Introduzione all'utilizzo di flussi di lavoro con moduli di InfoPath

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

In questo articolo

Nozioni di base sui flussi di lavoro

Metodi di utilizzo dei flussi di lavoro con moduli di InfoPath

Flussi di lavoro di Office SharePoint Server 2007

Supporto per flussi di lavoro personalizzati in Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007

Operazioni necessarie per l'utilizzo dei flussi di lavoro

Avvio di un flusso di lavoro su un documento o un elemento

Nozioni di base sui flussi di lavoro

Un flusso di lavoro può essere descritto come una serie di attività che producono un risultato. Nel contesto dei prodotti e delle tecnologie Microsoft SharePoint, un flusso di lavoro viene definito più precisamente come lo spostamento automatizzato di documenti o di elementi attraverso una specifica sequenza di azioni o di attività correlate a un processo aziendale. I flussi di lavoro possono essere utilizzati per gestire in modo coerente processi aziendali comuni all'interno di un'organizzazione consentendo alle organizzazioni di applicare regole business a documenti o a elementi in un elenco o in una raccolta SharePoint. Una regola business è fondamentalmente un insieme di istruzioni che specificano e determinano le azioni effettuate in un documento o in un elemento.

I flussi di lavoro possono ottimizzare costi e tempi necessari per coordinare processi aziendali comuni, ad esempio l'approvazione di progetti o la revisione di documenti, tramite la gestione e la registrazione delle attività umane interessate dai processi. in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007, ad esempio, è possibile aggiungere un flusso di lavoro a una raccolta documenti per inviare un documento a un gruppo di persone per l'approvazione. Quando l'autore del documento avvia il flusso di lavoro in un documento nella raccolta, il flusso di lavoro crea attività di approvazione del documento, assegna le attività ai partecipanti al flusso di lavoro, quindi invia avvisi ai partecipanti tramite messaggi di posta elettronica contenenti istruzioni sulle attività e un collegamento al documento da approvare. Mentre il flusso di lavoro è in corso, il proprietario del flusso di lavoro, in questo caso l'autore del documento, o i partecipanti al flusso di lavoro possono controllare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare se i partecipanti hanno completato le attività assegnate. La pagina Stato flusso di lavoro è disponibile facendo clic sullo stato del flusso di lavoro relativo a un documento o a un elemento nella raccolta documenti. Quando i partecipanti completano le attività del flusso di lavoro a loro assegnate, il flusso di lavoro termina e il proprietario riceve una notifica automatica dell'avvenuto completamento.

Nella figura seguente viene illustrano il processo del flusso di lavoro Approvazione.

diagramma di flusso del flusso di lavoro approvazione

I flussi di lavoro non solo supportano processi di lavoro manuali esistenti, ma offrono agli utenti più modi in cui collaborare e utilizzare documenti, elenchi e raccolte. Gli utenti del sito possono iniziare a partecipare ai flussi di lavoro utilizzando moduli personalizzabili a cui è possibile accedere dal documento o dall'elemento in un elenco o in una raccolta di SharePoint. Questi moduli personalizzabili sono pagine di SharePoint che agevolano la verifica o la modifica del flusso di lavoro da parte degli utenti. Le funzionalità relative ai flussi di lavoro disponibili in Office SharePoint Server 2007, inoltre, sono fortemente integrate con Microsoft Office System 2007. Le seguenti attività dei flussi di lavoro possono essere effettuate in un sito di Office SharePoint Server 2007 o direttamente in alcuni programmi che fanno parte di versione 2007 di Office:

  • Visualizzare l'elenco di flussi di lavoro disponibili per un documento o per un elemento.

  • Avviare un flusso di lavoro in un documento o elemento.

  • Visualizzare, modificare o riassegnare un'attività di flusso di lavoro.

  • Completare un'attività di flusso di lavoro.

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Metodi di utilizzo dei flussi di lavoro con moduli di InfoPath

È possibile creare moduli di Microsoft Office InfoPath che vengono visualizzati dati specifici corrispondente per lo stato corrente di un flusso di lavoro. Eseguire questa operazione la progettazione di un modello di modulo per usare le regole che consentono di avviare azioni nel modulo in base allo stato del flusso di lavoro. Questo può semplificare i processi utilizzato dagli utenti per la compilazione dei moduli. Ad esempio, è possibile progettare moduli per visualizzare una sola lettura visualizzazione quando lo stato di un flusso di lavoro è completata e pertanto non devono essere modificati i dati del modulo.

Inoltre, è possibile utilizzare regole affinché i moduli rispondano ai flussi di lavoro in modi diversi. È possibile, ad esempio, utilizzare una regola tramite cui impostare la visualizzazione di un messaggio in una finestra di dialogo contenente istruzioni specifiche per un determinato stato del flusso di lavoro.

