Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Web Scheduler è un programma Web utilizzabile per creare riunioni Lync se non è disponibile Microsoft Outlook oppure si esegue un sistema operativo non Windows. Con Web Scheduler è possibile creare nuove riunioni, modificare riunioni esistenti e inviare inviti con il programma di posta elettronica preferito.

Il team di supporto aziendale comunica il collegamento al portale di Web Scheduler insieme al nome utente e alla password per accedere. Nella pagina è possibile fare clic sulle varie schede per accedere alle opzioni oppure usare TAB sulla tastiera per selezionare l'opzione desiderata.

Creare una riunione Lync

  1. Passare alla pagina di Web Scheduler indicata dal team di supporto aziendale.

  2. Accedere con il nome utente e la password comunicati.

  3. Fare clic su Crea nuova riunione.

Schermata della creazione di una nuova riunione

  1. Digitare un Oggetto per la riunione.

  2. È possibile confermare Riunione Lync come sede della riunione oppure aggiungere una sede, come una sala riunione, se sono previsti anche partecipanti di persona.

  3. Digitare un breve messaggio o l'agenda della riunione nella casella Messaggio (facoltativo).

  4. Selezionare il Fuso orario e la data e ora di Inizio e Fine della riunione.

  5. Per impostazione predefinita, tutti, incluse le persone esterne alla società, possono evitare la sala d'attesa, ovvero l'area virtuale dalla quale è possibile concedere o negare l'accesso ai partecipanti. Per informazioni su come modificare le opzioni, vedere Accesso e relatori.

  6. Per impostazione predefinita, tutte le persone interne alla società hanno autorizzazioni di relatore. Per informazioni su come modificare le opzioni, vedere Accesso e relatori.

  7. In Partecipanti e audio aggiungere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica degli invitati, separati da punti e virgola (;).

  8. Fare clic su Controlla nomi per verificare che i nomi siano corretti.

Schermata della finestra di dialogo Partecipanti e audio

Per gli invitati esterni alla società, digitare l'indirizzo di posta elettronica completo, ad esempio contoso@contoso.com.

Nota :  È consigliabile digitare gli indirizzi di posta elettronica completi degli invitati. Web Scheduler può risolvere i nomi dei dipendenti aziendali solo se sono univoci e non esistono più persone con lo stesso nome.

  1. Se l'account utilizzato è configurato con un provider di servizi di audioconferenza, l'invito alla riunione includerà il numero verde, il numero a tariffa e il codice partecipante. I partecipanti alla riunione possono utilizzare l'audio del computer o partecipare tramite telefono.

  2. Fare clic su Salva.

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Inviare inviti ai partecipanti della riunione

Per inviare l'invito alla riunione, selezionare uno dei metodi seguenti:

  1. Inviare gli inviti tramite il programma di posta elettronica

Con questo metodo, le informazioni sulla riunione vengono copiate da Web Scheduler e incollati in una convocazione di riunione creata con il programma di posta elettronica preferito.

  1. Quando la riunione è pronta, fare clic su Salva.

  2. Viene aperta una finestra con informazioni sulla riunione

Schermata della finestra Dettagli riunione

  1. Evidenziare le informazioni sulla riunione, inclusi l'URL della riunione, il numero dei servizi di audioconferenza e l'ID conferenza.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul testo e quindi scegliere Copia.

  3. Aprire qualsiasi programma di posta elettronica e creare una normale convocazione di riunione.

  4. Incollare i dettagli della riunione Lync (copiati nel passaggio 4) nella convocazione.

  5. Aggiungere i partecipanti, verificare data e ora della riunione, digitare l'agenda e inviare la convocazione.

  6. Inviare inviti con iCalendar

iCalendar consente lo scambio di informazioni sul calendario tra utenti di sistemi di posta elettronica diversi. I destinatari della convocazione iCalendar devono disporre di software supportato per aprire la convocazione di riunione e rispondere.

  1. Nella sezione Riunioni personali selezionare la riunione in base all'oggetto e quindi fare clic su Esporta come iCalendar.

Schermata della finestra della riunione con l'opzione per esportarla come iCalendar

  1. Fare clic su Apri quando richiesto dal programma di posta elettronica in uso.

  2. Quando si apre la voce del calendario, inoltrarla alle persone aggiunte come partecipanti durante la pianificazione della riunione.

  3. Gli invitati potranno aprire e salvare il file di iCalendar con il programma di posta elettronica preferito, come Outlook, Notes, iCal e così via.

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Accesso e relatori

Le opzioni predefinite per le riunioni sono ottimali per riunioni standard di team di lavoro. È possibile personalizzare le opzioni delle riunioni per meglio adeguarsi a specifici requisiti, al tipo di riunione e ai partecipanti.

Quando si crea una nuova riunione, in Accesso e relatori selezionare i partecipanti che possono evitare la sala d'attesa e quelli che possono partecipare alla riunione come relatori.

