Introduzione all'importazione e all'esportazione di dati

In questo articolo vengono illustrati i tipi di dati che è possibile importare ed esportare tramite Access e vengono inoltre descritte le procedure di base per eseguire un'operazione di importazione o esportazione.

Una delle caratteristiche più utili di Access è la possibilità di riutilizzare dati da numerosi altri programmi. In effetti risulta difficile riepilogare in un solo articolo tutti i modi disponibili per trasferire dati in e da Access. Quello che segue, ad esempio, è solo un breve elenco delle possibilità di utilizzo delle caratteristiche di scambio dei dati di Access:

  • Combinazione di dati creati in altri programmi.

  • Trasferimento di dati tra due programmi.

  • Raccolta e archiviazione dei dati nel lungo termine, con esportazione occasionale dei dati in altri programmi come Excel per eseguire operazioni di analisi.

Contenuto dell'articolo

Panoramica delle operazioni su dati esterni in Access

Tipi di dati per cui è supportato il collegamento, l'importazione o l'esportazione in Access

Importare o collegare dati in un altro formato

Esportare dati in un altro formato

Panoramica delle operazioni su dati esterni in Access

In molti programmi si utilizza il comando Salva con nome per salvare un documento in un altro formato allo scopo di poterlo aprire in un altro programma. In Access, tuttavia, il comando Salva con nome non ha questo scopo. È possibile salvare oggetti di Access come altri oggetti di Access oppure database di Access nel formato di versioni precedenti di Access, ma non è possibile salvare un database di Access in un file di foglio di calcolo, per fare un esempio. In modo analogo, non è consentito il salvataggio di un file di foglio di calcolo come file di Access (con estensione accdb). Per importare o esportare dati con formati di file diversi si utilizzano invece i comandi nella scheda Dati esterni in Access.

Nota :  È inoltre possibile scrivere macro o codice Visual Basic, Applications Edition (VBA) per automatizzare le operazioni di importazione ed esportazione disponibili nella scheda Dati esterni.

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Tipi di dati per cui è supportato il collegamento, l'importazione o l'esportazione in Access

Per scoprire rapidamente i formati di dati supportati per l'importazione o l'esportazione in Access, è possibile aprire un database e quindi esaminare il contenuto della scheda Dati esterni sulla barra multifunzione.

Immagine della barra multifunzione di Access

Nel gruppo Importa e collega sono visualizzate le icone corrispondenti ai formati di dati supportati per l'importazione e il collegamento in Access.

Nel gruppo Esporta sono visualizzate le icone corrispondenti ai formati supportati per l'esportazione da Access.

In ogni gruppo è possibile fare clic su Altro per visualizzare altri formati utilizzabili con Access.

Se il programma o il tipo di dati esatto necessario non è visualizzato in questi gruppi, è molto probabile che i dati possano essere esportati dall'altro programma in un formato comprensibile per Access. La maggior parte delle applicazioni, ad esempio, supporta l'esportazione di dati a colonne come testo delimitato, un formato facilmente importabile in Access.

Nella tabella seguente sono elencati i formati per cui è supportato il collegamento, l'importazione o l'esportazione in Access:

Programma o formato

Importazione consentita

Collegamento consentito

Esportazione consentita

Microsoft Office Excel

Microsoft Office Access

Database ODBC (ad esempio, SQL Server)

File di testo (delimitati o a larghezza fissa)

File XML

No

File PDF o XPS

No

No

Posta elettronica (file allegati)

No

No

Microsoft Office Word

No, ma è possibile salvare un file di Word come file di testo e quindi importare il file di testo.

No, ma è possibile salvare un file di Word come file di testo e quindi collegare il file di testo.

Sì (è possibile eseguire un'esportazione di tipo Unisci con Word o in formato RTF)

Elenco SharePoint

Servizi dati (vedere la nota)

No

No

Documenti HTML

Cartelle di Outlook

No, ma è possibile esportare i dati come file di testo e quindi importare il file di testo in Outlook.

File dBase

Nota :  Per abilitare il pulsante Servizi dati è necessario installare Microsoft .NET 3.5 o versione successiva.

