Inviare un documento di Word per la revisione utilizzando la posta elettronica

È possibile utilizzare Microsoft Office Outlook 2007 insieme a Microsoft Office Word 2007 per inviare un documento di Word per la revisione ad altre persone in modo efficiente. Ogni destinatario può inserire i commenti e le revisioni utilizzando la funzionalità Rilevamento modifiche di Office Word 2007. Quando il documento viene restituito, è quindi possibile confrontare e combinare le revisioni in un unico documento di Word.

Contenuto dell'articolo

Passaggio 1: Aggiungere il comando Invia per revisione alla barra di accesso rapido di Word 2007

Passaggio 2: Inviare un documento di Word 2007 per la revisione utilizzando Office Outlook 2007

Passaggio 3: Revisionare e unire documenti di Word

Passaggio 1: Aggiungere il comando Invia per revisione alla barra di accesso rapido di Word 2007

In Word 2007 il comando Invia per revisione consente di inviare un documento per la revisione mediante un unico clic del mouse. Tale comando non è disponibile sulla barra multifunzione, che fa parte dell'interfaccia utente Microsoft Office Fluent. È tuttavia possibile aggiungere il comando alla barra di accesso rapido visualizzata nella parte superiore della barra multifunzione.

  1. Fare clic sulla freccia giù accanto alla barra di accesso rapido.

  2. Scegliere Altri comandi.

    Personalizza barra di accesso rapido

  3. Nell'elenco a discesa Scegli comandi da fare clic su Comandi non presenti sulla barra multifunzione.

  4. Scorrere verso il basso l'elenco di comandi, quindi scegliere Invia per revisione.

  5. Fare clic su Aggiungi.

    Finestra di dialogo Opzioni di Word

    1. Fare clic su Comandi non presenti sulla barra multifunzione.

    2. Scegliere Invia per revisione.

    3. Fare clic su Aggiungi.

  6. Scegliere OK per chiudere la finestra di dialogo Opzioni di Word.

Sulla barra di accesso rapido di Word 2007 verrà visualizzata l'icona Invia per revisione.

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Passaggio 2: Inviare un documento di Word 2007 per la revisione utilizzando Office Outlook 2007

Quando si è pronti per inviare un documento di Word 2007 per la revisione, effettuare le seguenti operazioni:

  1. In Word 2007 fare clic su Invia per revisione sulla barra di accesso rapido.

    Verrà aperto un nuovo messaggio di posta elettronica di Outlook con il documento di Word allegato. Per impostazione predefinita, nel corpo del messaggio viene visualizzato il testo Rivedere il documento allegato.

    Nota : Per poter utilizzare il comando Invia per revisione è necessario che il documento di Word 2007 sia stato salvato.

  2. Se si desidera, modificare l'oggetto o il corpo del messaggio.

  3. Indirizzare il messaggio procedendo come per qualsiasi altro messaggio di Outlook.

    Suggerimento : È possibile aggiungere facilmente promemoria per se stessi o per i destinatari del messaggio. Nel gruppo Opzioni della scheda Messaggio fare clic su Completa. Fare clic su un periodo per il promemoria o, per includere un promemoria per i destinatari, fare clic su Contrassegna per i destinatari. È possibile modificare il testo Contrassegno del proprio promemoria sostituendo il testo predefinito per la revisione.

  4. Fare clic su Invia.

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Passaggio 3: Revisionare e unire documenti di Word

Quando gli utenti restituiscono il documento di Word con i propri commenti e le revisioni, eseguirne il salvataggio nel disco rigido del computer. Per istruzioni su come salvare gli allegati, vedere Anteprima, apertura, modifica o salvataggio di allegati.

È possibile lavorare con le copie multiple del documento in due modi diversi. Il primo consiste nel confrontare due documenti disponendoli uno accanto all'altro in quella che viene definita un'anteprima confronto, ovvero un'anteprima in cui vengono mostrate solo le differenze tra i documenti. Il secondo consiste nell'unire le copie multiple in un nuovo documento di Word. Una volta combinate, è possibile revisionare e quindi accettare o rifiutare le modifiche apportate da qualsiasi utente a un documento.

