Invio di messaggi di posta elettronica in un flusso di lavoro

Invio di messaggi di posta elettronica in un flusso di lavoro

Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.

L'invio di un messaggio di posta elettronica quando è stata aggiunta una voce di elenco in alcune versioni di SharePoint richiesto molti passaggi, che è possibile trovare in dettaglio qui di seguito. Tuttavia, se si usa la versione più recente di SharePoint, è possibile aggiungere un flusso direttamente dall'elenco. Un modello di Microsoft Flow per inviare un messaggio di posta elettronica quando viene aggiunta una voce di elenco include i passaggi di base necessari per iniziare rapidamente.

Invio di posta elettronica da un flusso di lavoro

Inviare un messaggio di posta elettronica di base da un flusso di lavoro

Selezionare dinamicamente utenti o gruppi per la ricezione del messaggio

Includere informazioni sulla voce corrente

Includere un collegamento ipertestuale statico

Includere un collegamento ipertestuale alla voce corrente

Includere un'immagine

Opzioni non supportate

Inviare un messaggio di posta elettronica di base da un flusso di lavoro

Nuova voce che attiva l'invio di un messaggio di posta elettronica da parte del flusso di lavoro

L'azione Invia un messaggio in Progettazione flussi di lavoro permette di configurare il flusso di lavoro personalizzato per l'invio di messaggi di posta elettronica a se stessi oppure ad altri utenti o gruppi specificati. I campi disponibili per un messaggio di posta elettronica sono A, Cc, Oggetto e Corpo. Questi campi possono contenere testo statico e testo generato in modo dinamico dalle ricerche del flusso di lavoro.

Si può usare l'azione Invia un messaggio per generare molti tipi di messaggi, tra cui messaggi di notifica quando il flusso di lavoro raggiunge determinate fasi o esegue azioni specifiche (inclusi l'avvio e l'interruzione del flusso di lavoro) e promemoria relativi ad attività non completate entro le date di scadenza.

Nota: Perché il flusso di lavoro possa inviare messaggi, le impostazioni per la posta elettronica in uscita devono essere configurate nel server. In caso di dubbi sulle impostazioni di posta elettronica correnti del server, rivolgersi all'amministratore del server. Nella sezione Vedere anche sono disponibili collegamenti ad altre informazioni sulle impostazioni per la posta elettronica in uscita.

In questo esempio il flusso di lavoro viene configurato per l'invio di una notifica tramite posta elettronica ogni volta che viene eseguito su una nuova voce. Usare la versione di SharePoint Designer che corrisponde alla versione di SharePoint Server. Ad esempio, per SharePoint Server 2010 usare SharePoint Designer 2010. Per tutte le versioni successive a SharePoint Server 2010, inclusi SharePoint Server 2016 e SharePoint Online, usare SharePoint Designer 2013. È possibile scaricare SharePoint Designer 2013 dall' area download Microsoft per ottenere altre informazioni nella sezione vedere anche .

Aprire SharePoint Designer 2013 e connettersi a un sito di SharePoint

SharePoint Designer 2013 viene installato come applicazione di Office 2013. Per aprire SharePoint Designer 2013 e connettersi a un sito di SharePoint, seguire questa procedura:

  1. Aprire SharePoint Designer 2013 selezionandolo nel menu Start . Fare clic sull'icona Start, scegliere tutti i programmi, Microsoft Office 2013e quindi fare clic su SharePoint Designer 2013.

  2. Fare clic su Apri sito nella pagina iniziale di SharePoint Designer 2013.

  3. Immettere il sito di SharePoint a cui si desidera connettersi. Ad esempio, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Fare clic su Apri per aprire il sito.

  5. Immettere le credenziali, se richiesto. Se la sicurezza non è integrata con il computer in cui è stato effettuato l'accesso, verrà richiesto di immettere le credenziali. Assicurarsi di usare le credenziali che hanno accesso al sito di SharePoint.

Creare un flusso di lavoro elenco basato sulla piattaforma flusso di lavoro di SharePoint

  1. Fare clic sul nodo flussi di lavoro nel riquadro di spostamento.

  2. Fare clic sull'elenco a discesa elenco flusso di lavoro nella Nuova sezione della scheda flussi di lavoro .

  3. Selezionare l' elenco che si vuole associare al nuovo flusso di lavoro.

  4. Nella finestra di dialogo Crea elenco flusso di lavoro immettere un nome e una descrizione per il flusso di lavoro e verificare che il tipo di piattaforma sia impostato sul flusso di lavoro di SharePoint 2013.

