Introduzione alle funzionalità di un sito di SharePoint

Si applica a

Tecnologia Microsoft Windows® SharePoint® Services in Microsoft Windows Server™ 2003

Se il team di cui si fa parte ha di recente aggiunto un sito Web basato su Microsoft Windows SharePoint Services e si desidera conoscere le procedure per iniziare a collaborare e a condividere le informazioni con i colleghi del team, è possibile fare riferimento al presente articolo, in cui vengono illustrate le operazioni preliminari e viene fornita un'introduzione alle funzionalità e alle caratteristiche dei siti basati su Windows SharePoint Services. Vengono infine presentati gli elementi di base di ogni funzionalità, indicando la posizione in cui è necessario spostarsi nel sito per accedere a ciascuna funzionalità.

Nel presente articolo viene approfondito il modello Sito del team, che rappresenta il modello di sito predefinito di Windows SharePoint Services. Un sito del team consente ai team di creare, organizzare e condividere le informazioni in maniera rapida e semplice. Nel sito sono inclusi una raccolta documenti e gli elenchi di base Annunci, Eventi, Contatti e Collegamenti.

Nota :  In ogni sezione "Verifica" del presente articolo viene indicata la posizione nel sito del team da cui è possibile iniziare a utilizzare una funzionalità. Seguendo i passaggi indicati in una sezione "Verifica", sarà possibile iniziare a utilizzare una funzionalità nella maniera corretta. Vedere la Guida in linea di Windows SharePoint Services per accedere alle procedure complete per utilizzare correttamente una funzionalità. Per avviare la Guida in linea, fare clic su Guida in linea da qualsiasi pagina del sito del team.

Nei passaggi descritti nelle sezioni seguenti del presente articolo verranno utilizzati due elementi dell'interfaccia utente dei siti di SharePoint che potrebbero essere poco noti: la barra di avvio veloce e la barra degli strumenti Elenco. Nella barra di avvio veloce sono disponibili collegamenti ipertestuali a pagine specifiche del sito Web del team.

Barra di avvio veloce

Nella barra degli strumenti Elenco sono disponibili collegamenti ipertestuali a pagine contenenti moduli per l'aggiunta e la modifica degli elementi inclusi negli elenchi, nella raccolta documenti e nell'area discussioni.

Barra degli strumenti Elenco

Gestire le informazioni

I siti di SharePoint sono ideali per memorizzare informazioni quali calendari di eventi, contatti, collegamenti Web, discussioni, elenchi di problemi e annunci. Oltre all'utilizzo dell'ampia gamma di elenchi predefiniti, è possibile creare elenchi personalizzati nel sito del team che rispondano alle specifiche esigenze di condivisione delle informazioni del team.

Elenchi Contatti

Gli elenchi Contatti consentono di comunicare con i colleghi. È possibile immettere i nomi e le informazioni sui contatti, quali numeri di telefono, indirizzi postali e di posta elettronica, affinché tutti i membri del team possano utilizzare tali informazioni. È possibile copiare le informazioni sui contatti dalla rubrica personale a un elenco Contatti se si dispone di un programma per la gestione della rubrica compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Outlook® 2003 e Microsoft Internet Explorer 4.0 o versione successiva, e copiare o collegare i contatti da un elenco Contatti alla rubrica personale.

Elenco Contatti

Verifica: nel sito del team è incluso un elenco Contatti predefinito. Nella barra di avvio veloce fare clic su Contatti per visualizzare l'elenco. Per aggiungere un nuovo contatto all'elenco Contatti, fare clic su Nuovo elemento sulla barra degli strumenti relativa agli elenchi.

Nota : È inoltre possibile trovare tutti gli elenchi inclusi nel sito facendo clic su Documenti ed elenchi sulla barra dei collegamenti superiore.

Elenchi Collegamenti

Gli elenchi Collegamenti consentono di pubblicare collegamenti ipertestuali alle pagine Web interessanti per il team.

