Introduzione alle raccolte

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Una raccolta è una posizione all'interno di un sito in cui è possibile caricare, creare, aggiornare e file, nonché collaborare alla relativa modifica con i membri del team. In ogni raccolta viene visualizzato un elenco dei file con le informazioni chiave corrispondenti, ad esempio l'utente che ha modificato per ultimo il file. Nella maggior parte dei casi, al momento della creazione di un sito vi viene aggiunta una raccolta. Ad esempio, un sito del team conterrà probabilmente una raccolta Documenti in cui organizzare e condividere il materiale.

raccolta documenti

In base alle esigenze più raccolte, è possibile scegliere tra diversi pronte per l'uso raccolta App e aggiungerlo al sito. È anche possibile personalizzare le raccolte in diversi modi. Ad esempio, è possibile controllare come documenti sono visualizzati, gestiti e creati. o tenere traccia delle versioni dei file, tra cui il numero e il tipo di versione. È anche possibile creare visualizzazioni personalizzate, moduli e flussi di lavoro per la gestione dei progetti e processi aziendali.

Un team del settore marketing di Contoso crea un sito del team destinato alla gestione di progetti e documenti. Come prima cosa, un membro del team viene designato come proprietario del sito. Nel momento in cui viene aggiunto al gruppo Proprietari, il proprietario del sito riceve l'autorizzazione Controllo completo per il sito. Condivide il sito e assegna a tutti i membri l'autorizzazione di collaborazione al sito. Il team decide di usare la raccolta Documenti per la gestione di comunicati stampa, file relativi al budget, contratti, proposte e altri documenti.

Il proprietario del sito carica i documenti importanti nella raccolta, per spingere il team a usarla come posizione centralizzata. Successivamente attiva il controllo delle versioni, per rendere disponibile al team la cronologia dell'evoluzione dei file e consentire il ripristino di una versione precedente, se necessario. Inoltre, aggiunge alla raccolta i modelli standard per i rapporti del settore marketing, i contratti di vendita, le pianificazioni delle campagne e i fogli di lavoro per il budget. Ogni modello contiene il logo e un formato concordato. Al momento della creazione di un nuovo file dalla raccolta documenti, i membri del team possono selezionare con facilità il modello da usare.

Man mano che i membri del team aggiungono file e collaborano sui documenti, organizzano la raccolta aggiungendo colonne e creando visualizzazioni che agevolano la ricerca dei documenti. Il proprietario del sito, ad esempio, aggiunge la colonna "Nome progetto" per consentire ai membri del team di filtrare o ordinare i dati in base ad essa. Altri membri del team aggiungono visualizzazioni pubbliche che consentono di raggruppare i dati per trimestre fiscale e di filtrare i contratti con scadenza entro sei mesi. Ogni membro, inoltre, crea visualizzazioni personali per semplificare la ricerca delle informazioni utili per il completamento delle proprie attività.

Dopo una lunga discussione durante una riunione del personale, il team decide di impostare avvisi a livello di raccolta per la segnalazione degli aggiornamenti una volta alla settimana. Ogni membro del team, se necessario, può impostare avvisi aggiuntivi o feed RSS per file specifici.

Scheda Raccolta con l'avviso RSS evidenziato

Il team, inoltre, si impegna ad applicare una procedura consigliata importante per questo nuovo tipo di collaborazione. Quando i membri desiderano condividere un documento, devono evitare di allegarlo a un messaggio di posta elettronica. Nel messaggio devono invece inserire il collegamento al documento. Inserire un collegamento a un documento in un messaggio di posta elettronica è un'operazione semplice da eseguire dalla raccolta e garantisce l'accesso all'ultima versione nel sito del team.

Un compito di importanza fondamentale per questo team è quello di proporre campagne di marketing in grado di aumentare le vendite e le entrate. Quando i membri del team sviluppano la pianificazione di una nuova campagna, creano i documenti in modalità condivisa e tengono traccia delle versioni secondarie dei file. La creazione condivisa consente a più persone di modificare i documenti contemporaneamente senza doversi preoccupare di riconciliare le modifiche. In caso di errori in una versione di un documento, possono ripristinare una versione precedente. Al termine della pianificazione della campagna, possono creare una versione principale e quindi inviarla perché venga approvata dall'ufficio legale e dal manager. Dopo l'approvazione, il file diventerà disponibile per la visualizzazione da parte degli altri dipendenti della società.

