Lavorare in maniera intelligente: utilizzare la funzionalità di presenza

Utilizzare questa guida come ausilio per restare in contatto con persone importanti dal punto di vista personale o lavorativo.

Selezionare l'operazione da eseguire

Comunicare le attività correnti

Modificare lo stato della presenza

Comunicare le attività correnti

Impostare la propria posizione

Collegarsi alle persone importanti

Cercare persone

Aggiungere contatti frequenti

Creare gruppi per le persone con cui si comunica regolarmente

Creare un gruppo

Aggiungere persone a un gruppo

Inviare un messaggio istantaneo

Invitare più persone a una conversazione di messaggistica istantanea

Rintracciare un collega non disponibile

Applicare un contrassegno a un contatto

Visualizzare le modalità di comunicazione disponibili per un contatto

Verificare la posizione di un contatto

Consultare il calendario di un contatto

Mantenersi aggiornati con le comunicazioni quotidiane

Inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto

Pianificare una riunione con una persona

Verificare se sono state perse conversazioni

Evitare interruzioni

Impostare lo stato su Non disturbare

Comunicare le attività correnti

Nel software per le comunicazioni Microsoft® Lync™ 2010 la presenza viene impostata automaticamente in base alla propria attività o al calendario di Microsoft® Outlook®. È tuttavia possibile impostare una posizione o aggiungere una nota per fornire maggiore dettagli.

Modificare lo stato della presenza

  • Nella finestra principale di Lync 2010, fare clic sul menu relativo alla disponibilità sotto il proprio nome, quindi scegliere lo stato desiderato, ad esempio Torno subito.

Communicator

Nella tabella seguente sono descritti gli stati di presenza visualizzati da altri utenti, il relativo significato, e come è possibile impostare ciascuno di essi.

Stato presenza

Descrizione

Presenza Lync: Disponibile Disponibile

Si è online e disponibili a essere contattati. Impostazione automatica o selezionata dall'utente.

Presenza Lync: Non disponibile Non disponibile

Siete occupati e non desiderate essere interrotti. Impostazione automatica (se l'utente si trova in una conferenza pianificata in Outlook) o selezionata dall'utente.

Presenza Lync: Non disponibile In una chiamata

Si è impegnati in una chiamata Lync (chiamata a due partecipanti) e non si desidera essere interrotti. Impostazione automatica.

Presenza Lync: Non disponibile In riunione

Si è impegnati in una riunione (secondo Lync o Outlook) e non si desidera essere interrotti. Impostazione automatica.

Presenza Lync: Non disponibile In una conferenza telefonica

Si è impegnati in una conferenza telefonica di Lync (riunione di Lync con audio) e non si desidera essere interrotti. Impostazione automatica.

Presenza Lync: Non disturbare Non disturbare

L'utente non desidera essere disturbato e leggerà gli avvisi di conversazione solo se inviati da un membro appartenente al Gruppo di lavoro. Impostazione selezionata dall'utente.

Presenza Lync: Non al computer Torno subito

Ci si è momentaneamente allontanati dal computer. Impostazione selezionata dall'utente.

Presenza Lync: Non al computer Non al computer

Il computer è inattivo da un determinato intervallo di tempo (5 minuti per impostazione predefinita, ma questo valore è regolabile). Impostazione automatica.

Presenza Lync: Non al computer Non al lavoro

Non si sta lavorando e non è possibile essere contattati.

Presenza Lync: Offline Offline

Non si è connessi. Se l'utente ha bloccato singoli utenti relativamente alla visualizzazione della sua presenza, per tali utenti il suo stato sarà sempre Non in linea. Impostazione automatica.

Presenza Lync: Sconosciuto Sconosciuto

La presenza è sconosciuta. Se gli altri contatti non utilizzano Lync come programma di messaggistica istantanea, la presenza potrebbe essere visualizzata come sconosciuta. Impostazione automatica.

Comunicare le attività correnti

  • Nella finestra principale di Lync, fare clic sulla casella della nota sopra il nome, quindi immettere una nota, ad esempio “Lavoro da casa” oppure “Lavoro in consegna. Si prega di non disturbare e di inviare un messaggio di messaggistica istantanea”.

