Introduzione all'utilizzo di flussi di lavoro con moduli di InfoPath

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In questo articolo

Quali sono i flussi di lavoro?

Modalità di utilizzo di flussi di lavoro con moduli di InfoPath

Flussi di lavoro inclusi in Office SharePoint Server 2007

Supporto per flussi di lavoro personalizzati in Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007

Passaggi previsti dall'uso dei flussi di lavoro

Avviare un flusso di lavoro in un documento o un elemento

Cosa sono i flussi di lavoro?

In alcuni casi, un flusso di lavoro viene descritto come una serie di attività che generano un risultato. Nel contesto di Microsoft prodotti e tecnologie SharePoint, un flusso di lavoro si intende con maggiore precisione lo spostamento automatizzato di documenti o elementi tramite una sequenza specifica di azioni o attività correlate a un processo aziendale. Flussi di lavoro può essere utilizzati per gestire in modo coerente processi aziendali comuni all'interno dell'organizzazione, consentendo alle organizzazioni di associare la regola business in documenti o elementi in un elenco o raccolta SharePoint. Regola business è sostanzialmente un set di istruzioni che specificano e controllano le azioni che si verificano a un documento o un elemento.

Flussi di lavoro può semplificare il costo e il tempo necessario per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio revisione e approvazione o di un documento di progetto tramite la gestione e verifica l'attività personale che questi processi. In un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007, ad esempio, è possibile aggiungere un flusso di lavoro a un raccolta documenti che indirizza un documento a un gruppo di persone per l'approvazione. Quando l'autore del documento viene avviato il flusso di lavoro a un documento in tale raccolta, il flusso di lavoro Crea documento le attività di approvazione, assegna le attività ai partecipanti del flusso di lavoro e quindi invia avvisi di messaggi di posta elettronica ai partecipanti che includono istruzioni per l'attività e collegamento al documento di approvazione. Mentre il flusso di lavoro è in corso, il proprietario del flusso di lavoro (in questo caso, l'autore del documento) o i partecipanti possono controllare la pagina Stato flusso di lavoro per vedere quali partecipanti completamento delle attività del flusso di lavoro. Pagina Stato flusso di lavoro è disponibile, fare clic sullo stato del flusso di lavoro per un documento o un elemento nella raccolta documenti. Quando i partecipanti a completare le attività del flusso di lavoro, le estremità del flusso di lavoro e il proprietario automaticamente riceve una notifica che il flusso di lavoro è stata completata.

L'illustrazione seguente mostra il processo del flusso di lavoro di approvazione.

Diagramma di flusso del flusso di lavoro Approvazione

Flussi di lavoro non solo supportano i processi di lavoro manuale esistenti ma anche estendere i modi in cui gli utenti possono collaborare e lavorare con documenti, elenchi e raccolte. Gli utenti del sito possono avviare e partecipare nei flussi di lavoro utilizzando moduli personalizzabili che sono accessibili dal documento o elemento in un elenco o raccolta SharePoint. Questi moduli personalizzabili sono pagine di SharePoint che consentono agli utenti di visualizzare o apportare modifiche al flusso di lavoro. Inoltre, le funzionalità del flusso di lavoro in Office SharePoint Server 2007 è strettamente integrato con Microsoft Office System 2007. Le seguenti attività del flusso di lavoro può essere eseguita in un sito Office SharePoint Server 2007 o direttamente all'interno di alcuni programmi che fanno parte di versione 2007 di Office:

  • Visualizzare l'elenco di flussi di lavoro disponibili per un documento o un elemento.

  • Avviare un flusso di lavoro per un documento o un elemento.

  • Visualizzare, modificare o riassegnare un'attività del flusso di lavoro.

  • Completare un'attività del flusso di lavoro.

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Modalità di utilizzo di flussi di lavoro con moduli di InfoPath

È possibile creare moduli di Microsoft Office InfoPath che vengono visualizzati dati specifici corrispondente per lo stato corrente di un flusso di lavoro. Eseguire questa operazione la progettazione di un modello di modulo per usare le regole che consentono di avviare azioni nel modulo in base allo stato del flusso di lavoro. Questo può semplificare i processi utilizzato dagli utenti per la compilazione dei moduli. Ad esempio, è possibile progettare moduli per visualizzare una sola lettura visualizzazione quando lo stato di un flusso di lavoro è completata e pertanto non devono essere modificati i dati del modulo.

Utilizzare le regole per rendere i moduli rispondere ai flussi di lavoro in altri modi. Ad esempio, è possibile utilizzare una regola per visualizzare una finestra di messaggio contenente le istruzioni specifiche a uno stato del flusso di lavoro specifico.

