Metodi per condividere un database desktop utilizzando SharePoint

Metodi per condividere un database desktop utilizzando SharePoint

A seconda delle esigenze e delle risorse disponibili sono disponibili metodi diversi per condividere un database di Access. In questo articolo verranno esaminate le opzioni disponibili e i relativi vantaggi, quindi verranno indicate le fonti di ulteriori informazioni sul metodo più adatto in base alle diverse esigenze.

Per apportare modifiche alla struttura del database, è necessario che nel computer sia installato Access.

Contenuto dell'articolo

Condividere dati usando le cartelle di rete

Condividere un database diviso

Condividere un database su un sito di SharePoint

Condividere un database collegandolo agli elenchi di SharePoint

Condividere un database usando un server

Fattori da considerare per la scelta di un metodo

Condividere dati utilizzando cartelle di rete

Questa è l'opzione più semplice e con i minori requisiti, ma che di conseguenza offre meno funzionalità. In questo metodo il file di database è memorizzato in un'unità di rete condivisa e viene usato da tutti gli utenti contemporaneamente. Può comportare alcune limitazioni connesse all'affidabilità e alla disponibilità se più utenti modificano i dati nello stesso momento perché tutti gli oggetti di database sono condivisi. Questa tecnica può anche comportare una riduzione delle prestazioni se tutti gli oggetti di database vengono inviati tramite la rete.

Questa opzione potrebbe non essere ottimale se si prevede che il database venga utilizzato da un numero limitato di utenti contemporaneamente e se gli utenti non devono necessariamente personalizzare la struttura del database.

Nota : Questo metodo di condivisione del database offre il livello di protezione più basso, in quanto ogni utente dispone di una copia completa del file di database e ciò aumenta il rischio di accesso non autorizzato.

Per condividere un database utilizzando una cartella di rete:

  1. Se non ne è già disponibile una, creare una cartella di rete condivisa.

    Per informazioni su questa operazione, fare riferimento alla Guida del sistema operativo del computer che si intende utilizzare per condividere il database. Se la cartella condivisa si trova su un server di rete, può essere necessario l'intervento dell'amministratore di rete.

  2. Verificare che Access sia impostato per l'apertura in modalità condivisa nei computer di tutti gli utenti. Questa è l'impostazione predefinita, ma è opportuno verificarlo, in quanto se un utente apre il database in modalità di accesso esclusivo interferirà con la disponibilità dei dati. Eseguire la procedura seguente in tutti i computer:

    1. Avviare Access e, in File, fare clic su Opzioni. Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office e quindi su Opzioni di Access.

    2. Nella casella Opzioni di Access fare clic su Impostazioni client. Se si usa Access 2007, fare clic su Avanzate.

    3. Nella sezione Impostazioni avanzate, in Modalità di apertura predefinita selezionare Condiviso, fare clic su OK e uscire da Access.

  3. Copiare il file di database nella cartella condivisa. Dopo aver copiato il file, verificare che gli attributi di file siano impostati in modo da consentire l'accesso in lettura/scrittura. Per utilizzare il database, gli utenti devono disporre di accesso in lettura/scrittura.

  4. Nel computer di ogni utente creare un collegamento al file di database. Nella finestra di dialogo Proprietà voce di scelta rapida immettere il percorso del file di database nel campo della destinazione utilizzando un indirizzo UNC anziché una lettera di unità mappata. Ad esempio, anziché F:\databasecampione.accdb, utilizzare \\nomecomputer\databasecondiviso.accdb.

    Nota : Questo passaggio può anche essere eseguito direttamente dagli utenti.

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Condividere un database diviso

Questa scelta è indicata se non si dispone di un sito di SharePoint o di un server di database. È possibile utilizzare e condividere database divisi in rete o in un sito di SharePoint. Quando si divide un database, lo si riorganizza in due file, ovvero un database back-end, contenente le tabelle di dati, e un database front-end, contenente tutti gli altri oggetti del database, quali query, maschere e report. Ogni utente interagisce con i dati utilizzando una copia locale del database front-end.

Vantaggi di un database diviso

  • Miglioramento delle prestazioni   In rete vengono condivisi solo i dati e non le tabelle, le query, le maschere, i report, le macro e i moduli.

  • Maggiore disponibilità    Le transazioni del database, ad esempio le modifiche dei record, vengono completate più rapidamente.

  • Sicurezza avanzata    Gli utenti accedono al database back-end tramite tabelle collegate, quindi è meno probabile che intrusi riescano a ottenere l'accesso non autorizzato ai dati dal database front-end.