Nota : Le finestre di dialogo non verranno visualizzate automaticamente nei modelli di modulo compatibili con browser compilati dagli utenti in un browser.

I flussi di lavoro devono essere aggiunti a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto affinché risultino disponibili per l'utilizzo in moduli di InfoPath. I tipi di flusso di lavoro disponibili per un sito variano a seconda del tipo di sito, dell'attivazione o meno dei flussi di lavoro e del fatto che siano stati o meno creati flussi di lavoro personalizzati tramite Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Per determinare i flussi di lavoro installati e disponibili per il sito, rivolgersi all'amministratore della farm.

Ogni flusso di lavoro è definita da stati distinti con nomi descrittivi, ad esempio In corso. I nomi per gli stati variano a seconda del tipo di flusso di lavoro. Ad esempio un flusso di lavoro di approvazione, che è disponibile nei server che eseguono Microsoft Office SharePoint Server 2007, ovvero include uno stato In corso, annullato e completato. Lo stato di un flusso di lavoro di tre stati, che è disponibile in Windows SharePoint Services 3.0, può essere definita dall'utente che aggiunge il flusso di lavoro in una raccolta o elenco, mentre altri flussi di lavoro utilizzano stati standard, ad esempio lo stato di Avanzamento In indicato in precedenza. Anche se il nome descrittivo è visibile all'utente, gli stati del flusso di lavoro sono rappresentati a livello di programmazione da valori numerici. Per progettare un modello di modulo in risposta a uno stato del flusso di lavoro specifica, è necessario conoscere il valore numerico per lo stato del flusso di lavoro che si desidera utilizzare. In questo modo InfoPath viene utilizzato il valore numerico del flusso di lavoro per avviare un'azione, ad esempio cambiare visualizzazione.

Flussi di lavoro inclusi in siti di SharePoint

I flussi di lavoro seguenti scenari aziendali comuni e vengono incluse nel Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007.

Flussi di lavoro inclusi in Windows SharePoint Services 3.0

Il flusso di lavoro di tre stati è incluso nei siti Windows SharePoint Services 3.0 e Office SharePoint Server 2007. Il flusso di lavoro di tre stati può essere usato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead o attività di progetto.

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Flussi di lavoro inclusi in Office SharePoint Server 2007

In un sito di Office SharePoint Server 2007 sono anche inclusi i seguenti flussi di lavoro, che consentono di rispondere alle esigenze relative a scenari aziendali comuni:

  • Approvazione     Tramite questo flusso di lavoro viene inviato un modulo a un gruppo di utenti per l'approvazione. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Approvazione è associato al tipo di contenuto per documenti, ovvero è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti. Per impostazione predefinita, una versione del flusso di lavoro Approvazione è inoltre associata alla raccolta pagine in un sito di pubblicazione e il flusso di lavoro può essere utilizzato per gestire il processo di approvazione per la pubblicazione di pagine Web.

  • Raccolta commenti e suggerimenti     Tramite questo flusso di lavoro viene inviato un modulo a un gruppo di utenti per ottenere commenti e suggerimenti. I revisori possono fornire commenti e suggerimenti, che vengono quindi compilati e inviati alla persona che ha avviato il flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto per documenti, pertanto questo tipo di contenuto è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti.

  • Raccolta firme    Questo flusso di lavoro indirizza un documento da Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Excel 2007 a un gruppo di persone per la raccolta di firme digitali. In un'applicazione di Microsoft Office System 2007, è necessario avviare il flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto documento, ovvero che è automaticamente disponibile nelle raccolte documenti. Tuttavia, il flusso di lavoro Raccolta firme è disponibile solo per i documenti di Office che contengono uno o più righe della firma di Microsoft Office.

    Nota : Questo flusso di lavoro non è disponibile per l'utilizzo con moduli di InfoPath.

  • Approvazione dell'eliminazione     Questo flusso di lavoro, che supporta i processi di gestione dei record, gestisce la scadenza e la conservazione dei documenti, consentendo ai partecipanti di decidere se conservare o eliminare i documenti scaduti. Il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione è stato progettato principalmente per essere utilizzato in un sito Centro record.

  • Approvazione gruppo     Questo flusso di lavoro è simile al flusso di lavoro Approvazione, ma utilizza una raccolta documenti designata e offre una visualizzazione personalizzata dei processi di approvazione a cui partecipa un utente. Il flusso di lavoro fornisce un organigramma gerarchico in cui selezionare i responsabili dell'approvazione e consente a questi responsabili di utilizzare un controllo timbro anziché una firma. Questa soluzione è disponibile solo per le versioni dell'Asia orientale di Office SharePoint Server 2007.

