Lavorare in maniera intelligente: Utilizzare la funzionalità di presenza

Utilizzare questa guida come ausilio per restare in contatto con persone importanti dal punto di vista personale o lavorativo.

Selezionare l'operazione da eseguire

Comunicare le attività correnti

Modificare lo stato presenza

Comunicare le attività correnti

Impostare la posizione

Collegarsi alle persone importanti

Cercare utenti

Aggiungere contatti frequenti

Creare gruppi per le persone con cui si comunica regolarmente

Creare un gruppo

Aggiungere persone a un gruppo

Inviare un messaggio istantaneo a un contatto o gruppo

Invitare più persone a una conversazione di messaggistica istantanea

Rintracciare un collega non disponibile

Contrassegnare un contatto

Visualizzare le modalità di comunicazione disponibili per un contatto

Verificare la posizione di un contatto

Consultare il calendario di un contatto

Mantenersi aggiornati con le comunicazioni quotidiane

Inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto

Pianificare una riunione con un utente

Verificare se sono state perse delle conversazioni

Evitare interruzioni

Impostare lo stato su Non disturbare

Comunicare le attività correnti

Nel software per le comunicazioni Microsoft® Lync™ Online la presenza viene impostata automaticamente in base alla propria attività o al calendario di Microsoft® Outlook®. È tuttavia possibile impostare una posizione o aggiungere una nota per fornire maggiori dettagli.

Modificare lo stato presenza

  • Avviare Lync Online e, nella finestra principale, fare clic sul menu relativo alla disponibilità sotto il proprio nome, quindi scegliere lo stato desiderato, ad esempio Torno subito.

Communicator

Nella tabella seguente sono descritti gli stati di presenza visualizzati da altri utenti e il relativo significato.

Stato presenza

Descrizione

Presenza Lync: Disponibile Disponibile

L'utente è in linea e disponibile a essere contattato.

Presenza Lync: Non disponibile Non disponibile

L'utente è impegnato in una chiamata Lync o, in base al calendario di Outlook, in una riunione e non desidera essere interrotto.

Presenza Lync: Non disturbare Non disturbare

L'utente non desidera essere disturbato e leggerà gli avvisi di conversazione solo se inviati da un membro appartenente al Gruppo di lavoro.

Presenza Lync: Non al computer Torno subito

L'utente si è momentaneamente allontanato dal computer.

Presenza Lync: Non al computer Risulta Non al computer

Il computer dell'utente è inattivo da un determinato intervallo di tempo (15 minuti per impostazione predefinita).

Presenza Lync: Non al computer Non al lavoro

L'utente non sta lavorando e non può essere contattato.

Presenza Lync: Offline Offline

L'utente non è connesso. Se l'utente ha bloccato la visualizzazione della presenza per singoli utenti, lo stato sarà sempre Offline per tali utenti.

Presenza Lync: Sconosciuto Sconosciuto

La presenza è sconosciuta. Se gli altri contatti non utilizzano Lync come programma di messaggistica istantanea, la presenza potrebbe essere visualizzata come sconosciuta.

Comunicare le attività correnti

  • Nella finestra principale di Lync fare clic sulla casella della nota sopra il nome, quindi immettere una nota, ad esempio “Lavoro da casa” oppure “Lavoro in consegna. Si prega di non disturbare e di inviare un messaggio di messaggistica istantanea”.

Communicator

Impostare la posizione

  • Nella finestra principale di Lync, sotto la stato presenza, viene visualizzata una posizione correlata alla rete a cui si è collegati. È possibile rendere questa posizione più significativa rinominandola “Lavoro" o “Abitazione”. Quindi, ogni volta che si lavora da questa posizione, i contatti con i quali si desidera condividere questa informazione hanno la possibilità di conoscere l'attuale posizione dell'utente. Per informazioni sulla configurazione delle relazioni di privacy, vedere Controllare l'accesso alle informazioni sulla presenza.

Communicator

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Collegarsi alle persone importanti

Creare l'elenco Contatti in modo da semplificare le comunicazioni e poter visualizzare le informazioni personali e sulla presenza per le persone più importanti. Il modo più efficace per trovare persone, che siano presenti o meno nell'elenco Contatti, consiste nel cercarle utilizzando la casella di ricerca. Oltre a effettuare la ricerca in base al nome o al numero di telefono, è possibile utilizzare anche altri criteri che potrebbero essere stati specificati nei profili. Se sotto la casella di ricerca è visualizzato il pulsante Competenza , provare a eseguire la ricerca in base alla competenza o all'area di esperienza, al titolo e così via.

Per facilitare l'organizzazione dell'elenco Contatti, in Lync Online vengono inseriti automaticamente i 10 Contatti frequenti con cui si hanno conversazioni più frequenti. È inoltre possibile inserire i contatti più importanti all'inizio del gruppo per potervi accedere rapidamente. Nell'elenco dei contatti frequenti di Lync Online vengono aggiunti automaticamente i membri del team.

Cercare utenti

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, iniziare a digitare il nome di una persona nella casella di ricerca. I risultati verranno visualizzati sotto la casella.

Cercare un contatto

Aggiungere contatti frequenti

  • Nell'elenco Contatti o nei risultati della ricerca fare clic con il pulsante destro del mouse sulla persona, quindi scegliere Aggiungi a contatti frequenti.

Communicator

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Creare gruppi per le persone con cui si comunica regolarmente

Se è necessario inviare un messaggio rapido a un intero gruppo, è possibile configurare un gruppo per ciascun team con cui si lavora in modo da poter verificare chi è disponibile in un determinato momento o contattare l'intero team.