Communicator

Impostare la propria posizione

  • Nella finestra principale di Lync, sotto la stato della presenza, viene visualizzata una posizione correlata alla rete a cui si è collegati. È possibile rendere questa posizione più significativa rinominandola “Lavoro" o “Abitazione”. Quindi, ogni volta che si lavora da questa posizione, i contatti con i quali si desidera condividere questa informazione hanno la possibilità di conoscere l'attuale posizione dell'utente. Per informazioni sulla configurazione delle relazioni di privacy, vedere Controllare l'accesso alle informazioni sulla presenza.

Communicator

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Collegarsi alle persone importanti

Creare l'elenco Contatti in modo da semplificare le comunicazioni e poter visualizzare le informazioni personali e sulla presenza per le persone più importanti. Il modo più efficace per trovare persone, che siano presenti o meno nell'elenco Contatti, consiste nel cercarle utilizzando la casella di ricerca. Oltre a poter effettuare la ricerca in base al nome o al numero di telefono, è possibile utilizzare anche altri criteri che potrebbero essere stati specificati nei profili. Se sotto la casella di ricerca è visualizzato il pulsante Competenza , provare a eseguire la ricerca in base alla competenza o area di esperienza, professione e così via.

Per facilitare l'organizzazione dell'elenco Contatti, in Lync vengono inseriti automaticamente i 10 Contatti frequenti con cui si conversa più spesso. È inoltre possibile inserire i contatti più importanti all'inizio del gruppo per potervi accedere rapidamente. Nell'elenco di contatti frequenti vengono aggiunti automaticamente i membri del team.

Cercare persone

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, iniziare a digitare il nome di una persona nella casella di ricerca. I risultati verranno visualizzati sotto la casella.

Cercare un contatto

Aggiungere contatti frequenti

  • Nell'elenco Contatti o nei risultati della ricerca, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla persona, quindi scegliere Aggiungi a contatti frequenti.

Communicator

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Creare gruppi per le persone con cui si comunica regolarmente

Se occorre inviare un messaggio rapido a un intero gruppo, è possibile configurare un gruppo per ciascun team con cui si lavora in modo da poter verificare chi è disponibile in un determinato momento o contattare l'intero team.

Creare un gruppo

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un gruppo qualsiasi, ad esempio Contatti frequenti, scegliere Crea nuovo gruppo, quindi assegnare un nome al gruppo.

Communicator

Aggiungere persone a un gruppo

  • Nell'elenco Contatti, effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Trascinare i contatti in un gruppo.

    • Cercare un contatto e nei risultati della ricerca, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto, scegliere Aggiungi all'elenco contatti e fare clic sul nome del nuovo gruppo.

Inviare un messaggio istantaneo

  1. Nell'elenco Contatti, eseguire una delle seguenti:

    • Per inviare un messaggio istantaneo a un contatto, fare doppio clic sul nome del contatto. Per inviare un messaggio istantaneo a un gruppo, fare doppio clic sul nome del gruppo e fare clic su Invia messaggio immediato.

  2. Nella finestra di conversazione che compare, digitare il messaggio nell'area di immissione e premere Invio.

Invitare più persone a una conversazione di messaggistica istantanea

  • Nella finestra della conversazione, fare clic sul menu Opzioni persone, quindi scegliere Invita tramite nome o numero di telefono.

Communicator

È anche possibile trascinare i contatti e i gruppi dall'elenco Contatti nella finestra di conversazione per aggiungerli.

Suggerimento :  Se alcuni dei contatti sono esterni all'organizzazione, è possibile comunque aggiungerli. Fare clic su Invita tramite posta elettronica per consentire loro di partecipare alla conversazione facendo clic sul collegamento contenuto nel messaggio di posta elettronica (a prescindere che dispongano di Lync).

