Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler è un programma Web utilizzabile per creare riunioni Lync se non è disponibile Microsoft Outlook oppure si esegue un sistema operativo non Windows. Con Web Scheduler è possibile creare nuove riunioni, modificare riunioni esistenti e inviare inviti con il programma di posta elettronica preferito.

Il team di supporto dell'organizzazione fornisce un nome utente e una password per accedere a Web Scheduler.

In questo articolo

Creare una riunione Lync

Inviare inviti ai partecipanti della riunione

Inviare gli inviti tramite il programma di posta elettronica

Inviare inviti tramite iCalendar

Accesso e relatori

Utenti che possono evitare la sala d'attesa

Chi è un relatore

Partecipare a una riunione

Visualizzare o modificare le riunioni esistenti

Eliminare o annullare una riunione

Creare una riunione Lync

La funzionalità delle riunioni Lync supporta sia le riunioni online sia le conferenze telefoniche. I partecipanti possono usare un computer per visualizzare la presentazione o telefonare per una partecipazione solo audio alla riunione.

  1. Aprire la pagina https://sched.lync.com e accedere a Web Scheduler con il nome utente e la password forniti.

  2. Fare clic su Crea nuova riunione.

  3. Nella casella Oggetto digitare un oggetto per la riunione.

  4. È possibile confermare Riunione online come sede della riunione oppure aggiungere una sede, come una sala riunione, se sono previsti anche partecipanti di persona.

  5. Digitare un breve messaggio o l'agenda della riunione nella casella Messaggio (facoltativo).

  6. Selezionare il fuso orario della riunione nel menu a discesa.

  7. Selezionare la data e ora di inizio e fine della riunione in Inizio e Fine.

  8. Per impostazione predefinita, tutti, incluse le persone all'esterno della società, possono evitare la sala d'attesa, ovvero l'area virtuale dalla quale è possibile concedere o negare l'accesso ai partecipanti. Per informazioni su come modificare le opzioni, vedere Accesso e relatori.

  9. Per impostazione predefinita, qualsiasi utente invitato dalla propria organizzazione ha le autorizzazioni di relatore. Per informazioni su come modificare le opzioni, vedere Accesso e relatori.

  10. In Partecipanti e audio aggiungere i nomi dei partecipanti nella casella apposita, separati da punti e virgola (;).

  11. Fare clic su Controlla nomi per verificare che i nomi siano corretti. Per gli invitati esterni alla società, digitare l'indirizzo di posta elettronica completo, ad esempio mailto:contoso@contoso.com.

Nota : Web Scheduler non controlla la disponibilità dei partecipanti o delle sale riunioni.

  1. Se l'account usato è configurato con un provider di servizi di audioconferenza, l'invito alla riunione includerà il numero verde, il numero a tariffa e il codice partecipante. I partecipanti alla riunione possono usare l'audio del computer o partecipare tramite telefono, in base alle personali preferenze.

  2. Fare clic su Salva.

Inviare inviti ai partecipanti della riunione

Per inviare l'invito alla riunione, selezionare uno dei metodi seguenti:

Inviare gli inviti tramite il programma di posta elettronica

Con questo metodo, i dettagli della riunione vengono copiati da Web Scheduler e incollati in una convocazione di riunione creata con qualsiasi programma di posta elettronica.

Suggerimento : Per accedere alle informazioni sulla riunione, è inoltre possibile fare clic su Visualizza informazioni partecipazione riunione nella pagina dei dettagli della riunione in Web Scheduler.

  1. Quando la riunione è pronta, fare clic su Salva.

  2. Viene aperta una finestra con informazioni sulla riunione

  3. Evidenziare i dettagli della riunione, inclusi l'URL della riunione, il numero dei servizi di audioconferenza e l'ID conferenza.

  4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul testo e quindi scegliere Copia.

  5. Aprire qualsiasi programma di posta elettronica e creare una normale convocazione di riunione.

  6. Incollare i dettagli della riunione online di Lync (copiati nel passaggio 4) nella convocazione.

  7. Aggiungere i partecipanti, verificare data e ora della riunione, digitare l'agenda e inviare la convocazione.

Inviare inviti tramite iCalendar

iCalendar consente lo scambio di informazioni sul calendario tra utenti di sistemi di posta elettronica diversi. I destinatari dell'invito iCalendar devono avere a disposizione software supportato per aprire l'invito alla riunione e rispondere.

  1. Nella sezione Riunioni personali selezionare la riunione in base all'oggetto e quindi fare clic su Esporta come iCalendar.

  2. Fare clic su Apri quando richiesto dal programma di posta elettronica in uso.

    Nota : iCalendar include tutte le informazioni aggiunte durante la pianificazione della riunione, inclusi il messaggio, i partecipanti, il luogo della riunione, la data e l'ora.

  3. Quando si apre la voce del calendario, inoltrarla alle persone aggiunte come partecipanti durante la pianificazione della riunione.

  4. Gli invitati potranno quindi aprire il file di iCalendar con il programma di posta elettronica preferito, come Outlook, Notes, iCal e così via.