Il proprietario del sito effettua una ricerca all'interno della documentazione e del materiale di formazione e impara come impostare un flusso di lavoro, associarlo alla raccolta e automatizzare il processo di raccolta di commenti e firme e di pubblicazione del documento finale.

Dopo tre mesi di utilizzo, la raccolta Documenti e il sito sono diventati fondamentali per il team di marketing, avendo consentito un aumento sostanziale della produttività e della visibilità del settore all'interno dell'organizzazione. I membri del team non possono più farne a meno e sono alla ricerca di altri modi per aumentare l'efficienza della collaborazione tramite le tecnologie SharePoint.

Di seguito sono illustrate, dalle più semplici alle più avanzate, alcune possibilità di utilizzo delle raccolte, con indicazioni su come renderle più utili per il gruppo:

Utilizzo e creazione di visualizzazioni     È possibile utilizzare un visualizzazione per visualizzare i file in una raccolta che ritengono più importanti o che meglio si adattano uno scopo. Il contenuto della raccolta non cambia, ma ogni visualizzazione organizza o filtra i file per renderli più facilmente individuabili e per spostarsi in modo significativo. Per ulteriori informazioni sulle visualizzazioni, vedere creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o raccolta.

Barra della visualizzazione raccolta immagini con Modifica visualizzazione selezionata

Tenere traccia delle versioni     Se è necessario mantenere le versioni precedenti di file, le raccolte consentono di tenere traccia, archiviare e ripristinare i file. È possibile scegliere di tenere traccia di tutte le versioni nello stesso modo. Oppure è possibile scegliere di designare alcune versioni come principali, ad esempio aggiungere un nuovo capitolo a un manuale e alcune versioni come secondarie, ad esempio correggere un errore di ortografia. Per informazioni su come gestire lo spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di ogni tipo di versione che si desidera archiviare.

Suggerimento :  Se il proprio team prevede di usare la creazione condivisa, è consigliabile attivare almeno il controllo delle versioni principali nella raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e carichi un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti usano la creazione condivisa. In questo modo, se si perdono le modifiche, è possibile ripristinare una versione precedente del documento.

Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, vedere abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o raccolta.

Creazione condivisa o estrazione dei file     Quando si modifica un documento di Microsoft Word o PowerPoint da una raccolta senza eseguire l'estrazione, altri utenti di modificare contemporaneamente (che la creazione condivisa). Quando si estrarre un file, assicurarsi che solo una persona è possibile modificare il file finché non viene archiviato. È possibile richiedere documenti per l'estrazione nelle raccolte che contengono documenti sensibili o quando si desidera tenere traccia con attenzione evoluzione dei documenti. Ma tenere presente che che richiede l'estrazione renderà impossibile per gli utenti per creare e condividere documenti. L'estrazione obbligatoria di persone verranno chiesto di lasciare un commento sul vengono modificate nel documento, ma estrazione verrà anche determinare un rallentamento revisione processi e la modifica. Per ulteriori informazioni, vedere creazione condivisa e collaborazione sui documenti o estrarre, archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.

Modificare i file dalle applicazioni desktop    Quando si archiviano i documenti in un sito di SharePoint, è possibile creare, modificare e creazione condivisa di documenti direttamente dalle applicazioni desktop compatibile, ad esempio Microsoft Word o PowerPoint, senza anche passare al sito. Ad esempio, è possibile modificare una presentazione di PowerPoint allo stesso tempo come altre persone stanno modificando il (noto anche come la creazione condivisa). È anche possibile gestire archiviazione ed estrazione di documenti direttamente da PowerPoint. Inoltre, è possibile utilizzare OneDrive for Business o Outlook per rendere raccolta contenuto, non in linea con loro da una posizione remota e quindi Sincronizza correttamente le modifiche apportate quando torna online.

