Invio di messaggi di posta elettronica in un flusso di lavoro

Invio di messaggi di posta elettronica in un flusso di lavoro

È possibile configurare il flusso di lavoro per l'invio di messaggi di posta elettronica per i motivi più diversi. Ad esempio, si può impostare l'invio di una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito.

Nuova voce che attiva l'invio di un messaggio di posta elettronica da parte del flusso di lavoro

1. Una nuova voce viene aggiunta all'elenco o alla raccolta e il flusso di lavoro viene avviato.

2. Viene inviato un messaggio di posta elettronica all'utente per informarlo dell'avvio del flusso di lavoro.

Questo articolo illustra come configurare un flusso di lavoro per l'invio di un messaggio di posta elettronica e spiega come usare le ricerche del flusso di lavoro per inserire i destinatari dei messaggi di posta elettronica e includere contenuto dinamico nel corpo dei messaggi, incluso come inserire o creare collegamenti ipertestuali. Fornisce inoltre informazioni su come formattare il contenuto dei messaggi e sull'uso dei messaggi di posta elettronica generati dal flusso di lavoro.

Per saperne di più

Inviare un messaggio di posta elettronica di base da un flusso di lavoro

Selezionare dinamicamente utenti o gruppi per la ricezione del messaggio

Includere informazioni sulla voce corrente

Includere un collegamento ipertestuale statico

Includere un collegamento ipertestuale alla voce corrente

Includere un'immagine

Formattare il contenuto del messaggio

Inviare notifiche di attività personalizzate

Opzioni non supportate

Inviare un messaggio di posta elettronica di base da un flusso di lavoro

L'azione Invia un messaggio in Progettazione flussi di lavoro permette di configurare il flusso di lavoro personalizzato per l'invio di messaggi di posta elettronica a se stessi oppure ad altri utenti o gruppi specificati. I campi disponibili per un messaggio di posta elettronica sono A, Cc, Oggetto e Corpo. Questi campi possono contenere testo statico e testo generato in modo dinamico dalle ricerche del flusso di lavoro.

Si può usare l'azione Invia un messaggio per generare molti tipi di messaggi, tra cui messaggi di notifica quando il flusso di lavoro raggiunge determinate fasi o esegue azioni specifiche (inclusi l'avvio e l'interruzione del flusso di lavoro) e promemoria relativi ad attività non completate entro le date di scadenza.

Nota : Perché il flusso di lavoro possa inviare messaggi, le impostazioni per la posta elettronica in uscita devono essere configurate nel server. In caso di dubbi sulle impostazioni di posta elettronica correnti del server, rivolgersi all'amministratore del server. Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti ad altre informazioni sulle impostazioni per la posta elettronica in uscita.

In questo esempio il flusso di lavoro viene configurato per l'invio di una notifica tramite posta elettronica ogni volta che viene eseguito su una nuova voce.

  1. Scegliere Nuovo dal menu File, quindi fare clic su Flusso di lavoro.

  2. Nella prima pagina di Progettazione flussi di lavoro assegnare un nome al flusso di lavoro, indicare l'elenco o la raccolta a cui verrà associato e quindi selezionare le caselle di controllo per le opzioni di avvio desiderate.

    Prima pagina di Progettazione flussi di lavoro

  3. Fare clic su Avanti.

  4. Nella pagina successiva di Progettazione flussi di lavoro specificare un nome per questa fase del flusso di lavoro.

  5. Fare clic su Azioni, quindi su Invia un messaggio.

    Se questa azione non compare nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  6. Nell'azione fare clic su questo messaggio.

    Seconda pagina di Progettazione flussi di lavoro

  7. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica immettere il proprio indirizzo di posta elettronica nella casella A.

    Note : 

    • Per selezionare utenti in un elenco o una rubrica, fare clic sul pulsante della rubrica Icona del pulsante di fianco alla casella A.

    • L'indirizzo specificato nella casella A di un messaggio può essere un indirizzo statico specifico (ad esempio NORTHWINDTRADERS\diego o diego@northwindtraders.com) o una ricerca del flusso di lavoro di informazioni variabili. Per altre informazioni su come usare le ricerche del flusso di lavoro per indirizzare in modo dinamico i messaggi di posta elettronica inviati anziché usare indirizzi statici, vedere la sezione successiva, Selezionare dinamicamente utenti o gruppi per la ricezione del messaggio.

    • L'indirizzo del mittente del messaggio creato sarà sempre quello dell'amministratore del server, a meno che quest'ultimo non modifichi l'indirizzo per l'applicazione Web corrente o per tutte le applicazioni Web. Per i collegamenti ad altre informazioni su come apportare questa modifica, passare alla sezione Vedere anche.

  8. Nella casella Oggetto digitare l'oggetto del messaggio o fare clic su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante per definire una ricerca del flusso di lavoro per il testo da immettere nella casella.

