Introduzione alla conversione dei moduli cartacei in moduli di InfoPath

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Nel presente articolo vengono illustrati i vantaggi dell'utilizzo di moduli elettronici anziché cartacei per la raccolta di dati. Vengono inoltre indicate alcune procedure consigliate per la conversione di moduli cartacei in modelli di modulo di Microsoft Office InfoPath.

Nota : Se il modulo cartaceo è stato progettato in Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel, è possibile utilizzare l'Importazione guidata di InfoPath per convertire in modo rapido il documento o la cartella di lavoro in un modello di modulo di InfoPath. Se il modulo è stato creato in un altro programma, o se non è possibile accedere al file di origine del modulo, è necessario ricreare da zero il modulo cartaceo in InfoPath.

Contenuto dell'articolo

Vantaggi dell'utilizzo di moduli elettronici

Procedure consigliate per la conversione dei moduli cartacei

Vantaggi dell'utilizzo di moduli elettronici

L'utilizzo di moduli elettronici anziché cartacei offre numerosi vantaggi, tra cui:

Accurata, i dati sono coerenti    Con moduli cartacei, persone che spesso informazioni sulla scrittura nella posizione sbagliata o erroneamente le istruzioni per compilando il modulo. Errori possono verificarsi anche quando un dipendente successiva manualmente i dati del modulo in un database o un altro programma. Individuare e correggere i tipi di errori di immissione di dati può essere costosa e richiede molto tempo. In InfoPath sono diversi modi automatica per consentire agli utenti di evitare errori di immissione di dati. Ad esempio, è possibile utilizzare le formule per calcolare automaticamente valori matematici per gli utenti. È possibile utilizzare formattazione condizionale per attirare l'attenzione dell'utente ai dati o abilitare il controllo ortografico per consentire agli utenti di controllare l'ortografia prima di inviare i moduli. È anche possibile riempire automaticamente nei campi per gli utenti con i dati esistenti da un database o un altro sistema di archiviazione di dati. Ad esempio, è possibile progettare un modulo di vendita immessi nei campi informazioni dipendente automaticamente dopo che gli utenti hanno immesso il numero di identificazione in una casella ID dipendente.

Aggiornamenti semplici    Se è necessario aggiornare un modello di modulo esistente, è possibile modificarlo, ripubblicarlo e ridistribuirlo agli utenti. L'aggiornamento verrà effettuato automaticamente alla successiva riapertura da parte degli utenti di un modulo basato sul modello di modulo. Se quando si pubblica un modello di modulo aggiornato gli utenti stanno lavorando in modalità non in linea, l'aggiornamento verrà effettuato alla successiva connessione alla rete. In genere, gli utenti non si rendono conto dell'esecuzione di un aggiornamento, ma è possibile progettare il modello di modulo in modo da avvisare gli utenti.

Opzioni flusso di lavoro    Sfruttando le funzionalità di InfoPath relative al flusso di lavoro, è possibile aumentare l'efficienza globale dei processi aziendali comuni in cui i dati vengono trasmessi da una persona all'altra. I flussi di lavoro consentono di ridurre il costo e il tempo necessari per coordinare i processi aziendali, ad esempio le fasi di approvazione dei progetti o revisione dei documenti, grazie alla possibilità di gestire e tenere traccia delle attività umane coinvolte in questi processi. Si immagini, ad esempio, un processo di registrazione delle spese in cui un dipendente compila un modulo di nota spese stampato, allega al modulo una lista di distribuzione cartacea, quindi lo invia alla propria responsabile tramite il servizio di posta interno. Dopo l'approvazione della nota spese, la responsabile spunta la casella accanto al proprio nome sulla lista di distribuzione, quindi invia la nota al reparto contabilità tramite il servizio di posta interno. Se il responsabile del reparto contabilità approva la nota, vengono emessi gli assegni di rimborso. Potrebbero trascorrere settimane tra il momento dell'invio della nota e quello in cui il dipendente riceve l'assegno di rimborso. Se si utilizza InfoPath insieme a Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile automatizzare questo tipo di flusso di lavoro, risparmiando una quantità significativa di tempo e denaro.

