Lavorare in maniera intelligente: pianificare e partecipare a riunioni online

È possibile programmare una riunione o conferenza telefonica di Microsoft® Lync™ 2010 utilizzando il componente aggiuntivo per riunioni online per Microsoft® Lync™ 2010. È inoltre possibile utilizzare Lync 2010 per avviare una riunione non programmata per discutere in merito a questioni che richiedono attenzione immediata.

Importante : Lync supporta sia le riunioni online sia le conferenze telefoniche. Per entrambe, viene utilizzata una richiesta di riunione.

Selezionare l'operazione da eseguire

Pianificare una riunione online o una conferenza telefonica

Impostare le opzioni di accesso e relatore

Avviare una riunione non pianificata tramite l'opzione Riunione immediata

Partecipare a una riunione online o conferenza telefonica programmata

Partecipare a una riunione non programmata

Connettersi all'audio di una riunione

Scegliere un'opzione di connessione audio al primo utilizzo di Lync 2010

Modificare l'opzione audio predefinita

Invitare persone che non dispongono di Lync 2010

Pianificare una riunione online o una conferenza telefonica

Per creare una richiesta di riunione online o conferenza telefonica, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Aprire Microsoft® Outlook®, in Calendario, sulla scheda iniziale, fare clic su Nuova riunione online(in Microsoft® Outlook® 2010) o su Riunione online (in Microsoft® Office Outlook® 2007).

Immagine della barra multifunzione di Outlook

  1. Nella richiesta di riunione, nella casella A, digitare gli indirizzi di posta elettronica degli utenti che si desidera invitare alla riunione, separati da un punto e virgola.

  2. Nella richiesta di riunione, nella casella Oggetto, digitare una descrizione della riunione.

  3. Facoltativamente, nel corpo della richiesta di riunione, sotto il collegamento Partecipa a riunione online, inserire ulteriori informazioni sulla riunione.

    Nota :  Non modificare il testo esistente nella richiesta di riunione. In caso contrario, gli utenti potrebbero non riuscire a partecipare alla riunione.

  4. Facoltativamente, nella richiesta di riunione, sulla scheda Riunione, nel gruppo Mostra, fare clic su Regole pianificazione. Utilizzare l'opzione Regole pianificazione per verificare che tutti gli utenti invitati siano disponibili all'orario scelto.

  5. Nella richiesta di riunione, nel gruppo Riunione online, fare clic su Opzioni riunione, quindi accettare o modificare le opzioni predefinite in base alle proprie esigenze. Per informazioni dettagliate, vedere la seguente sezione Impostare le opzioni di accesso e relatore.

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Impostare le opzioni di accesso e relatore

Le opzioni predefinite per le riunioni online sono ideali per piccole conferenze telefoniche o sessioni di condivisione e collaborazione con persone che fanno parte dell'organizzazione. Se si pianifica una riunione online con persone esterne all'organizzazione o si prevede di invitare molte persone, utilizzare la finestra di dialogo Opzioni riunione online per determinare quanto segue:

  • Chi deve attendere nella sala di attesa prima di essere ammesso alla riunione?

  • Chi deve disporre dei privilegi di relatore durante la riunione?

Per impostare le opzioni di accesso e relatore, procedere come segue:

  1. Nella richiesta di riunione creata, sulla scheda Riunione, nel gruppo Riunione online fare clic su Opzioni riunione.

Immagine della barra multifunzione di Outlook

  1. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, selezionare la casella di controllo Personalizza l'accesso e i relatori per questa riunione.

  2. In Accesso e Relatore, scegliere le opzioni appropriate alla dimensione e al tipo di riunione pianificata. Per informazioni dettagliate, consultare le schermate e le tabelle riportate alla fine di questa procedura.

  3. Fare clic su Audio e telefono e impostare le opzioni desiderate. Se disponibili, impostare le opzioni della Lingua, quindi fare clic su OK.