Essere sempre informati sulle modifiche    Per essere sempre aggiornati quando i documenti in una modifica di una raccolta, configurare avvisi, sottoscrivere i feed RSS o seguire i documenti. La differenza principale tra gli avvisi e RSS seguenti sono in cui si ricevano le notifiche. Avvisi e feed RSS Visualizza informazioni sugli aggiornamenti e permettono di personalizzare la quantità di informazioni viene visualizzato. È possibile impostare avvisi o RSS per sapere quando qualsiasi elemento viene modificato in una raccolta. Se è rilevante solo un documento specifico, impostare un avviso o seguire il documento. Avvisi possono arrivare come messaggi di posta elettronica o SMS. Notifiche RSS ricevuta in un feed consolidato che è possibile leggere in Outlook o un altro feed utilità per la lettura. Se si segue un documento, si riceverà una notifica nel newsfeed personale (se l'organizzazione Usa Newsfeed). Per ulteriori informazioni sulle notifiche, vedere creare un avviso o sottoscrivere un feed RSS.

Approvazione dei documenti obbligatoria     È possibile richiedere l'approvazione dei documenti prima della visualizzazione a tutti i membri. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi dispone dell'autorizzazione necessaria. È possibile controllare i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato. Questa caratteristica è utile se la raccolta contiene linee guida o procedure importanti che devono essere mostrate ad altri utenti solo quando sono finalizzate.

Impostare le autorizzazioni    Gruppi di SharePoint e livelli di autorizzazione consentono di gestire in modo efficiente l'accesso al contenuto. Per impostazione predefinita, le autorizzazioni per le raccolte, cartelle in raccolte e i documenti vengono ereditate dal sito. Assegnazione di autorizzazioni univoche per un documento o una raccolta specifica consente di proteggere contenuto riservato, ad esempio contratti o informazioni di budget, senza limitazione dell'accesso al resto del sito. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedere informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint.

Creazione di flussi di lavoro     Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può utilizzare flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio la gestione della revisione o dell'approvazione dei documenti. Il gruppo può applicare ai documenti processi aziendali, detti flussi di lavoro, in cui sono specificate azioni che devono essere eseguite in sequenza, ad esempio l'approvazione di documenti. Un flusso di lavoro di SharePoint consente di automatizzare lo spostamento di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività. Per impostazione predefinita, per le raccolte sono disponibili tre flussi di lavoro: Approvazione, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per l'approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne i commenti e lo restituisce sotto forma di compilazione all'utente che ha avviato il flusso di lavoro, e Raccolta firme, che indirizza un documento a un gruppo di utenti per raccoglierne le firme digitali.

Nota :  In SharePoint Foundation è disponibile solo il flusso di lavoro in tre stati.

Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Definire i tipi di contenuto     Se il gruppo funziona con diversi tipi di file, ad esempio i fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto. Tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità tra più raccolte. Ogni tipo di contenuto è possibile specificare un modello e persino flusso di lavoro processi. I modelli di agiscono come punto di partenza per la formattazione e il testo standard e per le proprietà che si applicano ai documenti di tale tipo, ad esempio nome o contratto numero di reparto.

Registrazione di controllo    Se si dispone di un gruppo di file riservati e può essere utile sapere come i documenti sono stati utilizzati, è possibile definire un criterio che consente di attivare la registrazione del controllo degli eventi, ad esempio le modifiche ai file, copia o l'eliminazione.

Impostare i criteri    Le impostazioni dei criteri abilitare scadenza dei documenti, l'eliminazione automatica o revisione periodica (tramite un flusso di lavoro) dei documenti che hanno raggiunto una durata specificata. Come cambiano le raccolte, con queste impostazioni disposizione possibile risparmiare tempo e fatica su tenta per pulire manualmente spazio su disco rigido è compresso completo o per evitare di raggiungere i limiti di quota.

Nota :  Le impostazioni dei criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation.

Usare un sito Centro documenti    È possibile usare un sito Centro documenti quando si desidera creare, gestire e memorizzare un numero elevato di documenti. Un Centro documenti è progettato per fungere da un archivio centralizzato per la gestione di molti documenti. Caratteristiche, ad esempio metadati e la visualizzazione albero, i tipi di contenuto e Web part consentono di organizzare e recuperare i documenti. "Il contenuto degli amministratori" è possibile configurare rapidamente spostamento basato su metadati per eseguire anche per la maggior parte delle raccolte senza in modo esplicito la creazione di indici. O contenuto degli amministratori possono creare indici per migliorare le prestazioni su un'ampia gamma di filtri e visualizzazioni. È possibile utilizzare un sito Centro documenti in un ambiente di creazione (nel punto in cui gli utenti archiviare ed estrarre i file e creare strutture di cartelle per i file) o un archivio di contenuto (in cui gli utenti solo visualizzare oppure caricare documenti).

