Mantenere privacy e sicurezza durante l'utilizzo di Business Contact Manager

Microsoft garantisce la privacy e la sicurezza dei computer degli utenti e offre assistenza per mantenere sicuri il computer e la rete. Per comprendere meglio quali caratteristiche di Business Contact Manager per Outlook influiscono sulla privacy e la sicurezza di dati commerciali, messaggi di posta elettronica, attività o appuntamenti, leggere le informazioni seguenti.

Considerazioni su privacy e sicurezza

Caratteristica

Effetto sulla privacy (rischio)

Operazioni che è possibile eseguire

Collegamento e verifica della posta elettronica

Se attivata, la funzionalità di collegamento e verifica della posta elettronica consente di collegare automaticamente i messaggi di posta elettronica provenienti da indirizzi di posta elettronica selezionati agli account e ai contatti commerciali selezionati. Dopo il collegamento, tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo e in uscita vengono visualizzati nella cronologia comunicazioni del record record dell'account o record Contatto commerciale. Chiunque abbia accesso a tali record può pertanto accedere anche ai messaggi di posta elettronica collegati.

Per ridurre la probabilità che altri utenti possano accedere ai messaggi di posta elettronica collegati, eseguire una o più delle operazioni seguenti:

  • Se il collegamento e la verifica della posta elettronica sono già stati attivati nel database privato dell'utente, prima di condividere tale database deselezionare la casella di controllo Mantieni le impostazioni correnti per il collegamento e la verifica della posta elettronica nella finestra di dialogo Condividi database.

  • Per rimuovere tutti gli indirizzi di posta elettronica collegati dai record, ad eccezione di quelli collegati a progetti commerciali, fare clic su Cancella tutto nella scheda Posta elettronica della finestra di dialogo Gestione di indirizzi e cartelle per il collegamento e la verifica della posta elettronica.

  • Per rimuovere un collegamento a un messaggio di posta elettronica specifico da un record, aprire lacronologia comunicazioni per tale record ed eliminare il messaggio. Il messaggio collegato verrà eliminato solo dal record selezionato.

Per ulteriori informazioni sul collegamento e la verifica della posta elettronica, fare clic su ? nella finestra di dialogo Gestione di indirizzi e cartelle per il collegamento e la verifica della posta elettronica oppure vedere Collegare e verificare i messaggi di posta elettronica in Business Contact Manager.

Condivisione del database

Tramite Business Contact Manager per Outlook è possibile condividere i propri dati commerciali con i colleghi condividendo il database. Con la condivisione del database Business Contact Manager si concede ai colleghi l'accesso agli elementi seguenti: indirizzi di posta elettronica dei clienti, cronologia comunicazioni, inclusi i messaggi di posta elettronica correlati (se sono attivati il collegamento e la verifica della posta elettronica), note telefonate, file e appuntamenti collegati ai propri record account, contatto commerciale, opportunità o progetto commerciale.

Nota :  Per utilizzare Business Contact Manager per Outlook è necessario installare Microsoft SQL Server Express. Quando si condivide il database di Business Contact Manager, SQL Server Express concede l'accesso al database agli utenti autorizzati. Tale programma, tuttavia, non condivide o invia informazioni sull'utente o i suoi contatti commerciali.

È consigliabile evitare di condividere il database di Business Contact Manager. Se tuttavia si decide di condividere il database, è necessario controllare gli utenti a cui è stato consentito l'accesso. Il database di Business Contact Manager potrà essere infatti utilizzato solo dai colleghi (utenti) a cui è stato concesso l'accesso.

Se nella cronologia comunicazioni sono presenti dati che non si desidera condividere con i colleghi, eliminare tali dati dalla cronologia comunicazioni.

Per ulteriori informazioni sulla condivisione, vedere gli argomenti seguenti:

Ripristino di un database di Business Contact Manager

Quando si esegue il backup di un database si crea una copia del database con i dati più aggiornati. Le modifiche apportate successivamente al contenuto del database non vengono incluse nella copia di backup. Se si ripristina la copia di backup del database, pertanto, questo non includerà le modifiche apportate dopo la creazione della copia di backup.

Per ulteriori informazioni sul backup o il ripristino del database, vedere gli argomenti seguenti:

Eliminazione di record ed elementi

I record e gli elementi eliminati in Business Contact Manager per Outlook rimangono archiviati nella cartella Elementi eliminati di Business Contact Manager fino allo svuotamento di tale cartella. Solo il proprietario del database può svuotare la cartella Elementi eliminati.

Il proprietario del database deve svuotare periodicamente la cartella Elementi eliminati di Business Contact Manager.

Per ulteriori informazioni sull'eliminazione definitiva degli elementi, vedere gli argomenti seguenti:

Attivazione del firewall

Se non si attiva un firewall tra il computer e Internet, i file disponibili nel computer in uso saranno accessibili anche ad altri utenti. Il firewall consente infatti di impedire l'accesso non autorizzato. Windows Firewall è attivato per impostazione predefinita in Windows XP, Windows Vista e Windows 7.

Attivare Windows Firewall

  1. Nel Pannello di controllo fare doppio clic su Windows Firewall.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Windows XP selezionare Attivato (impostazione consigliata).

    • In Windows Vista e Windows 7 fare clic su Attiva/Disattiva Windows Firewall e quindi fare clic su Attiva Windows Firewall per la rete.

Attivazione della crittografia

Durante l'installazione di Business Contact Manager per Outlook viene installato anche Microsoft SQL Server Express. Per impostazione predefinita tale componente viene configurato in modo da utilizzare la crittografia per tutte le comunicazioni con il database di Business Contact Manager. In alcuni rari casi, tuttavia, la crittografia di SQL Server Express non viene attivata per impostazione predefinita.

La crittografia impedisce la lettura dei dati da parte di chiunque riesca a intercettarli.

Verificare che per SQL Server sia attivata la crittografia. Per ulteriori informazioni su come attivare la crittografia per SQL Server Express, vedere gli articoli seguenti:

Nota : 

Per garantire la privacy e la sicurezza del computer in uso, è consigliabile visitare periodicamente i siti Web seguenti per informazioni su aggiornamenti e procedure consigliate:

È inoltre possibile iscriversi per ricevere avvisi tramite posta elettronica per gli aggiornamenti sulla sicurezza di Microsoft Security tramite il sito Web Microsoft. Questo servizio è destinato agli utenti privati e alle aziende di piccole/medie dimensioni. Con l'iscrizione al servizio, si riceveranno notifiche in caso di rilascio di bollettini sulla sicurezza o avvisi per virus importanti, oltre a informazioni sulle azioni da intraprendere per proteggersi da minacce di ampia diffusione. Questo servizio è attualmente disponibile solo in lingua inglese e per la registrazione è necessario un account Microsoft Windows Live.

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