Introduzione alla collaborazione con SharePoint Server 2007

Molti utenti dedicano la maggior parte della giornata lavorativa ad attività di collaborazione. Condividono informazioni, collaborano in team e gestiscono progetti. Una collaborazione efficace all'interno di un gruppo di utenti di grandi dimensioni può essere difficile da ottenere se non si dispone di strumenti per comunicare, condividere informazioni e coordinare dettagli e scadenze di progetti in modo semplice.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 può aiutare a lavorare in modo più efficiente offrendo alle organizzazioni una piattaforma per la condivisione di informazioni e la collaborazione in team. Un sito di SharePoint offre tipi specifici di strumenti e aree di lavoro che possono essere utilizzati per comunicare con membri del team, controllare l'avanzamento di progetti, coordinare scadenze e creare e modificare documenti collaborando.

Migliorare la produttività del team

Office SharePoint Server 2007 include molti diversi tipi di modelli di sito che possono essere utilizzati per creare un sito.

Nota : Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.

Il reparto marketing di Adventure Works, ad esempio, utilizza un sito creato dal modello Sito team per gestire un'ampia gamma di progetti del team e attività relative a documenti. I membri del reparto marketing utilizzano il sito del team ogni giorno per creare e gestire documenti, controllare l'andamento di problemi e attività e condividere collegamenti e contatti, risparmiando tempo e garantendo una produttività maggiore grazie alla disponibilità di tutte queste attività in una posizione centrale.

Il modello del sito per un sito del team include:

  • Raccolta Documenti condivisi

  • Elenco Annunci

  • Calendario

  • Elenco Discussione team

  • Elenco Attività

  • Elenco Collegamenti

Se si desidera iniziare rapidamente a collaborare con il team, è possibile creare un sito in modo semplice utilizzando il modello di sito per un sito del team. Questo modello è adatto praticamente a tutti gli scopi ed è in grado di soddisfare un'ampia gamma di esigenze. Può archiviare informazioni di routine a lungo termine per un solo reparto o informazioni a breve termine per un progetto speciale che riguarda diversi reparti. Grazie alla creazione di un sito del team da utilizzare come area di lavoro per la collaborazione, il team può diventare più efficiente e produttivo e ottenere risultati migliori. Il sito può inoltre essere personalizzato per soddisfare le esigenze del team o del progetto mediante l'aggiunta di elenchi, raccolte o altre caratteristiche.

Gestire progetti con maggiore efficienza

Un sito di Office SharePoint Server 2007 include diverse caratteristiche che possono essere utilizzate per gestire progetti e coordinare attività e scadenze tra utenti. Il sito del reparto marketing di Adventure Works comprende un calendario che i membri del team utilizzano per tenere traccia di riunioni importanti, eventi di settore e fiere. I membri del team marketing collegano il calendario ai relativi calendari personali di Microsoft Office Outlook 2007 per visualizzare queste informazioni assieme alle informazioni del calendario personale. Il reparto marketing utilizza inoltre un elenco Attività di progetto per visualizzare le fasi chiave dei progetti di marketing e controllarne l'andamento.

Un sito del team può essere utilizzato in molti modi diversi per gestire i progetti con maggiore efficienza:

  • Utilizzare caratteristiche predefinite, ad esempio il modello di elenco Attività di progetto, per visualizzare relazioni tra attività e lo stato del progetto con diagrammi di Gantt automatici.

  • Coordinare il lavoro del team con calendari condivisi, avvisi e notifiche. È possibile connettere un calendario presente nel sito di SharePoint al calendario personale di Office Outlook 2007 per visualizzarlo e aggiornarlo analogamente al calendario personale.

  • Creare siti aree di lavoro riunioni per raccogliere materiale e documenti relativi a una riunione.

Creare, rivedere e condividere documenti

Un sito di Office SharePoint Server 2007 aiuta inoltre gruppi di utenti a creare e modificare documenti collaborando. Il reparto marketing di Adventure Works, ad esempio, utilizza due diversi tipi di raccolte per gestire il contenuto creato dal team:

  • I documenti di marketing generici e di preventivo vengono salvati dai membri del team in una raccolta Documenti condivisi in cui possono essere letti con facilità o estratti e modificati da altri membri del team.

  • Il team utilizza raccolte diapositive per salvare e riutilizzare diapositive per diverse presentazioni.

Per progetti speciali che coinvolgono pochi utenti, i membri del team creano a volte siti secondari aree di lavoro documenti nel sito del team. Questo tipo di siti aiuta a coordinare il lavoro relativo a un solo documento o un gruppo di documenti.

È possibile salvare documenti e altri file e lavorare con essi in un sito del team in modi diversi:

  • Utilizzare raccolte documenti per archiviare e gestire documenti importanti. Caratteristiche quali il controllo delle versioni aiuta a tenere traccia delle revisioni a un documento. In alternativa, è possibile richiedere l'estrazione nel caso di documenti di una raccolta per impedire che più utenti apportino modifiche contemporaneamente.

  • Creare siti aree di lavoro documenti per coordinare lo sviluppo di documenti specifici.

  • Utilizzare raccolte diapositive per condividere e riutilizzare diapositive di Microsoft Office PowerPoint 2007 in una posizione centrale.

  • Disconnettere raccolte documenti in Office Outlook 2007 per consentire agli utenti di visualizzare e modificare i documenti anche se non sono connessi alla rete.

  • Utilizzare flussi di lavoro per gestire attività di collaborazione come la revisione o l'approvazione di documenti. Per ulteriori informazioni sul flusso di lavoro, vedere la sezione Gestione contenuto aziendale di questo corso di formazione.

Acquisire e condividere le conoscenze della comunità

Un sito di Office SharePoint Server 2007 rappresenta per le organizzazioni un punto centrale in cui acquisire procedure ottimali, condividere informazioni e promuovere processi aziendali standard. Il reparto marketing di Adventure Works utilizza sia un sito Wiki che un sito blog per acquisire e comunicare informazioni di interesse per il team. Il sito Wiki viene utilizzato dai membri del team marketing per compilare informazioni generali sulla società e i processi aziendali, utili per i nuovi membri del team. Tutti i membri del team possono aggiungere informazioni al sito Wiki o aggiornarne i post.

Diversi membri del team inseriscono inoltre regolarmente informazioni relative al settore o di marketing in un sito blog che può essere consultato da altri membri del team che possono commentare i post. Il blog marketing rappresenta per i membri del team un forum in cui condividere nuove idee, opinioni o trarre ispirazione.

Di seguito sono elencati alcuni tipi di utilizzo di un sito del team per acquisire e condividere conoscenze del team o informazioni importanti:

  • Tenere traccia di aggiornamenti e informazioni con avvisi o RSS (Really Simple Syndication).

  • Utilizzare blog per condividere o promuovere informazioni.

  • Acquisire conoscenze della comunità o documentare processi interni mediante un sito Wiki.

  • Utilizzare sondaggi o discussioni per raccogliere informazioni o incoraggiare la comunicazione.

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