Nota : Centro documenti non è disponibile in SharePoint Foundation.

L'organizzazione dei file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e dalle preferenze relative all'archiviazione delle informazioni e alla modalità di esecuzione delle ricerche all'interno di tali informazioni. Una pianificazione adeguata consente di configurare la struttura ottimale per il gruppo. Le raccolte includono diverse caratteristiche che consentono di lavorare su più file in una sola raccolta. L'utilizzo di più raccolte potrebbe tuttavia essere più appropriato per il gruppo.

Un'unica raccolta può soddisfare esigenze diverse. È ad esempio possibile che nello stesso gruppo siano presenti diversi progetti oppure che più gruppi lavorino allo stesso progetto. È consigliabile prendere in considerazione l'utilizzo di un'unica raccolta quando:

  • Il gruppo deve poter vedere informazioni di riepilogo sullo stesso gruppo di file oppure avere visualizzazioni diverse dello stesso gruppo di file. Ad esempio, un manager potrebbe voler vedere tutti i file raggruppati per reparto o per data di scadenza.

  • Gli utenti desiderano eseguire la ricerca di file nella stessa posizione all'interno di un sito.

  • Si desidera applicare le stesse impostazioni ai file, ad esempio la funzionalità di traccia delle versioni dei file o la richiesta di approvazione.

  • I gruppi che utilizzano la raccolta condividono caratteristiche simili, ad esempio gli stessi livelli di autorizzazione.

  • Si desidera analizzare informazioni sui file in un foglio di calcolo o ricevere aggiornamenti consolidati sui file.

Per utilizzare in modo efficiente i documenti all'interno di un'unica raccolta, è possibile organizzare i file all'interno di essa mediante l'aggiunta di colonne, la definizione di visualizzazioni o la creazione di cartelle.

Può essere utile creare più raccolte se vi sono differenze nette tra i gruppi di file da memorizzare e gestire o tra i gruppi di persone che utilizzano i file. È consigliabile utilizzare più raccolte quando:

  • I tipi di file che si desidera archiviare e gestire sono distinti e non si prevede che gli utenti visualizzeranno spesso riepiloghi dei file o eseguiranno ricerche nei file contemporaneamente.

  • I gruppi di utenti che utilizzano i file sono distinti e dispongono di livelli di autorizzazione nettamente diversi.

  • È necessario applicare a gruppi di file diversi impostazioni diverse, ad esempio per il controllo delle versioni o le approvazioni.

  • Non è necessario analizzare i file contemporaneamente o ricevere aggiornamenti consolidati relativi ai file.

  • Si desidera fornire set diversi di opzioni per la creazione di nuovi file o si desidera che i comandi del menu Nuovo di una raccolta compaiano con un ordine diverso.

Di seguito sono indicate alcune modalità per un utilizzo efficiente di più raccolte.

Impostare le colonne e modelli di sito    Se l'organizzazione desidera definire alcune impostazioni coerenti in tutte le raccolte, è possibile configurare i modelli di sito e le colonne del sito. È possibile condividere le impostazioni tra più raccolte in modo che non è necessario ricreare ogni volta che le impostazioni.

Inviare i file in un'altra posizione    Se si desidera un file sia disponibile in più raccolte, è possibile memorizzare in un'unica raccolta e quindi inviare una copia alle altre raccolte. È possibile scegliere il promemoria per aggiornare tutte le copie del documento quando si apportano modifiche all'originale.

Creare modelli di raccolta    Se si desidera stabilire alcune impostazioni uniformi per le raccolte o riutilizzare caratteristiche in più raccolte, è possibile salvare una raccolta come modello. Raccolta modelli sono disponibili come opzione di nella pagina Aggiungi un'App nel sito.

Per organizzare i file all'interno di una raccolta sono disponibili modalità diverse. È possibile aggiungere colonne, definire visualizzazioni e creare cartelle. Ogni metodo presenta vantaggi specifici ed è possibile combinare i diversi metodi per soddisfare le esigenze particolari della raccolta e del team.

