Introduzione all'integrazione dei dati tra Access e un sito di SharePoint

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Utilizzando Microsoft Office Access 2007 con Windows SharePoint Services 3.0 è possibile condividere e gestire i dati in molti modi. In particolare, è possibile usufruire delle caratteristiche di collaborazione di un sito di SharePoint continuando a utilizzare le caratteristiche di immissione di dati e analisi di Access, ad esempio per tenere traccia delle versioni dei dati, sottoscrivere gli avvisi in modo da visualizzare un messaggio quando vengono apportate modifiche e gestire le autorizzazioni per i dati.

Contenuto dell'articolo

Modi per gestire i dati

Integrazione e gestione dei dati

Gestione dei dati e il flusso di lavoro

Possibilità di utilizzo dei dati

Quando si utilizza Office Access 2007, è possibile condividere, gestire e aggiornare i dati dei siti di SharePoint in molti modi diversi.

Spostare i dati in un sito di SharePoint    Quando si sposta un database da Access in un sito di SharePoint, in tale sito vengono creati elenchi che vengono collegati come tabelle del database. Quando si sposta un database, in Access viene creata una nuova applicazione front-end che include tutte le maschere e i report precedenti, nonché le nuove tabelle collegate appena esportate. La Migrazione guidata a sito di SharePoint consente di spostare i dati di tutte le tabelle contemporaneamente.

Dopo la creazione degli elenchi SharePoint, gli utenti potranno utilizzare gli elenchi nel sito di SharePoint o nelle tabelle collegate in Access mentre utilizzano le caratteristiche di un sito di SharePoint per gestire i dati ed essere sempre aggiornati sulle modifiche. Gli amministratori possono gestire le autorizzazioni per i dati e per le relative versioni, in modo da identificare l'utente che li ha modificati o che ha ripristinato dati di versioni precedenti.

Pubblicare dati in un sito di SharePoint    Se si collabora con altri utenti, è possibile archiviare una copia di un database in una raccolta disponibile in un server SharePoint e continuare a utilizzare il database tramite le maschere e i report di Access. Se si desidera tenere traccia dei dati nel sito di SharePoint, è possibile collegare elenchi come tabelle del database e quindi creare maschere, query e report per la gestione dei dati. È ad esempio possibile creare un'applicazione di Access che fornisce query e report per gli elenchi SharePoint utilizzati per tenere traccia dei problemi e gestire le informazioni sui dipendenti. Quando gli utenti utilizzano questi elenchi in un sito di SharePoint, possono aprire le query e i report di Access dal menu Visualizza relativo agli elenchi SharePoint. Se ad esempio si desidera visualizzare e stampare un report sui problemi di Access per una riunione mensile, è possibile eseguire queste operazioni direttamente dall'elenco SharePoint.

Quando un database viene pubblicato per la prima volta in un server, in Access viene reso disponibile un elenco di server Web che consente di passare facilmente alla posizione in cui si desidera eseguire l'operazione di pubblicazione, ad esempio una raccolta documenti. Dopo la pubblicazione del database, la posizione verrà memorizzata e non sarà pertanto necessario individuare di nuovo il server per pubblicare le modifiche. Un database pubblicato in un sito di SharePoint diventa disponibile per gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per l'utilizzo di tale sito.

Aprire maschere e report di Access da un sito di SharePoint    Gli utenti possono aprire elenchi nelle visualizzazioni complete di Access da un sito di SharePoint. È possibile visualizzare le maschere, i report e i fogli dati di Access unitamente ad altre visualizzazioni in un sito di SharePoint. Quando si sceglie una visualizzazione di Access, l'applicazione viene avviata e viene aperta la maschera, il report o il foglio dati richiesto. In tal modo è possibile eseguire facilmente un report completo di Access in un sito di SharePoint senza dover dapprima avviare Office Access 2007 o passare all'oggetto appropriato.

Creare database dagli elenchi SharePoint    È possibile aprire un elenco SharePoint in Access. Se un database non è disponibile, è possibile crearlo in Access e quindi creare un insieme di maschere e report basati sull'elenco.

Portare gli elenchi SharePoint non in linea con Access    Se è necessario lavorare da casa, è possibile rendere disponibili gli elenchi SharePoint non in linea con con un clic tramite Access. È possibile utilizzare i dati in Access e quindi sincronizzare le modifiche o riconnettersi al sito di SharePoint in un secondo momento.

