Mappa di progetto: una guida di orientamento alla gestione dei progetti

La Mappa di progetto consente di sfruttare al meglio le funzionalità di Microsoft Office Project 2007 e raggiungere gli obiettivi del progetto utilizzando le convenzioni e le procedure standard della metodologia di gestione dei progetti.

Nota   Anche se si utilizzano le metodologie di gestione di progetti Agile, è comunque possibile applicare gli obiettivi inclusi nella Mappa di progetto per gestire un progetto in modo da assicurarne una conclusione positiva.

Nella Mappa di progetto vengono descritte le tre fasi in cui si articola il ciclo di vita della gestione dei progetti: creazione di un piano, verifica e gestione di un progetto e chiusura di un progetto. Per acquisire familiarità con questa guida di orientamento, si consiglia di esaminare gli obiettivi descritti in ognuna di queste fasi.

Suggerimento    Fare clic sui collegamenti elencati di seguito per visualizzare una panoramica delle attività di gestione dei progetti, quindi fare clic sul singolo obiettivo per ottenere istruzioni dettagliate sul raggiungimento di ogni obiettivo in Office Project 2007.

Bussola e mappa

Creare un piano

Definire un progetto

Prima di creare un progetto, è necessario decidere quali saranno le caratteristiche, l'ambito e gli obiettivi che si prevede di raggiungere tramite il progetto.

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Obiettivo

Descrizione

Avviare un progetto

Durante la fase di pianificazione di un progetto, che può estendersi per un periodo di tempo significativo e coinvolgere molte persone, è importante definire gli obiettivi, le ipotesi e i vincoli del progetto.

Avviare un piano di progetto

Dopo la pianificazione iniziale, è possibile creare il file di progetto, immettere i dati preliminari del progetto e allegare i documenti di pianificazione al file.

Definire risultati finali per un progetto

Dopo avere stabilito gli obiettivi del progetto, è necessario definire l'effettivo prodotto o servizio che soddisfa gli obiettivi stessi.

Pianificare le attività del progetto

Dopo avere definito le caratteristiche del progetto, per assicurarne lo svolgimento corretto è opportuno esaminare le principali attività coinvolte. Molti progetti hanno esito negativo perché un project manager non ha considerato con sufficiente tempestività l'ambito globale del lavoro richiesto nella creazione del progetto.

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Obiettivo

Descrizione

Definire fasi e attività

Dopo avere definito tutto il lavoro necessario per un progetto, è possibile organizzarlo in attività cardine, fasi e attività e immetterle in un piano di progetto.

Visualizzare la struttura del progetto

Dopo avere delineato le attività, è possibile visualizzare la struttura del progetto utilizzando codici della struttura funzionale del progetto (WBS) e codici struttura incorporati.

Stimare la durata delle attività

Project 2007 consente di calcolare una programmazione realistica, in genere basata unicamente sulla durata delle attività e sulle relazioni tra attività immesse dall'utente.

Programmare le attività del progetto

Dopo avere immesso le durate delle attività, è possibile definire le relazioni tra di esse e il modo in cui sono associate a date specifiche.

Creare relazioni tra i progetti

La creazione di relazioni tra le attività di diversi progetti consente di valutare gli effetti delle modifiche e delle attività di un progetto su altri progetti.

Pianificare e ottenere le risorse

A questo punto del processo di pianificazione del progetto sono stati identificati gli obiettivi globali del progetto, è stato definito un elenco di attività e sono state stimate le durate previste delle attività.

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Obiettivo

Descrizione

Stimare le esigenze in termini di risorse

Dopo avere identificato gli obiettivi globali del progetto, incluse l'impostazione dell'elenco di attività e la stima dalla durata delle attività, è possibile utilizzare queste informazioni per effettuare stime preliminari, identificare i requisiti e avviare i processi di ricerca del personale e approvvigionamento per acquisire le risorse necessarie.

Creare il team di progetto

Tutte le risorse sono state identificate, approvate e approvvigionate. A questo punto è possibile creare il team immettendo le informazioni sulle risorse nel piano di progetto.

Condividere risorse tra i progetti

Project 2007 facilita la condivisione delle risorse tra più progetti in cui verranno utilizzate le stesse persone, gli stessi materiali o le stesse attrezzature.