Elenco Collegamenti

Verifica: nel sito del team è disponibile un elenco Collegamenti predefinito e una visualizzazione dell'elenco è inclusa nella home page del sito. Per aggiungere un nuovo collegamento, fare clic su Aggiungi nuovo collegamento.

Elenchi e fogli di calcolo

Se si dispone di un elenco di informazioni in un foglio di calcolo, è possibile definire un intervallo di celle da utilizzare come elenco nel sito. Tramite Windows SharePoint Services è possibile importare i dati dal foglio di calcolo e visualizzarli allo stesso modo in cui vengono visualizzati gli elenchi predefiniti, ovvero in colonne che i membri del team possono filtrare e ordinare, con comandi che consentono di aggiungere, modificare ed eliminare elementi. Per importare dati da un foglio di calcolo, è necessario che siano installati un programma per fogli di calcolo compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Excel 2003 e Internet Explorer 5 o versioni successive.

Se si dispone di un programma per la gestione della produttività compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Professional Edition 2003, è possibile visualizzare e utilizzare gli elenchi presenti nel sito del team tramite la visualizzazione Foglio dati. La visualizzazione Foglio dati consente di aggiungere, eliminare e aggiornare rapidamente voci di elenco come in un programma per fogli di calcolo, senza dover passare a un programma distinto.

Verifica: fare clic su Crea sulla barra dei collegamenti superiore. Nella pagina Crea pagina fare clic su Importa foglio di calcolo. Per visualizzare un elenco in visualizzazione Foglio dati, fare clic su Modifica nel foglio dati nella pagina dell'elenco.

Elenchi personalizzati

Nei siti basati su Windows SharePoint Services è incluso un insieme di elenchi predefiniti che consentono di condividere tipi comuni di informazioni, quali attività, contatti e annunci. Se nessuno degli elenchi predefiniti risponde alle esigenze di condivisione delle informazioni, è possibile crearne uno personalizzato in cui visualizzare informazioni specifiche.

Verifica: la creazione di un elenco personalizzato avviene in due passaggi. Fare innanzitutto clic su Crea sulla barra dei collegamenti superiore, quindi specificare Elenco personalizzato. Dopo avere creato l'elenco personalizzato, è possibile aggiungere le colonne desiderate. Nella pagina in cui viene visualizzato l'elenco fare clic su Modifica impostazioni e colonne. Per ciascuna colonna che si desidera aggiungere fare clic su Aggiungi nuova colonna nella sezione Colonne della pagina Personalizza.

Condividere file

Windows SharePoint Services offre al sito del team caratteristiche di memorizzazione e recupero di documenti, con funzionalità di archiviazione ed estrazione, cronologia versioni, proprietà personalizzate e visualizzazioni flessibili e personalizzabili. I membri del team potranno trovare e condividere documenti e altri file con semplicità.

Raccolte documenti

Le raccolte documenti sono raccolte di file condivise dai membri del team. È possibile, ad esempio, creare una raccolta documenti per un progetto specifico. In una raccolta documenti è possibile memorizzare qualsiasi tipo di file.

Raccolte documenti

Windows SharePoint Services consente agli utenti di eseguire ricerche di tutto il contenuto dei siti Web in un sito, inclusi i documenti nelle raccolte documenti. Se la ricerca è attiva nel server, nella home page del sito e nelle pagine di visualizzazione degli elenchi sono disponibili alcune caselle di ricerca.

Nota : La ricerca è disponibile solo per Windows SharePoint Services con Microsoft SQL Server 2000. Se il server Web esegue Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (Windows, WMSDE), la ricerca non è disponibile. Se non si è certi che la ricerca sia disponibile, rivolgersi all'amministratore del server.

Verifica: per impostazione predefinita, nel sito del team è inclusa una raccolta documenti predefinita denominata Documenti condivisi, visualizzata nella barra di avvio veloce e nella pagina Documenti ed elenchi. Per aggiungere un documento, aprire la raccolta documenti, fare clic su Carica documento, quindi passare al documento che si desidera aggiungere. Se si utilizza un programma client compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Word 2003, è possibile salvare file nella raccolta documenti dal programma client.

