Introduzione alle aree di lavoro riunioni

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Un'area di lavoro riunioni è un sito Web per la centralizzazione delle informazioni e dei materiali per una o più riunioni.

Sulle aree di lavoro riunioni

Parti di un sito area di lavoro riunioni

I partecipanti, gli utenti e gruppi del sito nel sito area di lavoro riunioni

Informazioni sulle aree di lavoro riunioni

Un sito dell'area di lavoro riunioni è un sito Web che funziona da archivio per tutte le informazioni e i materiali necessari per una o più riunioni. È possibile impostare un'area di lavoro riunioni quando si crea una convocazione di riunione in Microsoft Office Outlook. In Outlook vengono aggiunti automaticamente l'oggetto, i nomi dei partecipanti, la data, l'ora e il luogo di convocazione di riunione dell'area di lavoro. Se in seguito si modificano tali informazioni, queste verranno automaticamente aggiornate nell'area di lavoro riunioni.

Nota : Se invece si aggiornano le informazioni nell'area di lavoro riunioni, sarà necessario aggiornarle manualmente nella convocazione di riunione in Outlook.

Se si imposta un sito per l'area di lavoro riunioni utilizzando Outlook con un account di Microsoft Exchange, al corpo del testo della convocazione di riunione verrà automaticamente aggiunto un collegamento al sito Web dell'area di lavoro. Gli invitati possono fare clic su tale collegamento per visualizzare e utilizzare l'agenda, i documenti e altre informazioni correlate alla riunione nell'area di lavoro riunioni. Durante la riunione è possibile visualizzare il sito dell'area di lavoro riunioni e aggiornarlo con informazioni quali i nomi dei partecipanti, le decisioni prese e le azioni o le attività assegnate ai partecipanti, nonché pubblicare le minute della riunione. Queste caratteristiche consentono di creare una registrazione completa della riunione da utilizzare come riferimento futuro.

Se sono disponibili Microsoft SharePoint Services e un sito di SharePoint padre, è possibile creare un sito area di lavoro riunioni da una varietà di posizioni. Il nuovo sito area di lavoro riunioni viene creato come un sito secondario del sito di SharePoint padre. Alcuni esempi di percorsi non sicuri per creare un sito area di lavoro riunioni sono un calendario compatibile con SharePoint Services e applicazione di pianificazione, ad esempio Outlook e un sito di SharePoint Services in una rete intranet. È anche possibile creare un sito area di lavoro riunioni tramite un sito area di lavoro riunioni esistente, ma in questo caso, il nuovo sito non può essere un sito secondario di sito area di lavoro riunioni esistente.

Outlook e SharePoint Services consentono di configurare un sito area di lavoro riunioni per più di una riunione, ad esempio per una riunione ricorrente o per più riunioni correlate che sono collegate allo stesso sito area di lavoro riunioni. È inoltre possibile assegnare un delegato per impostare per il sito area di lavoro riunioni.

Nota : Se si utilizza un'applicazione di posta elettronica, consultare la documentazione relativa per ulteriori informazioni oppure rivolgersi all'amministratore di sistema.

Chiunque abbia un indirizzo di posta elettronica valido nello stesso dominio di tipo trusted può essere invitato ai siti dell'area di lavoro riunioni creati in quel dominio. Se invece i siti dell'area di lavoro riunioni sono creati in siti esterni, potranno accedervi tutti gli utenti che hanno un indirizzo di posta elettronica valido.

Se si utilizza un programma di messaggistica istantaneo è compatibile con SharePoint, ad esempio Microsoft Skype o Microsoft Lync, è possibile utilizzare tale programma nell'elenco partecipanti nel sito area di lavoro riunioni per comunicare con gli altri partecipanti. È possibile richiedere un partecipante chi è in linea, visitare il sito area di lavoro riunioni in modo da poter lavorare insieme.

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Parti di sito di un'area di lavoro riunioni

Un sito dell'area di lavoro riunioni è costituito da una o più pagine contenenti informazioni dette web part. Sono disponibili web part che riportano dettagli relativi alle riunioni e informazioni comuni per la pianificazione, la conduzione e il completamento di una riunione. Tra le web part più comunemente utilizzate vi sono gli elenchi Obiettivi, Agenda, Partecipanti, Decisioni e Attività. Oltre agli elenchi, è possibile aggiungere una raccolta documenti e una raccolta immagini nelle quali gli invitati possono archiviare i materiali relativi alla riunione. Gli elenchi e le raccolte visualizzati per impostazione predefinita nella home page dipendono dal modello selezionato per la creazione del sito dell'area di lavoro.

Se il sito area di lavoro riunioni non contiene tutte le informazioni necessarie, è possibile personalizzarlo in base alle esigenze. La Guida per il sito area di lavoro riunioni è disponibile nel sito e nella Guida di SharePoint.

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Partecipanti, utenti e gruppi del sito nell'area di lavoro riunioni

Nonostante in Outlook venga aggiornato l'elenco Partecipanti nel sito di un'area di lavoro, non vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni ai partecipanti per accedere al sito. I diritti vengono concessi automaticamente o meno a seconda del tipo di sito dell'area di lavoro riunioni.

Se si crea un nuovo sito dell'area di lavoro riunioni e si invia una convocazione di riunione con un collegamento al sito, i partecipanti verranno automaticamente assegnato al gruppo del sito Collaboratore e verranno aggiunti al sito come utenti con diritti di lettura e scrittura. L'organizzatore della riunione viene assegnato al gruppo del sito Amministratore. Se si verifica un problema durante la concessione automatica dei diritti ai partecipanti, verrà visualizzato un messaggio che riporta le informazioni su dove aggiungere il partecipante come utente nel sito dell'area di lavoro riunioni.

Se si attiva un collegamento a un sito dell'area di lavoro riunioni esistente, dopo l'invio della convocazione di riunione vengono assegnati automaticamente diritti ai partecipanti in uno dei seguenti casi:

  • Il sito dell'area di lavoro è stato creato originariamente con autorizzazioni univoche differenti da quelle del sito Web padre.

  • Il sito dell'area di lavoro ha ereditato le impostazioni di autorizzazione dal sito padre di SharePoint e i partecipanti dispongono dei diritti di accesso al sito padre.

Per ulteriori informazioni, vedere la Guida nel sito dell'area di lavoro riunioni.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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