Inviare risposte automatiche Fuori sede da Outlook

È possibile usare questa procedura per inviare le risposte automatiche "Fuori sede" solo se si ha un account di Office 365, Outlook.com o Exchange. Per tutti gli altri account di posta elettronica, vedere Inoltrare e reindirizzare automaticamente la posta elettronica.

  1. Selezionare File > Risposte automatiche.

    Risposte automatiche

  2. Nella casella Risposte automatiche selezionare Invia risposte automatiche.

    Facoltativamente, impostare un intervallo di date per le risposte automatiche. Questa opzione consente di disattivare le risposte automatiche nella data e l'ora immesse per l'orario di fine. Se non si usa questa opzione, è necessario disattivare manualmente le risposte automatiche.

    Nota : Se Risposte automatiche non è visibile, è probabile che si stia usando Outlook con un account POP o IMAP. Per informazioni su come configurare le risposte automatiche, vedere Inoltrare e reindirizzare automaticamente la posta elettronica.

  3. Nella scheda Interni all'organizzazione digitare la risposta che si desidera inviare ai colleghi quando si è fuori sede.

    Immettere il messaggio di risposta automatica

    Nota : Se si sceglie Utenti esterni all'organizzazione per l'invio delle risposte automatiche, queste verranno inviate a tutti gli indirizzi di posta elettronica, incluse le newsletter, le pubblicità e persino la posta indesiderata. Per inviare risposte automatiche agli utenti esterni all'organizzazione, si consiglia di scegliere Solo i miei contatti.

  4. Selezionare OK per salvare le impostazioni.

Disattivare le risposte automatiche Fuori sede

Quando Outlook è impostato per l'invio di risposte automatiche, viene visualizzato un messaggio nella barra multifunzione con queste informazioni. Selezionare Disattiva per disattivare le risposte automatiche Fuori sede. Per modificare le date per la risposta automatica o il messaggio inviato, usare la procedura descritta sopra per modificare le impostazioni.

Disattivazione delle risposte automatiche

Risoluzione dei problemi: Risposte automatiche non è visualizzato

Se Automatic Replies non è visualizzato dopo aver selezionato File, probabilmente si sta usando un account Gmail, Yahoo o altri account POP o IMAP che non supportano la caratteristica Risposte automatiche di Outlook. È possibile configurare una regola che consente di inviare una risposta ai messaggi in arrivo, ma solo se si lascia Outlook in esecuzione. Per altre informazioni, vedere Gestire i messaggi di posta elettronica con le regole.

Esistono due modi diversi per configurare le risposte automatiche. Il metodo scelto dipende dal tipo di account di posta elettronica disponibile in Outlook.

È disponibile un account di Exchange Server.

È disponibile un account di Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! o un altro account POP3 o IMAP.

Non si conosce con certezza il tipo di account in uso.

È disponibile un account di Exchange Server

Attivare o disattivare Regole Fuori sede

  1. Scegliere Regole Fuori sede dal menu Strumenti.

    Comando Regole Fuori sede del menu Strumenti

    Nota : Il menu Strumenti è visualizzato nella finestra principale di Outlook. È la finestra visualizzata all'avvio di Outlook e include i menu File, Modifica, Visualizza, Vai, Strumenti, Azioni e Strumenti. Quando si creano o visualizzano elementi quali posta elettronica, contatti o attività, nelle relative finestre non è disponibile alcun menu Strumenti.

    Se il comando Regole Fuori sede non è visualizzato, gli utenti di Outlook hanno a disposizione un metodo alternativo per rispondere automaticamente ai messaggi. Passare a È disponibile un account di Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! o un altro account POP3 o IMAP.

  2. Fare clic su Invia messaggi Fuori sede - Risposta automatica.

  3. Se si vuole, selezionare la casella di controllo Invia solo all'interno dell'intervallo di tempo per pianificare quando devono essere attive le risposte fuori sede. Se non si specificano data e ora di inizio e di fine, le risposte automatiche vengono inviate finché non si fa clic su Non inviare risposte automatiche Fuori sede.

  4. Nella scheda Interni all'organizzazione digitare la risposta che si desidera inviare quando si è fuori sede.

    Per inviare risposte automatiche a persone all'esterno dell'organizzazione, proseguire con i passaggi 4 e 5.

  5. Nella scheda Esterni all'organizzazione selezionare la casella di controllo Invia risposta automatica a utenti esterni all'organizzazione, quindi digitare la risposta che si vuole inviare mentre si è fuori sede.

    In genere l'organizzazione corrisponde alla società e include le persone che hanno un account di Exchange Server nel sistema di posta elettronica.

    Quando la casella di controllo Invia risposta automatica a utenti esterni all'organizzazione è selezionata, accanto al nome della scheda Esterni all'organizzazione viene visualizzata la scritta (invio attivato).