Importare o collegare un elenco SharePoint    È possibile inserire un elenco SharePoint in Access mediante importazione o collegamento. Con l'importazione viene creata una copia dell'elenco SharePoint in un database di Access. Durante l'operazione di importazione, è possibile specificare gli elenchi da copiare e, per ogni elenco selezionato, scegliere se importare l'intero elenco o solo una specifica visualizzazione. Il collegamento consente di connettersi ai dati di un altro programma senza importare tali informazioni, in modo da visualizzare e modificare i dati più recenti sia nel programma originale che nel database di Access senza creare e mantenere una copia dei dati in Access.

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Integrazione e gestione dei dati

Dopo aver spostato i dati di Access in un sito di SharePoint, è possibile gestire le autorizzazioni per la visualizzazione dei dati, tenere traccia delle versioni e recuperare eventuali dati eliminati inavvertitamente. Aumentando l'integrazione dei dati tra Office Access 2007 e i siti di SharePoint, è possibile migliorare le prestazioni e la struttura dell'applicazione.

Gestire le autorizzazioni per i siti di SharePoint    È possibile assegnare vari livelli di autorizzazione per gli elenchi e i database di Access nei siti di SharePoint. È possibile assegnare autorizzazioni di lettura limitate oppure autorizzazioni complete di modifica ai gruppi e selezionare gli utenti cui concedere o negare l'accesso. Se è necessario limitare l'accesso ad alcuni dati riservati in un database, è possibile impostare le autorizzazioni per voci di elenco specifiche in un sito di SharePoint.

Tenere traccia e gestire le versioni nei siti di SharePoint    È possibile tenere traccia delle versioni delle voci di elenco e visualizzare la cronologia delle versioni in un sito di SharePoint. Se necessario, è possibile recuperare una versione precedente di un elemento. Per identificare l'utente che ha modificato una riga o la data in cui è stata eseguita la modifica, è possibile visualizzare la cronologia delle versioni.

Recuperare dati dal Cestino    È possibile utilizzare il nuovo Cestino disponibile nei siti di SharePoint per visualizzare i record eliminati e recuperare le informazioni eliminate inavvertitamente.

Prestazioni più elevate per le tabelle collegate a elenchi SharePoint    All'elaborazione interna delle tabelle collegate a elenchi SharePoint sono state apportate ottimizzazioni per assicurare una maggior rapidità e semplicità rispetto alle versioni precedenti.

Mapping migliorato dei tipi di dati di Windows SharePoint Services    Con il nuovo supporto per i campi multivalore e gli allegati, in Access è ora possibile utilizzare una quantità maggiore dei tipi di dati disponibili nei siti di SharePoint e pertanto semplificare notevolmente la progettazione e la generazione di applicazioni condivise.

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Gestione dei dati e del flusso di lavoro

È possibile utilizzare Office Access 2007 con le informazioni dei siti di SharePoint per tenere traccia di dati, problemi e flusso di lavoro dell'organizzazione.

Gestione    In Access è ora disponibile un modello che interagisce direttamente con il modello Gestione problemi di un sito di SharePoint. Gli schemi sono identici e la soluzione di Access può essere utilizzata come front-end, ad esempio con maschere e query, rispetto ai dati di un sito di SharePoint.

Gestione della cronologia dei campi Memo    I campi Memo risultano utili per archiviare notevoli quantità di informazioni. È possibile impostare una proprietà che indichi ad Access di mantenere una cronologia di tutte le modifiche apportate a un campo Memo. È quindi possibile visualizzare una cronologia di tali modifiche. Questa caratteristica supporta inoltre la caratteristica di controllo delle versioni nei siti di SharePoint e consente quindi di utilizzare Access anche per visualizzare le modifiche apportate all'elenco SharePoint.

Integrazione con il flusso di lavoro nei siti di SharePoint    È ora possibile utilizzare Access per interagire e generare report sui flussi di lavoro, in modo da misurare più efficacemente lo stato del progetto e valutare i processi aziendali. I report sul flusso di lavoro possono comprendere più elenchi, nonché informazioni di più flussi di lavoro.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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