Istruzioni ed esempi per ordinare e filtrare i dati per colore

Ordinare e filtrare i dati per colore costituisce una soluzione ottimale per semplificare l'analisi dei dati e di aiutare gli utenti del foglio di lavoro a visualizzare rapidamente gli elementi di rilievo e le tendenze dei dati.

Luce che attraversa uno spettro di colori e visualizza 6 colori su un foglio di lavoro

Contenuto dell'articolo

Informazioni generali sull'ordinamento e il filtro dei dati per colore e set di icone

Uso efficace dei colori per l'analisi dei dati

Scelta dei colori più adatti alle proprie esigenze

Alcuni esempi

Informazioni generali sull'ordinamento e il filtraggio dei dati per colore e set di icone

L'ordinamento e il filtraggio dei dati, insieme alla formattazione condizionale, costituiscono parte integrante dell'analisi dei dati e possono essere utili per rispondere a domande quali:

  • Chi ha venduto servizi per un valore superiore a 50.000 euro questo mese?

  • Per quali prodotti si è avuto un aumento delle entrate maggiore del 10% annuo?

  • Quali sono gli studenti che hanno ottenuto rispettivamente i migliori e i peggiori risultati tra le matricole?

  • Dove si rilevano le eccezioni in un riepilogo dei profitti degli ultimi cinque anni?

  • Qual è la distribuzione per età di tutti i dipendenti?

L'ordinamento consente di organizzare rapidamente i dati e di trovare quelli desiderati. I filtri consentono di visualizzare solo le righe che soddisfano i criteri specificati e di nascondere quelle non rilevanti, per una o più colonne di dati. La formattazione condizionale dei dati è utile per esplorare visivamente e analizzare i dati, rilevare problemi critici e identificare schemi e tendenze. Queste tre funzionalità, insieme, consentono alle altre persone che usano il foglio di calcolo di prendere decisioni più efficaci basate sui dati a disposizione.

È possibile ordinare e filtrare i dati in base al formato, incluso il colore della cella e il colore del tipo di carattere, indipendentemente dalla formattazione manuale o condizionale delle celle.

Questa immagine mostra l'applicazione di filtri e l'ordinamento in base al colore o all'icona alle colonne Categoria, M/M Δ% e Commento.

Formattazione condizionale con colori di sfondo delle celle e set di icone

È inoltre possibile ordinare e filtrare in base a un set di icone creato mediante un formato condizionale. Un set di icone può essere usato per annotare e classificare i dati in categorie, da tre a cinque, separate da un valore soglia. Ogni icona rappresenta un intervallo di valori. Ad esempio, nella tabella di set di icone riportata di seguito, nel set di icone con 3 frecce, la freccia verde rivolta verso l'alto rappresenta i valori più alti, la freccia gialla orizzontale rappresenta i valori intermedi, mentre la freccia rossa rivolta verso il basso rappresenta i valori più bassi.

Tabella di set di icone

Tabella di set di icone

È possibile formattare le celle utilizzando una scala a due colori, una scala a tre colori, barre dei dati e set di icone. È inoltre possibile formattare le celle contenenti specifici valori alfanumerici, di data e ora, i primi o gli ultimi valori, valori superiori o inferiori alla media, valori univoci o duplicati, nonché creare molte regole e gestirle più facilmente.

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Uso efficace dei colori per l'analisi dei dati

I colori piacciono a tutti e, se utilizzati in modo efficace, possono migliorare decisamente l'impatto e la leggibilità di un documento. Un utilizzo efficace dei colori e delle icone nei rapporti di Excel può migliorare il processo decisionale, aiutando gli utenti a focalizzare l'attenzione sulle informazioni più importanti e a comprendere visivamente i risultati. Può inoltre trasmettere un'emozione positiva. Viceversa, un utilizzo non efficace dei colori può distrarre gli utenti e persino risultare invasivo se utilizzato eccessivamente. Le istruzioni riportate nelle sezioni seguenti consentono di utilizzare i colori in modo ottimale e di evitarne un utilizzo errato.