    Nota : È necessario specificare una voce nella casellaOggetto perché il flusso di lavoro venga compilato correttamente.

  9. Nella casella grande sotto la casella Oggetto digitare o incollare il corpo del messaggio.

    Suggerimento : In questa casella non è disponibile un menu di scelta rapida. Per copiare testo, premere CTRL+C. Per incollare testo copiato, premere CTRL+V. Il testo copiato e incollato non può includere ricerche del flusso di lavoro.

    Finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica con testo

A questo punto è possibile fare clic su OK per completare il messaggio. Può essere utile includere il titolo della nuova voce che ha avviato il flusso di lavoro o anche un collegamento alla nuova voce. Le sezioni seguenti illustrano come eseguire queste operazioni e come formattare il testo del messaggio. Prima di tutto, viene spiegato come usare le ricerche del flusso di lavoro per indirizzare il messaggio in modo dinamico.

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Selezionare dinamicamente utenti o gruppi per la ricezione del messaggio

Se si specificano indirizzi statici nei campi A e Cc del messaggio, per cambiare i destinatari è necessario aprire il flusso di lavoro in Progettazione flussi di lavoro ed eseguire le modifiche manualmente. Se gli indirizzi cambiano di frequente, è consigliabile usare le ricerche del flusso di lavoro nei campi A e Cc. Le ricerche possono fare riferimento a indirizzi di un campo nella voce corrente, di un campo di un elemento in un altro elenco o un'altra raccolta oppure di variabili del flusso di lavoro.

Usare un elenco personalizzato per l'archiviazione degli indirizzi dei destinatari

Se i destinatari cambiano periodicamente, ma non con frequenza tale da doverli includere in un modulo di avvio ogni volta che viene avviato il flusso di lavoro, è possibile creare un elenco Destinatari personalizzato contenente una voce per ogni flusso di lavoro che vi fa riferimento e quindi creare colonne in cui archiviare gli indirizzi a cui inviare ogni messaggio di posta elettronica di ogni flusso di lavoro. Quando i destinatari di un messaggio del flusso di lavoro cambiano, è sufficiente modificare gli indirizzi nel campo appropriato della voce dell'elenco Destinatari di tale flusso di lavoro.

Importante : Le colonne per l'archiviazione degli indirizzi per i messaggi di posta elettronica del flusso di lavoro possono essere di tipo Riga di testo singola, Righe di testo multiple oppure Utente o gruppo. Se si usa una colonna di tipo Utente o gruppo, è possibile specificare una sola voce in ogni campo a cui fa riferimento il flusso di lavoro per gli indirizzi di posta elettronica. Quando si crea la colonna, assicurarsi di selezionare No in Consenti selezioni multiple. Se si vuole usare questo tipo di colonna per specificare più destinatari, si può creare un gruppo di SharePoint che include gli utenti a cui indirizzare i messaggi del flusso di lavoro e quindi specificare il gruppo nel campo. Quando si crea la colonna, assicurarsi di selezionare Utenti e gruppi in Consenti selezione di. Per altre informazioni sulla creazione di colonne e visualizzazioni, usare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Nota : Quando si creano gruppi di SharePoint, assicurarsi che ogni gruppo disponga almeno delle autorizzazioni di lettura per il sito e che nell'area Impostazioni gruppo della pagina Nuovo gruppo, in Selezionare gli utenti autorizzati a visualizzare le appartenenze del gruppo, sia selezionato Tutti.

Per usare una ricerca del flusso di lavoro per un elenco Destinatari personalizzato:

  1. Nel browser creare un elenco personalizzato denominato Destinatari con le tre colonne seguenti:

    • Modificare il nome della colonna Titolo predefinita in Nome flusso di lavoro.

    • Aggiungere una colonna di tipo Utente o gruppo denominata A. In questa colonna consentire la selezione di utenti e gruppi, ma non consentire le selezioni multiple.

    • Aggiungere una colonna di tipo Riga di testo singola denominata Cc.

  2. Nell'elenco Destinatari creare una nuova voce ed eseguire la procedura seguente:

    • Nel campo Nome flusso di lavoro digitare Revisione documento, ovvero il nome del flusso di lavoro di esempio usato in questo articolo.

    • Nel campo A fare clic su Rubrica Icona del pulsante e quindi nella finestra di dialogo Seleziona utenti e gruppi selezionare un singolo utente o gruppo a cui indirizzare i messaggi.

    • Nel campo Cc digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari della copia del messaggio, separati da un punto e virgola.

  3. In Progettazione flussi di lavoro di Microsoft Office SharePoint Designer 2007 fare clic su Azioni e quindi su Invia un messaggio.

    Se questa azione non compare nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  4. Nell'azione fare clic su questo messaggio.

