Introduzione all'archivio online

L'amministratore di Exchange può configurare gli account di Microsoft Exchange Server 2010 per l'uso di un archivio personale.Si tratta di una speciale cassetta postale di Exchange disponibile oltre alla cassetta postale principale. In Microsoft Outlook 2010 l'archivio personale viene visualizzato nel riquadro di spostamento sotto le cartelle della cassetta postale di Exchange principale.

Nota :  Per questa caratteristica sono necessarie licenze di Microsoft Outlook e Microsoft Exchange Server. Per altre informazioni, vedere Requisiti di licenza per l'archivio personale e i criteri di conservazione.

A differenza dei file di dati di Outlook (con estensione pst), accessibili solo nel computer in cui sono salvati, gli elementi dell'archivio personale sono accessibili da qualsiasi computer o da Outlook Web App.

Se in precedenza si sono archiviati messaggi in un file di dati di Outlook (con estensione pst), è possibile aprire l'archivio e spostare i messaggi dal file di dati all'archivio personale. In questo modo, tutti i messaggi saranno accessibili online mediante Outlook Web App o da qualsiasi altro computer con Outlook 2010.

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Vantaggi dell'archivio personale

I messaggi dell'account di Exchange possono anche essere spostati automaticamente nell'archivio personale mediante i criteri di archiviazione. Questo consente di ridurre le dimensioni della cassetta postale. Ai messaggi di posta elettronica dell'archivio personale vengono inoltre applicati i criteri di conservazione in conformità con le regole dettate dall'organizzazione o le normative vigenti.

  • Riduzione delle dimensioni dell'account di Exchange Server   Gli elementi dell'archivio personale non concorrono al calcolo della quota della cassetta postale di Exchange. Per informazioni sulle dimensioni massime consentite per la cassetta postale di Exchange principale e per l'archivio personale, rivolgersi all'amministratore di Exchange.

  • Spostamento automatico degli elementi grazie ai criteri di archiviazione    I criteri di archiviazione possono essere applicati a conversazioni, cartelle e messaggi specifici dell'account di Exchange Server. Ad esempio, si può applicare un criterio di archiviazione a un determinato messaggio in modo che venga spostato automaticamente nell'archivio personale dopo un intervallo di tempo specifico. I criteri applicati variano in base all'organizzazione.

  • Accesso immediato ai messaggi recenti e a quelli archiviati   Sia la cassetta postale di Exchange principale che l'archivio personale vengono salvati nel server che esegue Exchange. Questo vuol dire che è possibile accedere a tutti gli elementi da qualsiasi computer con Outlook 2010 e da Outlook Web App. Le soluzioni di archiviazione precedenti che usano un file di dati di Outlook ( con estensione pst) limitano l'accesso al solo computer in cui il file è stato salvato. Inoltre, il file PST non è accessibile da Outlook Web Access.

  • Uso della ricerca in tutti i messaggi   In Outlook 2010 o Outlook Web App è possibile usare le funzionalità di ricerca per cercare un messaggio sia nella cassetta postale di Exchange, sia nell'archivio personale.

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