Inviare messaggi di posta elettronica ai membri di un gruppo di SharePoint

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Ogni team o sito di Windows SharePoint Services 3.0 può disporre di una propria lista di distribuzione di posta elettronica denominata gruppo di SharePoint che include gli indirizzi di posta elettronica di tutti i membri del gruppo.

In questo articolo

Panoramica

Reperire ulteriori informazioni sul proprio gruppo di SharePoint

Inviare messaggi di posta elettronica a un gruppo di SharePoint

Panoramica

La procedura per l'invio di messaggi di posta elettronica a un gruppo di SharePoint è analoga a quella per l'invio di un messaggio di posta elettronica standard a un collega o un gruppo. È innanzitutto necessario l'indirizzo di posta elettronica del gruppo, da inserire nella casella A o Cc del messaggio.

Ad esempio, un reparto può disporre di un proprio gruppo di SharePoint. In tal caso sarà possibile inviare posta elettronica relativa ai progetti in corso all'indirizzo del gruppo, anziché cercare e aggiungere al messaggio di posta elettronica ogni singolo membro.

In base alle impostazioni del gruppo di SharePoint, esiste la possibilità di aggiungere contenuto al sito tramite l'invio di messaggi di posta elettronica al gruppo. Un gruppo di SharePoint può contenere gli indirizzi di posta elettronica di alcuni elenchi e raccolte del sito, di modo che quando si inviano messaggi di posta elettronica al gruppo di SharePoint, il contenuto venga inoltre aggiunto al sito.

Si supponga ad esempio che il reparto prestiti di una società disponga di un proprio gruppo di SharePoint, impostato in modo che i messaggi e le risposte vengano aggiunti all'area discussioni. Anziché cercare nella Posta in arrivo i messaggi di istruzioni più recenti, è possibile esplorare l'area discussioni nel sito di Windows SharePoint Services 3.0.

Ogni reparto può disporre di un proprio calendario, in cui sono archiviate le convocazioni di riunione inviate tramite posta elettronica, nonché gli elementi aggiunti direttamente dagli utenti al calendario nel sito.

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Reperire ulteriori informazioni sul proprio gruppo di SharePoint

Nella maggior parte dei casi, è possibile reperire l'indirizzo di posta elettronica del proprio gruppo di SharePoint nella rubrica della propria applicazione di posta elettronica. Se l'indirizzo non è disponibile, chiederlo all'amministratore o al proprietario del sito. Dopo aver ottenuto l'indirizzo, è possibile aggiungerlo all'elenco di contatti personali della propria applicazione di posta elettronica, di modo che sia possibile individuarlo facilmente in seguito.

Se il gruppo è stato configurato insieme al sito, per impostazione predefinita include due elenchi che accettano messaggi di posta elettronica:

  • Elenco Discussione team predefinito. In questo elenco vengono archiviati i messaggi di posta elettronica e l'indirizzo predefinito è nome gruppo.discussioni, ad esempio marketing.discussioni.

  • Elenco Calendario predefinito. In questo elenco vengono archiviate le convocazioni di riunione e altri elementi di calendario. L'indirizzo predefinito è nome gruppo.calendario, ad esempio marketing.calendario.

Se il gruppo di SharePoint è stato configurato dopo la creazione del sito, l'amministratore può aggiungere gli indirizzi di elenchi o raccolte all'elenco indirizzi, se tali elenchi o raccolte sono configurati per la ricezione di posta elettronica.

Non è necessario conoscere l'indirizzo di posta elettronica degli elenchi che fanno parte del proprio gruppo di SharePoint. Quando si inviano messaggi e risposte all'indirizzo del gruppo, questi vengono archiviati automaticamente nel sito. Ad esempio, i messaggi e le risposte vengono archiviati come elementi di discussione e le convocazioni di riunione vengono aggiunte al calendario del gruppo.

È possibile che il proprietario o l'amministratore del gruppo abbia specificato che nessun elemento venga archiviato nel sito di Windows SharePoint Services 3.0, oppure che abbia configurato altri elenchi o raccolte, ad esempio raccolte documenti, per la ricezione di contenuto quando qualcuno invia messaggi di posta elettronica al gruppo di SharePoint.

Per ulteriori informazioni sui gruppi di SharePoint o gli elenchi ai quali è possibile inviare messaggi di posta elettronica, rivolgersi al proprietario o all'amministratore del sito.

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Inviare messaggi di posta elettronica a un gruppo di SharePoint

  1. Nell'applicazione di posta elettronica in uso preparare l'elemento che si desidera inviare in uno dei modi seguenti:

    • Per inviare un elemento di discussione o inserire un elemento in un blog del team (blog), includere il contenuto nel corpo del messaggio.

    • Per inviare un elemento di calendario, inviare una convocazione di riunione o un appuntamento dall'applicazione di posta elettronica o di calendario.

    • Per inviare un'immagine, un modulo o un documento, aggiungere l'elemento come allegato al messaggio.

    • Per inviare un messaggio di posta elettronica o una risposta standard, includere il contenuto nel corpo del messaggio così come per qualsiasi messaggio di posta elettronica.

  1. Aggiungere l'indirizzo del gruppo di SharePoint nella casella A o Cc.

    Nella maggior parte dei casi, l'indirizzo viene visualizzato nella rubrica. In caso contrario, chiedere l'indirizzo all'amministratore.

  2. Inviare il messaggio. Nella maggior parte delle applicazioni di posta elettronica, per inviare il messaggio è sufficiente fare clic su Invia.

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