  5. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica fare clic su Rubrica Icona del pulsante accanto alla casella A.

  6. Nell'elenco o selezionare un utente o gruppo esistente della finestra di dialogo Seleziona utenti fare clic su Ricerca flusso di lavoro e quindi su Aggiungi.

  7. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le opzioni seguenti:

    • Origine: Destinatari o il nome dell'elenco personalizzato.

    • Campo: A o il campo che contiene l'indirizzo desiderato.

    • Campo: Destinatari:Nome flusso di lavoro

    • Valore: digitare Revisione documento o il nome del flusso di lavoro corrente.

      Ricerca del campo A del messaggio

      Questa ricerca significa "Nell'elenco Destinatari selezionare il valore del campo A dove il Nome flusso di lavoro è uguale a Revisione documento".

      Nella parte superiore della finestra di dialogo sono specificati l'elenco e la colonna, mentre nella parte inferiore è indicata la riga.

  8. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro fare clic su OK.

  9. Nella finestra di messaggio relativa alla definizione di ricerche univoche fare clic su OK.

  10. Fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Seleziona utenti.

  11. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica fare clic su Rubrica Icona del pulsante accanto alla casella Cc.

  12. Nell'elenco o selezionare un utente o gruppo esistente della finestra di dialogo Seleziona utenti fare clic su Ricerca flusso di lavoro e quindi su Aggiungi.

  13. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le opzioni seguenti:

    • Origine: Destinatari o il nome dell'elenco personalizzato.

    • Campo: Cc o il campo che contiene l'indirizzo desiderato.

    • Campo: Destinatari:Nome flusso di lavoro

    • Valore: digitare Revisione documento o il nome del flusso di lavoro corrente.

      Ricerca del campo Cc del messaggio

      Questa ricerca significa "Nell'elenco Destinatari selezionare il valore del campo Cc dove il Nome flusso di lavoro è uguale a Revisione documento".

  14. Fare clic su OK, fare clic su OK nella finestra del messaggio di avviso e quindi di nuovo su OK per chiudere la finestra di dialogo Seleziona utenti.

A questo punto il flusso di lavoro invia il messaggio di posta elettronica agli indirizzi elencati nei campi A e Cc della voce Revisione documento nell'elenco Destinatari personalizzato. Per cambiare i destinatari, apportare le modifiche desiderate nella voce di elenco.

Un singolo flusso di lavoro può inviare più messaggi di posta elettronica ed è possibile non inviare tutti i messaggi agli stessi destinatari. Per archiviare altri indirizzi per messaggi aggiuntivi inviati da questo flusso di lavoro, è possibile aggiungere all'elenco altre colonne denominate ad esempio "Primo messaggio A", "Secondo messaggio A" e così via.

In alternativa, si può progettare l'elenco in modo da creare una voce per ogni messaggio inviato dal flusso di lavoro, anziché una voce per ogni flusso di lavoro. In questo caso, assicurarsi che il nome usato per identificare i messaggi sia univoco, in modo che le ricerche che recuperano gli indirizzi restituiscano il valore univoco desiderato.

Usare il modulo di avvio del flusso di lavoro per specificare i destinatari

Se si vuole che i destinatari vengano specificati ogni volta che un flusso di lavoro viene avviato manualmente, è possibile personalizzare il modulo di avvio del flusso di lavoro per la raccolta degli indirizzi dalla persona che lo avvia. Il flusso di lavoro può quindi usare direttamente gli indirizzi immessi oppure copiarli in campi nella voce corrente, dove saranno disponibili per riferimento dopo che il flusso di lavoro avrà completato l'istanza corrente. Se il flusso di lavoro è configurato per iniziare automaticamente, è possibile specificare indirizzi predefiniti nel modulo di avvio da usare in caso di avvio automatico.

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Includere informazioni sulla voce corrente

Fino a questo momento il corpo del testo nel messaggio di esempio è statico: ogni volta che il flusso di lavoro crea un'istanza del messaggio, il testo usato è sempre lo stesso.

Può essere utile, tuttavia, includere testo che cambia in relazione alla voce per cui è in esecuzione il flusso di lavoro. Ad esempio, può rivelarsi utile includere nel corpo del messaggio il titolo del documento che deve essere rivisto. Per includere questo tipo di informazione dinamica è necessario usare una ricerca del flusso di lavoro. Le ricerche recuperano dati da diverse origini, ad esempio elenchi, raccolte e dati del flusso di lavoro.

Per aggiungere il titolo del documento al testo del messaggio:

  1. Digitare o incollare il testo statico in cui si vuole che vengano visualizzate le informazioni della ricerca.

    corpo del messaggio con testo statico

  2. Posizionare il punto di inserimento nel punto in cui si vuole inserire la ricerca.

    Suggerimento : Dopo aver inserito una ricerca, non è più possibile trascinarla in una nuova posizione. È però possibile spostarla trascinando il testo circostante. Analogamente, non è possibile tagliare, copiare o incollare una ricerca o testo che include una ricerca.

