Lavorare offline con Business Contact Manager

Se ci si connette a un database condiviso situato in un computer remoto, è possibile trasferire i dati aziendali in un computer portatile o continuare a lavorare quando il database remoto non è disponibile. Per accedere ai dati ogni volta che è necessario, è possibile passare offline.

Prima di passare offline, è necessario creare una copia locale del database di Business Contact Manager condiviso. È possibile usare la copia locale offline quando il database principale non è disponibile o si trova in un'altra posizione.

Nel database offline è possibile modificare i record e aggiungerne di nuovi, così come nel database di Business Contact Manager principale. Quando ci si riconnette al database principale, le modifiche vengono sincronizzate.

Questo articolo descrive come lavorare offline creando una copia locale del database, scegliendo le impostazioni di sincronizzazione e risolvendo i conflitti tra database condiviso e locale.

Per saperne di più

Creare una copia locale del database

Passare tra offline e online

Scegliere le impostazioni di sincronizzazione

Risolvere i conflitti tra database condiviso e locale

Controllare lo stato online o offline del database

Eliminare un database offline

Creare una copia locale del database

Per portare con sé i dati aziendali o accedere ai dati aziendali condivisi in un computer remoto occasionalmente non disponibile, creare una copia locale del database nel computer, anche detto database offline, a cui è possibile accedere ogni volta che è necessario.

  1. Condividere il database di Business Contact Manager principale o chiedere al proprietario di condividerlo. Il database condiviso si trova in un computer remoto (o diverso).

  2. Connettersi al database di Business Contact Manager condiviso.

  3. Se ci si connette a un database condiviso, nella procedura guidata Configurazione o Crea o seleziona un database fare clic su Sì, crea una copia fuori rete del database.

Nota :  È possibile creare una copia del database quando ci si connette a un database condiviso oppure in seguito. Se non è stata scelta l'opzione online al momento della connessione al database condiviso, procedere come segue:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Fare clic sul pulsante Fuori rete e quindi su Attiva uso fuori rete.

    Nota :  Il pulsante Fuori rete è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

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Passare tra offline e online

Anche se si crea una copia del database per l'uso offline, non si deve necessariamente usarlo se non si è pronti. Finché non si passa al database offline, Business Contact Manager per Outlook continuerà a essere connesso al database condiviso principale, purché sia disponibile.

Se Business Contact Manager per Outlook perde la connessione al database condiviso, passa automaticamente al database offline locale finché quello condiviso non diventa di nuovo disponibile. Quando il database condiviso diventa di nuovo disponibile, verrà richiesto di riconnettersi. Quando Business Contact Manager per Outlook si riconnette al database condiviso, tutte le modifiche apportate ai dati nei database condiviso e locale verranno sincronizzate.

Passare al database offline

Prima di uscire dall'ufficio, passare offline per assicurarsi che il database offline sia completamente sincronizzato con quello principale.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Fare clic sul pulsante Fuori rete e quindi su Lavora fuori rete.

    Nota :  Il pulsante Fuori rete è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

Passare al database online

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Nella sezione Fuori rete fare clic sul pulsante Connetti ora.

    Nota :  Il pulsante Connetti ora è disponibile solo se si lavora offline e se il database condiviso è disponibile.

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Scegliere le impostazioni di sincronizzazione

Quando Business Contact Manager per Outlook è connesso al database condiviso, i dati vengono automaticamente aggiornati tra la copia condivisa e quella locale del database. È possibile usare le impostazioni di sincronizzazione predefinite oppure scegliere impostazioni personalizzate, tra cui la frequenza della sincronizzazione e le operazioni da eseguire quando il database condiviso non è disponibile.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Fare clic sul pulsante Fuori rete e quindi su Impostazioni fuori rete.

    Nota :  Il pulsante Fuori rete è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

  4. Nella sezione Modalità in rete attiva della scheda Sincronizzazione fare clic su un intervallo di tempo nell'elenco e scegliere la frequenza della sincronizzazione dei dati.

    Nota :  Usare un intervallo più lungo se la sincronizzazione verrà eseguita con una connessione lenta. In caso contrario, l'efficienza del database locale potrebbe ridursi.

  5. Nella sezione Connessione al database condiviso non disponibile fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Passa automaticamente al database locale per usare automaticamente il database offline quando la connessione al database condiviso si interrompe.

      -Oppure-

    • Non passare automaticamente. Consenti passaggio manuale per passare manualmente al database offline quando la connessione al database remoto si interrompe. Per informazioni sul passaggio manuale, vedere Passare al database offline più indietro in questo articolo.