Scegliere OK per creare il flusso di lavoro.

Ora che il flusso di lavoro viene creato, è possibile aggiungere azioni, condizioni, fasi, passaggi e cicli per creare il flusso di lavoro. Questi componenti del flusso di lavoro sono disponibili sulla barra multifunzione di SharePoint Designer 2013.

Nota: Se il flusso di lavoro di sharepoint 2013 non è visualizzato come tipo di piattaforma disponibile, Workflow Manager non è configurato per l'uso con la farm di SharePoint. Vedere configurare il gestore del flusso di lavoro per l'utilizzo della farm di SharePoint Server 2013.

Per altre informazioni sull'elenco di azioni del flusso di lavoro disponibile, vedere la sezione vedere anche .

Creare l'azione per inviare un messaggio di posta elettronica

  1. Fare clic su azionie quindi su Invia un messaggio di posta elettronica

  2. Nell'azione fare clic su questi utenti

  3. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica selezionare utenti da utenti e gruppi esistenti oppure immettere un indirizzo di posta elettronica nella casella a .

    Note: 

    • Per inviare un messaggio di posta elettronica a un indirizzo di posta elettronica esterno. è necessario essere in grado di recuperare informazioni dal rispettivo server di posta elettronica.

    • L'indirizzo specificato nella casella A di un messaggio può essere un indirizzo statico specifico (ad esempio NORTHWINDTRADERS\diego o diego@northwindtraders.com) o una ricerca del flusso di lavoro di informazioni variabili. Per altre informazioni sull'uso delle ricerche del flusso di lavoro per indirizzare in modo dinamico i messaggi di posta elettronica inviati dal flusso di lavoro invece di usare indirizzi statici, vedere la sezione successiva selezionare in modo dinamico gli utenti o i gruppi per ricevere il messaggio.

    • L'indirizzo del mittente del messaggio creato sarà sempre quello dell'amministratore del server, a meno che quest'ultimo non modifichi l'indirizzo per l'applicazione Web corrente o per tutte le applicazioni Web. Per altre informazioni, vedere configurare la posta elettronica in uscita per un'app Web specifica.

  4. Nella casella oggetto Digitare un oggetto per il messaggio oppure fare clic su Visualizza data binding Icona del pulsante per definire una ricerca del flusso di lavoro al testo desiderato

    Nota: È necessario specificare una voce nella casellaOggetto perché il flusso di lavoro venga compilato correttamente.

  5. Nella casella grande sotto la casella oggetto Digitare o incollare il testo del corpo del messaggio

  6. Seleziona OK

  7. Selezionare l' azione > passare a una fase

  8. Selezionare fine del flusso di lavoro

  9. Fare clic su pubblica

Le opzioni più avanzate per la modifica del contenuto del messaggio di posta elettronica sono descritte nelle sezioni seguenti.

Inizio pagina

Selezionare dinamicamente utenti o gruppi per la ricezione del messaggio

Se si specificano indirizzi statici nei campi A e Cc del messaggio, per cambiare i destinatari è necessario aprire il flusso di lavoro in Progettazione flussi di lavoro ed eseguire le modifiche manualmente. Se gli indirizzi cambiano di frequente, è consigliabile usare le ricerche del flusso di lavoro nei campi A e Cc. Le ricerche possono fare riferimento a indirizzi di un campo nella voce corrente, di un campo di un elemento in un altro elenco o un'altra raccolta oppure di variabili del flusso di lavoro.

Usare un elenco personalizzato per l'archiviazione degli indirizzi dei destinatari

Se i destinatari cambiano periodicamente, ma non con frequenza tale da doverli includere in un modulo di avvio ogni volta che viene avviato il flusso di lavoro, è possibile creare un elenco Destinatari personalizzato contenente una voce per ogni flusso di lavoro che vi fa riferimento e quindi creare colonne in cui archiviare gli indirizzi a cui inviare ogni messaggio di posta elettronica di ogni flusso di lavoro. Quando i destinatari di un messaggio del flusso di lavoro cambiano, è sufficiente modificare gli indirizzi nel campo appropriato della voce dell'elenco Destinatari di tale flusso di lavoro.

