Migliorare le prestazioni usando soglie di variazione in Office Project 2007

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Di Bonnie Biafore

Confrontare le variazioni della programmazione e dei costi per impostare le soglie di un progetto è un'ottima soluzione per tenere traccia delle prestazioni ed essere avvisati tempestivamente di slittamenti e sforamenti.     Tuttavia, prima di sapere a che punto ci si trova, è necessario configurare le soglie di variazione nella programmazione e nel budget del progetto. Microsoft Office Project 2007 può calcolare le variazioni della programmazione e dei costi automaticamente, ma i campi personalizzati rappresentano solo il mezzo con cui archiviare le soglie e calcolare le variazioni rispetto alle soglie. Questo articolo descrive come configurare le soglie di programmazione e costi in Office Project 2007 e Microsoft Office Excel 2007 per confrontare le variazioni rispetto a tali soglie. Viene spiegato anche come evidenziare lo stato di variazione con indicatori visivi in Office Project 2007 e Office Excel 2007.

In questo articolo

Calcolare le variazioni in Office Project 2007

Confrontare le variazioni rispetto alle soglie

Semplificare l'interpretazione dei dati di variazione in Office Project 2007

Evitare slittamenti e sforamenti

Calcolare le variazioni in Office Project 2007

Office Project 2007 può calcolare le variazioni e le prestazioni del progetto, tuttavia l'utente deve completare un'attività fondamentale prima di poter eseguire questi calcoli: salvare una previsione per il progetto. Questa previsione corrisponde al piano che viene creato per la programmazione, i costi e altre misure del progetto, approvato dalle parti interessate. Senza di essa, Office Project 2007 non dispone degli obiettivi da raggiungere e, quindi, non può inviare un avviso nel caso in cui il progetto non segua il percorso corretto.

Usare l'analisi del costo realizzato per misurare le prestazioni

Un problema è rappresentato dai campi di variazione di base, che rendono difficile identificare le attività che procedono secondo i piani e quelle anomale. L'uso delle percentuali è più pratico rispetto agli importi in dollari o alle variazioni di data perché funziona indipendentemente dallo stato di avanzamento del progetto o dal numero di revisioni a cui è stata sottoposta la previsione.

Ma quale rapporto può consentire la valutazione delle prestazioni del progetto? Come è noto, il confronto di valori effettivi e stime può essere fuorviante. Si supponga che il progetto utilizzi la metà del tempo e del budget stimato. Per poter esprimere una valutazione a riguardo, occorrerebbe sapere quanta parte del progetto è stata completata. L'analisi del costo realizzato (EV) rende più chiaro l'avanzamento del progetto confrontando i valori stimati e quelli effettivi con la quantità di lavoro completato.

Prima di guardare le percentuali EV per tenere traccia delle prestazioni, è importante comprendere le misure sottostanti:

  • Il costo preventivato del lavoro programmato (BCWS) è il costo previsto fino alla data stato per le attività programmate nel piano di progetto, ossia quanto era stato preventivato di spendere in base alla data stato, indipendentemente da cosa è stato completato. Ad esempio, se il costo delle attività da completare entro il 30 settembre 2008 è di 10.000 €, il valore BCWS per quella data corrisponde a 10.000 €.

  • Il costo effettivo del lavoro eseguito (ACWP) rappresenta i costi per il lavoro svolto fino alla data stato, indipendentemente da cosa è stato completato. Il valore ACWS del 30 settembre 2008 corrisponde a quanto è stato speso fino a quella data.

  • Il costo preventivato del lavoro eseguito (BCWP) corrisponde a EV perché misura il costo stimato per il lavoro completato o realizzato fino alla data stato. Ad esempio, se il costo preventivato per le attività completate è di 15.000 €, il valore BCWP è 15.000 €, a prescindere che siano state completate in anticipo, in ritardo o in tempo.

Usare le percentuali di costo realizzato per confrontare le soglie

L'analisi del costo realizzato (EV) usa diverse percentuali per valutare le prestazioni della programmazione e dei costi, inclusa la variazione della programmazione (SV), la variazione dei costi (CV), l'indice di esecuzione del lavoro programmato (SPI) e l'indice del costo effettivo (CPI). La caratteristica di calcolo delle percentuali di Office Project 2007 e le altre nuove caratteristiche sono gli strumenti ottimali per il confronto con le soglie:

  • La variazione dei costi EV (il campo CV in Office Project 2007) mostra la differenza tra i costi stimati e quelli effettivi del lavoro completato (BCWP meno ACWP). Se CV è negativo, il costo effettivo è maggiore del costo preventivato, quindi l'attività è fuori budget.