  • Gestione traduzioni    Questo flusso di lavoro consente di gestire il processo di traduzione manuale dei documenti tramite la creazione di copie del documento da tradurre e l'assegnazione delle relative attività ai traduttori. Questo flusso di lavoro è disponibile solo per raccolte gestione traduzioni.

Ognuno dei flussi di lavoro precedenti può essere personalizzato in modi diversi per l'organizzazione. Quando, ad esempio, si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto per renderlo disponibile per l'utilizzo in documenti o in elementi, è possibile personalizzare gli elenchi attività e gli elenchi cronologici, in cui vengono archiviate le informazioni sul flusso di lavoro.

Quando un utente avvia un flusso di lavoro in un documento o in un elemento, in base al tipo di flusso di lavoro l'utente può disporre di altre opzioni per personalizzare il flusso di lavoro specificando l'elenco di partecipanti, una data di scadenza e le istruzioni per l'attività.

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Supporto per flussi di lavoro personalizzati in Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007

È possibile che l'organizzazione scelga di sviluppare e distribuire flussi di lavoro personalizzati esclusivi per i processi aziendali in uso. I flussi di lavoro possono essere tanto semplici o complessi quanto richiesto dai processi aziendali in uso nell'organizzazione. Gli sviluppatori possono creare flussi di lavoro avviati dagli utenti del sito oppure flussi di lavoro avviati automaticamente in base a un evento specifico, ad esempio quando viene creato o modificato un elemento di elenco di SharePoint o un modulo in una raccolta documenti. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito flussi di lavoro personalizzati, questi possono essere disponibili per l'utilizzo nel sito.

A seconda di persone per la creazione del flusso di lavoro, esistono due modi in cui è possibile creare flussi di lavoro personalizzati per Windows SharePoint Services 3.0 o Office SharePoint Server 2007:

  • Sviluppatori software professionisti     Gli sviluppatori software professionisti possono creare flussi di lavoro utilizzando Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. Questi flussi di lavoro contengono codice personalizzato e attività dei flussi di lavoro. Dopo che uno sviluppatore professionista crea un flusso di lavoro personalizzato, un amministratore del server può distribuirlo in più siti.

  • Designer Web    I designer Web possono progettare flussi di lavoro senza codice per l'utilizzo in una raccolta o in un elenco specifico utilizzando un programma di progettazione Web compatibile con Windows SharePoint Services, ad esempio Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Questi flussi di lavoro vengono creati da un elenco di attività dei flussi di lavoro disponibili e il designer Web che li crea può distribuirli direttamente nell'elenco o nella raccolta documenti in cui verranno utilizzati.

Se si desidera implementare un flusso di lavoro personalizzata, contattare l'amministratore della farm per informazioni sulle risorse disponibili all'interno dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo flussi di lavoro personalizzati per Windows SharePoint Services 3.0, vedere il Centro per sviluppatori di Windows SharePoint Services su MSDN. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo flussi di lavoro personalizzati per Office SharePoint Server 2007, vedere Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, disponibile da Microsoft Office SharePoint Server 2007 per sviluppatori Portal su MSDN.

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Passaggi correlati all'utilizzo di flussi di lavoro

L'utilizzo di un flusso di lavoro in un documento o in un elemento comporta numerosi passaggi, ciascuno dei quali è progettato per essere completato da singoli utenti in ruoli diversi. Un amministratore del sito, ad esempio, può aggiungere un flusso di lavoro a una raccolta documenti, un creatore di contenuto può avviare un flusso di lavoro o modificare un flusso di lavoro in corso e un revisore di un documento o un responsabile dell'approvazione può completare l'attività del flusso di lavoro.

Nella sezione successiva verranno descritti i seguenti processi associati all'utilizzo di flussi di lavoro:

  • Aggiunta di un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto

  • Avvio di un flusso di lavoro in un documento o in un elemento

  • Modifica di un flusso di lavoro in corso

  • Completamento di attività del flusso di lavoro

  • Registrazione dello stato dei flussi di lavoro

Aggiunta di un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto

Prima che un flusso di lavoro possa essere utilizzato, deve essere aggiunto a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto. A tale scopo, è necessario disporre dell'autorizzazioni Gestione elenchi. Nella maggior parte dei casi, eseguono questa attività gli amministratori del sito o i singoli utenti che gestiscono raccolte o elenchi specifici.

La disponibilità di un flusso di lavoro all'interno di un sito varia a seconda di dove viene aggiunto:

  • Se un flusso di lavoro viene aggiunto direttamente a un elenco o a una raccolta, sarà disponibile solo per gli elementi di tale elenco o raccolta.

  • Se viene aggiunto a un tipo di contenuto per elenchi (un'istanza di un tipo di contenuto aggiunta a uno specifico elenco o a una raccolta), è disponibile solo per gli elementi di quel tipo di contenuto nello specifico elenco o raccolta a cui è associato.