Importante: Le colonne per l'archiviazione degli indirizzi per i messaggi di posta elettronica del flusso di lavoro possono essere di tipo Riga di testo singola, Righe di testo multiple oppure Utente o gruppo. Se si usa una colonna di tipo Utente o gruppo, è possibile specificare una sola voce in ogni campo a cui fa riferimento il flusso di lavoro per gli indirizzi di posta elettronica. Quando si crea la colonna, assicurarsi di selezionare No in Consenti selezioni multiple. Se si vuole usare questo tipo di colonna per specificare più destinatari, si può creare un gruppo di SharePoint che include gli utenti a cui indirizzare i messaggi del flusso di lavoro e quindi specificare il gruppo nel campo. Quando si crea la colonna, assicurarsi di selezionare Utenti e gruppi in Consenti selezione di. Per altre informazioni sulla creazione di colonne e visualizzazioni, usare i collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Nota: Quando si creano gruppi di SharePoint, assicurarsi che ogni gruppo disponga almeno delle autorizzazioni di lettura per il sito e che nell'area Impostazioni gruppo della pagina Nuovo gruppo, in Selezionare gli utenti autorizzati a visualizzare le appartenenze del gruppo, sia selezionato Tutti.

Per usare una ricerca del flusso di lavoro per un elenco Destinatari personalizzato:

  1. Nel browser creare un elenco personalizzato denominato Destinatari con le tre colonne seguenti:

    • Modificare il nome della colonna Titolo predefinita in Nome flusso di lavoro. Lascia tutte le altre opzioni così com'è. Trovare un collegamento a altre informazioni sulla modifica di una colonna in un elenco o in una raccolta nell' Vedere anche la sezione.

    • Aggiungere una colonna di tipo Utente o gruppo denominata A. In questa colonna consentire la selezione di utenti e gruppi, ma non consentire le selezioni multiple. Lascia tutte le altre opzioni così com'è. Trovare un collegamento a altre informazioni sulla creazione di colonne in un elenco o in una raccolta nell' Vedere anche la sezione.

    • Aggiungere una colonna di tipo Riga di testo singola denominata Cc. Lascia tutte le altre opzioni così com'è.

  2. Nell'elenco Destinatari creare una nuova voce ed eseguire la procedura seguente:

    • Nel campo Nome flusso di lavoro digitare Revisione documento, ovvero il nome del flusso di lavoro di esempio usato in questo articolo.

    • Nel campo a fare clic su rubrica Icona del pulsante e quindi nella finestra di dialogo Seleziona persone e gruppi selezionare una singola persona o gruppo a cui indirizzare i messaggi.

    • Nel campo Cc digitare gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari della copia del messaggio, separati da un punto e virgola.

  3. Creare un nuovo flusso di lavoro

  4. Fare clic su Azioni, quindi su Invia un messaggio.

  5. Nell'azione fare clic su questi utenti.

  6. Nella finestra di dialogo deFinisci messaggio di posta elettronica , alla fine della casella a , fare clic su Rubrica Icona del pulsante .

  7. Nella finestra di dialogo Seleziona utenti , nell'elenco o seleziona da utenti e gruppi esistenti , fare clic su ricerca flusso di lavoro per un utente...e quindi fare clic su Aggiungi.

  8. Nella finestra di dialogo ricerca per persona o gruppo scegliere le opzioni seguenti:

    • Origine dati: destinatarioppure il nome dell'elenco personalizzato.

    • Campo da origine: ao il campo che contiene l'indirizzo che si vuole allineare.

    • Campo Return come: nome di accesso, verrà deciso il formato di campo "a" nel messaggio di posta elettronica

    • Campo: destinatari: nome flusso di lavoro

    • Valore: digitare Revisione documento o il nome del flusso di lavoro corrente.

      Questa ricerca significa "Nell'elenco Destinatari selezionare il valore del campo A dove il Nome flusso di lavoro è uguale a Revisione documento".

      Nella parte superiore della finestra di dialogo sono specificati l'elenco e la colonna, mentre nella parte inferiore è indicata la riga.