  • La percentuale di variazione dei costi (CV%) è la variazione dei costi EV espressa come percentuale dei costi stimati del lavoro completato: [(BCWP – ACWP)/BCWP] X 100. Ad esempio, si supponga che BCWP sia 10.000 € e ACWP 12.000 €. CV è uguale a 10.000 € – 12.000 €, ovvero –2.000 €. Il lavoro completato costa 2.000 € in più rispetto a quanto previsto. Quindi, CV% è uguale a (–2.000 €/10.000 €) X 100, ovvero –20%.

    CV% è la funzione ideale per il confronto con la soglia CV.

  • La variazione della programmazione EV (il campo SV in Office Project 2007) mostra il valore BCWP meno il valore BCWS, ossia la differenza tra il costo stimato del lavoro completato e il lavoro che si prevede di completare fino alla data stato. Se SV è negativo, il lavoro completato è minore del previsto, quindi si è in ritardo rispetto alla programmazione iniziale.

  • La percentuale di variazione della programmazione (SV%) corrisponde alla variazione della programmazione EV espressa come percentuale del costo preventivato del lavoro programmato: [(BCWP - BCWS)/BCWS] X 100. SV% mostra la variazione della programmazione come percentuale del lavoro programmato. Ad esempio, si consideri il valore BCWP di 10.000 € con un valore pari a 9.000 €. CV è uguale a 10.000 € – 9.000 €, ovvero 1.000 €. Il lavoro programmato costa 1.000 € in meno rispetto al lavoro completato, quindi è stata completata una parte di lavoro maggiore rispetto a quella prevista e si è in anticipo rispetto alla programmazione. SV% è uguale a (1.000 €/10.000 €) X 100, ovvero 10%.

    SV% è la funzione ideale per il confronto con la soglia SV.

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Confrontare le variazioni alle soglie

L'uso di luci simili a quelle del semaforo indica immediatamente lo stato: il verde segnala che si può procedere, il giallo di prestare attenzione e il rosso di fermarsi. Le soglie del progetto corrispondono alle luci del semaforo. Impostando le soglie per indicare se il progetto prosegue senza intoppi, sta incontrando qualche ostacolo o sta per bloccarsi a causa di qualche problema imprevisto, è possibile visualizzare lo stato del progetto e decidere quali azioni è necessario intraprendere.

Quando si determinano i valori soglia, vengono definiti dei punti di interruzione che rappresentano la luce verde, gialla o rossa per le prestazioni del progetto, in base alle variazioni della programmazione o dei costi.

Ad esempio, una soglia maggiore del 5% rispetto al budget o alla programmazione previsti potrebbe essere il valore di prestazioni massimo accettabile. Una soglia del 10% indicherebbe la necessità di azioni correttive. Se la percentuale è tra il 5 e il 10%, è necessario prestare particolare attenzione alle attività per verificare che le prestazioni non peggiorino.

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Semplificare l'interpretazione dei dati di variazione in Office Project 2007

Se si includono le colonne per CV% e SV% in una tabella di Office Project 2007, è possibile cercare i numeri negativi che mostrano le attività in ritardo o che superano il budget. Tuttavia, la soluzione ideale consiste nel determinare quali attività tenere sotto osservazione e su quali intervenire.

Gli indicatori grafici in Office Project 2007 rendono evidenti queste situazioni. Ad esempio, se CV% o SV% è minore di –10%, il costo o la programmazione ha superato la soglia e viene visualizzata una luce rossa.

Per visualizzare le luci del semaforo per le prestazioni dei costi in base alle soglie predeterminate, eseguire questi passaggi:

  1. Creare un campo personalizzato che mostra CV% come indicatore grafico: Dal menu Strumenti selezionare Personalizza, quindi Campi.

  2. Nell'elenco a discesa Tipo della finestra di dialogo Personalizza campi selezionare Numero.

  3. Selezionare un campo numerico personalizzato, ad esempio Numero 1.

  4. Per assegnare un nome significativo al campo personalizzato, fare clic su Rinomina. Nella finestra di dialogo Rinomina campo digitare un nome, ad esempio % variazione costi. Fare clic su OK.