  3. Fare clic su Aggiungi ricerca al corpo.

  4. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro selezionare Elemento corrente nella casella Origine e Nome nella casella Campo.

    Ricerca del nome della voce corrente

  5. Fare clic su OK.

La ricerca inserita appare nel corpo del messaggio.

Corpo del messaggio con la ricerca inserita

Quando viene eseguito il flusso di lavoro e il messaggio viene generato, la ricerca viene sostituita con il titolo del documento.

messaggio finale con ricerca sostituita dal titolo

Includere il titolo del documento può essere utile, ma è ancora più utile includere un collegamento ipertestuale che rimanda direttamente al documento. Per fare questo, è necessario includere una ricerca nel collegamento ipertestuale. La sezioneIncludere un collegamento ipertestuale alla voce corrente più avanti in questo articolo illustra come fare.

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Includere un collegamento ipertestuale statico

Per includere un collegamento ipertestuale statico, che rimanda sempre allo stesso indirizzo o allo stesso percorso, nel corpo del messaggio di posta elettronica del flusso di lavoro usare il tag di ancoraggio HTML (<a> e </a>) con l'attributo href e specificare l'indirizzo di destinazione come valore dell'attributo href.

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

Nel messaggio risultante, il testo racchiuso tra i tag di ancoraggio è il collegamento ipertestuale all'indirizzo specificato.

testo del messaggio con collegamento ipertestuale statico

Nota : Alcuni programmi di posta elettronica basati su testo non sono in grado di eseguire il rendering del codice HTML e quindi nemmeno del collegamento ipertestuale.

Per informazioni su come usare una ricerca del flusso di lavoro per creare un collegamento ipertestuale dinamico che punta a indirizzi diversi in base alla voce per cui è eseguito il flusso di lavoro, vedere la sezione successiva, Includere un collegamento ipertestuale alla voce corrente.

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Includere un collegamento ipertestuale alla voce corrente

Nella sezione precedente, Includere un collegamento ipertestuale statico, l'indirizzo nel collegamento ipertestuale di esempio non include informazioni variabili: ogni volta che il flusso di lavoro invia il messaggio di posta elettronica, il collegamento ipertestuale rimanda alla stessa pagina.

Usando una ricerca del flusso di lavoro, tuttavia, è possibile creare un collegamento dinamico che si serve delle informazioni sulla voce corrente per scegliere l'URL appropriato.

Se la voce corrente è un documento in una raccolta documenti

Nell'esempio di notifica di avvio del flusso di lavoro è possibile inserire un collegamento al nuovo documento stesso:

  1. Digitare o incollare il testo statico in cui si vuole che venga visualizzato il collegamento.

  2. Digitare il testo seguente nel punto in cui si vuole inserire la ricerca.

<a href="">here</a>

Suggerimento : Dopo aver inserito una ricerca, non è più possibile trascinarla in una nuova posizione. È però possibile spostarla trascinando il testo circostante. Analogamente, non è possibile tagliare, copiare o incollare una ricerca o testo che include una ricerca.

  1. Posizionare il punto di inserimento tra le virgolette doppie ("").

  2. Fare clic su Aggiungi ricerca al corpo.

  3. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro selezionare Elemento corrente nella casella Origine.

  4. Nella casella Campo selezionare URL assoluto codificato e quindi fare clic su OK.

    Testo del messaggio con collegamento dinamico per visualizzare o modificare il documento

Quando il destinatario del messaggio fa clic sul collegamento, il documento si apre per la visualizzazione o la modifica.

Se la voce corrente è una voce di elenco

Quando si crea un collegamento a una voce di elenco, ad esempio a un annuncio o a un evento del calendario, è possibile impostare il collegamento in modo che apra il modulo di visualizzazione (DispForm.aspx) o il modulo di modifica (EditForm.aspx) della voce di elenco.

Per creare un collegamento che apre la voce di elenco di un documento anziché il documento stesso:

  1. Nel browser passare alla raccolta Documenti condivisi.

  2. Aprire la voce di elenco relativa a un documento della raccolta usando Visualizza elemento se si vuole che il collegamento apra il modulo di visualizzazione o Modifica elemento se si vuole che apra il modulo di modifica.

  3. Copiare l'indirizzo nella barra degli indirizzi partendo da http: o https: e arrivando fino al primo segno di uguale (=), come illustrato nelle figure seguenti.