  9. Nella finestra di dialogo ricerca per persona o gruppo fare clic su OK.

  10. Nella finestra di messaggio relativa alla definizione di ricerche univoche fare clic su OK.

  11. Fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Seleziona utenti.

  12. Nella finestra di dialogo deFinisci messaggio di posta elettronica , alla fine della casella CC , fare clic su Rubrica Icona del pulsante .

  13. Nella finestra di dialogo Seleziona utenti , nell'elenco o seleziona da utenti e gruppi esistenti , fare clic su ricerca flusso di lavoro per un utente...e quindi fare clic su Aggiungi.

  14. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro scegliere le opzioni seguenti:

    • Origine dati: destinatarioppure il nome dell'elenco personalizzato.

    • Campo da origine: CCo dal campo che contiene l'indirizzo desiderato nella riga CC.

    • Campo Return come: nome di accesso, verrà deciso il formato di campo "a" nel messaggio di posta elettronica

    • Campo: destinatari: nome flusso di lavoro

    • Valore: digitare Revisione documento o il nome del flusso di lavoro corrente.

      Questa ricerca significa "Nell'elenco Destinatari selezionare il valore del campo Cc dove il Nome flusso di lavoro è uguale a Revisione documento".

  15. Fare clic su OK, fare clic su OK nella finestra del messaggio di avviso e quindi di nuovo su OK per chiudere la finestra di dialogo Seleziona utenti.

A questo punto il flusso di lavoro invia il messaggio di posta elettronica agli indirizzi elencati nei campi A e Cc della voce Revisione documento nell'elenco Destinatari personalizzato. Per cambiare i destinatari, apportare le modifiche desiderate nella voce di elenco.

Un singolo flusso di lavoro può inviare più messaggi di posta elettronica e i messaggi potrebbero non essere tutti inviati agli stessi destinatari. Per archiviare altri indirizzi per i messaggi aggiuntivi inviati dal flusso di lavoro, è possibile aggiungere colonne all'elenco per archiviare gli altri indirizzi. In questo caso, potresti voler assegnare un nome alle colonne "primo messaggio a", "secondo messaggio a" e così via.

In alternativa, si può progettare l'elenco in modo da creare una voce per ogni messaggio inviato dal flusso di lavoro, anziché una voce per ogni flusso di lavoro. In questo caso, assicurarsi che il nome usato per identificare i messaggi sia univoco, in modo che le ricerche che recuperano gli indirizzi restituiscano il valore univoco desiderato.

Usare il modulo di avvio del flusso di lavoro per specificare i destinatari

Se si vuole che i destinatari vengano specificati ogni volta che un flusso di lavoro viene avviato manualmente, è possibile personalizzare il modulo di avvio del flusso di lavoro per la raccolta degli indirizzi dalla persona che lo avvia. Il flusso di lavoro può quindi usare direttamente gli indirizzi immessi oppure copiarli in campi nella voce corrente, dove saranno disponibili per riferimento dopo che il flusso di lavoro avrà completato l'istanza corrente. Se il flusso di lavoro è configurato per iniziare automaticamente, è possibile specificare indirizzi predefiniti nel modulo di avvio da usare in caso di avvio automatico.

Inizio pagina

Includere informazioni sulla voce corrente

Fino a questo momento il corpo del testo nel messaggio di esempio è statico: ogni volta che il flusso di lavoro crea un'istanza del messaggio, il testo usato è sempre lo stesso.

Può essere utile, tuttavia, includere testo che cambia in relazione alla voce per cui è in esecuzione il flusso di lavoro. Ad esempio, può rivelarsi utile includere nel corpo del messaggio il titolo del documento che deve essere rivisto. Per includere questo tipo di informazione dinamica è necessario usare una ricerca del flusso di lavoro. Le ricerche recuperano dati da diverse origini, ad esempio elenchi, raccolte e dati del flusso di lavoro.

Per aggiungere il titolo del documento al testo del messaggio:

  1. Digitare o incollare il testo statico in cui si vuole che vengano visualizzate le informazioni della ricerca.

  2. Posizionare il punto di inserimento nel punto in cui si vuole inserire la ricerca.

    Suggerimento: Dopo aver inserito una ricerca, non è più possibile trascinarla in una nuova posizione. È però possibile spostarla trascinando il testo circostante. Analogamente, non è possibile tagliare, copiare o incollare una ricerca o testo che include una ricerca.