  5. Per impostare il campo personalizzato su un valore uguale a CV%, fare clic su Formula. Nella finestra di dialogo Formula per % variazione costi fare clic su Campo, scegliere Costo, quindi selezionare CV%. Fare clic su OK.

  6. In Valori da visualizzare fare clic su Indicatori grafici.

  7. Nella finestra di dialogo Indicatori grafici per % variazione costi definire il primo test per controllare i valori CV% che superano la soglia:

    1. Fare clic sulla prima riga Condizione per '% variazione costi', quindi, dall'elenco a discesa selezionare minore di.

    2. Nella prima riga Valore/i digitare –10 (non usare un segno di percentuale).

    3. Fare clic nella prima riga Immagine. Dalla colonna dell'immagine a discesa selezionare il cerchio rosso perché un valore CV% inferiore a –10 indica che l'attività supera di più del 10% il budget previsto.

      Nota : Se si usano le stesse soglie per tutte le attività, è possibile definire il test con i numeri di soglia. Se si vogliono differenziare le attività, assegnare i valori soglia ad altri campi personalizzati, quindi selezionare una soglia nella colonna Valore/i.

  8. Nella seconda riga Condizione per '% variazione costi' selezionare maggiore di. Nella riga Valore/i corrispondente digitare –5, mentre nella riga Immagine selezionare il cerchio verde.

  9. Nella terza riga Condizione per '% variazione costi' selezionare maggiore o uguale a. Nella riga Valore/i corrispondente digitare –10, mentre nella riga Immagine selezionare il cerchio giallo. Fare clic su OK.

Nota : Poiché Office Project 2007 elabora i test in ordine, il terzo test acquisisce valori maggiori di –10 ma minori di –5.

Impostazione di un indicatore grafico per confrontare le varianze delle soglie
Figura 1: Configurazione di un indicatore grafico per confrontare variazioni e soglie

Nota :  La visualizzazione delle luci del semaforo per le prestazioni di programmazione è simile, ma si usa il campo SV% invece di CV%

Per visualizzare gli indicatori grafici in una tabella di Office Project 2007:

  1. Dal menu Visualizza selezionare Tabella:, quindi scegliere Altre tabelle.

  2. Nella finestra di dialogo Altre tabelle selezionare una tabella e fare clic su Applica.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un'intestazione di colonna.

  4. Dal menu di scelta rapida selezionare Inserisci colonna.

  5. Nell'elenco a discesa Nome campo della finestra di dialogo Definizione colonna selezionare un campo personalizzato. Facendo riferimento all'esempio precedente, selezionare (Numero 1) % variazione costi, quindi fare clic su OK.

Nota :  È possibile creare una nuova tabella per visualizzare le misure di variazione personalizzate. Per farlo, dal menu Visualizza selezionare Tabella:, quindi scegliere Altre tabelle. Nella finestra di dialogo Altre tabelle fare clic su Nuovo. Nella finestra di dialogo Definizione tabella specificare il nome tabella e i campi da includere nella tabella.

La colonna mostra lo stato delle attività con le luci verde, gialla e rossa, come illustrato nella Figura 2.

Valutazione di costi e prestazioni con indicatori grafici
Figura 2: Valutazione di costi e prestazioni con indicatori grafici

Nella Figura 2 è possibile visualizzare la differenza tra il costo realizzato (EV) e le variazioni di base. Ad esempio, il valore CV per l'attività relativa al piano di progettazione (Design Deck) è un numero positivo (60,00 €) perché il costo effettivo è maggiore del costo previsto. Tuttavia, CV% è un valore negativo (–6%). Entrambe le variazioni indicano che il costo supera il budget.

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Evitare slittamenti e sforamenti

È possibile usare Office Project 2007 per calcolare le variazioni di programmazione e di costi e per valutare le prestazioni del progetto. Gli indicatori grafici consentono di vedere facilmente quali attività procedono secondo i piani e quali richiedono attenzione.

Purtroppo, contrariamente ai project manager, le parti interessate e i membri del team per il progetto spesso non comprendono le misure. Per informazioni su come trasformare i dati delle variazioni in un modulo comprensibile anche ad altri gruppi di destinatari, vedere l'articolo di Elementi essenziali lavoro relativo ai suggerimenti su come comunicare le variazioni di un progetto.

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Informazioni sull'autrice     Bonnie Biafore è una Project Management Professional (PMP) certificata dal Project Management Institute (PMI). È consulente, formatrice, relatrice e autrice pluripremiata di diversi libri su investimenti, finanze personali e project management, incluso On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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