Integrazione con altri sistemi    È possibile integrare i dati dei moduli di InfoPath con altri prodotti o tecnologie. È ad esempio possibile archiviare i dati di un modulo in un database di Microsoft SQL Server o decidere di basare la struttura del modello di modulo su un servizio Web, in modo che sia possibile inviare i dati a un database non direttamente supportato da InfoPath. InfoPath funziona con molti altri programmi e server di Microsoft Office System, tra cui Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel e Microsoft Office Access. Tra le altre cose, è possibile progettare e compilare moduli di InfoPath in messaggi di posta elettronica di Outlook, esportare dati di InfoPath in cartelle di lavoro di Excel, inviare dati di InfoPath a un database di Access o eseguire query sui dati da un elenco SharePoint. Gli sviluppatori possono inoltre incorporare i controlli di InfoPath nelle applicazioni aziendali personalizzate utilizzate in una società.

Sono state aggiunte sicurezza    Moduli cartacei non siano necessariamente. Possono ottenere indirizzato in modo errati o persa, che presenta un potenziale per la diffusione di informazioni riservate. Modello di sicurezza per InfoPath è relativi all'area di protezione e impostazioni del livelli di Windows Internet Explorer. Queste funzionalità di sicurezza sono progettate per proteggere i moduli e i computer degli utenti da operazioni non sicure, ad esempio accesso o inviare dati a un'origine che non attendibile. InfoPath offre misure rafforzare la sicurezza, tra cui la protezione della progettazione di un modello di modulo, usare le firme digitali, la gestione di alcune operazioni di modulo, ad esempio unione e invio di attendibilità dei moduli che vengono installati nel computer dell'utente.

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Procedure consigliate per la conversione di moduli cartacei

Nel seguente elenco sono riportate alcune considerazioni da tenere presenti quando si convertono moduli cartacei in modelli di modulo di InfoPath.

  • Utilizzare tabelle layout per organizzare le sezioni del modulo    Come nel caso di un modulo cartaceo, è necessario organizzare un modulo elettronico in modo che coloro che lo compilano possano spostarsi nel modulo in modo logico. In InfoPath è possibile utilizzare tabelle layout per organizzare i controlli, separare una sezione dell'altra e inserire logo e altri elementi grafici. Le tabelle layout consentono inoltre di allineare con semplicità caselle di testo, caselle di controllo e altri elementi in modo che il modello di modulo abbia un aspetto professionale e ordinato. Nell'esempio seguente viene utilizzata una tabella layout per organizzare le caselle di testo in una sezione di un modello di modulo.

    Sezione interna di una tabella layout in un modello di modulo

    1. Questa tabella layout contiene due righe.

    2. Nella seconda riga sono presenti tre colonne. La colonna centrale viene utilizzata solo per scopi di spaziatura.

  • Considerare le soluzioni ottimali per le informazioni    I moduli cartacei contengono spesso sezioni riservate a specifiche categorie di utenti. In un ospedale, ad esempio, un modulo di informazioni sul paziente può contenere una sezione "Solo per uso amministrativo" che deve essere compilata dagli infermieri o dal personale medico e non dal paziente. In InfoPath sono disponibili numerosi metodi per inserire questo tipo di informazioni facoltative. Uno dei metodi migliori consiste nell'utilizzare una sezione facoltativa, ovvero un controllo contenente altri controlli ma che non viene visualizzato nel modulo a meno che l'utente non decida di aggiungerlo. In un modello di modulo di rapporto di stato è ad esempio possibile includere una sezione Note facoltativa, in modo che gli utenti che desiderano aggiungere note possono inserire e compilare questa sezione facoltativa, mentre gli altri possono lasciare nascosta la sezione.

    Sezione facoltativa utilizzata per raccogliere le note

    È inoltre possibile utilizzare la formattazione condizionale per nascondere determinati campi a meno che non venga soddisfatta una condizione specifica nel modulo. In un modello di modulo di richiesta è ad esempio possibile nascondere un determinato insieme di campi a meno che l'utente non selezioni una casella di controllo Almeno 18 anni.

  • Utilizzare tabelle ripetute anziché normali tabelle    Per risparmiare spazio e garantire maggiore flessibilità agli utenti durante la compilazione del modulo, è possibile utilizzare tabelle ripetute. Con questo tipo di tabelle, non è necessario che il modello di modulo contenga numerose righe vuote quando viene aperto per la prima volta dall'utente. Il modello contiene invece una sola riga e gli utenti possono aggiungerne altre solo se e quando ciò è necessario.