  3. Fare clic su Aggiungi o Cambia ricerca.

  4. Nella finestra di dialogo Cerca stringa Selezionare elemento corrente nella casella origine dati e nome nella casella campo da origine .

  5. Fare clic su OK.

  6. La ricerca inserita appare nel corpo del messaggio.

  7. Fare clic su pubblica per pubblicare il flusso di lavoro.

Quando viene eseguito il flusso di lavoro e il messaggio viene generato, la ricerca viene sostituita con il titolo del documento.

Inserimento del titolo 5

Includere il titolo del documento può essere utile, ma è ancora più utile includere un collegamento ipertestuale che rimanda direttamente al documento. Per fare questo, è necessario includere una ricerca nel collegamento ipertestuale.

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Includere un collegamento ipertestuale statico

È possibile includere un collegamento ipertestuale statico, che collega sempre lo stesso indirizzo o luogo, nel corpo del messaggio di posta elettronica del flusso di lavoro usando il pulsante Modifica collegamento ipertestuale nell'angolo in alto a destra del riquadro degli strumenti di formattazione in definire il messaggio di posta elettronica finestra di dialogo.

  1. Digitare o incollare il testo statico in cui si vuole che venga visualizzato il collegamento.

  2. Selezionare il testo e fare clic su Modifica collegamento ipertestuale .

  3. Nella finestra di dialogo Modifica collegamento iperTestuale digitare l'indirizzo del sito Web.

  4. Fare clic su OK.

    Il collegamento ipertestuale inserito viene visualizzato nel corpo del messaggio.

Nota: I programmi di posta elettronica basati su testo non eseguiranno il rendering del collegamento ipertestuale.

Per informazioni su come usare una ricerca del flusso di lavoro per creare un collegamento ipertestuale dinamico che punta a indirizzi diversi in base alla voce per cui è eseguito il flusso di lavoro, vedere la sezione successiva, Includere un collegamento ipertestuale alla voce corrente.

Inizio pagina

Includere un collegamento ipertestuale alla voce corrente

Nella sezione precedente, Includere un collegamento ipertestuale statico, l'indirizzo nel collegamento ipertestuale di esempio non include informazioni variabili: ogni volta che il flusso di lavoro invia il messaggio di posta elettronica, il collegamento ipertestuale rimanda alla stessa pagina.

Usando una ricerca del flusso di lavoro, tuttavia, è possibile creare un collegamento dinamico che si serve delle informazioni sulla voce corrente per scegliere l'URL appropriato.

Se la voce corrente è un documento in una raccolta documenti

Nell'esempio di notifica di avvio del flusso di lavoro è possibile inserire un collegamento al nuovo documento stesso:

  1. Digitare o incollare il testo statico in cui si vuole che venga visualizzato il collegamento.

  2. Selezionare il testo e fare clic su Modifica collegamento ipertestuale.

  3. Nella finestra di dialogo Modifica collegamento iperTestuale fare clic su funzione (FX).

    Suggerimento: Dopo aver inserito una ricerca, non è più possibile trascinarla in una nuova posizione. È però possibile spostarla trascinando il testo circostante. Analogamente, non è possibile tagliare, copiare o incollare una ricerca o testo che include una ricerca.

  4. Nella finestra di dialogo Cerca stringa selezionare elemento corrente nella casellaoriginedati.

  5. Nella casella campo da origine selezionare URL assoluto codificatoe quindi fare clic su OK.

    Inserimento di un collegamento iperTestuale per l'elemento corrente 1 Inserimento di un collegamento iperTestuale per l'elemento corrente 2 Inserimento di un collegamento iperTestuale per l'elemento corrente 3

Quando il destinatario del messaggio fa clic sul collegamento, il documento si apre per la visualizzazione o la modifica.

Se la voce corrente è una voce di elenco

Quando si crea un collegamento a una voce di elenco, ad esempio a un annuncio o a un evento del calendario, è possibile impostare il collegamento in modo che apra il modulo di visualizzazione (DispForm.aspx) o il modulo di modifica (EditForm.aspx) della voce di elenco.