  • Maggiore affidabilità    Se un utente riscontra un problema e il database si chiude improvvisamente, eventuali danneggiamenti al file del database sono in genere limitati alla copia del database front-end aperta dall'utente.

  • Ambiente di sviluppo flessibile    Ogni utente può sviluppare in modo indipendente query, maschere, report e altri oggetti di database senza che ciò influisca sugli altri utenti. È anche possibile sviluppare e distribuire una nuova versione del database front-end senza interrompere l'accesso ai dati archiviati nel database back-end.

Se si ritiene che questa opzione sia appropriata per le proprie esigenze, passare alle istruzioni in Dividere un database di Access.

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Condividere un database su un sito di SharePoint

Importante   : contrariamente al passato, Microsoft non consiglia di creare e usare le app Web Access in SharePoint. In alternativa, usare Microsoft PowerApps per creare soluzioni aziendali senza codice per il Web e i dispositivi mobili.

Sono disponibili alcune alternative valide se si ha un server che esegue SharePoint e in particolare un server che esegue Access Services. La presenza di numerosi punti di integrazione con SharePoint consente di rendere l'accesso al database più comodo. Quando si pubblica un database Web, Access Services crea un sito di SharePoint contenente il database. Tutti gli oggetti e i dati del database vengono spostati negli elenchi SharePoint nel sito.

Quando si pubblica un database, questo viene spostato nel Web. È possibile creare maschere e report Web eseguiti in una finestra del browser ed anche oggetti standard di Access, a volte chiamati oggetti "client" per distinguerli dagli oggetti Web. Per utilizzare gli oggetti Access del client è necessario che Access sia installato, ma tutti gli oggetti di database in SharePoint sono condivisi.

Nota : Se nel computer in uso è installato Access, è possibile utilizzare gli oggetti client di un database Web; in caso contrario è possibile utilizzare solo gli oggetti di database Web.

Access Services rende disponibile una piattaforma per la creazione di database utilizzabili nel Web. È possibile progettare e pubblicare un database Web tramite Access 2010 e SharePoint per consentire agli utenti di utilizzarlo in un Web browser.

Nota : Sono necessarie le autorizzazioni di progettazione per il sito di SharePoint in cui si vuole pubblicare il database.

Le maschere, i report e le macro dell'interfaccia utente vengono eseguiti nel browser.

Se si usa un database Web, i dati sono archiviati negli elenchi di SharePoint. Tutte le tabelle diventano elenchi di SharePoint e i record diventano voci di elenco, quindi è possibile usare le autorizzazioni di SharePoint per controllare l'accesso al database Web.

Esecuzione di query e macro di dati nel server: tutte le elaborazioni SQL sono eseguite nel server e ciò consente di migliorare le prestazioni della rete limitando il traffico ai set di risultati.

Salvataggio di un database in una raccolta documenti 

È possibile salvare un database in qualsiasi raccolta documenti di SharePoint. Questo metodo è simile al salvataggio di un database in una cartella di rete e costituisce una valida soluzione per gestire l'accesso a un database. Collegandosi agli elenchi SharePoint, vengono condivisi i dati, ma non gli oggetti di database. Ogni utente utilizza una propria copia del database.

Se ad esempio il sito di SharePoint contiene elenchi che consentono di tenere traccia dei problemi del servizio clienti e di memorizzare le informazioni sui dipendenti, è possibile creare un database in Access come front-end per tali elenchi. È possibile generare query di Access per analizzare questi problemi e report di Access per formattare e pubblicare report scritti per una riunione sullo stato del team. Se nel computer degli utenti è installato Access, le query e i report di Access diventano disponibili dal menu Visualizza relativo all'elenco SharePoint. Quando gli utenti visualizzano l'elenco sul sito di SharePoint, possono individuare e aprire query, report e altri oggetti di Access facendo clic sul menu Visualizza. Chi non dispone di Access potrà comunque visualizzare i dati negli elenchi usando le visualizzazioni SharePoint.

  1. Aprire il database che si desidera condividere.

  2. Nella scheda File fare clic su Salva con nome.

  3. Fare clic su Salva database con nome, quindi nella sezione Avanzate selezionare SharePoint e fare clic su Salva con nome.

    Note : 

    • Se si usa Access 2007, fare clic sul pulsante Microsoft Office > Pubblica > Server gestione documenti.

    • Se si usa Access 2010, fare clic su File > Salva e pubblica > Salva database con nome > SharePoint.