    Tabelle ripetute utilizzate per raccogliere voci di una nota spese

  • Determinare le esigenze dei dati    Prima di convertire il modulo cartaceo, è necessario stabilire come devono essere utilizzati i dati immessi dagli utenti nel modulo elettronico. Pensando in anticipo alle esigenze dei dati, prima di convertire il modulo cartaceo, è possibile determinare se si possiede l'infrastruttura necessaria per la creazione del modello di modulo. Se, ad esempio, gli utenti devono poter scambiare rapidamente i dati del modulo e non è necessario riutilizzare i dati, è possibile pubblicare il modello di modulo come messaggio di posta elettronica. È quindi possibile archiviare i moduli utente in una cartella Moduli InfoPath nella Posta in arrivo. Se altre persone devono accedere ai dati del modulo e condividerli, è possibile archiviare insiemi di moduli di InfoPath correlati in raccolte in un server in cui sia in esecuzione Microsoft Windows SharePoint Services. Se gli utenti devono accedere ai dati del modulo in altri sistemi o applicazioni aziendali, ad esempio applicazioni contabili o di registrazione delle spese, è possibile archiviare i dati in database aziendali. Questa operazione viene spesso effettuata collegando il modello di modulo a un servizio Web, che funge da intermediario tra il modello di modulo e il database o il sistema aziendale.

  • Determinare il numero di visualizzazioni necessarie    In Office InfoPath è possibile creare diverse visualizzazioni dello stesso modello di modulo. Una visualizzazione è un modo alternativo di presentare i dati contenuti in un modello di modulo. Se, ad esempio, si sta progettando un modello di modulo per la richiesta di permessi, è possibile utilizzare una visualizzazione per la compilazione da parte dell'appaltatore di impianti elettrici, una per l'agente ricevente e una terza per il perito che deve approvare o rifiutare la richiesta. Utilizzando le visualizzazioni, non è più necessario progettare e gestire più moduli per lo stesso processo aziendale.

  • Determinare il tipo di controlli che è necessario    Se è stato creato un modulo cartaceo in un programma, ad esempio Word, realmente non viene usata per la progettazione di moduli, probabile che sia utilizzato caselle di testo, caselle di controllo, pulsanti e forse alcuni altri controlli. InfoPath offre più di 30 diversi controlli che è possibile aggiungere al modello di modulo. Oltre ai controlli standard come caselle di testo e caselle di riepilogo, InfoPath include un numero di nuovi controlli, ad esempio le tabelle ripetute, gruppi di scelta e le sezioni facoltative. Questi tipi di controlli consentono di progettare un modello di modulo flessibile che consente agli utenti. In un modello di modulo nota spese, ad esempio, è possibile utilizzare una tabella ripetuta per consentire agli utenti di inserire solo le voci delle spese necessarie.

  • Considerare l'utilizzo di parti modello per comuni set di controlli    Se si dispone di un numero elevato di moduli cartacei per convertire, è possibile cercare le sezioni e set di campi che possono essere trasformati in parti modello InfoPath comuni. Una parte modello è una parte di un modello di modulo che è possibile salvare per poterli riutilizzare in più modelli di modulo. Una parte modello tipico è costituito da un origine dati e controlli e può essere inclusi anche caratteristiche quali le connessioni dati, la convalida dei dati e le regole. Con la creazione e utilizzo di parti modello, si possono contribuire a garantire che i modelli di modulo all'interno dell'organizzazione siano coerenti in tono, struttura e comportamento. Ad esempio un reparto risorse umane è possibile utilizzare una singola parte modello informazioni di contatto provenienti in tutti i modelli di modulo.

    parte modello visualizzata in più moduli

  • Attivare le firme digitali    In InfoPath è possibile configurare il modello di modulo in modo che gli utenti possano firmare determinate parti di un modulo o l'intero modulo. La firma di un modulo consente di autenticare un utente come la persona che ha compilato il modulo e aiuta a garantire che i contenuti del modulo non siano stati alterati.

  • Utilizzare le funzionalità che aiutano gli utenti a compilare i moduli    In InfoPath è possibile assegnare valori predefiniti ai controlli per aiutare gli utenti a compilare più velocemente i moduli. In una nota spese è ad esempio possibile assegnare la data corrente come valore predefinito per un controllo selezione data. È possibile assegnare formule ai campi Subtotale e Totale in modo che le spese vengano calcolate automaticamente quando l'utente immette le voci di spesa. È inoltre possibile attivare il controllo ortografico in modo che gli utenti possano individuare eventuali errori di ortografia nel testo immesso, come succede in qualsiasi altro documento di Microsoft Office. Se inoltre si desidera inserire comandi specifici del modulo o informazioni della Guida, è possibile creare un riquadro attività personalizzato da visualizzare accanto al modulo.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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