Per creare un collegamento che apre la voce di elenco:

  1. Nel browser passare all'elenco in cui si vuole creare il flusso di lavoro

  2. Aprire la voce di elenco per tutti i documenti esistenti nella raccolta, usando la voce Visualizza se si vuole che il collegamento apra il modulo di visualizzazione o l' elemento di modifica se si vuole che il collegamento apra il modulo di modifica

  3. Copiare l'indirizzo nella barra degli indirizzi dall'inizio http: o https: tramite il primo segno di uguale (=)

    Inserimento di un collegamento iperTestuale per la voce di elenco 1

  4. Il testo ?ID= è un parametro della stringa di query che indica alla pagina di visualizzare il modulo per la voce della raccolta o dell'elenco corrente con l'ID elenco indicato dopo il segno di uguale (=). In questo esempio è l'ID elenco della voce corrente come identificato dalla ricerca del flusso di lavoro.

    Nota: Se la voce corrente è un'attività creata da una delle tre azioni attività del flusso di lavoro e si vuole che il collegamento apra il modulo attività personalizzato (e non il modulo di visualizzazione o modifica predefinito per l'elenco Attività), vedere la sezione Se la voce corrente è un modulo attività personalizzato più avanti in questo articolo. Per le attività che non sono create da un'azione attività del flusso di lavoro e per i moduli di visualizzazione delle attività create da una delle azioni attività del flusso di lavoro è sufficiente eseguire la procedura seguente.

  5. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica Digitare o incollare il testo statico in cui si vuole visualizzare il collegamento (ad esempio, per visualizzare la voce di elenco, fare clic qui).

  6. Selezionare il testo e fare clic su Modifica collegamento ipertestuale

  7. In Modifica collegamento ipertestuale selezionare Generatore di stringhe per il campo Indirizzo

  8. Nella finestra di dialogo Generatore di stringhe incollare l'indirizzo.

  9. Posizionare il punto di inserimento immediatamente dopo il segno di uguale (=) e quindi fare clic su Aggiungi o modifica ricerca.

  10. Nella finestra di dialogo Cerca stringa selezionare elemento corrente nella casella origine e ID nella casella campoda origine .

    Inserimento di un collegamento iperTestuale per la voce di elenco 3

  11. Fare clic su OK.

    La stringa finale in Generatore di stringhe deve iniziare con http:// o https:// e terminare con [%Current Item:ID%] Inserimento di un collegamento iperTestuale per la voce di elenco 4

    Importante: Mentre la ricerca dell'ID della voce corrente è utile per creare collegamenti alla voce di elenco corrente, le ricerche seguenti possono presentare errori nel percorso generato e dunque non è consigliabile includerle nei collegamenti di messaggi di posta elettronica: Percorso, URL relativo server, URL di origine e Percorso URL.

  12. Fare clic su OK due volte

I collegamenti verranno visualizzati in testo blu con una sottolineatura nel messaggio di posta elettronica.

Inserimento di un collegamento iperTestuale per la voce di elenco 5

Se si prevede di usare il collegamento più volte, passare alla sezione successiva.

Archiviare l'indirizzo di una voce di elenco come variabile del flusso di lavoro

Si può archiviare l'URL del modulo di visualizzazione o modifica di una voce di elenco in una variabile del flusso di lavoro, in modo da poterlo usare in più punti del flusso di lavoro stesso.

  1. Nella finestra Progettazione flussi di lavoro fare clic su azionie quindi su Estrai sottostringa dall'indice di stringa

    Variabile 1

  2. Nella fase, fare clic su stringa e fare clic sul pulsante ellissi [...]

  3. Nella finestra di dialogo Generatore di stringhe incollare la parte statica del testo dell'URL (ma non la ricerca dell'ID elemento corrente)

    Variabile 2

  4. Posizionare il punto di inserimento dopo il segno di uguale (=) e quindi fare clic su Aggiungi o Cambia ricerca

  5. Nella finestra di dialogo Cerca stringa selezionare elemento corrente nella casellaoriginedatie ID nella casella campo da origine

    Variabile 3

  6. Fare clic su OK.

    La ricerca viene aggiunta al testo nella finestra di dialogo

    Variabile 4

  7. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Generatore di stringhe

  8. Fare clic su 0 nell'inizio da 0 e sostituirlo con 1

    Nota: Quando si inizia con un valore maggiore di 1, la stringa finale avrà caratteri rimossi.