Creare un gruppo

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un gruppo qualsiasi, ad esempio Contatti frequenti, scegliere Crea nuovo gruppo, quindi assegnare un nome al gruppo.

Communicator

Aggiungere persone a un gruppo

  • Nell'elenco Contatti attenersi a una delle seguenti procedure:

    • Trascinare i contatti in un gruppo.

    • Cercare un contatto e, nei risultati della ricerca, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto, scegliere Aggiungi all'elenco contatti e fare clic sul nome del nuovo gruppo.

Inviare un messaggio istantaneo a un contatto o gruppo

  • Nell'elenco Contatti scegliere il contatto o il gruppo e attendere che venga visualizzata la scheda contatto.

  • Nella scheda contatto fare clic sul pulsante Messaggio.

Communicator

Invitare più persone a una conversazione di messaggistica istantanea

  • Nella finestra della conversazione fare clic sul menu Opzioni persone, quindi fare clic su Invita tramite nome o numero di telefono.

Communicator

È anche possibile trascinare i contatti e i gruppi dall'elenco Contatti nella finestra della conversazione per aggiungerli.

Suggerimento :  Se alcuni dei contatti sono esterni all'organizzazione, è possibile comunque aggiungerli. Fare clic su Invita tramite posta elettronica per consentire loro di partecipare alla conversazione facendo clic sul collegamento contenuto nel messaggio di posta elettronica (a prescindere che dispongano di Lync).

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Rintracciare un collega non disponibile

In Lync Online viene visualizzato lo stato di una persona, ad esempio Disponibile, Non disponibile o Non al computer ed è anche possibile determinarne la posizione in modo da poter decidere la modalità di comunicazione più adatta. È ad esempio possibile assegnare un "contrassegno" a un contatto affinché venga visualizzato un avviso quando lo stato del contatto diventa Disponibile in modo da poter inviare un messaggio istantaneo o contattarlo in altro modo.

Contrassegnare un contatto

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, fare clic con il pulsante destro del mouse su un contatto, quindi scegliere Contrassegna per avvisi di modifica stato.

Communicator

Visualizzare le modalità di comunicazione disponibili per un contatto

  • Nell'elenco Contatti scegliere l'immagine di un contatto per aprire la scheda contatto.

  • Lungo la parte inferiore vengono visualizzate le varie modalità di comunicazione disponibili per la persona, ad esempio posta elettronica e messaggistica istantanea. È sufficiente fare clic su uno di questi pulsanti per mettersi in contatto con la persona.

Communicator

Verificare la posizione di un contatto

  • Nell'elenco Contatti scegliere l'immagine di un contatto, quindi fare clic sulla freccia di espansione visualizzata nell'angolo in basso a destra per aprire una scheda contatto espansa.

Espandi scheda contatto

  • Nella scheda contatto sono indicati la posizione corrente del contatto (associata alla rete da cui è collegato) e i numeri di telefono.

Consultare il calendario di un contatto

  • Nell'elenco Contatti fare doppio clic sull'immagine del contatto per aprire la scheda contatto espansa.

  • Controllare la voce accanto a Calendario.

Communicator

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Mantenersi aggiornati con le comunicazioni quotidiane

Lync Online è strettamente integrato con Outlook. Non solo è possibile gestire le conversazioni di messaggistica istantanea tramite Lync Online, ma è anche possibile inviare messaggi di posta elettronica e richieste di riunione di Outlook ai contatti di Lync. Sia in Lync che in Outlook è possibile sapere se sono state perse delle conversazioni.

Inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto

  • Nella finestra principale di Lync, nell'elenco Contatti, selezionare l'immagine o l'indicatore di presenza di un contatto. Si apre la scheda contatto e, se la persona può essere contattata tramite posta elettronica, lungo la parte inferiore viene visualizzato il pulsante della posta elettronica.

  • Fare clic su questo pulsante per aprire un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook.

Communicator

Pianificare una riunione con un utente

  • Nella scheda contatto fare clic sul menu delle opzioni accanto al pulsante del telefono, quindi scegliere Pianifica una riunione.

Communicator

Verificare se sono state perse delle conversazioni

  • Fare clic sull'icona Conversazioni nella finestra principale per visualizzare tutte le conversazioni.

Nota :  Nella finestra di dialogo Lync - Opzioni fare clic su Personale e verificare che la casella di controllo Salva conversazioni immediate personali nella cartella Cronologia conversazioni di Outlook sia selezionata.

Communicator

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Evitare interruzioni

È possibile impostare il proprio stato su Non disturbare per evitare interruzioni. Tutti coloro che visualizzano tale stato sapranno che non si desidera essere disturbati ed eventuali inviti a conversazioni di messaggistica istantanea non saranno visualizzati a meno che non vengano inviati da un utente del Gruppo di lavoro. Per informazioni dettagliate, vedere la sezione sottostante.

Impostare lo stato su Non disturbare

  • Nella finestra principale di Lync fare clic sullo stato presenza e scegliere Non disturbare.

Communicator

Nota :  Per impostazione predefinita, tutti i contatti sono Colleghi. Per rendere un contatto un membro di un Gruppo di lavoro in modo da riceverne le notifiche di conversazione anche se si imposta lo stato su Non disturbare, fare clic con il pulsante destro del mouse sul contatto nell'elenco Contatti, scegliere Modifica relazione di privacy e fare clic su Gruppo di lavoro. Per disattivare le notifiche di tutti i contatti quando lo stato è impostato su Non disturbare, fare clic sul pulsante Opzioni, scegliere Avvisi, quindi fare clic su Non visualizzare avvisi.

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