Raccolte immagini

Le raccolte immagini consentono di condividere e organizzare immagini digitali con semplicità. Un'organizzazione può, ad esempio, creare una raccolta immagini per le immagini di marketing, offrendo in questo modo ai membri del team la possibilità di visualizzare, condividere, modificare e scaricare logo o altro materiale commerciale da un'unica posizione.

Verifica: per creare una raccolta immagini, fare clic su Crea sulla barra dei collegamenti superiore, quindi specificare Raccolta immagini. Per aggiungere un'immagine a una raccolta immagini, aprire la raccolta immagini, fare clic su Aggiungi immagine, quindi passare all'immagine che si desidera aggiungere.

Collaborare

Tramite Windows SharePoint Services è possibile realizzare nuovi livelli di collaborazione. I membri del team possono creare siti aree di lavoro per la collaborazione per condividere e gestire le informazioni del team. Temi di discussione, sondaggi, calendari condivisi, elenchi di attività e altre funzionalità di collaborazione assicurano connessione e produttività senza interruzioni.

Elenchi Annunci

Gli elenchi Annunci consentono di pubblicare notizie, aggiornamenti e altre brevi comunicazioni che si desidera condividere con i membri del team. È possibile impostare una data di scadenza per un annuncio.

Elenco Annunci

Verifica: nel sito del team è incluso un elenco Annunci predefinito. Una visualizzazione di questo elenco è disponibile nella home page del sito. Per aggiungere un nuovo collegamento, fare clic su Aggiungi nuovo annuncio.

Elenchi Eventi

Gli elenchi Eventi consentono di pubblicare informazioni sulle date importanti per il team. È possibile copiare o collegare gli eventi da un elenco Eventi a un programma di gestione del calendario compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office Outlook 2003.

Verifica: nel sito del team è incluso un elenco Eventi predefinito. Una visualizzazione dell'elenco è disponibile nella home page del sito. Per aggiungere un nuovo collegamento, fare clic su Aggiungi nuovo evento.

Elenchi Attività

Gli elenchi Attività consentono di assegnare un'attività a un membro del team, di specificarne la scadenza e il livello di priorità, nonché di indicarne stato e percentuale di completamento. È possibile visualizzare con semplicità tutte le attività o una selezione di attività, ad esempio solo quelle assegnate.

Verifica: nel sito del team è incluso un elenco Attività predefinito. Nella barra di avvio veloce fare clic su Attività per visualizzare l'elenco. Per aggiungere una nuova attività all'elenco, fare clic su Nuovo elemento sulla barra degli strumenti dell'elenco. Per visualizzare solo le attività assegnate, nell'elenco Attività fare clic su Filtro, quindi selezionare il proprio nome nel campo Assegnata a.

Aree discussioni

Le aree discussioni costituiscono un forum per discutere di argomenti di interesse per il team. È possibile ad esempio creare un'area discussioni in cui i membri del team possano proporre attività e discuterne. Ogni area discussioni viene visualizzata in una pagina in cui sono inclusi pulsanti per avviare nuove discussioni, ordinare e filtrare le discussioni, passare a una visualizzazione diversa dell'area discussioni e modificarne la struttura.

Verifica: nel sito del team è inclusa un'area discussioni predefinita denominata Discussione generale, disponibile sia nella barra di avvio veloce che nella pagina Documenti ed elenchi. Per avviare una nuova discussione, nella pagina Discussione generale fare clic su Nuova discussione.

Sondaggi

I sondaggi consentono di raccogliere le opinioni dei membri del sito. È possibile configurare un sondaggio affinché i membri del team possano rispondere una o più volte. Se lo si desidera, è possibile visualizzare i risultati del sondaggio in una visualizzazione grafica.

Sondaggio

Verifica: per creare un sondaggio, sulla barra dei collegamenti superiore fare clic su Crea, quindi su Sondaggio. Digitare un nome e una descrizione per il sondaggio, quindi scegliere Avanti per iniziare ad aggiungere domande.