  9. Selezionare la variabile: sottostringa o variabile: substring1 in output alla variabile: sottostringa

  10. Nell'elenco fare clic su Crea una nuova variabile e quindi digitare un nome per la nuova variabile nella finestra di dialogo modifica variabile .

  11. Verificare che Type sia impostato su String, quindi fare clic su OK Variabile 5

  12. Fare clic sotto l'azione appena creata e aggiungere l'azione Invia un messaggio di posta elettronica alle azioni e quindi fare clic su questi utenti nell'azione. Variabile 6

  13. Per usare la nuova variabile nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica , digitare o incollare il testo in cui si vuole inserire il collegamento nel corpo del messaggio. Selezionare il testo e fare clic su Modifica collegamento iperTestuale dal menu Formattazione. Fare clic sul pulsante [FX] oppure fare clic sul pulsante ellissi [...] e quindi su Aggiungi o modifica ricerca

  14. Nell'elenco casella originedati della finestra di dialogo Cerca stringa selezionare variabili e parametri del flusso di lavoro

  15. Nell'elenco campoda origine Selezionare variabile: nome della variabilee quindi fare clic su OK e su OK nella casella successiva

    Variabile 7 Definire la schermata del messaggio di posta elettronica dopo l'inserimento di una variabile

A questo punto si può inserire questa variabile in qualsiasi punto del flusso di lavoro corrente.

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Includere un'immagine

È possibile includere un elemento grafico nel messaggio creando una variabile e usando il tag di immagine HTML <img/> per creare un collegamento a un'immagine archiviata come file JPEG (con estensione jpg) e caricata in una raccolta immagini nel sito.

  1. Nella finestra Progettazione flussi di lavoro fare clic su azioni e quindi su Imposta variabile flusso di lavoro.

  2. Fare clic su variabile flusso di lavoro e selezionare Crea una nuova variabile...

  3. Nella finestra di dialogo Modifica variabile digitare un nome per la nuova variabile e verificare che Type sia impostato su Stringe quindi fare clic su OK.

  4. Fare clic su valore e fare clic sul pulsante puntini di sospensione [...] e nella finestra Generatoredi stringhe aggiungere digitare o incollare l'URL per il file di immagine JPEG in formato tag HTML- <img src ="URL"/> Generatore di stringhe per l'immagine

  5. Fare clic su OK.

  6. L'azione inserita viene visualizzata in questo modo. Variabile di impostazione per l'inserimento di un'immagine

  7. Fare clic sotto l'azione appena creata e aggiungere l'azione Invia un'e-mail all'azione e quindi fare clic su questi utenti nell'azione. Inserimento dell'azione Invia un'E-mail

  8. Nella finestra di dialogo Definisci messaggio di posta elettronica fare clic su Aggiungi o modifica ricerca.

  9. Nell'elenco origine dati della finestra di dialogo ricerca per stringhe selezionare variabili e parametri del flusso di lavoro.

  10. Nell'elenco campo da origine selezionare variabile: nome della variabilee e quindi fare clic su OK. Stringa di posta elettronica nel flusso di lavoro immagine Messaggio di posta elettronica del economici corpo con immagine

  11. Fare di nuovo clic su OK per chiudere la finestra Definisci messaggio di posta elettronica e pubblicare il flusso di lavoro.

 Quando il messaggio viene inviato, l'immagine contenuta nel file JPEG viene visualizzata al posto del tag di collegamento.

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Opzioni non supportate

Le opzioni seguenti non sono supportate nella versione corrente dell'azione Invia un messaggio:

  • Specificare un indirizzo nella riga Da. Nella riga Da dei messaggi di posta elettronica inviati dal flusso di lavoro è sempre indicato l'indirizzo specificato dall'amministratore del server. L'indirizzo può essere cambiato solo dall'amministratore del server e per tutte le notifiche nell'applicazione Web corrente, non per singolo flusso di lavoro.

  • Usare un foglio di stile CSS incorporato per formattare il contenuto del messaggio. Il testo può essere formattato usando l'attributo Style , ma il tag <style> e le classi CSS non sono supportati.