Nota :  Se più persone usano il database condiviso, è possibile che vengano apportate modifiche in conflitto allo stesso campo di un record. È possibile impostare regole per gestire correttamente questi conflitti. Per altre informazioni, vedere Risolvere i conflitti tra database condiviso e locale più avanti in questo articolo.

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Risolvere gli errori di sincronizzazione

Quando ci si connette al database condiviso, è possibile che si verifichi un errore che blocca o impedisce la sincronizzazione. Poiché la causa dell'errore è sconosciuta, è consigliabile passare offline, interrompendo in questo modo la sincronizzazione, e quindi riconnettersi al database condiviso per riavviarla. Quando il database offline si riconnette, la sincronizzazione verrà avviata immediatamente e quindi in base alla frequenza specificata nelle impostazioni di sincronizzazione.

Passare alla modalità offline

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Fare clic sul pulsante Fuori rete e quindi su Lavora fuori rete.

    Nota :  Il pulsante Fuori rete è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso che si trova in un computer remoto.

Riconnettersi al database condiviso

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Nella sezione Offline fare clic su Connetti.

    Nota :  Il pulsante Connetti ora è disponibile solo se si lavora offline e se il database condiviso è disponibile.

  4. Quando il database offline si riconnette, la sincronizzazione verrà avviata immediatamente e quindi in base alla frequenza specificata nelle impostazioni di sincronizzazione.

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Risolvere i conflitti tra database condiviso e locale

Quando ci si riconnette al database condiviso, la copia locale (offline) del database si connette al database condiviso per sincronizzare i dati. Se sono state apportate modifiche in conflitto ai dati, Business Contact Manager per Outlook le individua.

Un conflitto si verifica quando vengono apportate modifiche diverse allo stesso campo di un record, sia nel database condiviso che in quello offline.

Si verifica ad esempio se il campo Posizione del record Contatto commerciale di Davide Milano viene cambiato in Account manager nel database condiviso ma in Account supervisor nel database offline. È possibile scegliere come risolvere i conflitti tra il database condiviso e la propria copia nelle impostazioni di risoluzione dei conflitti.

Non si tratta tuttavia di un conflitto se il campo Posizione del record Contatto commerciale di Davide Milano viene cambiato in Account manager nel database condiviso mentre in quello offline viene apportata una modifica in un campo diverso, ad esempio il numero di telefono dell'ufficio dello stesso utente. Queste modifiche verranno sincronizzate automaticamente.

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Scegliere le impostazioni per la risoluzione dei conflitti

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Fare clic sul pulsante Fuori rete e quindi su Impostazioni fuori rete.

Nota :  Il pulsante Fuori rete è disponibile solo se il computer è connesso a un database condiviso.

  1. Fare clic sulla scheda Risoluzione dei conflitti e quindi su una delle opzioni seguenti:

    • Chiedi conferma     Fare clic su questa opzione per visualizzare una richiesta di conferma ogni volta che si verifica un conflitto nelle modifiche. In questo caso è possibile scegliere ogni volta se mantenere le modifiche del database condiviso o della copia locale offline.

    • Accetta sempre le ultime modifiche     Fare clic su questa opzione per risolvere un conflitto mantenendo le modifiche più recenti.

    • Accetta sempre le modifiche apportate al database condiviso     Fare clic su questa opzione per mantenere le modifiche del database principale. Queste modifiche sovrascriveranno quelle apportate alla copia locale offline del database.

    • Accetta sempre le modifiche apportate al database locale     Fare clic su questa opzione per mantenere le modifiche della copia locale offline del database. Queste modifiche sovrascriveranno quelle apportate al database principale condiviso.

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Cosa succede con l'impostazione di risoluzione dei conflitti Chiedi conferma: Rivedere e risolvere i conflitti di dati

Quando Business Contact Manager per Outlook si riconnette al database condiviso, le eventuali modifiche apportate al database offline devono essere riconciliate con il database condiviso.

Queste modifiche includono quelle apportate nel database locale oltre a quelle effettuate da qualsiasi altra persona che usa il database condiviso.

Se nelle impostazioni di risoluzione dei conflitti è selezionata l'opzione Chiedi conferma, viene chiesto di rivedere la modifica in conflitto nella finestra di dialogo Risoluzione dei conflitti visualizzata quando ci si connette al database condiviso.

Nota :  Se si seleziona qualsiasi altro metodo, Business Contact Manager per Outlook risolverà automaticamente i conflitti con il metodo scelto.

  1. Nella finestra di dialogo Risoluzione dei conflitti fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Locale     La modifica apportata al record nella copia locale sovrascrive le informazioni presenti nel database condiviso.