  6. Nella scheda Esterni all'organizzazione fare clic su Solo Contatti personali o su Utenti esterni all'organizzazione per specificare le persone a cui devono essere inviate risposte automatiche.

    Nota : È necessario che il contatto sia incluso nella cartella Contatti di Exchange Server. Se il contatto è incluso solo in una cartella di un file delle cartelle personali (pst), il messaggio di risposta automatica non verrà inviato.

È disponibile un account di Outlook.com, Hotmail, Gmail, Yahoo! o un altro account POP3 o IMAP

È possibile combinare un modello di messaggio di Outlook con le regole di Outlook per riprodurre la funzionalità di Regole fuori sede, disponibile solo per gli utenti con account di Exchange Server. Questa combinazione consente di usare il proprio account di posta elettronica per inviare risposte automatiche ai messaggi in arrivo.

Importante : Per consentire l'invio delle risposte automatiche, è necessario lasciare il computer acceso con Outlook in esecuzione.

Passaggio 1: Creare un modello di messaggio

  1. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi Messaggio.

  2. Nel gruppo Formato della scheda Opzioni fare clic su Testo normale.

  3. Nel corpo del messaggio digitare il messaggio che si desidera inviare come risposta automatica.

  4. Nella finestra del messaggio fare clic sul pulsante di Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi su Salva con nome.

  5. Nella finestra di dialogo Salva con nome selezionare Modello Outlook (*.oft) nell'elenco Tipo file.

  6. Nella casella Nome file digitare un nome per il modello di messaggio e quindi fare clic su Salva.

Passaggio 2: Creare una regola per la risposta automatica ai nuovi messaggi di posta elettronica

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.

  2. Nella finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  3. In Crea nuova regola fare clic su Controlla messaggi in arrivo e quindi su Avanti.

  4. In Condizioni da verificare selezionare la casella di controllo inviato solo a me e gli altri criteri desiderati e quindi fare clic su Avanti.

  5. Quando verrà visualizzata una finestra di dialogo per informare l'utente che la regola verrà applicata a ogni messaggio ricevuto, fare clic su .

  6. In Azioni da eseguire sui messaggi selezionare la casella di controllo rispondi utilizzando un modello specifico.

  7. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato fare clic su un modello specifico.

  8. Nella casella Cerca in della finestra di dialogo Seleziona modello di risposta fare clic su Modelli utente nel file system.

  9. Selezionare il modello creato nella sezione precedente e quindi fare clic su Apri.

  10. Fare clic su Avanti.

  11. Facoltativamente, è possibile selezionare le caselle di controllo relative a eventuali eccezioni alla regola di risposta automatica.

  12. Fare clic su Avanti.

  13. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola digitare un nome per la regola di risposta automatica e quindi fare clic su Fine.

Suggerimento : È consigliabile creare un promemoria o un'attività di Outlook per ricordare di disattivare la regola quando si desidera interrompere l'invio delle risposte automatiche.

La regola rispondi utilizzando un modello specifico nella Creazione guidata Regole consente di inviare la risposta automatica solo una volta a ogni mittente durante una singola sessione, evitando l'invio di risposte ripetute a un singolo mittente da cui si ricevono più messaggi.Durante una sessione di Outlook viene tenuta traccia dell'elenco di utenti a cui sono state inviate le risposte automatiche. Se si chiude Outlook e quindi si riavvia l'applicazione, l'elenco di mittenti che hanno ricevuto risposte automatiche verrà reimpostato.

Importante : Per inviare automaticamente una risposta tramite la Creazione guidata Regole, è necessario che Outlook sia in esecuzione e che sia stato configurato in modo da controllare periodicamente l'arrivo di nuovi messaggi.

Disattivare le risposte automatiche

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica, nell'elenco delle regoledeselezionare la casella di controllo per la regola che si desidera disattivare.

Non si conosce con certezza il tipo di account in uso

Il modo più semplice di verificare se si sta usando un account di Exchange Server consiste nell'aprire la cartella Posta in arrivo e controllare se nel menu Strumenti è disponibile il comando Regole Fuori sede. Se è presente un pulsante di espansione Icona del pulsante in fondo al menu, fare clic su di esso per visualizzare tutti i comandi del menu Strumenti.

Comando Regole Fuori sede del menu Strumenti

Se il comando non è visualizzato, non si sta probabilmente usando un account di Exchange Server e Regole Fuori sede non è quindi disponibile. È però disponibile un metodo alternativo per rispondere automaticamente ai messaggi. Passare a È disponibile un account POP3, IMAP o Outlook.com.

Nota : Il menu Strumenti è visualizzato nella finestra principale di Outlook. Quando si creano o visualizzano elementi come messaggi di posta elettronica, contatti o attività, nelle relative finestre non è disponibile alcun menu Strumenti.

Se si usa questo tipo di account ma il comando Regole Fuori sede non appare nel menu Strumenti, contattare un professionista del supporto tecnico Microsoft per assistenza.

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