Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l' articolo in lingua inglese per riferimento.
Una raccolta è una posizione in un sito nella quale è possibile creare, raccogliere, aggiornare e gestire file insieme agli altri membri del team. In ogni raccolta vengono visualizzati un elenco dei file e le informazioni principali su tali file, in modo che gli utenti possano individuare e utilizzare facilmente i file per attività di collaborazione.
Sono disponibili diverse possibilità per personalizzare le raccolte. È possibile controllare le modalità con cui vengono visualizzati, verificati, gestiti e creati i documenti, tenere traccia delle versioni, inclusi il numero e il tipo di versioni, nonché limitare la visualizzazione di documenti non ancora approvati solo a determinati utenti.
È possibile scegliere tra diversi tipi di raccolte, a seconda dei tipi di file che si desidera memorizzare e dell'uso che si prevede di farne.
La raccolta Documenti condivisi viene creata automaticamente quando viene creato un nuovo sito in Microsoft Windows SharePoint Services. È possibile iniziare a utilizzare questa raccolta direttamente, personalizzarla o creare altre raccolte.
Di seguito sono indicate alcune possibilità di utilizzo delle raccolte e vengono fornite indicazioni su come renderle più utili per il gruppo.
-
Creare e gestire visualizzazioni È possibile utilizzare una visualizzazione per visualizzare gli elementi di una raccolta più rilevanti o che più si adattano a uno scopo preciso. Di fatto il contenuto della raccolta non cambia ma i file vengono organizzati o filtrati in modo da essere più facilmente individuabili e per consentirne l'analisi secondo criteri significativi.
-
Richiedere l'approvazione dei documenti È possibile specificare l'obbligatorietà dell'approvazione per un documento. I documenti rimangono in sospeso fino a quando non vengono approvati o rifiutati da chi dispone dell'autorizzazione necessaria. È possibile controllate i gruppi di utenti che possono visualizzare un documento prima che venga approvato.
-
Tenere traccia delle versioni Se è necessario mantenere le versioni precedenti di file, le raccolte consentono di tenere traccia, archiviare e ripristinare i file. È possibile scegliere di tenere traccia di tutte le versioni nello stesso modo. Oppure è possibile scegliere di designare alcune versioni come principali, ad esempio aggiungere un nuovo capitolo a un manuale e alcune versioni come secondarie, ad esempio correggere un errore di ortografia. Per informazioni su come gestire lo spazio di archiviazione, è possibile scegliere il numero di ogni tipo di versione che si desidera archiviare.
Un'agenzia di viaggi potrebbe, ad esempio, utilizzare una raccolta per documenti per gestire i file. I membri del team che sviluppano una nuova proposta di vendita potrebbero tenere traccia di versioni secondarie del file. Se sbagliano qualcosa in una versione, possono ripristinare una versione precedente. Quando finiscono di elaborare la proposta, possono creare una versione principale e quindi pubblicarla per l'approvazione da parte del reparto legale e del responsabile. Quando il file viene approvato, altri dipendenti della società potranno visualizzarlo.
-
L'estrazione obbligatoria dei file Quando si richiede l'estrazione di un file, assicurarsi che solo una persona è possibile modificare il file finché non viene archiviato. Documenti per l'estrazione non impedisce più persone di apportare modifiche allo stesso tempo che può creare conflitti tra modifiche e confusione. La richiesta di estrazione può anche aiutare a ricordare i membri del team per aggiungere un commento quando si archivia un file, in modo che è possibile registrare più facilmente le modifiche apportate in ogni versione.
-
Essere informati sulle modifiche Le raccolte di Windows SharePoint Services 3.0 supportano la tecnologia RSS che consente ai membri del gruppo di lavoro di ricevere automaticamente gli aggiornamenti. La tecnologia RSS consente di ricevere e visualizzare gli aggiornamenti, o i feed, di novità e informazioni in una posizione consolidata. È inoltre possibile creare avvisi tramite posta elettronica per ricevere una notifica quando i file vengono modificati.