Per impostazione predefinita, le raccolte tengono traccia del nome dei file, nonché delle informazioni sullo stato di questi, ad esempio se sono archiviati. Per consentire la classificazione e l'individuazione dei file da parte del gruppo, è tuttavia possibile specificare colonne aggiuntive, ad esempio il nome della campagna o il numero del progetto, o altre informazioni importanti per il team. Sono disponibili diverse opzioni per il tipo di colonna che viene creato, ad esempio riga singola di testo, elenco a discesa, numero calcolato da altre colonne o addirittura nome e fotografia di un utente del sito.

Le colonne sono dotate di intestazioni che consentono di eseguire l'ordinamento e il filtraggio dei documenti con maggiore facilità. Quando si visualizzano i file di una raccolta, è possibile ordinare o filtrare temporaneamente i file scegliendo il nome di una colonna e quindi facendo clic sulla freccia in giù accanto al nome. Questa funzione è utile se è necessario visualizzare i file in un determinato modo. Si tratta tuttavia di una visualizzazione temporanea. Alla successiva visualizzazione della raccolta sarà necessario ripetere tali passaggi per ottenere lo stesso risultato.

Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di colonne, vedere creare, modificare o eliminare una colonna in un elenco o raccolta.

Se gli utenti desiderano visualizzare spesso, ad esempio, tutti i documenti relativi a un progetto specifico o tutti i documenti appartenenti a un reparto specifico, oppure desiderano raggruppare i documenti per mese di scadenza, è possibile definire visualizzazioni. È possibile utilizzare le visualizzazioni ogni volta che si utilizza la raccolta. Quando una visualizzazione viene creata, viene aggiunta all'elenco a discesa Visualizzazione corrente presente sulla barra multifunzione della raccolta.

Una visualizzazione raccolta è una selezione di colonne in una pagina che visualizza elementi di una raccolta e spesso definisce un ordine, un filtro, un raggruppamento e un layout personalizzato specifici. Le raccolte possono avere visualizzazioni personali e visualizzazioni pubbliche. Tutti gli utenti assegnati al gruppo Membri del sito, che dispone del livello di autorizzazione Collaborazione, possono creare una visualizzazione personale per mostrare i file in un determinato modo oppure per filtrare solo i file che desiderano visualizzare. Se si dispone dell'autorizzazione per la progettazione di una raccolta, è possibile creare una visualizzazione pubblica che tutti potranno utilizzare quando visualizzano la raccolta. È inoltre possibile impostare come predefinita la visualizzazione pubblica in modo che venga visualizzata automaticamente quando viene aperta la raccolta.

Se i membri del gruppo visualizzano le raccolte in un dispositivo mobile, è possibile creare visualizzazioni mobili con limiti ottimali per la larghezza di banda e le caratteristiche tecniche dei dispositivi, ad esempio per quanto riguarda il numero di elementi visualizzabili in una visualizzazione.

Per ulteriori informazioni sulle visualizzazioni, vedere creare, modificare o eliminare una visualizzazione di un elenco o raccolta.

Le cartelle sono contenitori per il raggruppamento e la gestione del contenuto di una raccolta o di un elenco. Se nella raccolta sono abilitate le cartelle, è possibile aggiungere cartelle alla maggior parte dei tipi di raccolta. Se nella raccolta sono presenti molti elementi, le cartelle consentono inoltre di rendere più efficiente l'accesso agli elementi stessi. Quando si crea una cartella, si crea un indice interno non visibile agli utenti. Tale indice viene creato anche per la cartella radice, il livello superiore di una raccolta o di un elenco. Quando si accede agli elementi di una cartella, per l'accesso ai dati si usa in effetti questo indice interno.

Se in una raccolta sono presenti numerosi elementi che possono essere raggruppati, è possibile utilizzare le cartelle per organizzare il contenuto della raccolta. Alcuni esempi efficaci di gruppi corrispondono a progetti, team, reparti, categorie di prodotti, fasce d'età, elenchi alfabetici e sottogruppi alfabetici (A-C, D-F e così via). Le cartelle consentono l'analisi e la gestione di un numero elevato di file in modo intuitivo.

Cartelle in una raccolta

Per impostazione predefinita, una raccolta con le cartelle attivata consente di visualizzare cartelle nella visualizzazione predefinita della raccolta senza alcun filtro. In questo modo utile per l'inserimento di nuovi documenti, è possibile scegliere la cartella appropriata. Visualizzazione di tutte le cartelle anche rende meno probabile che gli elementi verranno aggiunti in modo non corretto all'esterno di cartelle nella raccolta. È possibile riorganizzare facilmente i documenti in cartelle della raccolta diversi tramite il comando Apri con Esplora risorse disponibile sulla barra multifunzione di una raccolta.