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Importare o collegare dati in un altro formato

La procedura generale per l'importazione o il collegamento dei dati è la seguente:

  1. Aprire il database in cui si desidera importare o collegare i dati.

  2. Nella scheda Dati esterni fare clic sul tipo di dati che si desidera importare o collegare. Se l'origine dati è una cartella di lavoro di Microsoft Excel, fare clic su Excel.

    Immagine della barra multifunzione di Access

  3. Nella maggior parte dei casi verrà avviata la procedura guidata Carica dati esterni. Durante l'esecuzione della procedura guidata potrebbero essere richieste alcune o tutte le informazioni nell'elenco seguente:

  • Specificare l'origine dei dati (percorso su disco).

  • Scegliere se importare o collegare i dati.

  • Nel caso dell'importazione, scegliere se aggiungere i dati in una tabella esistente o creare una nuova tabella.

  • Selezionare i dati nel documento che si desidera importare o collegare.

  • Indicare se la prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna oppure dati effettivi.

  • Specificare il tipo di dati di ogni colonna.

  • Scegliere se importare solo la struttura oppure sia la struttura che i dati.

  • Nel caso dell'importazione, specificare se si desidera aggiungere una nuova chiave primaria nella nuova tabella oppure utilizzare una chiave esistente.

  • Specificare un nome per la nuova tabella.

    Nota :  È consigliabile esaminare i dati di origine prima di avviare l'operazione, in modo da essere pronti a fornire le risposte corrette a queste domande durante l'esecuzione della procedura guidata.

  • Nell'ultima pagina della procedura guidata viene in genere richiesto se si desidera salvare i dettagli dell'operazione di importazione o collegamento. Se si prevede di dover eseguire periodicamente la stessa operazione, selezionare la casella di controllo Salva passaggi importazione, compilare le informazioni e quindi fare clic su Chiudi. Sarà poi possibile fare clic su Importazioni salvate nella scheda Dati esterni per rieseguire l'operazione all'occorrenza.

Al termine della procedura guidata vengono segnalati automaticamente gli eventuali problemi che si sono verificati durante il processo di importazione. In alcuni casi, potrebbe essere creata una nuova tabella denominata ErroriImportazione che contiene i dati di cui non è stato possibile completare l'importazione. In questo caso, è possibile esaminare i dati nella tabella per cercare di scoprire i motivi dei problemi di importazione.

Per ulteriori informazioni sull'importazione o il collegamento di dati in un formato specifico, cercare nel sistema di Guida di Access gli articoli e i video relativi a tale formato.

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Esportare dati in un altro formato

La procedura generale per l'esportazione di dati da Access è la seguente:

  1. Aprire il database da cui si desidera esportare i dati.

  2. Nel riquadro di spostamento selezionare l'oggetto da cui si desidera esportare i dati. È possibile esportare dati da tabelle, query, maschere e report, sebbene non tutte le opzioni di esportazione siano disponibili per tutti i tipi di oggetti.

  3. Nella scheda Dati esterni fare clic sul tipo di dati per l'esportazione. Per esportare i dati in un formato utilizzabile in Microsoft Excel, ad esempio, fare clic su Excel.

    Immagine della barra multifunzione di Access

    Nella maggior parte dei casi viene avviata la procedura guidata Esporta. Durante l'esecuzione della procedura guidata possono essere richieste informazioni come il nome e il formato del file di destinazione, se includere formattazione e layout, quali record esportare e così via.

  1. Nell'ultima pagina della procedura guidata viene in genere richiesto se si desidera salvare i dettagli dell'operazione di esportazione. Se si prevede di dover eseguire periodicamente la stessa operazione, selezionare la casella di controllo Salva passaggi esportazione, compilare le informazioni e quindi fare clic su Chiudi. Sarà poi possibile fare clic su Esportazioni salvate nella scheda Dati esterni per rieseguire l'operazione all'occorrenza.

Per ulteriori informazioni sull'esportazione in un formato specifico, cercare nel sistema di Guida di Access gli articoli e i video relativi a tale formato.

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