-
Modificare i file non in linea Se si preferisce utilizzare i file nel disco rigido, è possibile estrarli e lavorare non in linea, se si utilizza un'applicazione compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office System 2007.
-
Lavorare con una raccolta da un programma di posta elettronica Utilizzando un programma di posta elettronica compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, ad esempio Microsoft Office Outlook 2007, è possibile avere a disposizione informazioni importanti. È possibile leggere e modificare i file, nonché eseguire ricerche non in linea dal programma di posta elettronica.
-
Copiare facilmente documenti in una posizione diversa È possibile inviare un file in una posizione diversa in un sito di Windows SharePoint Services 3.0. Quando si aggiorna il documento originale, è possibile scegliere se all'utente deve essere richiesto di aggiornare il file nella altre posizioni.
-
Definire i tipi di contenuto Se il gruppo funziona con diversi tipi di file, ad esempio i fogli di lavoro, presentazioni e documenti, è possibile estendere la funzionalità della raccolta attivando e definendo più tipi di contenuto. Tipi di contenuto aggiungono flessibilità e uniformità tra più raccolte. Ogni tipo di contenuto è possibile specificare un modello e flusso di lavoro processi.
Un reparto vendite potrebbe, ad esempio, avere modelli per rapporti vendite, documenti standard, preventivi e presentazioni. Ogni modello contiene il logo della società e la definizione della missione. Quando viene creato un nuovo file dalla raccolta per documenti, è possibile selezionare il modello che si desidera utilizzare.
-
Specificare un'autorizzazione univoca È possibile specificare un'autorizzazione univoca per una raccolta o addirittura un file all'interno di una raccolta.
-
Creare flussi di lavoro Una raccolta documenti o un tipo di contenuto può utilizzare flussi di lavoro che l'organizzazione ha definito per i processi aziendali, ad esempio la gestione della revisione o dell'approvazione dei documenti.
Il tipo di raccolta che si usa dipende i tipi di file che si desidera condividere:
-
Raccolta documenti Per molti tipi di file, inclusi i documenti e fogli di calcolo, utilizzare una raccolta documenti. È possibile archiviare altri tipi di file in una raccolta documenti, anche se alcuni tipi di file bloccati per motivi di sicurezza. Quando si lavora con le applicazioni compatibili con Windows SharePoint Services, è possibile creare tali file dalla raccolta. Il team di marketing, ad esempio, potrebbe essere propria raccolta per pianificare i materiali, comunicati e pubblicazioni.
-
Raccolta immagini Per condividere un insieme di immagini digitali, utilizzare una raccolta immagini. Anche se le immagini possono essere create in altri tipi di raccolte di SharePoint, le raccolte immagini offrono diversi vantaggi. Ad esempio, da una raccolta immagini è possibile visualizzare le immagini in una presentazione, scaricare le immagini nel computer in uso e modificare le immagini con programmi di grafica compatibili con Windows SharePoint Services. È consigliabile creare una raccolta immagini se il proprio team riutilizza molti degli elementi grafici, ad esempio logo e immagini aziendali, o se si desidera archiviare le immagini di eventi del team o del prodotto.
-
Raccolta pagine Wiki Per creare una raccolta di pagine wiki, utilizzare una raccolta pagine wiki. Un pagina wiki consente a più persone di raccogliere informazioni in un formato facile da creare e modificare. È possibile aggiungere alla raccolta pagine wiki che contengono immagini, tabelle, collegamenti ipertestuali e collegamenti interni. Ad esempio, se il team crea un sito wiki per un progetto, il sito consentono di memorizzare suggerimenti e consigli per una serie di pagine in grado di connettersi tra loro.
-
Raccolta moduli Se è necessario gestire un gruppo di moduli aziendali basati su XML, utilizzare una raccolta moduli. Ad esempio, l'organizzazione consiglia di utilizzare una raccolta moduli per spese. Impostazione di una raccolta moduli richiede un editor XML o un programma di progettazione XML è compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office InfoPath.