Nota :  È possibile configurare una visualizzazione raccolta con l'impostazione Ordinamento solo tramite criteri specificati. In questo caso, le cartelle non vengono visualizzate prima degli altri elementi. Non usare questa opzione di ordinamento se si desidera che gli utenti trovino facilmente la cartella corretta.

Le cartelle della raccolta non vengono visualizzate nella struttura di spostamento del sito, tuttavia il proprietario del sito o un utente con l'autorizzazione per la progettazione di siti può abilitare la visualizzazione albero, che consente di mostrare la sezione Contenuto del sito nella struttura di spostamento e di espandere e comprimere facilmente le cartelle delle raccolte, nonché di spostarsi rapidamente dall'una all'altra.

visualizzazione albero nel sito

Per ulteriori informazioni sulle cartelle, vedere creare una cartella in una raccolta documenti o eliminare una cartella in una raccolta.

Tutti i tre approcci possono lavorare insieme. Le stesse colonne che consente di tenere traccia dei documenti nella visualizzazione predefinita di una raccolta possono essere utilizzate per creare una visualizzazione con diversi criteri di filtro. Persone possono ordinare e filtrare una visualizzazione in modo dinamico facendo clic sulle intestazioni di colonna per trovare il contenuto in due del momento. Se è stata definita una struttura di cartelle nella raccolta, è possibile "ridurre" una visualizzazione raccolta impostando la opzione Mostra tutti gli elementi senza cartelle nella finestra di sezione cartelle quando si creano o si modifica la visualizzazione. Ogni approccio possibile complementari per ottenere contenuti giusti nel momento giusto e in modo corretto dell'utente.

Alcune raccolte vengono create automaticamente insieme a un nuovo sito, ad esempio la raccolta Documenti in un sito del team. È possibile personalizzare tali raccolte per adattarle a scopi specifici oppure creare raccolte aggiuntive. Ogni tipo di raccolta viene utilizzato per uno scopo specifico e alcuni includono un insieme diverso di caratteristiche e comportamenti.

Importante :  Il numero di raccolte disponibili nel sito dipende dalla versione di SharePoint su cui si basa il sito, dal piano di Office 365 sottoscritto dall'organizzazione e dall'abilitazione o meno di specifiche funzionalità nel sito.

Raccolta risorse     Per condividere e gestire risorse multimediali digitali quali file di immagine, audio e video è consigliabile utilizzare una raccolta risorse, che consente di individuare e riutilizzare più facilmente i file multimediali digitali creati da altri utenti, ad esempio logo e immagini aziendali. In una raccolta risorse sono inoltre disponibili tipi di contenuto con proprietà e visualizzazioni per la gestione e la selezione di risorse multimediali quali anteprime e parole chiave di metadati. È ad esempio possibile gestire e archiviare immagini personalizzate e frammenti di contenuto riutilizzabile provenienti dalle applicazioni in modo che siano disponibili in tutta l'organizzazione e vengano utilizzati in modo coerente.

Raccolta Dashboard    Contiene pagine web part, pagine web part con elenchi stato e dashboard distribuiti di PerformancePoint.

Raccolta connessioni dati     Per semplificare la manutenzione e la gestione delle connessioni dati è possibile usare una raccolta connessioni dati, che rappresenta una posizione centralizzata per archiviare i file Office Data Connection (ODC). Ognuno di questi file con estensione odc contiene informazioni su come individuare un'origine dati esterna, accedervi ed eseguire query. La gestione centralizzata dei file ODC in una raccolta connessioni dati consente inoltre di condividere, gestire e cercare i file di connessione dati da un sito di SharePoint, nonché di garantire che i dati business e i report, in particolare i fogli di calcolo, mantengano un insieme di valori e risultati di formule coerenti in modo da ottenere "una versione della verità".

Nota : Per facilitare la manutenzione e la gestione dei file di connessione dati per PerformancePoint è consigliabile usare la raccolta connessioni dati per PerformancePoint. In tale raccolta è possibile memorizzare file ODC e UDC (Universal Data Connection).

