Introduzione al flusso di lavoro di SharePoint

Introduzione al flusso di lavoro di SharePoint

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I flussi di lavoro consentono di collaborare ai documenti e di gestire le attività di progetto implementando processi aziendali su documenti ed elementi in un sito di SharePoint. I flussi di lavoro consentono alle organizzazioni di attenersi a processi aziendali coerenti, oltre ad aumentare l'efficienza e la produttività con la gestione delle attività e dei passaggi previsti da tali processi. In questo modo le persone che eseguono queste attività possono dedicarsi interamente al lavoro, tralasciando la gestione del flusso di lavoro.

In questo articolo

Cosa sono i flussi di lavoro?

Le due piattaforme del flusso di lavoro di SharePoint

Flussi di lavoro predefiniti

Supporto per flussi di lavoro personalizzati

Passaggi previsti dall'uso dei flussi di lavoro

Cosa sono i flussi di lavoro?

Il flusso di lavoro viene talvolta descritto come una serie di attività che producono un risultato. Nel contesto di Prodotti e tecnologie SharePoint, il flusso di lavoro è definito in modo più specifico come lo spostamento automatizzato di documenti o elementi attraverso una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale. I flussi di lavoro possono essere usati per gestire in modo coerente i comuni processi aziendali all'interno di un'organizzazione, consentendo di collegare logica di business ai documenti o agli elementi di un elenco o una raccolta di SharePoint. La logica di business è essenzialmente una serie di istruzioni che specificano e controllano le azioni che si verificano per un documento o un elemento.

I flussi di lavoro possono semplificare i costi e i tempi richiesti per coordinare comuni processi aziendali, ad esempio l'approvazione di un progetto o la revisione di un documento, tramite la gestione e il monitoraggio delle attività umane richieste da questi processi. In un sito di SharePoint è ad esempio possibile aggiungere un flusso di lavoro a una raccolta documenti che indirizza un documento a un gruppo di persone per l'approvazione. Quando l'autore del documento avvia questo flusso di lavoro per un documento della raccolta, vengono create le attività di approvazione del documento, che vengono assegnate ai partecipanti del flusso di lavoro. Questi ultimi ricevono quindi avvisi tramite posta elettronica con le istruzioni per le attività e un collegamento al documento da approvare. Mentre il flusso di lavoro è in corso, il relativo proprietario (in questo caso l'autore del documento) o i partecipanti possono controllare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare quali partecipanti hanno completato le attività richieste. Quando i partecipanti completano le attività, il flusso di lavoro termina e il proprietario riceve automaticamente un'apposita notifica.

Le azioni del flusso di lavoro di approvazione dell'esempio precedente seguono il processo illustrato nella figura seguente.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione

Oltre a supportare gli attuali processi lavorativi, i flussi di lavoro offrono altri modi per collaborare e lavorare con documenti, elenchi e raccolte. Gli utenti di un sito possono avviare e partecipare ai flussi di lavoro usando moduli personalizzabili accessibili dal documento o dall'elemento in un elenco o una raccolta di SharePoint. Inoltre, la funzionalità del flusso di lavoro nei prodotti SharePoint è strettamente integrata con Microsoft Office 2013, quindi è possibile eseguire le attività seguenti in entrambi i prodotti:

  • Visualizzare l'elenco di flussi di lavoro disponibili per un documento o un elemento.

  • Avviare un flusso di lavoro per un documento o un elemento.

  • Visualizzare, modificare o riassegnare un'attività del flusso di lavoro.

  • Completare un'attività del flusso di lavoro.

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Le due piattaforme del flusso di lavoro di SharePoint

La piattaforma del flusso di lavoro di SharePoint 2010 è stata trasferita in Office 365 e SharePoint Server 2013, quindi tutti i flussi di lavoro basati su questa piattaforma continuano a funzionare. Questa piattaforma è basata su Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). La piattaforma del flusso di lavoro di SharePoint 2013 è basata su Windows Workflow Foundation 4 (WF) ed è stata riprogettata in modo significativo. La caratteristica più importante della nuova piattaforma del flusso di lavoro è forse l'uso di Microsoft Azure come host di esecuzione. Il motore di esecuzione del flusso di lavoro risiede ora all'esterno di Office 365 e SharePoint Server 2013, ossia in Microsoft Azure.

Il risultato finale è che ci sono due tipi di piattaforma tra cui scegliere quando si crea un flusso di lavoro in SharePoint: Flusso di lavoro di SharePoint 2010 e Flusso di lavoro di SharePoint 2013.

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Flussi di lavoro predefiniti

Un sito di SharePoint include diversi flussi di lavoro predefiniti che soddisfano i requisiti dei comuni scenari aziendali:

  • Approvazione   : questo flusso di lavoro indirizza un documento o un elemento a un gruppo di persone per l'approvazione. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Approvazione è associato al tipo di contenuto Documento e quindi è automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti.