Ulteriori informazioni sui temi dei documenti     Con Excel è facile creare temi coerenti e aggiungere stili ed effetti personalizzati. Invece di combinare manualmente i colori per ottenere un risultato efficace, è possibile sfruttare i temi di documento predefiniti che usano combinazioni di colori di notevole effetto. Per formattare in modo semplice e veloce un intero documento conferendogli un aspetto professionale e moderno, è possibile applicare un tema del documento, ovvero un insieme di opzioni di formattazione che comprende un set di colori del tema, un set di caratteri del tema, inclusi i caratteri per l'intestazione e il corpo del testo, e un set di effetti del tema, inclusi le linee e gli effetti di riempimento.

Usare i colori standard e limitare il numero di colori

Quando si ordinano e si filtrano i dati in base al colore, le scelte di colore vengono effettuate in base alle proprie preferenze. È tuttavia fondamentale chiedersi se le scelte effettuate saranno gradite e visibili anche dagli altri utenti. Anche se il computer in uso supporta la visualizzazione di 16.777.216 di colori in modalità colore a 24 bit, è comunque vero che la maggior parte degli utenti è in grado di distinguere solo una piccola parte di questi colori. La qualità dei colori può inoltre variare a seconda del computer in uso e possono verificarsi differenze in termini di illuminazione dell'ambiente, qualità della carta, risoluzione dello schermo e della stampante e impostazioni del browser. Infine, fino al 10% della popolazione ha problemi di distinzione e visualizzazione di alcuni colori. Queste sono variabili importanti sulle quali è probabile che non si abbia alcun controllo.

È invece possibile controllare variabili quali la scelta e il numero di colori nonché lo sfondo del foglio di lavoro o della cella. Una scelta accorta dei colori basata su principi assodati può agevolare la comunicazione del messaggio e la corretta interpretazione dei dati. È inoltre possibile corredare i colori di icone e legende per assicurarsi che gli utenti ne comprendano il significato.

Prestare attenzione al contrasto dei colori e allo sfondo

In generale è consigliabile utilizzare colori con un'elevata saturazione, quali il giallo brillante, il verde medio o il rosso scuro. Verificare che il contrasto tra lo sfondo e il primo piano sia elevato impostando, ad esempio, uno sfondo bianco o grigio per il foglio di lavoro con celle colorate oppure celle bianche o grigie con un carattere colorato. Se è necessario utilizzare un colore o un'immagine di sfondo, assicurarsi che il colore o l'immagine sia il più chiaro possibile in modo che il colore della cella o del carattere non risulti offuscato. Se la strategia utilizzata si basa unicamente sul colore del carattere, è consigliabile aumentare la dimensione del carattere o formattarlo in grassetto. Maggiore è la dimensione del carattere, più facile sarà per l'utente vedere e distinguere il colore. Se necessario, modificare o rimuovere l'evidenziazione alternata delle righe o delle colonne perché il colore dell'evidenziazione potrebbe interferire con il colore della cella o del carattere. Tutti questi accorgimenti agevoleranno notevolmente la comprensione e l'interpretazione dei dati da parte degli utenti.

Evitare di utilizzare combinazioni di colori che potrebbero ridurre la visibilità del colore o confondere l'utente, per non creare inavvertitamente illusioni ottiche o effetti grafici stancanti per la vista. Provare ad applicare un bordo alle celle per distinguere i colori problematici, ad esempio il rosso e il verde, se è inevitabile accostare questi colori. Utilizzare colori complementari e contrastanti per aumentare il contrasto ed evitare di utilizzare colori simili. È utile conoscere la ruota dei colori di base ed essere in grado di individuare colori simili, contrastanti e complementari.

Ruota dei colori di base

1. I colori simili sono disposti l'uno accanto all'altro sulla ruota dei colori. Ad esempio, il viola e l'arancione sono colori simili al rosso.

2. I colori contrastanti si trovano a tre colori di distanza. Ad esempio, il rosso e il verde sono colori contrastanti rispetto al rosso.

3. I colori complementari sono opposti l'uno all'altro sulla ruota dei colori. Ad esempio, il verde-blu è il colore complementare del rosso.

Se possibile, testare i colori scelti, mostrarli ad alcuni colleghi, provarli in diverse condizioni di illuminazione e sperimentare diverse impostazioni dello schermo e della stampante.