Siti aree di lavoro riunioni

Un sito area di lavoro riunioni è un sito Web che consente di centralizzare informazioni e materiali per una o più riunioni. Prima di una riunione, il sito area di lavoro consente di pubblicare l'agenda, l'elenco dei partecipanti e i documenti che verranno trattati nel corso della riunione. Durante o dopo la riunione, il sito area di lavoro consente di pubblicare i risultati della riunione e tenere traccia delle attività da svolgere. Per invitare persone alla riunione vengono utilizzate le convocazioni di riunione. Nella convocazione è necessario includere un collegamento ipertestuale al sito area di lavoro, in cui gli invitati potranno prendere visione di informazioni dettagliate e del materiale disponibile.

Se al gruppo del sito cui si appartiene è assegnata l'autorizzazione Creazione siti secondari, è possibile creare un sito area di lavoro riunioni. I membri del gruppo del sito Amministratore dispongono automaticamente dell'autorizzazione Creazione siti secondari.

Verifica: sulla barra dei collegamenti superiore fare clic su Crea, quindi su Siti e aree di lavoro nella pagina Crea. Immettere un titolo, una descrizione e un URL, quindi selezionare un'impostazione di autorizzazione. Fare clic su Crea. Nella pagina Selezione modello fare clic su Area di lavoro riunioni nella casella Modello.

Siti aree di lavoro documenti

Un sito area di lavoro documenti è un sito di SharePoint basato su uno o più documenti che consente a più persone di lavorare con semplicità su uno stesso documento, modificando direttamente la copia disponibile nel sito area di lavoro documenti o utilizzando una copia personale, che può essere aggiornata periodicamente con le modifiche salvate nella copia presente nel sito area di lavoro documenti.

Se al gruppo del sito cui si appartiene è assegnata l'autorizzazione Creazione siti secondari, è possibile creare un sito area di lavoro documenti. I membri del gruppo del sito Amministratore dispongono automaticamente dell'autorizzazione Creazione siti secondari.

Verifica: sulla barra dei collegamenti superiore fare clic su Crea, quindi su Siti e aree di lavoro nella pagina Crea. Immettere un titolo, una descrizione e un URL, quindi selezionare un'impostazione di autorizzazione. Fare clic su Crea. Nella pagina Selezione modello fare clic su Area di lavoro documenti nella casella Modello.

Personalizzare

I siti del team basati su Windows SharePoint Services sono immediatamente pronti per l'uso. Se, tuttavia, si appartiene ai gruppi del sito Designer Web o Amministratore, è possibile personalizzare il sito, modificarne l'aspetto e aggiungere funzionalità senza utilizzare altre applicazioni né eseguire attività di programmazione.

Pagine

Non è necessario disporre di competenze professionali di progettazione Web o sviluppo software per personalizzare il sito Web creato in Windows SharePoint Services. Tramite le funzionalità web part predefinite è possibile personalizzare con semplicità la home page del sito e le pagine web part memorizzate nel sito.

Una web part è un'unità modulare di informazioni che rappresenta l'unità strutturale di una pagina web part. Quando si crea il sito di un team basato su Windows SharePoint Services, è disponibile un insieme di web part in cui sono visualizzati elenchi, immagini, testo e altri contenuti. Tramite l'aggiunta alle pagine web part, la configurazione e la connessione reciproca delle web part, è possibile creare portali dinamici in cui presentare le informazioni agli utenti del sito in maniera organizzata e pratica. È possibile ad esempio modificare l'immagine della home page del sito oppure aggiungere una visualizzazione di un elenco presente nella home page.

Verifica: scegliere Aggiungi web part dal menu Modifica pagina condivisa della home page, quindi fare clic su Sfoglia. Trascinare una web part da Elenco web part in un'area della home page.