  • Raccolta commenti e suggerimenti   : questo flusso di lavoro indirizza un documento o un elemento a un gruppo di persone per raccogliere commenti e suggerimenti. I revisori possono fornire commenti e suggerimenti, che vengono quindi compilati e inviati alla persona che ha avviato il flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto Documento e quindi è automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti.

  • Raccolta firme   : questo flusso di lavoro indirizza un documento di Microsoft Office a un gruppo di persone per raccogliere le loro firme digitali. Deve essere avviato in un'applicazione di Office 2013. I partecipanti devono completare l'attività aggiungendo le loro firme digitali al documento nell'applicazione Office appropriata. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto Documento e quindi è automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti. Tuttavia, viene visualizzato per un documento della raccolta solo se contiene una o più righe della firma di Microsoft Office.

  • Approvazione pubblicazione   : questo flusso di lavoro è simile ad Approvazione, in quanto automatizza l'indirizzamento di contenuti a esperti in materia e parti interessate per la revisione e l'approvazione. La differenza è che questo flusso di lavoro è stato studiato specificamente per la pubblicazione di siti, in cui la pubblicazione di pagine Web nuove e aggiornate è strettamente controllato.

  • Tre stati   : questo flusso di lavoro può essere usato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead di vendita o attività di progetto.

Ognuno dei flussi di lavoro descritti in precedenza può essere personalizzato in vari modi per l'organizzazione. Se ad esempio si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto per renderlo disponibile per l'uso con documenti o elementi, è possibile personalizzare gli elenchi di attività e della cronologia nella posizione in cui sono archiviate le informazioni del flusso di lavoro.

Un utente del sito che avvia un flusso di lavoro per un documento o un elemento può avere la possibilità di personalizzarlo ulteriormente specificando l'elenco di partecipanti, una data di scadenza e le istruzioni per le attività.

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Supporto per flussi di lavoro personalizzati

Anche se i flussi di lavoro predefiniti possono essere personalizzati in una certa misura per soddisfare esigenze diverse, l'organizzazione può decidere di progettare e sviluppare flussi di lavoro specifici per i propri processi aziendali. I flussi di lavoro possono essere semplici o complessi a seconda dei requisiti dei processi aziendali. Gli sviluppatori possono creare flussi di lavoro che possono essere avviati dalle persone che usano un sito oppure che vengono avviati automaticamente in base a un evento, ad esempio quando viene creato o modificato un elemento di un elenco. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito flussi di lavoro personalizzati, questi possono essere disponibili in aggiunta o al posto del flussi di lavoro predefiniti già descritti.

Sono disponibili vari modi per creare flussi di lavoro personalizzati:

  • Gli utenti avanzati possono progettare flussi di lavoro senza codice per l'uso in uno specifico elenco o in una raccolta tramite Microsoft SharePoint Designer 2013 e Office Visio 2013     I flussi di lavoro di SharePoint Designer 2013 vengono creati da un elenco di attività disponibili e la persona che li crea può distribuirli direttamente nell'elenco o nella raccolta in cui verranno usati. SharePoint Designer 2013 funziona inoltre in sinergia con Visio 2013 per fornire un'esperienza visiva di sviluppo di flussi di lavoro consentendo di creare diagrammi con forme e connettori. È anche possibile importare i flussi di lavoro da Visio 2013 in SharePoint Designer 2013 e viceversa.

  • Gli sviluppatori di software professionisti possono creare flussi di lavoro con Visual Studio 2012 o versione successiva    Questi flussi di lavoro contengono codice e attività. I flussi di lavoro personalizzati creati dagli sviluppatori professionisti possono quindi essere distribuiti tra più siti da un amministratore del server.

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Passaggi previsti dall'uso dei flussi di lavoro

L'uso di un flusso di lavoro per un documento o un elemento di un elenco prevede diversi passaggi. Ogni passaggio può essere completato da persone con ruoli diversi. Ad esempio, un amministratore del sito può rendere disponibile un flusso di lavoro per l'uso in una raccolta documenti, un autore di contenuti può avviare un flusso di lavoro o modificarne uno in corso e una terza persona (magari addetta alla revisione o all'approvazione del documento) può completare l'ultima attività.

Aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

Per poter usare un flusso di lavoro, è necessario prima aggiungerlo a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto in modo da renderlo disponibile per i documenti o gli elementi in una posizione specifica. Per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, è necessario avere l'autorizzazione Gestione elenchi. Nella maggior parte dei casi, questa attività viene eseguita dagli amministratori del sito o dagli utenti che gestiscono specifici elenchi o raccolte.