Suggerimento : Se si stampa il documento a colori, verificare che risulti leggibile con i colori delle celle e dei caratteri impostati. Se il colore della cella è troppo scuro, provare a utilizzare un carattere bianco per migliorare la leggibilità.

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Scelta dei colori più adatti alle proprie esigenze

In sintesi, usare il rosso, il giallo, il verde o il blu con uno sfondo bianco o grigio.

Assegnare ai colori un significato in funzione dei destinatari e dello scopo previsto. Se necessario, inserire una legenda per specificare chiaramente il significato di ogni colore. La maggior parte delle persone è in grado di distinguere da sette a dieci colori su uno stesso foglio di lavoro. È possibile distinguere fino a 50 colori, ma questo richiederebbe una formazione specifica ed esula dagli scopi di questo articolo.

I 10 colori principali

La tabella riportata di seguito può essere utile per decidere quali colori utilizzare se si prevede di ordinare e filtrare i dati per colore. Questi colori assicurano un contrasto ottimale e, in genere, vengono distinti con la massima facilità dalla maggior parte delle persone.

Tabella di scelte di colore

Questi colori possono essere applicati facilmente alle celle e ai caratteri utilizzando i pulsanti Colore riempimento o Colore carattere nel gruppo Carattere della scheda Home.

Colori standard

Utilizzo di colori naturalmente significativi

Nella lettura di dati finanziari, i numeri negativi sono in rosso e i numeri positivi in nero. Poiché il rosso è per convenzione portatore di significato, se si desidera evidenziare i numeri negativi, si utilizzerà questo colore. A seconda del tipo di dati di cui si dispone, può essere possibile utilizzare colori specifici in quanto trasmettono un significato ai destinatari o magari perché il loro significato è convenzionalmente accettato. Ad esempio:

  • Se i dati riguardano letture della temperatura, possiamo usare i colori caldi (rosso, giallo e arancione) per indicare le temperature più alte e i colori freddi (verde, blu e viola) per indicare le temperature più basse.

  • Se i dati riguardano informazioni topografiche, possiamo usare il blu per l'acqua, il verde per la vegetazione, il marrone per il deserto e le montagne e il bianco per il ghiaccio e la neve.

  • Se i dati riguardano il traffico e la sicurezza, possiamo usare il rosso per condizioni di fermo e arresto, l'arancione per i pericoli inerenti apparecchiature, il giallo per le avvertenze, il verde per la sicurezza e il blu per le informazioni generali.

  • Se i dati riguardano resistenze elettriche, è possibile utilizzare la codifica a colori standard, ovvero marrone, rosso, arancione, giallo, verde, blu, viola, grigio e bianco.

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Alcuni esempi

Si supponga di dover preparare una serie di report relativi a descrizioni di prodotti, prezzi e livelli delle scorte. Nelle sezioni seguenti sono riportate le domande più frequenti sui dati di questo tipo e viene spiegato come rispondere a ogni domanda usando colori e set di icone.

Dati di esempio

I dati seguenti vengono usati negli esempi.

Dati di esempio usati negli esempi

Per copiare i dati in una cartella di lavoro vuota, eseguire queste operazioni:

Come salvare i dati di esempio come file XLSX

  1. Avviare Blocco note.

  2. Selezionare il testo di esempio, quindi copiarlo e incollarlo in Blocco note.

  3. Salvare il file con un nome e un'estensione, ad esempio Prodotti.csv.

  4. Chiudere Blocco note.

  5. Avviare Excel.

  6. Aprire il file salvato da Blocco note.

  7. Salvare il file con il formato XLSX.

Dati di esempio

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Quali tipi di confezioni vengono utilizzate per i prodotti?

Problema

Si vogliono individuare i diversi tipi di contenitori usati per i prodotti ma non è presente una colonna Contenitore. Si può usare la colonna Quantità per unità per colorare manualmente le singole celle, quindi ordinare i dati per colore. Si può anche aggiungere una legenda per specificare il significato di ogni colore.

Risultati

Risultati dell'esempio relativo al problema dei diversi tipi di confezioni per i prodotti

Soluzione

  1. Per colorare manualmente le celle in base alla combinazione di colori riportata nella tabella precedente, fare clic sulle singole celle e applicare ogni colore con il pulsante Colore riempimento nel gruppo Carattere della scheda Home.