Nota: Finestre di dialogo non verranno visualizzato automaticamente nei modelli di modulo compatibile con browser compilati dagli utenti in un Web browser.

Flussi di lavoro deve essere aggiunta a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto per renderli disponibili per l'utilizzo dei moduli di InfoPath. I tipi di flusso di lavoro disponibili per un sito possono variare a seconda del tipo di sito, se sono attivate flussi di lavoro e se sono stati creati flussi di lavoro personalizzati utilizzando Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Contattare l'amministratore della farm per determinare quali flussi di lavoro siano installati e pronti per il sito.

Ogni flusso di lavoro è definita da stati distinti con nomi descrittivi, ad esempio In corso. I nomi per gli stati variano a seconda del tipo di flusso di lavoro. Ad esempio un flusso di lavoro di approvazione, che è disponibile nei server che eseguono Microsoft Office SharePoint Server 2007, ovvero include uno stato In corso, annullato e completato. Lo stato di un flusso di lavoro di tre stati, che è disponibile in Windows SharePoint Services 3.0, può essere definita dall'utente che aggiunge il flusso di lavoro in una raccolta o elenco, mentre altri flussi di lavoro utilizzano stati standard, ad esempio lo stato di Avanzamento In indicato in precedenza. Anche se il nome descrittivo è visibile all'utente, gli stati del flusso di lavoro sono rappresentati a livello di programmazione da valori numerici. Per progettare un modello di modulo in risposta a uno stato del flusso di lavoro specifica, è necessario conoscere il valore numerico per lo stato del flusso di lavoro che si desidera utilizzare. In questo modo InfoPath viene utilizzato il valore numerico del flusso di lavoro per avviare un'azione, ad esempio cambiare visualizzazione.

Flussi di lavoro inclusi nei siti di SharePoint

I flussi di lavoro seguenti scenari aziendali comuni e vengono incluse nel Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007.

Flussi di lavoro inclusi in Windows SharePoint Services 3.0

Il flusso di lavoro di tre stati è incluso nei siti Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007. Il flusso di lavoro di tre stati può essere usato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead o attività di progetto.

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Flussi di lavoro inclusi in Office SharePoint Server 2007

Un sito Office SharePoint Server 2007 include anche i flussi di lavoro seguenti scenari aziendali comuni:

  • Approvazione     Questo flusso di lavoro indirizza un modulo a un gruppo di persone per l'approvazione. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro di approvazione è associato al tipo di contenuto documento, ovvero che è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti. Una versione del flusso di lavoro approvazione inoltre è associata, per impostazione predefinita, con la raccolta di pagine in un sito di pubblicazione e il flusso di lavoro può essere usato per gestire il processo di approvazione per la pubblicazione di pagine Web.

  • Raccolta commenti e suggerimenti     Questo flusso di lavoro indirizza un modulo a un gruppo di persone per i commenti. I revisori possono fornire commenti e suggerimenti, che vengono quindi compilati e inviato alla persona che ha avviato il flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto documento, ovvero il tipo di contenuto documento automaticamente disponibile nelle raccolte documenti.

  • Raccolta firme    Questo flusso di lavoro indirizza un documento da Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Excel 2007 a un gruppo di persone per la raccolta di firme digitali. In un'applicazione di Microsoft Office System 2007, è necessario avviare il flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto documento, ovvero che è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti. Tuttavia, il flusso di lavoro Raccolta firme è disponibile solo per i documenti di Office che contengono uno o più righe della firma di Microsoft Office.

    Nota: Questo flusso di lavoro non è disponibile per l'utilizzo con moduli di InfoPath.

  • Approvazione dell'eliminazione     Questo flusso di lavoro, che supporta i processi di gestione dei record, gestisce la scadenza e conservazione dei documenti consentendo ai partecipanti di decidere se mantenere o eliminare i documenti scaduti. Il flusso di lavoro approvazione dell'eliminazione è destinato principalmente all'interno di un sito Centro record.

  • Approvazione di gruppo     Questo flusso di lavoro è simile al flusso di lavoro di approvazione, ma utilizza una raccolta documenti designati e offre una visualizzazione personalizzata dei processi di approvazione a un utente partecipa. Questo flusso di lavoro include un organigramma gerarchico da cui selezionare i revisori e il flusso di lavoro consente loro di utilizzare un controllo timbro anziché una firma. Questa soluzione è disponibile solo per le versioni asiatiche di Office SharePoint Server 2007.

  • Gestione traduzioni    Questo flusso di lavoro gestisce il processo di traduzione manuale dei documenti creando copie del documento da tradurre e mediante l'assegnazione di attività di traduzione ai traduttori. Questo flusso di lavoro è disponibile solo per le raccolte gestione traduzioni.

