Introduzione alla gestione dei documenti

La gestione dei documenti è incentrata sull'archiviazione e l'organizzazione di documenti per supportare il lavoro in corso e comprende la creazione e la condivisione di contenuto all'interno di un'organizzazione. Se le organizzazioni non dispongono di alcun tipo di sistema formale per la gestione di documenti, il contenuto viene spesso creato e salvato in modo non gestito e decentralizzato in condivisioni file diverse e in singole unità disco rigido. In questi casi, per i dipendenti risulterà difficile trovare e condividere contenuto e collaborare in modo efficace e le organizzazioni avranno difficoltà a utilizzare le informazioni e i dati aziendali presenti nel contenuto.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 supporta le esigenze di gestione dei documenti delle organizzazioni con l'offerta di una vasta gamma di capacità di gestione di documenti che consentono di eseguire le operazioni seguenti:

  • Archiviare, organizzare e individuare documenti.

  • Garantire l'uniformità dei documenti.

  • Gestire i metadati dei documenti.

  • Contribuire a proteggere i documenti dall'accesso o l'utilizzo non autorizzato.

  • Garantire processi aziendali coerenti, ovvero flussi di lavoro, per la gestione dei documenti.

Nota : Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.

Il team della documentazione tecnica di Adventure Works, ad esempio, che crea pubblicazioni per i clienti, ad esempio manuali per l'utente e specifiche di prodotto, utilizza molte caratteristiche per la gestione dei documenti presenti in Office SharePoint Server 2007. Archivia tutto il contenuto creato in un sito ricavato dal modello di sito Centro documenti in cui i membri del team utilizzano versioni principali e secondarie per tenere traccia dello sviluppo dei documenti nelle diverse versioni. Utilizza inoltre l'estrazione obbligatoria dei documenti per impedire che i membri del team sovrascrivano inavvertitamente il lavoro di altri utenti.

Archiviare e organizzare documenti in un sito Centro documenti

Il modello di sito Centro documenti incluso in Office SharePoint Server 2007 può essere utilizzato per creare siti ottimizzati per la creazione, l'utilizzo e l'archiviazione di un numero elevato di documenti. I siti creati dal modello di sito Centro documenti dispongono di caratteristiche apposite per la gestione di documenti, ad esempio l'estrazione obbligatoria e il controllo delle versioni con l'utilizzo di versioni principali e secondarie, attivati per impostazione predefinita. L'estrazione obbligatoria contribuisce a evitare conflitti e confusione per quanto riguarda le modifiche, poiché un file può essere utilizzato da un solo utente per volta. Il controllo delle versioni consente di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti e agevola la gestione del contenuto nel corso delle revisioni. Risulta particolarmente utile nel caso in cui molti utenti collaborino a un progetto o se le informazioni passano attraverso diversi stadi di sviluppo e revisione.

Utilizzare tipi di contenuto per gestire i documenti in modo coerente

Un tipo di contenuto è un gruppo di impostazioni riutilizzabili che descrivono i comportamenti condivisi per un tipo specifico di contenuto. I tipi di contenuto consentono alle organizzazioni di organizzare e gestire il contenuto in modo coerente all'interno di una raccolta siti. È possibile definire un tipo di contenuto per ogni tipo di documento o di informazione che l'organizzazione crea per garantire che questi diversi tipi di documenti vengano gestiti in modo coerente.

Il reparto della documentazione tecnica di Adventure Works, ad esempio, ha creato due tipi di contenuto denominati Manuale utente e Specifica di prodotto. Quando i membri del team entrano nel Centro documenti per creare un nuovo documento, i due tipi di contenuto vengono visualizzati come opzione per il pulsante Nuovo nella raccolta documenti. Per ogni tipo di contenuto viene specificato un modello, affinché tutti i manuali per l'utente e le specifiche di prodotto condividano un formato comune. Per ogni tipo di contenuto vengono inoltre specificate colonne personalizzate affinché, ad esempio, tutti i manuali per l'utente contengano metadati che indicano a quali modelli di prodotto si applicano i manuali. Ogni tipo di contenuto contiene inoltre flussi di lavoro specifici che garantiscono che ogni manuale per l'utente segua gli stessi processi per i commenti e suggerimenti e l'approvazione. Poiché le specifiche di prodotto sono contenute in un tipo di contenuto diverso, tali documenti possono seguire processi diversi e disporre di colonne che richiedono metadati diversi.