La disponibilità di un flusso di lavoro all'interno di un sito varia a seconda di dove viene aggiunto:

  • Se viene aggiunto direttamente a un elenco o una raccolta, è disponibile per gli elementi contenuti al loro interno.

  • Se viene aggiunto a un tipo di contenuto per elenchi (un'istanza di un tipo di contenuto aggiunta a uno specifico elenco o a una raccolta), è disponibile solo per gli elementi di quel tipo di contenuto nello specifico elenco o raccolta a cui è associato.

  • Se viene aggiunto a un tipo di contenuto per siti, è disponibile per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto in ogni elenco e raccolta a cui è stata aggiunta un'istanza di tale tipo di contenuto.

  • Se si vuole che un flusso di lavoro sia ampiamente disponibile tra elenchi o raccolte, è possibile creare un flusso di lavoro del sito.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto, è possibile personalizzarlo per la posizione specifica in cui si trova specificando varie opzioni:

  • Il nome dell'istanza del flusso di lavoro

  • L'elenco di attività in cui sono archiviate le attività correlate al flusso di lavoro

  • L'elenco della cronologia che registra tutti gli eventi correlati al flusso di lavoro

  • Il modo in cui si vuole che venga avviato il flusso di lavoro

  • Altre opzioni specifiche dei singoli flussi di lavoro, ad esempio il modo in cui le attività vengono indirizzate ai partecipanti, le circostanze che completano il flusso di lavoro e le azioni che si verificano al completamento.

Il flusso di lavoro aggiunto a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto diventa disponibile per i documenti o gli elementi in una posizione specifica, ma non viene effettivamente avviato.

Avviare un flusso di lavoro per un documento o un elemento

Dopo che un flusso di lavoro viene aggiunto a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto e viene pertanto reso disponibile per l'uso, è possibile avviarlo per un documento o un elemento (se è configurato per consentirne l'avvio manuale). Per avviare un flusso di lavoro, selezionarlo nell'elenco di quelli disponibili per il documento o l'elemento. Potrebbe anche essere necessario compilare un modulo con le informazioni richieste dal flusso di lavoro. A seconda di come è stato progettato e configurato il flusso di lavoro, è possibile che sia disponibile l'opzione per personalizzarlo ulteriormente quando viene avviato per un documento o un elemento, ad esempio modificando i partecipanti, la data di scadenza e le istruzioni per le attività.

Modificare un flusso di lavoro in corso

Dopo aver avviato un flusso di lavoro per un elemento, può essere necessario apportare modifiche al relativo comportamento. Ad esempio, la persona che ha avviato il flusso di lavoro può avere l'esigenza di aggiungere altri partecipanti. Oppure un partecipante del flusso di lavoro può avere la necessità di assegnare la propria attività a un'altra persona o richiedere una modifica al documento o all'elemento di destinazione. È possibile modificare alcuni flussi di lavoro predefiniti mentre sono in corso. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito flussi di lavoro personalizzati, potrebbe essere consentito apportarvi modifiche mentre sono in corso.

Completare le attività del flusso di lavoro

Ogni evento del flusso di lavoro che richiede l'interazione con l'utente è rappresentato da un'attività. Quando viene assegnata un'attività di un flusso di lavoro a un partecipante, quest'ultimo può completarla o richiedere modifiche al flusso di lavoro stesso modificando il modulo delle attività previste. I partecipanti del flusso di lavoro possono completare le attività nel sito di SharePoint o direttamente da un'applicazione di Office 2013. Quando un partecipante completa un'attività o richiede una modifica, il flusso di lavoro procede con il passaggio successivo appropriato.

Controllare lo stato dei flussi di lavoro

I proprietari e i partecipanti possono seguire lo stato di avanzamento un flusso di lavoro controllando l'apposita pagina associata. Questa pagina include informazioni sullo stato delle attività del flusso di lavoro in corso, oltre a informazioni rilevanti per il flusso di lavoro.

Gli strumenti per la creazione di report possono fornire un'analisi aggregata della cronologia dei flussi di lavoro. Le organizzazioni possono usare questa analisi per individuare i colli di bottiglia nei processi o per determinare se un gruppo soddisfa gli obiettivi di prestazioni per uno specifico processo aziendale. È possibile usare diversi report di Microsoft Office Excel predefiniti con qualsiasi flusso di lavoro. Inoltre, le informazioni sulla cronologia dei flussi di lavoro sono disponibili come origine dati di elenco di SharePoint che è possibile usare e analizzare in altri programmi o in soluzioni personalizzate di monitoraggio dei processi aziendali.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Vedere anche

Panoramica dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint

Flussi di lavoro in SharePoint 2013

Sviluppo di flusso di lavoro in SharePoint Designer 2013 e Visio 2013

Introduzione al flusso di lavoro di SharePoint Server 2013

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