  • Se si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto del sito, il flusso di lavoro è disponibile per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto in ogni elenco e raccolta a cui è stata aggiunta un'istanza di quel tipo di contenuto del sito. Se si desidera un flusso di lavoro sia ampiamente disponibile tra elenchi o raccolte in una raccolta siti per gli elementi di un tipo di contenuto specifico, il modo più efficiente per ottenere il risultato è aggiungendo il flusso di lavoro direttamente a un tipo di contenuto del sito.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto, è possibile personalizzare il flusso di lavoro per la relativa posizione specificando una delle seguenti opzioni:

  • Nome dell'istanza del flusso di lavoro.

  • Elenco attività in cui sono archiviate le attività correlate al flusso di lavoro.

  • Elenco cronologico in cui vengono registrati tutti gli eventi correlati al flusso di lavoro.

  • Modalità di avvio desiderata per il flusso di lavoro.

  • Opzioni aggiuntive specifiche per un singolo flusso di lavoro, ad esempio la modalità di invio delle attività ai partecipanti, le circostanze che completano il flusso di lavoro e le azioni che devono svolgersi dopo il completamento.

Nota : Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto, lo si rende disponibile per documenti o elementi in una posizione specifica. Non viene avviato il flusso di lavoro effettivo. I collegamenti a ulteriori informazioni sull'aggiunta di flussi di lavoro a elenchi, a raccolte o a tipi di contenuto sono disponibili nella sezione Vedere anche.

Avvio di un flusso di lavoro in un documento o in un elemento

Dopo avere aggiunto un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto, è possibile avviare il flusso di lavoro in un documento o in un elemento nella posizione specifica, se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio manuale. Per avviare un flusso di lavoro, selezionare il flusso di lavoro desiderato nell'elenco di flussi di lavoro disponibili per il documento o l'elemento. Potrebbe inoltre essere necessario compilare un modulo immettendo le informazioni richieste dal flusso di lavoro. In base alla progettazione e alla configurazione del flusso di lavoro, quando questo viene avviato, può essere necessario personalizzarlo ulteriormente, specificando opzioni quali i partecipanti, una data di scadenza e le istruzioni sulle attività.

Modifica di un flusso di lavoro in corso

Dopo avere avviato un flusso di lavoro, può essere necessario apportarvi modifiche, ad esempio, per aggiungere altri partecipanti oppure nel caso in cui un partecipante al flusso di lavoro debba riassegnare la propria attività a un altro utente o richieda una modifica al documento o all'elemento che ha lo stato attivo nel flusso di lavoro. È possibile modificare alcuni dei flussi di lavoro predefiniti disponibili in Office SharePoint Server 2007 mentre il flusso di lavoro è in corso. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito un flusso di lavoro personalizzato, la possibilità di modificare un flusso di lavoro in corso dipende dal modo in cui è stato progettato.

Completamento di attività del flusso di lavoro

Qualsiasi evento di flusso di lavoro che richiede l'interazione manuale è rappresentato da un'attività dello stesso. Quando un'attività viene assegnata a un partecipante al flusso di lavoro, il destinatario dell'attività può completarla o richiedere modifiche al flusso di lavoro stesso modificando il modulo attività del flusso di lavoro associato. In Office SharePoint Server 2007 i partecipanti a un flusso di lavoro possono completare le attività del flusso di lavoro nel sito di SharePoint o direttamente in un'applicazione di Microsoft Office 2007, ad esempio Microsoft Office InfoPath 2007. Quando un partecipante al flusso di lavoro completa un'attività di quest'ultimo o ne richiede una modifica, al server viene chiesto di spostare lo stato del flusso di lavoro al passaggio successivo.

Registrazione dello stato di un flusso di lavoro

I proprietari di un flusso di lavoro e i partecipanti allo stesso possono seguire l'avanzamento del flusso controllando la pagina di stato a esso associata nel sito di SharePoint. La pagina di stato contiene informazioni sullo stato relative alle attività del flusso di lavoro non completate, nonché informazioni cronologiche pertinenti.

In Office SharePoint Server 2007 sono inoltre inclusi strumenti di segnalazione che offrono un'analisi aggregata della cronologia di un flusso di lavoro. Le organizzazioni possono utilizzare questa analisi per individuare le aree nei processi che devono essere migliorate o per determinare se un gruppo soddisfi gli obiettivi relativi alle prestazioni per un processo aziendale specifico. In Office SharePoint Server 2007 sono inclusi diversi rapporti di Microsoft Excel che possono essere utilizzati con qualsiasi flusso di lavoro. Sono inoltre disponibili le informazioni cronologiche del flusso di lavoro come origine dati elenco SharePoint che può essere utilizzata e analizzata in altre applicazioni, ad esempio Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 o in una soluzione di monitoraggio dei processi aziendali personalizzata.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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