    Suggerimento : Per applicare rapidamente il colore selezionato in un'altra cella, fare clic sul pulsante Copia formato nel gruppo Appunti della scheda Home.

  2. Fare clic su una cella della colonna Quantità per unità e, nel gruppo Modifica della scheda Home, scegliere Ordina e filtra e Ordinamento personalizzato.

  3. Nella finestra di dialogo Ordina selezionare Quantità per unità in Colonna, scegliere Colore cella in Ordina in base a e quindi fare clic due volte su Copia livello.

  4. In Ordine selezionare il colore rosso nella prima riga, il colore blu nella seconda e il colore giallo nella terza.

    Se una cella non contiene alcun colore, ad esempio le celle colorate di bianco, queste righe rimarranno nella stessa posizione.

    Nota : I colori elencati sono i colori disponibili nella colonna. Non esiste un ordinamento predefinito basato sul colore e non è possibile creare un ordine personalizzato usando un elenco personalizzato.

  5. Aggiungere una legenda con le celle sul lato del report usando la tabella seguente come guida.

Legenda:

Rosso

Confezioni e pacchi

Blu

Scatole e lattine

Verde

Barattoli e bottiglie

Bianco

(Non definito)

Quali prodotti hanno un ricarico superiore al 67% o inferiore al 34%?

Problema

Si vogliono visualizzare rapidamente i valori di ricarico più alti o più bassi nella parte superiore del report.

Risultati

Risultati dell'esempio relativo al problema del ricarico dei prodotti

Soluzione

  1. Selezionare le celle E2:E26 quindi, nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale e fare clic su Set di icone. Infine, selezionare il set di icone 3 frecce (colorate).

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna Ricarico, scegliere Ordina, quindi fare clic su Ordinamento personalizzato.

  3. Nella finestra di dialogo Ordina, selezionare Ricarico in Colonna, selezionare Icona cella in Ordina in base a, quindi fare clic su Copia livello.

  4. In Ordine selezionare la freccia verde rivolta verso l'alto nella prima riga e la freccia rossa rivolta verso il basso nella seconda riga.

Quali prodotti devono essere riordinati immediatamente?

Problema

Si desidera generare rapidamente un rapporto dei prodotti che devono essere riordinati immediatamente e inviare il rapporto al proprio staff.

Risultati

Risultati dell'esempio relativo al problema dei prodotti da riordinare

Soluzione

  1. Selezionare le celle I2:I26 e quindi nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale, scegliere Regole evidenziazione celle e infine fare clic su Uguale a.

  2. Immettere nella prima casella e selezionare Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro nella seconda.

  3. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella formattata nella colonna, scegliere Filtro, quindi Filtro in base al colore della cella selezionata.

    Suggerimento : Posizionare il puntatore sul pulsante Filtro nell'intestazione di colonna per visualizzare il filtro applicato alla colonna.

Quali prodotti hanno i prezzi e i costi più alti e più bassi?

Problema

Si desidera raggruppare i prezzi e i costi più alti e più bassi nella parte superiore del rapporto.

Risultati

Risultati dell'esempio relativo al problema del processo e dei costi dei prodotti

Soluzione

  1. Per le celle C2:C26 e D2:D26, effettuare le seguenti operazioni:

    • Nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale, quindi su Regole Primi/Ultimi e infine su Primi 10 elementi.

    • Immettere 1 nella prima casella e quindi selezionare Riempimento giallo con testo giallo scuro nella seconda.

    • Nel gruppo Stile della scheda Home fare clic sulla freccia accanto a Formattazione condizionale, quindi su Regole Primi/Ultimi e infine su Ultimi 10 elementi.

    • Immettere 1 nella prima casella e quindi selezionare Riempimento verde con testo verde scuro nella seconda.

  2. Per le colonne Costo e Prezzo, eseguire queste operazioni:

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore più basso, scegliere Filtro e fare clic su Filtro in base al colore della cella selezionata.

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore più alto, scegliere Filtro e fare clic su Filtro in base al colore della cella selezionata.

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