Con entrambe le opzioni, si lavora con il documento originale e una copia di revisione alla volta. Il processo viene ripetuto per ogni copia di revisione aggiuntiva.

Confrontare due documenti con l'opzione di anteprima confronto

L'opzione di anteprima confronto mette a confronto due documenti e visualizza solo gli elementi modificati. I documenti confrontati non vengono modificati. Questo tipo di confronto viene visualizzato per impostazione predefinita in un terzo documento nuovo.

Se si desidera confrontare le modifiche apportate da più revisori, non selezionare questa opzione e fare invece clic su Consente di combinare le revisioni di più autori in un unico documento.

  1. In Word 2007, nel gruppo Confronta della scheda Revisione fare clic su Confronta.

    Immagine della barra multifunzione di Word

  2. Fare clic su Confronta due versioni di un documento (anteprima confronto).

  3. In Documento originale cercare il documento da utilizzare come documento originale.

  4. In Documento revisionato cercare l'altro documento da mettere a confronto.

  5. Fare clic su Altro e selezionare le impostazioni relative agli elementi da confrontare nei documenti. In Mostra modifiche scegliere se visualizzare le modifiche a livello di carattere o di parola.

    Se non si desidera visualizzare le modifiche in un terzo documento, scegliere il documento nel quale visualizzare le modifiche.

    Importante : Tutte le opzioni selezionate in Altro saranno le opzioni predefinite utilizzate per i successivi confronti.

  6. Scegliere OK.

  7. Se una delle versioni del documento contiene revisioni, in Word 2007 verrà visualizzata una finestra di messaggio. Fare clic su per accettare le modifiche e confrontare i documenti.

  8. Verrà quindi visualizzato un terzo documento, in cui le revisioni del documento originale risultano accettate e le modifiche contenute nel documento revisionato vengono visualizzate come revisioni.

    I documenti di origine messi a confronto non vengono modificati.

Unire i commenti e le modifiche di diversi documenti in un unico documento

Se si invia un documento per la revisione a diversi revisori e ciascuno di loro restituisce il documento, è possibile combinare i documenti due alla volta, finché tutte le modifiche del revisore non saranno state incorporate in un singolo documento.

  1. In Word 2007, nel gruppo Confronta della scheda Revisione fare clic su Confronta.

    Immagine della barra multifunzione di Word

  2. Fare clic su Combina revisioni di più autori in un unico documento.

  3. In Documento originale fare clic sul nome del documento nel quale si desidera combinare le modifiche provenienti da più origini.

    Se il documento non è incluso nell'elenco, fare clic su Cerca originale Icona del pulsante .

  4. In Documento revisionato cercare il documento contenente le modifiche apportate da uno dei revisori.

  5. Fare clic su Altro.

  6. In Mostra modifiche selezionare le opzioni per le quali si desidera eseguire il confronto nei documenti.

    Per impostazione predefinita, in Word 2007 vengono visualizzate le modifiche relative alle parole intere. Se, ad esempio, la parola gatto viene modificata in gatti, nel documento verrà indicata come modificata l'intera parola gatti e non semplicemente il carattere i.

  7. In Mostra modifiche in fare clic su Documento originale.

  8. Scegliere OK.

    Per modificare i documenti visualizzati quando si fa clic su OK, nel gruppo Confronta fare clic su Nascondi documenti di origine o Mostra documenti di origine.

  9. Ripetere i passaggi da 1 a 8. In Word 2007 tutte le modifiche verranno unite nel documento originale.

Nota : Word consente di memorizzare un solo insieme di modifiche di formattazione alla volta. Quando si uniscono più documenti, è possibile che venga chiesto di conservare la formattazione del documento originale o di utilizzare quella del documento modificato. Se non è necessario tenere traccia delle modifiche relative alla formattazione, è possibile deselezionare la casella di controllo Formattazione nella finestra di dialogo Confronta e unisci documenti.

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