    Barra degli indirizzi con indirizzo del modulo visualizzazione

    Barra degli indirizzi con indirizzo del modulo modifica

    Il testo ?ID= è un parametro della stringa di query che indica alla pagina di visualizzare il modulo per la voce della raccolta o dell'elenco corrente con l'ID elenco indicato dopo il segno di uguale (=). In questo esempio è l'ID elenco della voce corrente come identificato dalla ricerca del flusso di lavoro.

    Nota : Se la voce corrente è un'attività creata da una delle tre azioni attività del flusso di lavoro e si vuole che il collegamento apra il modulo attività personalizzato (e non il modulo di visualizzazione o modifica predefinito per l'elenco Attività), vedere la sezione Se la voce corrente è un modulo attività personalizzato più avanti in questo articolo. Per le attività che non sono create da un'azione attività del flusso di lavoro e per i moduli di visualizzazione delle attività create da una delle azioni attività del flusso di lavoro è sufficiente eseguire la procedura seguente.

  4. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica incollare l'indirizzo nel punto in cui si vuole che venga visualizzato il collegamento ipertestuale.

  5. Posizionare il punto di inserimento direttamente dopo il segno di uguale (=) e quindi fare clic su Aggiungi ricerca al corpo.

  6. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro selezionare Elemento corrente nella casella Origine e ID nella casella Campo.

    Ricerca dell'ID della voce corrente

  7. Fare clic su OK.

    La ricerca inserita appare nel corpo del messaggio.

    Importante : Mentre la ricerca dell'ID della voce corrente è utile per creare collegamenti alla voce di elenco corrente, le ricerche seguenti possono presentare errori nel percorso generato e dunque non è consigliabile includerle nei collegamenti di messaggi di posta elettronica: Percorso, URL relativo server, URL di origine e Percorso URL.

  8. Aggiungere il resto del testo per il collegamento ipertestuale e per il tag di ancoraggio in cui è racchiuso, oltre a eventuale testo di messaggio associato che si vuole includere.

    La figura seguente illustra i testi del collegamento per il modulo di visualizzazione e per il modulo di modifica così come vengono visualizzati nel messaggio di posta elettronica.

    Testo del messaggio con collegamenti di visualizzazione e di modifica per la voce corrente

Se si prevede di usare un collegamento più volte, vedere la sezione Archiviare l'indirizzo di una voce di elenco come variabile del flusso di lavoro più avanti.

Se la voce corrente è un modulo attività personalizzato

Se il flusso di lavoro usa una delle tre azioni attività per creare un'attività, quando si compila il flusso di lavoro viene generato automaticamente un modulo attività personalizzato. Se si vuole che un flusso di lavoro secondario invii promemoria per un'attività creata da un'azione attività del flusso di lavoro, può essere utile includere un collegamento a questo modulo attività personalizzato nei promemoria.

I moduli predefiniti per un elenco attività, ad esempio DispForm.aspx e EditForm.aspx, sono inclusi nella cartella di tale elenco attività, mentre un modulo attività personalizzato è incluso nella cartella del flusso di lavoro a cui è associato. Ogni attività del flusso di lavoro ha un proprio tipo di contenuto che identifica il modulo attività personalizzato usato dal tipo di contenuto. Poiché il modulo attività personalizzato si trova in un percorso diverso, la creazione di un URL per questo modulo è diversa dalla creazione dell'URL per un modulo di visualizzazione o modifica tipico di una voce.

L'URL di un modulo attività personalizzato ha l'aspetto seguente.

URL del modulo modifica per un'attività personalizzata

I segnaposto delle informazioni variabili sono in grassetto e racchiusi tra parentesi.

L'attributo Source specifica l'elenco attività a cui è associato il flusso di lavoro corrente. Quando si fa clic su Attività completata o Annulla nel modulo attività personalizzato, il modulo usa l'indirizzo dell'attributo source per identificare l'elenco a cui andare. Per creare un collegamento a un modulo attività personalizzato, è possibile copiare e incollare l'URL dall'inizio fino ai caratteri ID=[ID_voce] e ignorare la parte restante, ovvero la parte evidenziata nell'esempio.

Il modo più semplice per ottenere l'URL di un modulo attività personalizzato consiste nell'eseguire una volta il flusso di lavoro in modo che crei un'attività. Quando si apre il modulo attività personalizzato per l'attività nel browser, è possibile copiare la parte dell'URL necessaria, incollarla nel corpo del messaggio di posta elettronica in Progettazione flussi di lavoro e quindi aggiungere una ricerca del flusso di lavoro che fornisce l'ID dell'elemento attività.

Per includere la ricerca nel testo del messaggio:

  1. In Progettazione flussi di lavoro, nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica, digitare o incollare l'intero testo del collegamento, ad eccezione della ricerca dell'ID voce, nel corpo del messaggio di posta elettronica.

  2. Posizionare il punto di inserimento dopo il segno di uguale (=), eliminare il numero dell'ID voce corrente e quindi fare clic su Aggiungi ricerca al corpo.