Ogni flusso di lavoro precedente può essere personalizzato per l'organizzazione in diversi modi. Ad esempio, quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto per renderlo disponibile per l'utilizzo in documenti o elementi, è possibile personalizzare gli elenchi di attività e gli elenchi cronologia, in cui sono archiviate le informazioni sul flusso di lavoro.

Quando si inizia un flusso di lavoro in un documento o un elemento, a seconda del tipo di flusso di lavoro, può avere la possibilità di personalizzare ulteriormente il flusso di lavoro specificando l'elenco dei partecipanti, una data di scadenza e istruzioni per l'attività.

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Supporto per flussi di lavoro personalizzati in Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007

L'organizzazione può scegliere di sviluppare e distribuire flussi di lavoro personalizzati univoci ai processi aziendali all'interno dell'organizzazione. Flussi di lavoro può essere semplice o complessa richiedono processi aziendali in un'organizzazione. Gli sviluppatori di creare flussi di lavoro che vengono avviate dagli utenti del sito possono creare flussi di lavoro che avvia automaticamente in base a un evento specifico, ad esempio quando una voce di elenco di SharePoint o di un modulo in una raccolta documenti viene creato o modificato. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito flussi di lavoro personalizzati, i flussi di lavoro potrebbe essere disponibile per l'utilizzo del sito.

A seconda di persone per la creazione del flusso di lavoro, esistono due modi in cui è possibile creare flussi di lavoro personalizzati per Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007:

  • Sviluppatori di software professionale     Sviluppatori di software professionisti possono creare flussi di lavoro utilizzando il Microsoft Visual Studio 2005 le estensioni per Windows Workflow Foundation. I flussi di lavoro contengono attività personalizzate del flusso di lavoro e codice. Dopo che uno sviluppatore crea un flusso di lavoro personalizzata, un amministratore del server può distribuire il flusso di lavoro in più siti.

  • Ai designer dei siti Web    Designer Web possono progettare flussi di lavoro senza codice per l'utilizzo in uno specifico elenco o raccolta tramite un programma di progettazione Web compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office SharePoint Designer 2007. I flussi di lavoro vengono creati da un elenco di attività flusso di lavoro disponibili e la finestra di progettazione Web che crea uno di questi flussi di lavoro possibile distribuirlo direttamente per l'elenco o una raccolta documenti in cui verrà utilizzato.

Se si desidera implementare un flusso di lavoro personalizzata, contattare l'amministratore della farm per informazioni sulle risorse disponibili all'interno dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo flussi di lavoro personalizzati per Windows SharePoint Services 3.0, vedere il Centro per sviluppatori di Windows SharePoint Services su MSDN. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo flussi di lavoro personalizzati per Office SharePoint Server 2007, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, disponibile da Microsoft Office SharePoint Server 2007 per sviluppatori Portal su MSDN.

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Passaggi previsti dall'uso dei flussi di lavoro

Esistono alcuni passaggi previsti dall'uso di un flusso di lavoro in un documento o un elemento. Ogni passaggio è progettato per essere completata da partecipanti ruoli diversi. Ad esempio, un amministratore del sito può aggiungere un flusso di lavoro in una raccolta documenti, un autore contenuto è possibile avviare un flusso di lavoro o modificare un flusso di lavoro in corso e revisore di un documento o un responsabile dell'approvazione possono completare l'attività del flusso di lavoro.

La sezione seguente illustra i processi seguenti correlati all'utilizzo di flussi di lavoro:

  • Aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

  • Avviare un flusso di lavoro per un documento o un elemento

  • Modificare un flusso di lavoro in corso

  • Completare le attività del flusso di lavoro

  • Controllare lo stato dei flussi di lavoro

Aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

Prima di poter utilizzare un flusso di lavoro, è necessario aggiungerlo a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto. È necessario gestire elenchi autorizzazioni per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto. Nella maggior parte dei casi, gli amministratori del sito o da utenti che gestiscono elenchi o raccolte specifici eseguire questa operazione.

La disponibilità di un flusso di lavoro all'interno di un sito varia a seconda di dove viene aggiunto:

  • Se viene aggiunto direttamente a un elenco o una raccolta, è disponibile per gli elementi contenuti al loro interno.

  • Se viene aggiunto a un tipo di contenuto per elenchi (un'istanza di un tipo di contenuto aggiunta a uno specifico elenco o a una raccolta), è disponibile solo per gli elementi di quel tipo di contenuto nello specifico elenco o raccolta a cui è associato.