  • Usare una ricerca del flusso di lavoro nelle caselle A e Cc che fa riferimento a una colonna di tipo Utente o gruppo contenente più valori.

  • Specifica di un destinatario Ccn per un messaggio

  • Includere un altro file nel messaggio come allegato.

  • Incorporare un'immagine o un file grafico in un messaggio. Includi invece un'immagine.

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Vedere anche

dettagliata di SharePoint 2013: configurazione per l'impostazione della posta in uscita

Introduzione a SharePoint Designer

Configurazione della posta elettronica in uscita per un'app Web specifica

Configurare Workflow Manager in modo che funzioni con la farm di SharePoint Server 2013

Guida di riferimento rapido azioni flusso di lavoro

Creare un elenco in SharePoint

Creare una colonna in un elenco o in una raccolta di SharePoint

Modificare una colonna in un elenco o in una raccolta

Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS in SharePoint Online, SharePoint 2016 e SharePoint 2013

Creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS in SharePoint 2010

Suggerimenti per la risoluzione dei problemi di base 

L'elenco di domande seguente può essere utile per determinare la causa di un problema di creazione di un flusso di lavoro:

  1. Si riesce a creare qualsiasi altro tipo di flusso di lavoro nello stesso elenco? Prova ad esempio a creare un flusso di lavoro approvazione

  2. Si è in grado di creare lo stesso flusso di lavoro:

    • in un elenco diverso nello stesso sito?

    • in un sito diverso nella stessa raccolta siti?

    • in una raccolta siti diversa sotto la stessa applicazione Web?

    • in un'applicazione Web diversa

    • Hai effettuato l'accesso con un altro account?

    • si usa un computer diverso?

 Suggerimenti per la risoluzione dei problemi avanzati

Se nessuno dei suggerimenti per la risoluzione dei problemi di base consente di determinare la causa di un problema di flusso di lavoro, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Assicurati di avere le autorizzazioni necessarie a livello di sito e flusso di lavoro. Passare alle impostazioni del sito _GT_ autorizzazioni sito _GT_ verificare le autorizzazioni/impostazioni elenco _GT_ autorizzazioni per l'elenco e verificare che i risultati della Verifica delle autorizzazioni corrispondano a quanto segue:

    1. Autorizzazioni minime per la progettazione di un flusso di lavoro (salvataggio e pubblicazione):

      1. nel sito di SharePoint: progettazione

      2. nell'elenco SharePoint: modificare

    2. Autorizzazioni minime per avviare un flusso di lavoro:

      1. nel sito di SharePoint: solo visualizzazione/lettura

      2. nell'elenco SharePoint: Contribute

  2. Verificare che le impostazioni della posta elettronica in uscita siano impostate sul server Exchange corretto.

    1. Aprire il prompt dei comandi come amministratore

    2. Eseguire nslookup <Exchange server address>. Ad esempio: nslookup Exch.contoso.com

    3. Verrà visualizzato l'indirizzo IP risolto del server Exchange nell'output. In caso contrario, contatta l'amministratore di Exchange e Richiedi il corretto nome di dominio _Z1Z_ completo (FDQN).

  3. Inviare un messaggio di posta elettronica alla stessa persona usando la funzione SendEmail della classe SPUtility con SharePoint Management Shell seguendo i passaggi seguenti.

    1. Aprire SharePoint Management Shell come amministratore. (Fare clic con il pulsante destro del mouse su SharePoint Management Shell > Esegui come amministratore)

    2. Eseguire lo script seguente. Se lo script risponde con vero e l'utente riceve un messaggio di posta elettronica da SharePoint, SMTP è configurato correttamente in SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Inviare un messaggio di posta elettronica allo stesso utente dal server SharePoint usando la funzionalità SMTP. Seguire i passaggi descritti in usare Telnet per verificare le comunicazioni SMTP.

Nota: Per impostazione predefinita, SharePoint non crea voci di log per i messaggi in uscita. SharePoint non invia mai la posta elettronica direttamente. I messaggi di posta elettronica vengono inoltrati tramite il server SMTP (Exchange ) configurato in Amministrazione centrale. Seguire la procedura descritta in precedenza per la risoluzione dei problemi di questo tipo di flusso di lavoro.

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