  3. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro selezionare Elemento corrente nella casella Origine e ID nella casella Campo, quindi fare clic su OK.

    Collegamento del modulo attività personalizzato con ricerca dell'ID inserita

    Ricordare che questo esempio usa un flusso di lavoro secondario in esecuzione per l'elenco Attività, quindi la voce corrente è l'attività. Il collegamento a un modulo attività personalizzato dal flusso di lavoro primario che crea l'elemento attività è un'operazione diversa. Per informazioni su come configurare un flusso di lavoro che usa un'azione Raccolta dati da un utente per inviare notifiche personalizzate alle persone a cui è assegnata l'attività, vedere la sezione Inviare notifiche di attività personalizzate più avanti in questo articolo.

    Per informazioni su come configurare questo indirizzo in modo da poterlo usare altrove nello stesso flusso di lavoro vedere la prossima sezione, Archiviare l'indirizzo di una voce di elenco come variabile del flusso di lavoro.

Archiviare l'indirizzo di una voce di elenco come variabile del flusso di lavoro

Si può archiviare l'URL del modulo di visualizzazione o modifica di una voce di elenco in una variabile del flusso di lavoro, in modo da poterlo usare in più punti del flusso di lavoro stesso.

  1. In Progettazione flussi di lavoro fare clic su Azioni e quindi su Genera stringa dinamica.

    Se questa azione non compare nell'elenco, fare clic su Altre azioni per visualizzare l'elenco completo.

  2. Nell'azione fare clic su stringa dinamica.

  3. Nella finestra di dialogo Generatore di stringhe incollare la parte di testo statico dell'URL (ma non la ricerca dell'ID voce corrente).

    In questa finestra di dialogo usare CTRL+C per copiare, CTRL+X per tagliare e CTRL+V per incollare.

  4. Posizionare il punto di inserimento dopo il segno di uguale (=) e quindi fare clic su Aggiungi ricerca.

  5. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro selezionare Elemento corrente nella casella Origine e ID nella casella Campo.

    Ricerca dell'ID della voce corrente

  6. Fare clic su OK.

    La ricerca viene aggiunta al testo nella finestra di dialogo.

    testo dell'url con ricerca dell'id inserita

  7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Generatore di stringhe.

  8. Nell'azione fare clic sulla variabile.

  9. Nell'elenco fare clic su Crea nuova variabile e quindi digitare un nome per la variabile nella finestra di dialogo Modifica variabile.

  10. Assicurarsi che Tipo sia impostato su Stringa e quindi fare clic su OK.

  11. Aggiungere l'azione Invia un messaggio al flusso di lavoro e quindi fare clic su questo messaggio nell'azione.

  12. Per usare la nuova variabile nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica, digitare o incollare il testo circostante e i tag HTML (incluse le virgolette doppie) nel corpo del messaggio, posizionare il punto di inserimento tra le virgolette e quindi fare clic su Aggiungi ricerca al corpo.

  13. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro fare clic su Dati flusso di lavoro nella casella Origine.

  14. Nell'elenco Campo fare clic su Variabile: nome della variabile e quindi su OK.

    Nuova variabile inserita tra virgolette doppie

A questo punto si può inserire questa variabile in qualsiasi punto del flusso di lavoro corrente.

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Includere un'immagine

Non è possibile incorporare un'immagine o un file grafico nel corpo di un messaggio di posta elettronica inviato dal flusso di lavoro. È però possibile includere elementi grafici nel messaggio usando il tag immagine HTML (<img/>) per eseguire il collegamento a un'immagine archiviata come file JPEG e caricata in una raccolta immagini nel sito.

  1. Nel corpo del messaggio digitare il tag HTML <img src=""/> nel punto in cui si vuole visualizzare l'immagine collegata.

  2. Posizionare il punto di inserimento tra le virgolette doppie ("").

  3. Digitare o incollare l'URL del file di immagine JPEG. Il tag completo ha l'aspetto seguente.

    tag html completo per l'immagine

Quando il messaggio viene inviato, l'immagine contenuta nel file JPEG viene visualizzata al posto del tag di collegamento.

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Formattare il contenuto del messaggio

Nelle sezioni precedenti i tag di ancoraggio HTML (<a> e </a>) vengono usati per creare un collegamento ipertestuale. È possibile usare altri tag HTML per specificare carattere tipografico, colore, stile e altri attributi per il testo del messaggio.

Poiché Progettazione flussi di lavoro supporta solo gli stili in linea per la formattazione dei messaggi e non la formattazione con fogli di stile CSS esterni o incorporati, è necessario applicare la formattazione desiderata usando l'attributo style con i tag HTML. A questo scopo, digitare i tag HTML direttamente nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica in Progettazione flussi di lavoro oppure creare il corpo del messaggio in visualizzazione Codice e in visualizzazione Normale e quindi copiarlo nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica.