  4. Nella finestra di dialogo Salva in SharePoint trovare la raccolta documenti da usare.

  5. Controllare il nome e il tipo di file del database, apportare le eventuali modifiche e fare clic su Salva.

Per altre informazioni, vedere Pubblicazione in Access Services e Importare o collegare dati a un elenco SharePoint.

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Condividere un database tramite un collegamento a elenchi di SharePoint

Con questo metodo, che offre gli stessi benefici dell'utilizzo di un database diviso, ogni utente può modificare la propria copia del database, in quanto i dati vengono condivisi tramite il sito di SharePoint. Sebbene i vantaggi siano inferiori rispetto alla pubblicazione su un sito di SharePoint, questo metodo risulta ugualmente comodo perché offre la memorizzazione centrale dei dati. Poiché i dati si trovano in elenchi di SharePoint, è possibile renderli disponibili separatamente in rete utilizzando le caratteristiche di SharePoint.

Il metodo prevede tre passaggi:

  1. Spostare i dati in elenchi SharePoint.

  2. Creare collegamenti a tali elenchi.

  3. Distribuire il file di database.

Per i primi due passaggi è possibile utilizzare la Migrazione guidata a sito di SharePoint, per il terzo passaggio è possibile utilizzare qualsiasi mezzo a propria disposizione.

Utilizzo dell'Esportazione guidata tabelle in SharePoint

  1. Nella scheda Strumenti database, nel gruppo Sposta dati, fare clic su SharePoint.

    Note : 

    • L'opzione è disponibile solo se il database è stato salvato nel formato di file con estensione accdb.

    • Se si usa Access 2007, nella scheda Dati esterni del gruppo Elenchi SharePoint fare clic su Sposta in SharePoint.

  2. Seguire i passaggi dell'Esportazione guidata tabelle in SharePoint, specificando anche il percorso del sito di SharePoint. Per annullare il processo, fare clic su Annulla.

  3. Nell'ultima pagina della procedura guidata selezionare la casella di controllo Mostra dettagli per visualizzare ulteriori dettagli sulla migrazione.

    In questa pagina vengono indicate le tabelle che sono state collegate agli elenchi e vengono fornite informazioni su un percorso di backup e sull'URL per il database. Viene inoltre visualizzato un avviso se si verificano problemi durante la migrazione e viene fornito il percorso di una tabella di log in cui è possibile visualizzare ulteriori informazioni sui problemi.

  4. Al termine della procedura guidata, fare clic su Fine.

    Se durante la procedura guidata viene visualizzato un avviso, esaminare la tabella registro ed eseguire le eventuali operazioni necessarie. È ad esempio possibile che alcuni campi non vengano spostati o che vengano convertiti in un altro tipo di dati compatibile con un elenco SharePoint.

Nota : Per visualizzare gli elenchi sul sito di SharePoint, fare clic su Elenchi sulla barra di avvio veloce oppure su Visualizza tutto il contenuto del sito. Potrebbe essere necessario aggiornare la pagina nel browser. Per visualizzare gli elenchi sulla barra di avvio veloce sul sito di SharePoint o per modificare altre impostazioni, ad esempio attivare il controllo delle versioni, è possibile modificare le impostazioni degli elenchi nel sito di SharePoint. Per ulteriori informazioni, vedere la Guida del sito di SharePoint.

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Condividere un database utilizzando un server

Per condividere il proprio database, è possibile utilizzare Access con un prodotto server di database, ad esempio SQL Server. Questo metodo offre molti vantaggi, ma richiede l'impiego di software aggiuntivo, ovvero di un prodotto server di database.

Questo metodo è simile alla suddivisione di un database, in quanto le tabelle sono memorizzate in rete e ogni utente dispone di una copia locale di un file di database di Access, che contiene collegamenti a tabelle, query, maschere, report e altri oggetti di database. Utilizzare questa opzione se è disponibile un server di database e tutti gli utenti dispongono di Access installato. I benefici di questo metodo di condivisione dipendono dal software per server di database in uso, ma in genere includono account utente e accesso selettivo ai dati, massima disponibilità dei dati e validi strumenti integrati per la gestione dei dati. La maggior parte del software per server di database, inoltre, supporta l'interazione con versioni precedenti di Access e non è pertanto necessario che tutti gli utenti utilizzino la stessa versione. Vengono condivise solo le tabelle.