Schermata della finestra di dialogo Accesso e relatori

Utenti che possono evitare la sala d'attesa

Opzioni di accesso

Effetto

Utilizzo consigliato

Solo organizzatore (bloccato)

Solo l'organizzatore della riunione accede direttamente. Tutti gli altri devono attendere l'autorizzazione.

Quando si vuole garantire una maggiore sicurezza della riunione e delle informazioni riservate.

Persone invitate appartenenti alla società

Solo le persone invitate accedono direttamente alla riunione. Tutti gli altri devono attendere l'autorizzazione.

Quando si devono presentare informazioni riservate e si vuole che partecipino solo persone specifiche.

Persone appartenenti alla società

Tutti gli utenti della società possono accedere direttamente alla riunione anche se non sono stati invitati.

Quando non ci sono partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate.

Tutti, incluse le persone esterne alla società

Tutti gli utenti che hanno il collegamento alla riunione possono accedere direttamente.

Quando si invitano partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate.

Importante : Anche se è abilitata la sala di attesa della riunione, coloro che partecipano telefonicamente alla riunione evitano automaticamente la sala di attesa.

Chi è un relatore

Opzioni per i relatori

Chi è un relatore

Utilizzo consigliato

Solo organizzatore

Quando l'utente corrente sarà l'unico relatore.

Presentazioni in cui i partecipanti non devono interagire con il contenuto della riunione. È possibile designare altri relatori durante la riunione.

Persone appartenenti alla società

Tutti gli utenti della società hanno il ruolo di relatori.

Quando si svolgono riunioni informali con i membri del proprio team, in cui tutti i partecipanti possono condividere e modificare il contenuto.

Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione)

Tutti gli invitati hanno il ruolo di relatori.

Quando sono presenti partecipanti esterni a cui si vuole assegnare il ruolo di relatore.

Persone scelte

L'utente corrente e le persone da lui scelte.

Quando si vuole assegnare il ruolo di relatore a persone specifiche.

Nota :  Quando si seleziona Persone scelte, fare clic su Scegli i relatori e spostare i partecipanti dalla sezione Partecipante a Relatori. Con questa opzione non è possibile aggiungere come relatori gli invitati esterni e le liste di distribuzione. È comunque possibile assegnare autorizzazioni di relatore ai singoli utenti durante la riunione.

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Partecipare a una riunione Lync

Fare clic sul collegamento alla riunione nella convocazione di riunione per accedere.

Schermata del collegamento alla riunione nella convocazione

In alternativa, è possibile usare la scheda Partecipa a riunione in Web Scheduler:

  1. In Riunioni personali selezionare la riunione a cui si vuole partecipare.

  2. Sul lato destro della pagina fare clic su Partecipa a riunione.

  3. Verrà aperto il client Lync appropriato e sarà possibile accedere alla riunione.

Per altre informazioni, vedere Partecipare a una riunione Lync.

Visualizzare o modificare le riunioni esistenti

È possibile visualizzare tutte le riunioni organizzate in Riunioni personali in Web Scheduler. Tenere presente che Web Scheduler elenca solo le riunioni organizzate dall'utente corrente e non quelle per cui si ricevono convocazioni.

  1. Passare a Riunioni personali e quindi fare clic su un oggetto di riunione per aprire la pagina dei dettagli.

Schermata della scheda Riunioni personali

  1. Fare clic su Modifica riunione.

  2. Apportare le modifiche necessarie e quindi fare clic su Salva.

  3. Fare clic su OK nell'avviso di completamento dell'operazione e verificare le informazioni modificate.

Importante :  Quando si aggiorna una riunione, è necessario inviare manualmente le informazioni aggiornate agli invitati. Il calendario non viene aggiornato automaticamente da Web Scheduler.

  • Se gli inviti sono stati inviati con iCalendar, fare di nuovo clic su Esporta come iCalendar per aprire la convocazione e inviare un aggiornamento.

  • Se i dettagli della riunione di Lync sono stati copiati in una normale convocazione di riunione, aprire la convocazione, aggiornarla con i nuovi dettagli e quindi inviarla di nuovo ai partecipanti.

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Eliminare o annullare una riunione

Le riunioni scadono 14 giorni dopo la data di fine pianificata, ma è possibile eliminare una riunione per fare spazio in Web Scheduler o per annullare una riunione.

  1. Nella scheda Riunioni personali fare clic sulla riunione che si vuole eliminare.

  2. Nella pagina dei dettagli della riunione fare clic sulla scheda Elimina riunione.

  3. Nella finestra di conferma fare clic su .

    Importante :  Sarà necessario inviare un avviso dell'annullamento ai partecipanti, perché Web Scheduler non aggiorna automaticamente il calendario.

  4. Se la convocazione di riunione è stata inviata con iCalendar, aprire la convocazione e fare clic su Annulla. Viene così inviata una nota di annullamento ai destinatari.

  5. Se i dettagli della riunione di Lync sono stati copiati in una normale convocazione di riunione, aprire la convocazione e quindi fare clic su Annulla per inviare una nota di annullamento agli invitati.

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