  • Se si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto del sito, il flusso di lavoro è disponibile per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto in ogni elenco e raccolta a cui è stata aggiunta un'istanza di quel tipo di contenuto del sito. Se si desidera un flusso di lavoro sia ampiamente disponibile tra elenchi o raccolte in una raccolta siti per gli elementi di un tipo di contenuto specifico, il modo più efficiente per ottenere il risultato è aggiungendo il flusso di lavoro direttamente a un tipo di contenuto del sito.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, è possibile personalizzare il flusso di lavoro per la posizione specifica specificando una delle opzioni seguenti:

  • Il nome dell'istanza del flusso di lavoro.

  • L'elenco di attività in cui sono archiviate le attività correlate al flusso di lavoro.

  • L'elenco della cronologia che registra tutti gli eventi correlati al flusso di lavoro.

  • Il modo in cui il flusso di lavoro per l'avvio.

  • Altre opzioni specifiche di singoli flussi di lavoro. Ad esempio, come le attività vengono indirizzate ai partecipanti, le circostanze completare il flusso di lavoro e azioni eseguite dopo il flusso di lavoro è completata.

Nota: Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, si renderlo disponibile per i documenti o elementi in una posizione specifica. Non è avviato il flusso di lavoro effettivo. Sono disponibili collegamenti a ulteriori informazioni sull'aggiunta di flussi di lavoro a elenchi, raccolte o tipi di contenuto nella sezione Vedere anche.

Avviare un flusso di lavoro per un documento o un elemento

Dopo l'aggiunta di un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, è possibile avviare il flusso di lavoro in un documento o un elemento in quella posizione (se il flusso di lavoro è configurato per consentire l'avvio manuale). Per avviare un flusso di lavoro, selezionare il flusso di lavoro che si desidera dall'elenco dei flussi di lavoro disponibili per il documento o un elemento. Se necessario, è anche necessario compilare un modulo con le informazioni che il flusso di lavoro. A seconda di come il flusso di lavoro è stata progettata e configurato, quando si avvia il flusso di lavoro potrebbe avere la possibilità di personalizzarlo ulteriormente specificando tali opzioni come partecipanti, scadenza e istruzioni per l'attività.

Modificare un flusso di lavoro in corso

Dopo l'avvio di un flusso di lavoro, è necessario apportare modifiche. Ad esempio, potrebbe essere necessario aggiungere altri partecipanti o un partecipante del flusso di lavoro potrebbe essere necessario riassegnare la propria attività a un'altra persona o richiedere una modifica al documento o elemento che lo stato attivo del flusso di lavoro. È possibile modificare alcuni dei flussi di lavoro predefiniti inclusi in Office SharePoint Server 2007 mentre il flusso di lavoro è in corso. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuire un flusso di lavoro personalizzata, la possibilità di modificare il flusso di lavoro mentre è in corso dipende come è stata progettata.

Completare le attività del flusso di lavoro

Qualsiasi evento del flusso di lavoro che richiede un'interazione manuale è rappresentato da un'attività del flusso di lavoro. Quando un'attività è assegnata a un partecipante del flusso di lavoro, il destinatario possibile completare l'attività o richiedere modifiche al flusso di lavoro modificando il modulo dell'attività del flusso di lavoro associati. In Office SharePoint Server 2007, i partecipanti del flusso di lavoro possono completare le attività del flusso di lavoro nel sito di SharePoint o direttamente all'interno di un programma di Microsoft Office 2007, ad esempio Microsoft Office InfoPath 2007. Quando un partecipante del flusso di lavoro completata un'attività del flusso di lavoro o le richieste di una modifica al flusso di lavoro, il server viene richiesto di spostare lo stato del flusso di lavoro con il passaggio successivo del flusso di lavoro.

Controllare lo stato di un flusso di lavoro

I proprietari e i partecipanti possono seguire lo stato di avanzamento di un flusso di lavoro selezionando la pagina Stato flusso di lavoro nel sito di SharePoint associata. La pagina stato include informazioni sullo stato attività del flusso di lavoro che non sono state completate. Include anche informazioni cronologia relative al flusso di lavoro.

Office SharePoint Server 2007 include anche strumenti che forniscono un'analisi aggregata della cronologia del flusso di lavoro. Le organizzazioni possono utilizzare questa analisi per individuare le aree di processi necessari per migliorare o per determinare se un gruppo soddisfa le destinazioni delle prestazioni per un determinato processo aziendale. Office SharePoint Server 2007 include diversi report predefiniti di Microsoft Excel che può essere utilizzato con qualsiasi flusso di lavoro. Inoltre, le informazioni della cronologia del flusso di lavoro sono disponibile come origine dati elenco SharePoint che può essere usata e analizzata in altri programmi, ad esempio Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, o in un processo aziendale personalizzato soluzione di monitoraggio.

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