Assegnare risorse alle attività

Dopo avere immesso nel progetto le informazioni sulle risorse, è possibile assegnarle a specifiche attività definite come lavoro nell'ambito del progetto.

Pianificare i costi del progetto

Se non si comprendono con chiarezza quali costi può comportare l'esecuzione di un progetto, si rischia l'insuccesso e la scarsa produttività economica del progetto stesso. I costi comprendono tutte le risorse necessarie per portare a termine un progetto, incluse le persone e le attrezzature per lo svolgimento del lavoro e i materiali consumati per il completamento delle attività.

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Obiettivo

Descrizione

Valutare i costi

La stima dei costi è il processo di definizione dei costi approssimativi per attività e risorse necessari per completare le attività del progetto.

Definire un preventivo di costo e informazioni di previsione

Dopo avere immesso le tariffe, è possibile salvarle come preventivo prima di iniziare la verifica e la gestione del piano. È inoltre possibile inserire note importanti sulle decisioni relative al preventivo, condividere le informazioni sul preventivo con altri utenti o trasferire le informazioni in altri formati di file.

Prepararsi a gestire i costi

Dopo avere stabilito i costi, prepararsi per la relativa fase di verifica e gestione per assicurarsi che il progetto rispetti i limiti del preventivo. È possibile specificare una data di inizio per l'anno contabile, controllare le opzioni di calcolo e determinare la scadenza di pagamento dei costi.

Pianificare in termini di qualità e rischi

La qualità è un fattore critico che ha un impatto diretto sui clienti o sugli utenti. Senza un piano di gestione del rischio, le prestazioni del progetto possono peggiorare in modi imprevisti.

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Obiettivo

Descrizione

Pianificare ai fini della qualità

Prima di iniziare un progetto è necessario identificare gli standard di qualità richiesti per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Identificare i rischi e creare un piano di emergenza

L'identificazione, la pianificazione e la riduzione del rischio in varie fasi del progetto possono contribuire a rispettare le scadenze del progetto e il preventivo.

Comunicazione del piano e protezione

La comunicazione e la relativa protezione sono aspetti critici da considerare nella creazione del team per favorirne la collaborazione.

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Obiettivo

Descrizione

Impostare i metodi per comunicare le informazioni relative al progetto

Impostare un metodo per comunicare con il team di progetto e mantenere aggiornato il progetto.

Proteggere le informazioni sul progetto

In Microsoft Office Project Server 2007 e Project 2007 sono disponibili funzionalità di protezione di base che consentono di evitare l'accesso non autorizzato alle informazioni sul progetto.

Ottimizzare un piano di progetto

Dopo l'avvio del progetto potrebbe essere necessario esaminarne l'avanzamento e ottimizzare le attività, le risorse o i costi.

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Obiettivo

Descrizione

Ottimizzare il piano di progetto per rispettare la data di fine

Dopo avere creato il piano di progetto, è possibile esaminarlo e ottimizzarlo per assicurare che venga rispettata la data di fine programmata.

Ottimizzare il piano di progetto per le risorse

Dopo avere creato il piano di progetto, è opportuno verificare l'assegnazione delle risorse per ottimizzarne il carico di lavoro.

Ottimizzare il piano di progetto per rispettare il preventivo

Dopo avere completato il piano di progetto, esaminare i costi pianificati per assicurare che vengano rispettati i limiti del preventivo.

Stampare e distribuire le informazioni sul progetto

È necessario mantenere i cointeressati e i membri del team aggiornati sull'avanzamento del progetto, fornendo l'accesso alle relazioni e alle visualizzazioni del progetto in formato elettronico o cartaceo.

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Obiettivo

Descrizione

Stampare le informazioni sul progetto

Dopo la programmazione del progetto, è opportuno distribuire copie stampate delle informazioni più aggiornate sul progetto ai cointeressati e ai membri del team.

Distribuire informazioni del progetto in linea

È possibile distribuire in rete le informazioni più aggiornate sul progetto creando relazioni per i cointeressati e i membri del team.

Verificare e gestire un progetto

Verificare l'avanzamento

Selezionare gli elementi che si desidera verificare e scegliere il metodo di verifica, quindi iniziare a monitorare l'avanzamento del progetto.

