riunioni con un numero elevato di partecipanti.
Chi è un relatore?
È possibile scegliere chi svolge il ruolo di relatore nella riunione. Ricordare che tutti i relatori dispongono di controllo completo sulla riunione possono condividere i contenuti, registrare la riunione, modificare le opzioni della riunione, disattivare l'audio dei partecipanti e così via.
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Chi è un relatore? |
Effetto |
Uso consigliato |
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Solo io, l'organizzatore della riunione |
Solo l'organizzatore della riunione ha le autorizzazioni di relatore. |
Quando i partecipanti non devono interagire con il contenuto della riunione. È possibile designare altri relatori durante la riunione, se si desidera. |
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Tutti gli utenti dell'organizzazione |
Tutti gli utenti dell'organizzazione possono avere il ruolo di relatori. |
Quando si svolgono riunioni informali con i membri del proprio team, in cui tutti i partecipanti possono condividere e modificare il contenuto. |
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Tutti gli utenti (senza restrizioni) |
Tutti gli invitati possono avere il ruolo di relatore. |
Quando sono presenti partecipanti esterni a cui si vuole assegnare il ruolo di relatore. |
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Persone scelte |
L'utente e le persone da lui scelte possono essere relatori. |
Quando si vuole assegnare il ruolo di relatore a persone specifiche. Nota: Quando si seleziona Persone scelte, fare clic su Scegli i relatori e quindi spostare i partecipanti dalla sezione Partecipante a Relatori. Non è possibile aggiungere come relatori gli invitati esterni e le liste di distribuzione, ma è possibile assegnare autorizzazioni di relatore ai singoli utenti durante la riunione. |
Limitare la partecipazione?
Se si sta impostando un evento di grandi dimensioni o si vogliono evitare interruzioni, è possibile disabilitare i messaggi istantanei nella riunione, disattivare l'audio di tutti i partecipanti o impedire loro di usare la webcam, selezionando le caselle seguenti:
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Disabilita messaggistica istantanea
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Disattiva l'audio di tutti i partecipanti
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Blocca video partecipanti
Queste impostazioni si applicano solo ai partecipanti. I relatori possono sempre condividere audio e video nella riunione, se i relativi account sono abilitati per queste funzionalità.
Telefono
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Da dove chiama la maggior parte delle persone?
Se l'account consente di creare convocazioni riunione che includono i dettagli per la chiamata, ovvero se è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, le persone potranno accedere usando il proprio telefono invece dell'audio del computer. Per aiutarli a trovare rapidamente il numero locale ed evitare loro di sostenere spese per chiamate interurbane, scegliere l'area da dove chiama la maggior parte delle persone.
Nelle opzioni della riunione fare clic sulla scheda Telefono e scegliere l'area in Da dove chiama la maggior parte delle persone? Nell'invito verrà indicato il numero locale per tale area.
Nota: Per altri dettagli sulle conferenze telefoniche con accesso esterno, contattare il supporto tecnico della rete aziendale.
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PIN (Personal Identification Number) di accesso dimenticato
La maggior parte delle volte non è necessario un PIN per partecipare a una riunione chiamando con il telefono. Si viene connessi direttamente e il numero viene visualizzato nell'elenco dei partecipanti. Se però si vuole chiamare in veste di coordinatore o come chiamante autenticato, è necessario immettere il PIN e/o il numero o l'interno dell'ufficio.
Nota: L'accesso come chiamante autenticato significa semplicemente che la riunione è protetta ed è necessario essere identificati prima di partecipare. Dopo l'identificazione, nell'elenco dei partecipanti viene visualizzato il nome al posto del numero.
Se non si ricorda il PIN, fare clic su Richiedi il PIN adesso nella convocazione della riunione e seguire le istruzioni nella pagina per impostarlo o reimpostarlo.