Gestire le proprietà dei documenti

Uno dei metodi principali utilizzato dagli utenti per trovare le informazioni salvate in un sito Web o in un sistema per la gestione di documenti è quello di esplorare o cercare i metadati (proprietà dei documenti) salvati con i file. I dipendenti delle organizzazioni tuttavia quando salvano i file spesso non aggiungono né aggiornano le proprietà dei documenti.

I programmi e i server disponibili in Microsoft Office System 2007 aiutano gli utenti a creare e aggiornare i metadati dei documenti. Quando si apre o si modifica in un programma desktop di versione 2007 di Office, ad esempio Word, Excel o PowerPoint, un documento salvato in un sito di Office SharePoint Server 2007, è possibile modificare le proprietà server del documento nel riquadro informazioni documento visualizzato nella parte superiore del file. Se al tipo di contenuto del documento o alla raccolta in cui viene salvato il documento vengono aggiunte colonne personalizzate, queste ultime vengono visualizzate come campi delle proprietà nel riquadro informazioni documento. I programmi di versione 2007 di Office integrano la modifica delle proprietà di un documento con la modifica del contenuto consentendo alle organizzazioni di migliorare la qualità dei metadati del contenuto in modo semplice.

Riquadro informazioni documento

Le organizzazioni possono inoltre utilizzare Microsoft Office InfoPath 2007 per creare riquadri informazioni documento da aggiungere a tipi di contenuto specifici.

Proteggere i documenti

Office SharePoint Server 2007 offre inoltre alle organizzazioni diversi metodi per contribuire a proteggere dall'accesso o l'utilizzo non autorizzati i documenti salvati in un sito di SharePoint. È possibile applicare Information Rights Management (IRM) a un'intera raccolta documenti per proteggere un set completo di documenti. IRM consente di limitare le azioni che gli utenti possono eseguire sui file scaricati da elenchi o raccolte SharePoint. I file scaricati vengono crittografati da IRM che limita il set di utenti e programmi che possono decrittografare i file. Con IRM è inoltre possibile limitare i diritti degli utenti che possono leggere i file affinché non possano eseguire operazioni quali ad esempio la stampa di copie dei file o la copia di testo dai file. IRM rappresenta pertanto un valido aiuto per l'organizzazione nell'applicazione dei criteri aziendali che governano il controllo e la distribuzione delle informazioni riservate o proprietarie.

Office SharePoint Server 2007 consente inoltre di proteggere i file con metodi diversi. Se si desidera impedire ad alcuni utenti di leggere le bozze dei documenti in corso, è possibile impostare una raccolta documenti con versioni principali e secondarie e quindi specificare quali gruppi di utenti possono leggere le versioni secondarie, ovvero le bozze che rappresentano le versioni secondarie di file o elementi di elenco non ancora approvati come versioni principali. Se si imposta la raccolta affinché sia necessaria l'approvazione del contenuto, le bozze non verranno pubblicate come versioni principali fino a quando un utente con le autorizzazioni appropriate non approverà il documento per la pubblicazione come bozza principale.

Un ulteriore metodo per la protezione di documenti consiste nel configurare autorizzazioni per cartelle, elementi di elenco o documenti singoli. Se in una raccolta documenti sono presenti solo uno o due file a cui si desidera limitare l'accesso, è possibile modificare le autorizzazioni per questi singoli elementi, modificando gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per visualizzarli o modificarli.

Gestire processi correlati a documenti con i flussi di lavoro

Per supportare i processi aziendali comuni correlati ai documenti, Office SharePoint Server 2007 offre flussi di lavoro predefiniti utilizzabili dalle organizzazioni per gestire attività quali ad esempio la revisione e l'approvazione di documenti e la raccolta di firme. Per flusso di lavoro si intende lo spostamento automatico di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale. I flussi di lavoro aiutano le organizzazioni a gestire i processi aziendali correlati a documenti in modo più efficiente in quanto consentono di gestire automaticamente le attività degli utenti coinvolti nei processi e controllare l'avanzamento di tali attività.

Il team della documentazione tecnica di Adventure Works, ad esempio, utilizza molto spesso il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti. Anziché inviare messaggi di posta elettronica ai revisori, un autore può avviare un flusso di lavoro nel documento corrente direttamente da Office Word 2007. Il processo verrà gestito dal flusso di lavoro per quanto riguarda invio dei messaggi di notifica ai revisori, creazione delle attività per i revisori e controllo dell'avanzamento delle attività. I revisori possono completare le attività in Word 2007 o in Microsoft Office Outlook 2007.

Utilizzando Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions per Windows Workflow Foundation le organizzazioni possono sviluppare e distribuire flussi di lavoro ad hoc per la gestione di processi aziendali personalizzati.

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