Accesso e relatori

Le opzioni predefinite per accesso e relatori sono ottimali per riunioni standard di team di lavoro. È possibile personalizzare le opzioni delle riunioni per meglio adeguarsi a specifici requisiti, al tipo di riunione o ai partecipanti.

Nella sezione Accesso e relatori della pagina dei dettagli della riunione, selezionare i partecipanti che possono evitare la sala d'attesa e quelli che possono partecipare alla riunione come relatori.

Utenti che possono evitare la sala d'attesa

Opzioni di accesso

Effetto

Utilizzo consigliato

Solo organizzatore (bloccato)

Solo l'organizzatore può evitare la sala d'attesa. Tutti gli altri dovranno attendere di essere ammessi.

Quando si vuole evitare che i partecipanti visualizzino il contenuto prima della riunione o è prevista la discussione di informazioni riservate.

Persone invitate appartenenti alla società

Le persone che non hanno un account nella rete e le persone che non sono state invitate dovranno attendere l'ammissione nella sala di attesa.

Quando si devono presentare informazioni riservate e si vuole che partecipino solo specifiche persone della società.

Persone appartenenti alla società

Le persone che non hanno un account nella rete dovranno attendere l'ammissione nella sala di attesa.

Quando tutti i partecipanti hanno un account nella rete dell'organizzazione e non si prevede di dover presentare informazioni riservate.

Tutti, incluse le persone esterne alla società

Nessun utente deve rimanere in sala d'attesa.

Quando si invitano partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate.

Importante : Anche se è abilitata la sala di attesa della riunione, coloro che partecipano telefonicamente alla riunione evitano automaticamente la sala di attesa.

Chi è un relatore

Opzioni per i relatori

Chi è un relatore

Utilizzo consigliato

Solo organizzatore

Solo la persona che pianifica le riunioni.

Presentazioni in cui i partecipanti non devono interagire con il contenuto della riunione. È possibile designare altri relatori durante la riunione.

Persone appartenenti alla società

Tutte le persone invitate che dispongono di un account nella rete.

Sessioni di lavoro di gruppo interne, in cui tutti i partecipanti possono condividere e modificare il contenuto della riunione.

Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione)

Tutti gli invitati.

Sessioni di lavoro di gruppo con persone che non hanno un account nella rete.

Persone scelte dall'utente

L'utente e i partecipanti da lui scelti.

Presentazioni con più di un relatore specifico.

Nota : I partecipanti esterni o le liste di distribuzione non possono essere invitati come relatori tramite l'opzione Persone scelte dall'utente. È possibile concedere l'accesso come relatore ai singoli partecipanti nella sala riunioni.

Partecipare a una riunione

È possibile usare il collegamento alla riunione nell'invito per accedere alla riunione oppure fare clic sulla scheda Partecipa a riunione in Web Scheduler per avviare la riunione.

  1. Fare clic sulla riunione in Riunioni personali.

  2. Nella pagina dei dettagli della riunione fare clic sulla scheda Partecipa a riunione.

  3. Lync verrà aperto e sarà possibile accedere alla riunione.

Visualizzare o modificare le riunioni esistenti

È possibile visualizzare tutte le riunioni organizzate nella scheda Riunioni personali in Web Scheduler. Tenere presente che in Web Scheduler vengono elencate solo le riunioni organizzate dall'utente corrente e non quelle a cui si è invitati.

  1. Fare clic su una riunione per aprire la pagina dei dettagli che contiene un breve riepilogo della riunione, una serie di schede con funzioni specifiche e le informazioni sulla riunione.

  2. Fare clic su Modifica.

  3. Apportare le modifiche necessarie e quindi fare clic su Salva.

  4. Fare clic su OK nell'avviso di completamento dell'operazione e verificare le informazioni modificate.

Importante : Quando si aggiorna una riunione, è necessario inviare manualmente le informazioni aggiornate agli invitati. Il calendario non viene aggiornato automaticamente da Web Scheduler.

  • Se gli inviti sono stati inviati con iCalendar, fare di nuovo clic su Esporta come iCalendar per aprire l'invito e inviare un aggiornamento.

  • Se i dettagli della riunione di Lync sono stati copiati in una normale convocazione di riunione, aprire la convocazione, aggiornarla con i nuovi dettagli e quindi inviarla di nuovo ai partecipanti.

Eliminare o annullare una riunione

Le riunioni scadono 14 giorni dopo la data di fine pianificata, ma è possibile eliminare una riunione per fare spazio in Web Scheduler o per annullare una riunione.

  1. Nella scheda Riunioni personali fare clic sulla riunione che si desidera eliminare.

  2. Nella pagina dei dettagli della riunione fare clic sulla scheda Elimina riunione.

  3. Nella finestra di conferma fare clic su .

    Importante : Sarà necessario inviare un avviso dell'annullamento ai partecipanti, perché Web Scheduler non aggiorna automaticamente il calendario.

  4. Se gli inviti sono stati inviati con iCalendar, aprire l'invito e fare clic su Annulla. Verrà così inviata una nota di annullamento ai destinatari.

  5. Se i dettagli della riunione di Lync sono stati copiati in una normale convocazione di riunione, aprire la convocazione e quindi fare clic su Annulla per inviare una nota di annullamento agli invitati.

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