Visualizzazioni personali

Una pagina web part, ad esempio la home page del sito, è sempre disponibile in due visualizzazioni: visualizzazione condivisa e visualizzazione personale. Se per una pagina web part è attiva la visualizzazione condivisa, tutti gli utenti vedranno la stessa pagina e le eventuali modifiche apportate nella visualizzazione condivisa saranno visibili a tutti gli utenti. Se è invece attiva la visualizzazione personale, le modifiche apportate in questa visualizzazione saranno visibili solo all'utente che le ha effettuate. Nella visualizzazione personale, ad esempio, è possibile modificare l'altezza e la larghezza di una web part, chiudere un'altra web part, aggiungerne una terza ed eliminarne una quarta. Queste modifiche verranno applicate solo alla visualizzazione personale della pagina.

Verifica: scegliere Visualizzazione personale dal menu Modifica pagina condivisa della home page. Le modifiche apportate alla pagina in questa visualizzazione non saranno visibili agli altri utenti della pagina.

Temi

Un tema è una serie di elementi di design che determinano i tipi di carattere e le combinazioni di colori del sito di SharePoint. La modifica del tema del sito rappresenta un semplice metodo per personalizzare il sito e adattarlo alla personalità del team.

Selezione tema

Verifica: sulla barra dei collegamenti superiore fare clic su Impostazioni sito. Nella sezione Personalizzazione della pagina Impostazioni sito fare clic su Applica tema al sito. Nella pagina Applica tema al sito Web selezionare un tema.

Avvisi

È possibile aggiungere avvisi per ricevere una notifica tramite posta elettronica in caso di modifiche apportate al contenuto del sito Web oppure creare avvisi per elenchi e raccolte, nonché per singoli elementi ed eventuali file in essi contenuti. Quando si crea un avviso per un elenco o una raccolta, è utile specificare il tipo di modifiche di cui si desidera tenere traccia, ad esempio ricevere un avviso dal server in caso di aggiunta, modifica o eliminazione di un elemento o di un file. Negli avvisi relativi a file e voci di elenco viene segnalato all'utente l'aggiornamento o l'eliminazione di un file o di un elemento. Per i documenti delle raccolte, è possibile ricevere una notifica in caso di aggiunta, eliminazione o modifica di commenti in Discussioni Web.

Verifica: da qualsiasi elenco o pagina di raccolta documenti fare clic su Invia avviso nell'elenco Azioni.

Utilizzare applicazioni di Office

L'ampia integrazione con i programmi di Office 2003 consente ai membri del team di collaborare tramite i noti strumenti utilizzati ogni giorno. Di seguito vengono illustrate alcune modalità di utilizzo dei programmi di Office 2003 con il sito del team:

  • Salvare documenti in raccolte documenti da Office Excel 2003, Office Outlook 2003, Microsoft Office PowerPoint® 2003, Microsoft Office Visio® 2003 o Office Word 2003.

  • Utilizzare Microsoft Office Access 2003 o Office Excel 2003 per visualizzare e modificare i dati memorizzati negli elenchi del sito del team.

  • Sincronizzare il calendario e gli elenchi di contatti di Office Outlook 2003 con il sito del team.

  • Creare un sito area di lavoro documenti da Office Word 2003.

Verifica: aprire un documento in Office Word 2003, Office Excel 2003, Office PowerPoint 2003 o Microsoft Office Visio 2003. Scegliere Area di lavoro condivisa dal menu Strumenti. Nel riquadro attività Area di lavoro condivisa digitare o fare clic sull'indirizzo Web (URL) di un sito Web basato su Windows SharePoint Services in cui si desidera includere il sito area di lavoro documenti. Poiché il sito area di lavoro documenti verrà creato come sito secondario, è necessario disporre dell'autorizzazione per la creazione di siti aree di lavoro documenti all'interno di questo sito Web. Fare clic su Crea.

Nota : Le società, le organizzazioni, i prodotti, i nomi di dominio, gli indirizzi di posta elettronica, i logo, le persone, i luoghi e gli eventi presentati negli esempi sono fittizi. Qualsiasi riferimento a società, organizzazioni, prodotti, nomi di dominio, indirizzi di posta elettronica, logo, persone, luoghi o eventi è puramente casuale.

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