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Rintracciare un collega non disponibile

In Lync viene visualizzato lo stato di una persona, ad esempio Disponibile, Non disponibile o Non al computer ed è anche possibile determinarne la posizione in modo da poter decidere la modalità di comunicazione più adatta. È ad esempio possibile assegnare un "contrassegno" a un contatto affinché venga visualizzato un avviso quando lo stato del contatto diventa Disponibile in modo da poter inviare un messaggio istantaneo o contattarlo in altro modo.

Applicare un contrassegno a un contatto

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse su un contatto, quindi scegliere Contrassegna per avvisi di modifica stato.

Communicator

Visualizzare le modalità di comunicazione disponibili per un contatto

  1. Nell'elenco Contatti, scegliere l'immagine di un contatto per aprire la scheda contatto.

  2. Lungo la parte inferiore vengono visualizzate le modalità di comunicazione disponibili per la persona, ad esempio posta elettronica e messaggistica istantanea. È sufficiente fare clic su uno di questi pulsanti per mettersi in contatto con la persona.

Communicator

Verificare la posizione di un contatto

  • Nell'elenco Contatti, scegliere l'immagine di un contatto, quindi fare clic sulla freccia di espansione visualizzata nell'angolo in basso a destra per aprire una scheda contatto espansa.

Espandi scheda contatto

Nella scheda contatto sono indicati la posizione corrente del contatto (associata alla rete da cui è collegato) e i numeri di telefono.

Consultare il calendario di un contatto

  1. Nell'elenco Contatti, fare doppio clic sull'immagine del contatto per aprire la scheda contatto espansa.

  2. Controllare la voce accanto a Calendario.

Communicator

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Mantenersi aggiornati con le comunicazioni quotidiane

Lync è strettamente integrato con Outlook. Non solo è possibile gestire le conversioni di messaggistica istantanea tramite Lync, ma è anche possibile inviare messaggi di posta elettronica e richieste di riunione di Outlook ai contatti di Lync. Sia Lync sia Outlook consentono di sapere se sono state perse conversazioni.

Inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto

  1. Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, selezionare l'immagine o l'indicatore di presenza di un contatto. Viene aperta la scheda contatto e se la persona può essere contattata tramite posta elettronica, lungo la parte inferiore viene visualizzato il pulsante della posta elettronica.

  2. Fare clic su questo pulsante per aprire un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.

Communicator

Pianificare una riunione con una persona

  • Nella scheda contatto, fare clic sul menu delle opzioni accanto al pulsante del telefono, quindi scegliere Pianifica una riunione.

Communicator

Verificare se sono state perse conversazioni

  1. Nell'angolo inferiore destro della finestra principale di Lync, fare clic sull'icona delle notifiche non risposte, quindi effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Fare clic su Conversazioni non effettuate per aprire la cartella Cronologia conversazioni di Outlook.

  • Fare clic su Nuovo messaggio in segreteria telefonica per riprodurre il messaggio.

Communicator

Nota :  Nella finestra di dialogo Lync - Opzioni, fare clic su Personale e verificare che la casella di controllo Salva conversazioni immediate personali nella cartella Cronologia conversazioni di Outlook sia selezionata.

Communicator

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Evitare interruzioni

È possibile impostare il proprio stato su Non disturbare per evitare interruzioni. Tutti coloro che visualizzano tale stato sapranno che non si desidera essere disturbati ed eventuali inviti a conversazioni di messaggistica istantanea non saranno visualizzati, ad eccezione di quelli inviati dai membri del proprio Gruppo di lavoro. Per maggiori informazioni, consultare la seguente nota.

Impostare lo stato su Non disturbare

  • Nella finestra principale di Lync, fare clic sullo stato di presenza e scegliere Non disturbare.

Communicator

Nota :  Per impostazione predefinita, tutti i contatti sono Colleghi. Per rendere un contatto un membro di un Gruppo di lavoro in modo da ricevere le sue notifiche di conversazione anche se si imposta lo stato su Non disturbare), fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto nell'elenco Contatti, scegliere Modifica relazione dei privacy e fare clic su Gruppo di lavoro. Per disattivare le notifiche di tutti i contatti quando lo stato è impostato su Non disturbare, fare clic sul pulsante Opzioni, scegliere Avvisi, quindi fare clic su Non visualizzare avvisi.

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