    • Condiviso     La modifica apportata al record nel database condiviso sovrascrive le informazioni presenti nella copia locale.

  2. Selezionare la casella di controllo Effettua la stessa scelta per tutti i conflitti successivi se si decide di ripetere questa selezione per i rimanenti conflitti.

    Nota :  Non selezionare la casella di controllo Effettua la stessa scelta per tutti i conflitti successivi se si vuole rivedere ogni modifica in conflitto e decidere quale accettare in ogni record.

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Controllare lo stato online o offline del database

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  3. Esaminare la sezione Fuori rete per controllare lo stato del database.

    Se si è connessi al database condiviso, verrà visualizzato il messaggio Business Contact Manager è connesso al database remoto. Se si lavora offline, verrà visualizzato il messaggio Business Contact Manager usa il database locale, con informazioni sulla disponibilità o meno del database remoto.

    Nota :  Lo stato online del database non dipende necessariamente dallo stato online di Outlook. Business Contact Manager per Outlook può essere connesso a un database condiviso anche se Outlook non è connesso a un server di posta elettronica.

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Eliminare un database offline

È possibile avere un'unica copia locale del database che si connette e si sincronizza con un database condiviso in un altro computer. Se il database offline non riesce a connettersi a quello condiviso per qualsiasi motivo, ad esempio se il database condiviso è danneggiato, è possibile interrompere la connessione e quindi creare un nuovo database oppure connettersi a un database condiviso diverso.

Prima di creare un nuovo database o stabilire una connessione a un database condiviso diverso (anche uno ripristinato) è necessario eliminare il database offline.

Per eliminare il database offline, è necessario lavorare offline. Per salvare i dati del database offline, esportarli. Quindi creare o selezionare un altro database in cui importare in seguito i dati del database offline.

La procedura seguente descrive come eliminare il database offline, salvare i dati esportandoli e quindi creare o connettersi a un database diverso.

  • Eliminare il database offline

  • Fare clic sulla scheda File.

  • Fare clic sulla scheda Business Contact Manager.

  • Fare clic sul pulsante Fuori rete e quindi su Elimina database fuori rete.

    Importante :  L'eliminazione del database offline non può essere annullata.

  • Fare clic su .

    Importante :  Quando si elimina un database offline, tutte le modifiche apportate da quando il database è stato usato offline andranno perse, a meno che non vengano esportati i dati durante il processo.

  • Nella finestra di dialogo Elimina database fuori rete verificare che la casella di controllo Esporta e mantieni i dati locali prima di eliminare il database fuori rete sia selezionata.

    Se la casella di controllo è selezionata, i dati della copia locale del database, inclusi quelli creati o salvati dopo l'ultima sincronizzazione dei database, vengono salvati in un file nel computer. Se si è certi che i dati non siano più necessari, deselezionare la casella di controllo.

    Importante :  L'eliminazione del database offline non può essere annullata. Se si esportano i dati, una copia viene salvata nel percorso del computer selezionato.

  • Fare clic su OK.

    Si verifica una delle situazioni seguenti:

    • Se è stata selezionata la casella di controllo Esporta e mantieni i dati locali prima di eliminare il database fuori rete, viene visualizzata la finestra di dialogo Esporta dati aziendali. Per informazioni su come esportare i dati, vedere la sezione seguente.

    • Viene visualizzata la procedura guidata Creare o selezionare un database. Vedere "Creare o selezionare un database" più avanti in questa procedura.

  • Esportare i dati

  • Nella finestra di dialogo Esporta dati aziendali scegliere le informazioni da esportare, digitare il percorso e il nome del file in cui esportarli e quindi fare clic su Esporta.

    Per altre informazioni su come esportare i dati, vedere Esportare i record aziendali in Business Contact Manager.

    Nota :  I dati vengono esportati in un file con estensione bcm, quindi è possibile importarli in un altro database di Business Contact Manager per esaminarli in Business Contact Manager per Outlook. Per informazioni su come importare i dati, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

  • Fare clic su .

    Viene visualizzata la procedura guidata Creare o selezionare un database. Per informazioni su come completare la procedura guidata, vedere la sezione seguente.

  • Creare o selezionare un altro database

  • Nella procedura guidata Crea o seleziona un database fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Connetti a database locale.

    • Connetti a database remoto.

    • Creare un nuovo database locale.

  • Completare la procedura guidata. Per informazioni sulla creazione o la selezione di un database, vedere Creare o selezionare un nuovo database di Business Contact Manager.

  • Importare i dati

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