Le opzioni di Accesso controllano quali partecipanti devono attendere nella sala di attesa prima di essere ammessi come relatori.

Opzioni Accesso riunione Lync

Nella seguente tabella vengono descritte in dettaglio le singole opzioni.

Opzione di Accesso

Chi attende in sala d'attesa

Quando scegliere questa opzione

Solo organizzatore (bloccato)

Tutti

Le persone non devono vedere stampati o diapositive in Microsoft® PowerPoint® prima della riunione

Persone invitate appartenenti alla società

Persone che non hanno un account nella rete e persone che non sono state invitate

L'argomento della discussione è sensibile o riservato

Persone appartenenti alla società

Persone che non hanno un account nella rete

Tutti i partecipanti hanno un account nella rete dell'organizzazione

Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione)

Nessuno

Sono invitati partecipanti esterni

Le persone che accedono tramite telefono evitano la sala di attesa

Nessuno che esegue l'accesso

L'opzione di accesso è Persone appartenenti alla società o Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione). Questa casella di controllo non è disponibile per riunioni Solo organizzatore (bloccato) e non è consigliabile per riunioni con Persone invitate appartenenti alla società.

Le opzioni Relatore controllano a quali partecipanti vengono forniti automaticamente i privilegi di relatore quando si pianifica la riunione.

Impostare le opzioni del relatore

Nella tabella seguente vengono descritte in dettaglio le singole opzioni.

Opzioni Relatore

Chi è il relatore

Quando scegliere questa opzione

Solo organizzatore

Solo la persona che pianifica le riunioni

Per presentazioni in cui i partecipanti non devono interagire con il contenuto della riunione. Si noti che è possibile designare altri relatori durante la riunione.

Persone appartenenti alla società

Tutte le persone inviate che dispongono di un account nella rete

Per sessioni di lavoro di gruppo in cui i partecipanti lavorano nell'organizzazione e possono condividere e modificare il contenuto della riunione

Tutti, incluse le persone esterne alla società (nessuna restrizione)

Tutti gli invitati

Per sessioni di gruppo con persone che non dispongono di un account nella rete

Persone scelte dall'utente

L'utente e i partecipanti da lui scelti

Per presentazioni con più di un relatore

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Avviare una riunione non pianificata tramite l'opzione Riunione immediata

 Per avviare una riunione non pianificata utilizzando il comando Riunione immediata, effettuare le seguenti operazioni:

  1. Nella finestra principale di Lync, fare clic culla freccia Mostra menu a destra del pulsante Opzioni Icona opzioni , quindi fare clic su Riunione immediata.

Avviare una riunione online o conferenza telefonica immediata

  1. Nella finestra della conversazione di gruppo, fare clic sul menu Opzioni persone Icona del pulsante , quindi effettuare una delle seguenti operazioni:

    • Per invitare persone presenti nell'elenco Contatti, fare clic su Invita tramite nome o numero di telefono, inserire un numero di telefono o selezionare uno o più contatti, quindi fare clic su OK.

    • Per invitare persone inviando un messaggio di posta elettronica, fare clic su Invita tramite posta elettronica, quindi compilare la richiesta di riunione.

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Partecipare a una riunione online o conferenza telefonica programmata

Per partecipare a una riunione online o conferenza telefonica programmata, effettuare le operazioni seguenti:

  1. Nel Calendario di Outlook aprire la riunione alla quale si desidera partecipare.

  2. Nella richiesta di riunione, fare clic su Partecipa a riunione online.

Immagine dell'invito alla riunione

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Partecipare a una riunione non programmata

È possibile essere invitati a una riunione non programmata o a una Riunione immediata o a una riunione già in corso.

  • Nella notifica visualizzata nell'angolo inferiore destro dello schermo, fare clic su Partecipa.

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Connettersi all'audio di una riunione

È possibile configurare Lync affinché venga eseguita sempre la stessa connessione audio alle riunioni oppure scegliere ogni volta le opzioni desiderate.