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Obiettivo

Descrizione

Impostare un progetto per la verifica

Con Project 2007 è più facile avviare un processo di verifica, grazie all'indicazione delle azioni che è necessario eseguire prima di iniziare a verificare l'avanzamento del progetto.

Registrare l'avanzamento e rispondere agli aggiornamenti

Dopo avere scelto gli elementi che si desidera verificare e il metodo di verifica, è possibile iniziare il processo di verifica degli elementi specificati.

Gestire una programmazione

Per gestire il progetto è opportuno identificare i problemi, ottimizzare la programmazione e informare i cointeressati e i membri del team sull'avanzamento.

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Obiettivo

Descrizione

Identificare i problemi di programmazione

Mentre si verifica l'effettivo avanzamento delle attività, è possibile esaminare la programmazione per identificare i problemi reali o potenziali delle programmazioni relative alle attività.

Rispettare la durata prevista per le attività, le fasi o il progetto

Se si identificano problemi nella programmazione del progetto, sono disponibili diverse strategie per gestirli.

Gestire le risorse

Per gestire le risorse è possibile verificarne l'avanzamento, identificare e risolvere i problemi di assegnazione, gestire le risorse condivise e informare i cointeressati e i membri del team sull'avanzamento del progetto.

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Obiettivo

Descrizione

Verificare l'avanzamento delle risorse

Il metodo più efficace per valutare l'avanzamento del lavoro delle risorse in un progetto consiste nel valutare i relativi carichi di lavoro e verificare l'avanzamento delle attività.

Individuare i problemi di assegnazione delle risorse

Esaminando le informazioni sulle risorse, ad esempio assegnazioni, sovrassegnazioni o sottoassegnazioni, costi delle risorse e variazioni tra lavoro pianificato e lavoro effettivo, è possibile verificare che le risorse siano correttamente assegnate alle attività per ottenere i risultati desiderati.

Risolvere i problemi di assegnazione delle risorse

Per ottenere prestazioni e risultati ottimali dalle risorse, è necessario gestire i relativi carichi di lavoro e correggere le sovrassegnazioni e le sottoassegnazioni.

Gestire informazioni di supporto sulle risorse condivise

Dopo avere aggiunto le risorse dell'organizzazione, esaminare o modificare le informazioni sulle risorse condivise per assicurare la massima flessibilità ed efficienza del progetto.

Gestire i costi

Per gestire i costi è necessario mantenerli entro i limiti del preventivo. I costi comprendono tutte le risorse necessarie per portare a termine un progetto, incluse le persone e le attrezzature per lo svolgimento del lavoro e i materiali consumati per il completamento delle attività.

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Obiettivo

Descrizione

Monitorare i costi

Il monitoraggio dei costi implica l'analisi ricorrente delle informazioni di base sui costi del progetto, nonché l'esecuzione di un'analisi più dettagliata di queste informazioni per assicurare la riuscita finanziaria di un progetto.

Adeguare i costi per mantenere il progetto entro i limiti del preventivo

Quando viene individuato un problema nel preventivo di un progetto, è possibile adottare alcune misure correttive utilizzando Project 2007 per risolvere il problema e ottimizzare nuovamente la programmazione in termini di costi.

Gestire i rischi

Identificare i potenziali problemi prevedendo i rischi e reagendo agli eventi di rischio, quindi informando i cointeressati e i membri del team sull'avanzamento del progetto.

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Obiettivo

Descrizione

Identificare nuovi rischi

La capacità di identificare, ridurre e controllare i rischi aumenterà la probabilità di rispettare gli obiettivi del progetto.

Controllare i rischi del progetto

Quando si verifica un evento di rischio, può essere necessario gestire il rischio per controllare l'impatto che questo potrebbe avere sul progetto.

Chiudere un progetto

Rivedere le informazioni finali sul progetto

Al termine del progetto è opportuno che i cointeressati e i membri del team si riuniscano per esaminare gli aspetti positivi e negativi del progetto e per creare relazioni e visualizzazioni finali in formato elettronico o cartaceo.

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Obiettivo

Descrizione

Rivedere le informazioni finali sul progetto

La chiusura di un progetto comporta la stesura di un riepilogo e la comunicazione delle informazioni sul progetto, l'analisi dell'efficacia del progetto e l'archiviazione dei dati di progetto.

Si applica a: Excel 2007, Project 2007, Project 2007 Standard



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