Raccolta documenti     Per molti tipi di file, inclusi documenti e fogli di calcolo, è consigliabile utilizzare una raccolta documenti. In una raccolta documenti è possibile archiviare altri tipi di file, sebbene alcuni siano bloccati per motivi di sicurezza. Quando si utilizzano programmi che non sono bloccati, è possibile creare tali file dalla raccolta. È ad esempio possibile assegnare al team di marketing una raccolta documenti specifica per il materiale di pianificazione, i comunicati e le pubblicazioni.

Raccolta moduli     Se è necessario gestire un gruppo di moduli aziendali basati su XML, è consigliabile utilizzare una raccolta moduli. È ad esempio possibile che l'organizzazione desideri utilizzare una raccolta moduli per le note spese. Per creare una raccolta moduli, è necessario disporre di un editor XML o di un programma per la progettazione di moduli XML, ad esempio Microsoft InfoPath. Il modulo compilato dagli utenti è semplicemente un file con estensione xml che contiene i dati (e solo i dati) immessi nel modulo, ad esempio la data e l'importo della spesa. Tutti gli altri elementi che costituiscono una nota spese vengono forniti dal modello di modulo. Dopo che gli utenti hanno compilato i moduli, è possibile unire i dati del modulo oppure esportarli per l'analisi.

Raccolta immagini     Per condividere una raccolta di immagini digitali o elementi grafici è consigliabile utilizzare una raccolta immagini. Sebbene sia possibile archiviare le immagini in altri tipi di raccolte di SharePoint, le raccolte immagini offrono numerosi vantaggi, ad esempio consentono di visualizzare le immagini in una presentazione, scaricarle nel computer in uso e modificarle con programmi di grafica compatibili come Microsoft Paint. La creazione di una raccolta immagini è consigliabile se si desidera archiviare immagini relative a eventi del team o lanci di prodotti. È inoltre possibile creare collegamenti alle immagini nella raccolta da qualsiasi punto del sito, ad esempio da pagine wiki e blog.

Raccolta record     Per mantenere un archivio centrale in cui memorizzare e gestire i record dell'organizzazione o documenti aziendali importanti è consigliabile utilizzare una raccolta record. È ad esempio possibile che l'organizzazione debba aderire a regolamentazioni di conformità che richiedono un processo organizzato per la gestione di documenti pertinenti. Un sito Centro record può contenere varie raccolte record per l'archiviazione di tipi di record diversi. Per ogni raccolta è possibile impostare i criteri che determinano i record da archiviare, la modalità di distribuzione e gestione dei documenti e il periodo di tempo in cui è necessario mantenere tali record.

Raccolta report     Per semplificare la creazione, la gestione e la distribuzione di pagine Web, documenti e indicatori di prestazioni chiave (KPI) relativi a metriche e obiettivi è consigliabile utilizzare una raccolta report, ovvero una posizione centralizzata in cui è possibile creare e salvare report quali cartelle di lavoro di Excel e pagine dashboard. Quando si pubblica una cartella di lavoro di Excel in una raccolta report, tale cartella viene abilitata con un solo clic per l'apertura nella visualizzazione browser, che consente di ottenere una visualizzazione ottimale della cartella di lavoro senza dover aggiungere quest'ultima a una pagina web part.

Raccolta diagrammi di processo (unità di misura metriche e USA)    Per memorizzare e condividere documenti con diagrammi di processo, come quelli creati con Microsoft Visio, è consigliabile utilizzare una raccolta diagrammi di processo. Le raccolte unità metriche e USA sono personalizzate per le rispettive misurazioni.

Raccolta pagine wiki     Per creare una raccolta di pagine wiki collegate è consigliabile utilizzare una raccolta pagine wiki. Una pagina wiki consente a più utenti di riunire informazioni in un formato facile da creare e modificare. È inoltre possibile aggiungere alla raccolta pagine wiki contenenti immagini, tabelle, collegamenti ipertestuali e collegamenti interni. Se ad esempio il team crea un sito wiki per un progetto, sarà possibile archiviare in tale sito commenti e suggerimenti in una serie di pagine collegate tra loro.

Nota : Vengono create automaticamente raccolte di sistema aggiuntive in base al sito e alla configurazione, ad esempio la raccolta stili, la raccolta risorse del sito e la raccolta pagine del sito. Non è invece possibile creare manualmente queste raccolte specifiche tramite l'interfaccia utente.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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