Scegliere un'opzione di connessione audio al primo utilizzo di Lync 2010

La prima volta che si partecipa a una riunione o conferenza telefonica di Lync viene visualizzata la finestra di dialogo Partecipa all'audio della riunione.

Finestra di dialogo Partecipa all'audio della riunione

Nota :  In base alla configurazione della propria organizzazione, le opzioni a disposizione potrebbero variare.

Per connettersi all'audio della riunione, procedere come segue:

  1. Nella finestra di dialogo Partecipa all'audio della riunione, selezionare l'opzione desiderata. Per informazioni dettagliate, vedere la tabella in fondo a questa procedura.

  2. Facoltativamente, selezionare la casella di controllo Non visualizzare più questo messaggio per utilizzare l'opzione di connessione audio preimpostata per ogni riunione.

  3. Scegliere OK per partecipare alla riunione.

Opzione partecipa all'audio della riunione

Quando scegliere questa opzione

Non accedere all'audio

Si preferisce partecipare alla riunione con accesso esterno.

Utilizza Lync (audio e video integrati)

(Opzione consigliata) Si desidera utilizzare l'audio e il video del computer integrati in Lync.

Chiama:

Quando si desidera che la chiamata venga effettuata tramite il software per le comunicazioni Microsoft® Lync™ Server 2010 . I numeri visualizzati sono quelli immessi nelle opzioni Telefoni nella finestra di dialogo Lync - Opzioni.

Nota :  Non è possibile partecipare alle conversazioni video se si accede esternamente o se è stata selezionata l'opzione Chiama

Modificare l'opzione audio predefinita

  1. Nella finestra principale di Lync, fare clic sul pulsante Opzioni Pulsante Opzioni di Lync .

  2. Nella finestra di dialogo Lync - Opzioni, fare clic su Telefoni, e in Partecipazione a conferenze telefoniche, nella casella Partecipa all'audio della riunione da, effettuare una delle operazioni seguenti:

    • Per utilizzare l'audio integrato del computer, fare clic su Lync.

    • Per effettuare una chiamata tramite Lync Server 2010, selezionare un numero di telefono dall'elenco.

      Nota : Se il numero desiderato non è visualizzato, inserirlo in Numeri di telefono, nella parte superiore della finestra di dialogo.

    • Per intervenire nelle riunioni utilizzando un telefono, selezionare Non accedere all'audio.

      Finestra di dialogo Opzioni scheda Telefono - Partecipazione a conferenze telefoniche

  3. Facoltativamente, in Partecipazione alle conferenze telefoniche, selezionare la casella di controllo Prima della partecipazione richiedi di confermare o di selezionare un'altra origine audio. Si consiglia di selezionare questa opzione nel caso in cui le preferenze audio cambiano frequentemente.

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Invitare persone che non dispongono di Lync 2010

Le persone interne o esterne all'organizzazione possono partecipare a una riunione o conferenza telefonica Lync utilizzando un computer sul quale non è installato Lync o Microsoft® Lync™ 2010 Attendee.

Quando la persona invitata apre la richiesta di riunione e seleziona Partecipa a riunione online, a seconda della configurazione della propria organizzazione o dell'organizzazione della persona inviata, saranno visualizzate una o più delle seguenti opzioni:

Opzione di partecipazione

Client alternativo per la riunione

Partecipa alla riunione utilizzando il Web browser

Microsoft® Lync™ Web App

Importante :  Lync Web App richiede la versione aggiornata del plug-in del browser Microsoft Silverlight. Per installare Microsoft Silverlight è necessario disporre dei privilegi di amministratore.

Scarica e installa Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Usa Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 oppure Microsoft® Office Communicator 2007

Per informazioni dettagliate, vedere Partecipare utilizzando un computer sul quale non è installato Lync 2010, nella Guida di Lync 2010 disponibile all'indirizzo www.office.com.

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