Creare messaggi di posta elettronica più accessibili in Outlook

Migliorare l'accessibilità dei messaggi di posta elettronica

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Quando si invia un messaggio di posta elettronica a molte persone, è importante verificare che sia accessibile anche per le persone non vedenti o ipovedenti.

Impostare il formato HTML come formato predefinito dei messaggi

  1. Scegliere File > Opzioni > Posta.

  2. Per Scrittura messaggi impostare Scrivi i messaggi in questo formato su HTML.

Impostare il formato HTML per un singolo messaggio

  • Nel messaggio che si sta scrivendo selezionare Formato testo > HTML.

Scegliere con attenzione i tipi di carattere

  • Usare tipi di carattere semplici e senza grazie, ossia senza dettagli decorativi e con uno spessore delle linee uniforme. Ecco alcuni esempi di tipi di carattere senza grazie:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • Evitare il corsivo, i tipi di carattere elaborati o quelli decorativi con bordi arrotondati.

  • Usare una dimensione del carattere non inferiore a 12 punti.

  • Usare un colore del carattere in contrasto con lo sfondo.

Impostare il tipo di carattere predefinito per tutti i messaggi

  1. Scegliere File > Opzioni > Posta.

  2. In Scrittura messaggi scegliere Elementi decorativi e caratteri > Elementi decorativi personali.

  3. In Nuovi messaggi scegliere Carattere, impostare il tipo di carattere predefinito e fare clic su OK.

Cambiare il tipo di carattere in un singolo messaggio

  • In un nuovo messaggio vuoto selezionare Messaggio e cambiare gli attributi di Tipo di carattere, Dimensione carattere, Colore carattere e altro.

  • Per cambiare il tipo di carattere di testo esistente, selezionare il testo, selezionare Messaggio e quindi scegliere un altro tipo di carattere.

Creare una firma accessibile

  1. Scegliere File > Opzioni > Posta.

  2. In Scrittura messaggi scegliere Firme.

  3. Selezionare una firma da modificare o crearne una nuova.

  4. Selezionare il testo da formattare e applicare un tipo di carattere, una dimensione e un colore accessibili.

  5. Per aggiungere un'immagine alla firma, selezionare la posizione in cui si vuole inserirla e scegliere Inserisci immagine. Trovare l'immagine, quindi scegliere Inserisci.

  6. Per aggiungere testo alternativo all'immagine, fare clic su di essa con il pulsante destro del mouse e scegliere immagine.

  7. Selezionare Testo alternativo, aggiungere del testo che descriva l'immagine nella firma e scegliere OK.

Impostare uno sfondo o un elemento decorativo accessibile per i messaggi di posta elettronica

  1. Scegliere File > Opzioni > Posta.

  2. Scegliere Scrittura messaggi > Elementi decorativi e caratteri > Temi.

  3. Selezionare un tema e quindi scegliere OK.
    I temi più accessibili presentano un contrasto di colori elevato e sono privi di immagini di sfondo o linee che possano interferire con il testo del messaggio.

Altre informazioni

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Salvare un file

Formazione su Excel

Formazione su Word

Formazione su PowerPoint

Solo negli Stati Uniti sono almeno 12 milioni le persone che usano un'utilità per la lettura dello schermo, lo strumento Lente d'ingrandimento o un lettore Braille per leggere la posta elettronica. Quando si invia un messaggio di posta elettronica a molte persone, è quindi importante verificare che sia accessibile anche per le persone non vedenti o ipovedenti.

Useremo Outlook per illustrare alcune tecniche di creazione di messaggi accessibili. Ma queste indicazioni sono valide per qualsiasi programma di posta elettronica.

Quasi tutti gli strumenti di assistive technology sono progettati per funzionare bene con l'HTML, piuttosto che con il testo normale.

Con l'HTML, i messaggi possono includere collegamenti formattati con testo visualizzato, elenchi, titoli e testo alternativo per le immagini.

Per impostare il formato HTML come formato predefinito in Outlook, scelgo File, Opzioni e Posta.

In Scrittura messaggi seleziono HTML.

Ora tutti i nuovi messaggi che creerò saranno in formato HTML.

Se devo rispondere a un messaggio che ho ricevuto in testo normale, non potrò applicare alcuna formattazione.

Quindi seleziono Formato testo e poi HTML.

Ora posso formattare questa data in grassetto…

…e aggiungere un collegamento ipertestuale al sito Web del centro conferenze.

La scelta del tipo di carattere nei messaggi di posta elettronica può fare una grossa differenza per le persone dislessiche.

Evita i tipi di carattere con grazie, caratterizzati da minuscole code all'inizio o alla fine di una lettera.

I tipi di carattere con grazie sono anche caratterizzati da linee sia spesse che sottili, che possono essere difficili da leggere per le persone affette da dislessia.

Scegli piuttosto un tipo di carattere semplice, senza grazie.

Le lettere nei tipi di carattere senza grazie hanno uno spessore della linea più uniforme.

Evita il corsivo, i tipi di carattere elaborati o quelli decorativi con bordi arrotondati.

Infine, usa sempre una dimensione del carattere non inferiore a 12 punti.

Ho deciso di usare Segoe UI da 12 punti nei miei messaggi.

Posso impostare il tipo di carattere per un messaggio specifico cambiandolo al volo nelle caselle Tipo di carattere e Dimensione carattere.

Per dare enfasi, uso una combinazione di colore, dimensioni e formattazione in grassetto, perché il colore da solo potrebbe non riuscire a far distinguere le differenze alle persone daltoniche.

Invece di cambiare il tipo di carattere ogni volta che creo un nuovo messaggio, posso impostarlo una volta sola some impostazione predefinita per tutti i messaggi.

Scelgo File, Opzioni, quindi Posta.

In Scrittura messaggi seleziono Elementi decorativi e caratteri.

In Elementi decorativi personali cambio il tipo di carattere in Segoe UI da 12 punti per Nuovi messaggi

...e per Messaggi di risposta o inoltrati.

Ora tutti i miei messaggi saranno formattati in Segoe UI da 12 punti.

Uso le stesse indicazioni per il tipo di carattere della firma…

In Scrittura messaggi seleziono Firme.

Digito la firma che voglio...

…e quindi imposto il tipo di carattere: Segoe UI da 12 punti.

Includo anche il logo della società nella firma.

Aggiungo testo alternativo che descriva la firma alle persone che usano le utilità per la lettura dello schermo.

Lo sfondo dei messaggi lo mantengo semplice e pulito, per fare risaltare il testo. Un colore a tinta unita in contrasto con il testo è perfetto…

…ed evito di aggiungere immagini di sfondo.

Qui posso scegliere un tema o rimuoverne uno eventualmente applicato. Seleziono Elementi decorativi personali, quindi Temi.

Alcuni di questi temi sono adatti, con un contrasto di colori elevato e senza immagini di sfondo o linee che possano interferire con il testo.

Altri sono un po' troppo elaborati per essere accessibili.

Quindi seleziono Nessun tema.

Con questi semplici passaggi, ho configurato i miei messaggi di posta elettronica in modo che siano accessibili a tutti i miei destinatari.

Per saperne di più, visita aka.ms/OfficeAccessibility.

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