  1. Salvare il flusso di lavoro facendo clic su Fine.

  2. Creare una nuova pagina HTML.

  3. Passare a Doppia visualizzazione e quindi fare clic in un punto qualsiasi nell'area della visualizzazione Normale.

  4. Con il punto di inserimento ancora nell'area della visualizzazione Normale fare doppio clic su Applicazione stili sulla barra di stato.

    Viene visualizzata la barra degli strumenti Applicazione stili.

  5. Sulla barra degli strumenti Applicazione stili assicurarsi che Applicazione stili sia impostato su Manuale e che Regola destinazione sia impostato su (Nuovo stile in linea), come illustrato di seguito.

    Barra degli strumenti Applicazione stili con le impostazioni corrette

    Se si formatta il testo del messaggio in visualizzazione Codice e in visualizzazione Normale, è necessario impostare Applicazione stili su Manuale in modo che Office SharePoint Designer 2007 non aggiunga classi CSS, di cui il server non può eseguire il rendering nei messaggi del flusso di lavoro. Inoltre, è necessario usare la visualizzazione Codice per racchiudere tra tag span eventuale testo annidato in testo già formattato, ma per cui si vuole specificare una formattazione diversa. Dopo aver posizionato i tag span, si può lavorare in visualizzazione Normale per applicare la formattazione desiderata.

  6. Formattare il testo usando gli strumenti WYSIWYG disponibili in visualizzazione Normale:

    • Per formattare il testo all'interno di un tag, ad esempio <para> o <li>, posizionare il punto di inserimento in visualizzazione Codice e quindi fare doppio clic sul tag desiderato nella casella degli strumenti.

    • In alternativa, è possibile digitare il tag e quindi usare IntelliSense per inserire l'attributo style ed eventuali coppie proprietà/valore desiderate. Separare le coppie proprietà/valore con un punto e virgola.

Procedure consigliate:

  • Usare tag di paragrafo (<p> e </p>) per definire paragrafi separati e per specificare l'eventuale formattazione predefinita di un paragrafo diversa dalla formattazione predefinita del messaggio.

  • All'interno di un paragrafo usare altri tag span per specificare eventuale formattazione locale diversa dalla formattazione predefinita del paragrafo e del messaggio.

  • Progettazione flussi di lavoro esegue il rendering delle interruzioni di riga manuali come interruzioni di riga aggiuntive nel messaggio. Poiché i tag di paragrafo aggiungono già lo spazio necessario tra i paragrafi, è necessario rimuovere tutte le interruzioni di riga manuali dalla versione finale del messaggio in Progettazione flussi di lavoro per evitare che ci sia troppo spazio tra i paragrafi.

    Può essere più semplice creare il testo formattato con interruzioni di riga per maggior chiarezza e quindi rimuovere tutte le interruzioni di riga e gli spazi superflui prima di completare il messaggio in Progettazione flussi di lavoro.

    Questa procedura è applicabile solo se si includono tag di paragrafo o altri tag che aggiungono automaticamente spazio verticale tra le unità di testo.

La figura seguente mostra un esempio di testo formattato con tag HTML. Si noti l'assenza di interruzioni di riga manuali.

testo formattato con tag html

Nel messaggio inviato dal flusso di lavoro viene eseguito il rendering appropriato del contenuto formattato.

Versione finale del testo formattato con tag HTML

Dopo aver acquisito le nozioni necessarie per formattare il testo del messaggio, è possibile creare un'ampia gamma di stili di messaggio. Per altre informazioni su una modalità di utilizzo della formattazione del testo del messaggio, vedere la sezione seguente di questo articolo, Inviare notifiche di attività personalizzate.

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Inviare notifiche di attività personalizzate

Per impostazione predefinita, quando un flusso di lavoro usa una delle tre azioni attività personalizzate per creare e assegnare un'attività, l'elenco Attività invia automaticamente messaggi di notifica agli utenti a cui è assegnata la nuova attività. Se si vogliono creare messaggi di notifica di attività personalizzati, è possibile configurare un flusso di lavoro secondario eseguito per l'elenco Attività che invia tali notifiche.

Per evitare l'invio di notifiche duplicate, si possono disattivare le notifiche automatiche per l'elenco Attività:

  • Nella pagina Impostazioni avanzate dell'elenco Attività fare clic su No in Invia messaggio di posta elettronica quando viene assegnata la proprietà nell'area Notifica tramite posta elettronica.