Vantaggi della condivisione di un database mediante un server di database

  • Prestazioni e scalabilità elevate    In molte situazioni, un server di database offre prestazioni migliori rispetto a un solo file di database di Access. Molti prodotti per server di database offrono inoltre il supporto per database di dimensioni molto grandi, nell'ordine dei terabyte, dunque maggiori di circa 500 volte rispetto al limite attuale per i file di database di Access, ovvero due gigabyte. I prodotti per server di database operano in genere in modo estremamente efficiente, elaborando le query in parallelo, ovvero usando più thread nativi nell'ambito di un singolo processo per l'elaborazione delle richieste degli utenti, e minimizzando i requisiti di memoria aggiuntiva quando vengono aggiunti altri utenti.

  • Disponibilità migliorata    La maggior parte dei prodotti per server di database consente di eseguire il backup del database mentre questo è in uso. Di conseguenza, non è necessario imporre agli utenti di disconnettersi dal database per eseguire il backup dei dati. Inoltre, questi prodotti in genere gestiscono in modo estremamente efficiente le operazioni simultanee di modifica e blocco dei record.

  • Maggiore sicurezza    Nessun database può essere reso completamente sicuro. I prodotti per server di database tuttavia, sono dotati di potenti funzioni di sicurezza che consentono di proteggere i dati dall'accesso non autorizzato. La maggior parte di questi prodotti offre meccanismi di sicurezza basati sugli account, consentendo di specificare gli utenti autorizzati alla visualizzazione delle singole tabelle. Anche se il front-end di Access viene ottenuto in modo improprio, l'uso non autorizzato dei dati è impedito dal sistema di sicurezza basato sugli account.

  • Recupero automatico    Alcuni prodotti per server di database includono meccanismi di recupero automatico, che in caso di errori di sistema, ad esempio arresti anomali del sistema operativo o interruzioni di corrente, recuperano l'ultimo stato coerente del database in pochi minuti, senza bisogno dell'intervento dell'amministratore del database.

  • Elaborazione basata su server    Usare Access in una configurazione client/server contribuisce a ridurre il traffico di rete, grazie all'elaborazione delle query di database sul server prima dell'invio dei risultati al client. Lasciare l'elaborazione al server è in genere più efficace, in particolare quando si lavora con set di dati di grandi dimensioni.

Procedura di base per utilizzare Access con un server di database

  1. La procedura esatta per utilizzare Access con un server di database dipende dal prodotto server di database in uso, ma la procedura di base è la stessa:

  2. Spostare i dati dalle tabelle nel database di Access alle tabelle nel server di database.

  3. Collegarsi alle tabelle del server di database dal file di database di Access.

  4. Creare account utente appropriati nel server di database.

  5. Distribuire il file di database di Access.

  6. Installare i driver di database necessari nei computer degli utenti.

  7. Per informazioni specifiche sull'uso di Access con SQL Server, vedere Spostare dati di Access in un database di Microsoft SQL Server tramite l'Upsize guidato.

Vedere anche Collegare o importare dati da database di SQL Server.

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Fattori da considerare per la scelta di un metodo

Requisiti del metodo

Database diviso

Cartella di rete

Sito di SharePoint

Server database

Necessità di un prodotto server di database

No

No

No

Necessità di SharePoint

No

No

Si

No

Necessità di Access Services in esecuzione in un server di SharePoint

No

No

Dipende dallo scenario:

Per il collegamento a elenchi e il salvataggio in una raccolta documenti non è necessario Access Services

Per la pubblicazione come database Web o app Web è necessario Access Services

No

Disponibilità dei dati

Buona

Adeguata per piccoli gruppi con scarse esigenze di modifica dei dati

Ottima. Supporta scenari offline.

Ottima

Sicurezza

Dipende dall'adozione di misure aggiuntive

Offre il livello di sicurezza più basso

Ottima

Ottima

Flessibilità

Flessibile. Consente di sviluppare con semplicità nuove caratteristiche di database senza interrompere il lavoro. Gli utenti possono modificare la struttura nella propria copia locale.

Meno flessibile. Le attività di sviluppo possono essere eseguite con una copia offline del database, che viene quindi sostituita all'originale. Non consente modifiche individuali alla struttura del database da parte degli utenti.

Flessibile. Consente di utilizzare le autorizzazioni di SharePoint per il controllo dell'accesso e le modifiche di struttura. Consente l'utilizzo tramite browser di alcuni oggetti di database, come le maschere.

Flessibile. Consente di sviluppare con semplicità nuove caratteristiche di database senza interrompere il lavoro. Gli utenti possono modificare la struttura degli oggetti nella propria copia locale.

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