È possibile limitare le autorizzazioni al contenuto dei messaggi di posta elettronica in Outlook con Information Rights Management (IRM), così come è possibile limitare le autorizzazioni ad altri Microsoft Office file.
Importante: Se si usa Office in un dispositivo Surface RT, è possibile visualizzare la posta protetta da IRM, ma non è possibile inviarla. Come verificare la versione di Office in uso.
Information Rights Management (IRM) consente di specificare le autorizzazioni di accesso ai messaggi di posta elettronica. IRM consente di evitare che le informazioni riservate vengano lette, stampate, inoltrate o copiate da utenti non autorizzati. IRM consente inoltre alle organizzazioni di applicare criteri aziendali che regolano il controllo e la diffusione di informazioni riservate o proprietarie, sia all'interno dell'organizzazione che con clienti e partner.
Dopo aver limitato le autorizzazioni per un messaggio tramite IRM, le restrizioni di accesso e utilizzo vengono applicate indipendentemente dalla posizione del messaggio, perché le autorizzazioni per accedere a un messaggio di posta elettronica vengono salvate nel file di messaggio stesso.
Nota: IRM non può impedire che i contenuti vengano cancellati, rubati, danneggiati o acquisiti e trasmessi da programmi dannosi o virus informatici. Inoltre, non può impedire che il contenuto con restrizioni venga copiato a mano o riscritto o impedisci che venga scattata una foto digitale o un'acquisizione dello schermo del contenuto con restrizioni.
La prima volta che si prova ad aprire un messaggio di posta elettronica che usa autorizzazioni limitate, si viene connessi a un server licenze. Se il server delle licenze verifica le credenziali, emette una licenza d'uso, che definisce il livello di accesso a un file. Questo processo è necessario per ogni file che usa autorizzazioni limitate. In altre parole, il contenuto con autorizzazioni limitate non può essere aperto se il server delle licenze non ha emesso una licenza d'uso per tale contenuto.
Visualizzare i messaggi quando IRM non è disponibile
Se è necessario leggere o aprire contenuto con autorizzazioni limitate ma Outlook non è disponibile nel computer in uso, è possibile usare un Web browser. Se si usa Outlook sul Web o Outlook Web App (OWA), è possibile visualizzare i messaggi con restrizioni in qualsiasi browser.
Rimuovere IRM da un messaggio inviato
Se si è il mittente originale di un messaggio e si desidera rimuovere le autorizzazioni limitate, eseguire la procedura seguente.
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Aprire il messaggio crittografato dalla cartella Posta inviata facendo doppio clic su di esso.
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Selezionare File > Crittografa> Accesso senza restrizioni.
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Selezionare Salva.
Note:
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La rimozione delle autorizzazioni limitate da un messaggio inviato non aggiornerà i messaggi nelle cassette postali dei destinatari. Viene interessata solo la copia del messaggio nella cartella Posta inviata.
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Non è possibile rimuovere IRM da un messaggio inviato da un altro utente.
Tipi di file coperti dai criteri IRM quando vengono allegati ai messaggi
Quando i tipi di file seguenti sono allegati a un messaggio rights-managed in Outlook, vengono automaticamente gestiti da Rights Managed.
Nota: Se si allegano Outlook file di messaggio (con estensione msg) a un messaggio rights-managed, ad esempio l'inoltro di più messaggi Outlook all'interno di un messaggio, i messaggi allegati non vengono gestiti con diritti.
Documenti di Word
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Tipo file |
Estensione |
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Documento |
doc |
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Documento |
docx |
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Documento con attivazione macro |
docm |
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Modello |
dot |
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Modello |
dotx |
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Modello con attivazione macro |
dotm |
Documenti di Excel
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Tipo file |
Estensione |
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Cartella di lavoro |
xls |
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Cartella di lavoro |
xlsx |
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Cartella di lavoro con attivazione macro |
xlsm |
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Modello |
xlt |
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Modello |
xltx |
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Modello con attivazione macro |
xltm |
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Cartella di lavoro binaria non XML |
xlsb |
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Componente aggiuntivo con attivazione macro |
xla |
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Componente aggiuntivo con attivazione macro |
xlam |
Documenti di PowerPoint
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Tipo file |
Estensione |
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Presentazione |
ppt |
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Presentazione |
pptx |
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Presentazione con attivazione macro |
pptm |
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Modello |
pot |
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Modello |
potx |
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Modello con attivazione macro |
potm |
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Presentazione |
pps |
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Presentazione |
ppsx |
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Presentazione con attivazione macro |
ppsm |
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Tema di Office |
thmx |
File di InfoPath
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Tipo file |
Estensione |
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Modulo/modello dinamico |
xsn |
Documenti XPS
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Tipo file |
Estensione |
|---|---|
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XML Paper Specification |
xps |