    Nota : La disattivazione delle notifiche automatiche comporta la disattivazione di tutte le notifiche di attività automatiche per il sito, incluse quelle generate dai flussi di lavoro predefiniti disponibili in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Dopo aver disattivato le notifiche automatiche, è possibile usare un singolo flusso di lavoro secondario per inviare la stessa notifica per tutte le attività, oppure usare condizioni con più azioni di diramazione o più flussi di lavoro secondari per l'invio di diversi tipi di notifica adatti a più circostanze.

Si possono usare gli stessi flussi di lavoro secondari per inviare promemoria tramite posta elettronica relativi ad attività non ancora completate quando la scadenza si avvicina. Per altre informazioni sui flussi di lavoro secondari, vedere l'articolo Creare un flusso di lavoro secondario.

È possibile formattare le notifiche personalizzate nei modi più diversi. Ad esempio, si può personalizzare il contenuto HTML delle notifiche automatiche predefinite copiandolo direttamente dall'esempio di codice seguente.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

L'esempio di codice HTML precedente include sette segnaposto per le ricerche. I segnaposto sono racchiusi tra parentesi quadre ([]). Dopo aver incollato il contenuto HTML nel corpo del messaggio di posta elettronica in Progettazione flussi di lavoro, è necessario sostituire i segnaposto, incluse le parentesi quadre tra cui sono racchiusi, con le ricerche effettive. Le istruzioni necessarie per creare le ricerche sono riportate nelle sei sottosezioni seguenti. (Uno dei segnaposto, quello per il nome del documento, è usato due volte.)

Ricerca Nome flusso di lavoro

Usare questa ricerca.

Ricerca del nome del flusso di lavoro che ha creato l'attività corrente

Ricerca Data creazione attività

Usare questa ricerca.

ricerca della data di creazione dell'attività corrente

Ricerca Nome documento (usata due volte)

Usare questa ricerca.

ricerca del nome del documento

Ricerca URL documento

Usare questa ricerca.

Ricerca dell'URL del documento

Ricerca Modulo attività personalizzato

Questa ricerca viene inserita come parte dell'URL del modulo attività personalizzato creato dal flusso di lavoro corrente, come illustrato nella sezione precedente Se la voce corrente è un modulo attività personalizzato.

La ricerca ha l'aspetto seguente.

Ricerca dell'ID della voce corrente

L'indirizzo completo ha l'aspetto seguente:

Indirizzo del modulo attività personalizzato con ricerca dell'ID inserita

Ricerca Modulo visualizzazione per elemento documento

Questa ricerca viene inserita come parte dell'URL del modulo di visualizzazione dell'elemento attività, come illustrato nella sezione precedente Se la voce corrente è una voce di elenco.

La ricerca ha l'aspetto seguente.

Ricerca dell'ID della voce corrente

L'indirizzo completo ha l'aspetto seguente:

Indirizzo del modulo visualizzazione dell'elemento documento con ricerca dell'ID inserita

Dopo aver inserito tutte le ricerche, la notifica di attività personalizzata ha l'aspetto seguente.

Versione finale del messaggio di notifica personalizzato

È possibile personalizzare il messaggio aggiungendo ulteriori istruzioni o informazioni oppure modificarne l'aspetto formattando il testo. Con gli strumenti illustrati in questo articolo è possibile configurare i flussi di lavoro per l'invio dei messaggi desiderati.

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Opzioni non supportate

Le opzioni seguenti non sono supportate nella versione corrente dell'azione Invia un messaggio:

  • Specificare un indirizzo nella riga Da. Nella riga Da dei messaggi di posta elettronica inviati dal flusso di lavoro è sempre indicato l'indirizzo specificato dall'amministratore del server. L'indirizzo può essere cambiato solo dall'amministratore del server e per tutte le notifiche nell'applicazione Web corrente, non per singolo flusso di lavoro.

  • Includere un collegamento ipertestuale nella pagina Stato flusso di lavoro. Non è possibile usare una ricerca del flusso di lavoro per fornire il valore della variabile WorkflowInstanceID nella stringa della query.

  • Usare un foglio di stile CSS incorporato per formattare il contenuto del messaggio. Il testo può essere formattato mediante l'attributo style, ma il tag <style> e le classi CSS non sono supportati.

  • Usare una ricerca del flusso di lavoro nelle caselle A e Cc che fa riferimento a una colonna di tipo Utente o gruppo contenente più valori.

  • Specificare un destinatario Ccn (copia per conoscenza) per un messaggio. Gli sviluppatori possono modificare il file .ACTIONS nel server per includere un campo Ccn, ma questa operazione non può essere eseguita in Progettazione flussi di lavoro.

  • Includere un altro file nel messaggio come allegato.

  • Incorporare un'immagine o un file grafico in un messaggio. È possibile aggiungere un collegamento a un'immagine, vedere la sezione precedente Includere un'immagine.

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Vedere anche

Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS in SharePoint Online, SharePoint 2016 e SharePoint 2013

Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS in SharePoint 2010

Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS in SharePoint 2007

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