Introduzione al Centro record

Le informazioni incluse in questo articolo rappresentano un'introduzione all'utilizzo del Centro record per gestire e memorizzare i record, che in Microsoft SharePoint Server 2010 sono elementi o documenti dichiarati record all'interno del sistema. Nell'articolo sono disponibili informazioni e istruzioni per comprendere i vantaggi derivanti dall'utilizzo del modello di sito Centro record. Per ulteriori informazioni sulla creazione e sull'utilizzo del Centro record, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Contenuto dell'articolo

Panoramica

Caratteristiche del modello di sito Centro record

Esempio di utilizzo del Centro record per la gestione dei record

Progettazione di un sito Centro record

Pianificazione della gestione dei record

Panoramica della configurazione di un sito Centro record

Panoramica

Il Centro record rappresenta un archivio centrale in cui le organizzazioni possono memorizzare e gestire tutti i relativi record, ad esempio documenti legali o finanziari, e che supporta l'intero processo di gestione dei record, dalla raccolta alla gestione fino all'eliminazione. Un sito Centro record viene in genere progettato e configurato dal personale specializzato nella gestione dei record e dal personale IT come strumento di supporto per il piano file di un'organizzazione.

Nota : Microsoft Office SharePoint Server 2010 consente la gestione dei record "in posizione". Grazie a questo tipo di gestione è possibile utilizzare qualsiasi caratteristica disponibile nel Centro record, ad esempio l'applicazione dei criteri di gestione delle informazioni e la relativa distribuzione ed esenzione, per gestire i record in tutti i siti di SharePoint. Per ulteriori informazioni sulla gestione dei record in posizione, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Il modello di sito Centro record incluso in Microsoft Office SharePoint Server 2010 è simile ad altri siti di SharePoint, in quanto viene utilizzato come archivio generale per i documenti e consente la collaborazione tra gli utenti del sito. Questo modello, tuttavia, è un sito preconfigurato progettato in modo specifico per consentire alle organizzazioni di implementare i programmi di gestione e conservazione dei record. Il controllo delle versioni, il controllo, la gestione dei metadati, eDiscovery e la distribuzione dei record personalizzabile sono caratteristiche predefinite per una gestione dei record più efficiente.

Sito Centro record

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Caratteristiche del modello di sito Centro record

Il modello di sito Centro record unisce alcune caratteristiche standard incluse in Soluzione Microsoft Enterprise Project Management (EPM) ad alcune caratteristiche aggiuntive specifiche di gestione dei record al fine di offrire le funzionalità seguenti:

Funzionalità relative alle credenziali       Il Centro record include diverse caratteristiche che garantiscono l'integrità dei record memorizzati:

  • I record non vengono mai modificati dal sistema. In questo modo, i record caricati in un sito Centro record e successivamente scaricati sono sempre identici.

  • Gli amministratori del sito possono configurare il Centro record per impedire la manomissione diretta dei record attivando il controllo delle versioni di qualsiasi modifica apportata al documento e tenendo sotto controllo tipi specifici di modifiche.

  • Il Centro record consente ai responsabili dei record di aggiungere e gestire i metadati presenti negli elementi separatamente dai metadati di un record, in modo che sia possibile aggiornare le informazioni pertinenti alle attività di gestione dei record senza modificare il record sottostante. Il controllo delle versioni viene eseguito anche per le modifiche apportate ai metadati.

Applicazione dei criteri di gestione delle informazioni     In Microsoft Office SharePoint Server 2010 sono disponibili diverse caratteristiche dei criteri utili per la gestione dei record:

  • Controllo      Questa caratteristica consente di registrare eventi e operazioni eseguite sui file ed è utile per registrare gli utenti che visualizzano le informazioni contenute nel Centro record e vi accedono.

  • Scadenza      Questa caratteristica consente di specificare il periodo di conservazione di un record e l'azione da eseguire alla fine di tale periodo, ad esempio l'eliminazione del record o l'avvio del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione. Il periodo di conservazione inizia in genere quando il record viene inviato al Centro record.

  • Codici a barre      Questa caratteristica consente di assegnare a ogni record un valore numerico e un'immagine del codice a barre univoci. Il valore del codice a barre viene memorizzato e indicizzato insieme alla versione elettronica del record. I codici a barre sono utili per la conservazione e la registrazione dei record fisici. Quando ai record di una raccolta sono associate versioni fisiche, i codici a barre consentono di correlare tali versioni ai record corrispondenti in formato elettronico.

Interfaccia programmabile per la raccolta dei record       Il Centro record supporta un insieme di servizi in grado di semplificare la raccolta dei record. L'interfaccia programmabile del modello consente alle organizzazioni di configurare sia i sistemi di gestione dei documenti sia quelli di posta elettronica per inviare automaticamente i file al sito Centro record. È possibile inviare contenuto al Centro record mediante un servizio Web utilizzando il protocollo SOAP oppure mediante posta elettronica utilizzando il protocollo SMTP. Per inviare i record al Centro record, è inoltre possibile utilizzare i flussi di lavoro progettati in Microsoft SharePoint Designer 2010. Per ulteriori informazioni sull'invio di record al Centro record, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Distribuzione dei record       Il Centro record include Content Organizer, che è in grado di distribuire automaticamente alla posizione appropriata i record in ingresso, indipendentemente dal fatto che siano stati inviati automaticamente o manualmente, in base al tipo di record. A un record inviato al Centro record sono spesso associate informazioni correlate aggiuntive, quali la cronologia controllo e i metadati. La cronologia controllo di un record viene memorizzata nel Centro record come file XML, mentre i metadati del record vengono memorizzati sia in un file XML che in colonne di metadati nel sito Centro record. Per ulteriori informazioni sulla configurazione e sulla distribuzione dei record tramite Content Organizer, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

Esenzione      Come parte integrante di e-Discovery, il Centro record consente alle organizzazioni di inserire in un elenco Esenzioni i record che vengono esaminati giuridicamente nel corso di una controversia legale o che risultano rilevanti per un controllo o un'indagine. Questi record vengono esentati da qualsiasi criterio di scadenza eventualmente attivo e in tal modo vengono protetti dall'eliminazione. Se ad esempio è in corso una controversia legale e l'organizzazione applica un'esenzione ai record rilevanti, questi ultimi rimarranno disponibili fino a quando la controversia non viene risolta. È possibile applicare contemporaneamente più esenzioni ai record. I responsabili dei record possono inoltre eseguire una ricerca nel Centro record per individuare i record a cui è necessario applicare un'esenzione. Per ulteriori informazioni su e-Discovery, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Esempio di utilizzo del Centro record per la gestione dei record

Alle società viene spesso richiesto di generare e fornire periodicamente relazioni finanziarie per scopi fiscali. In qualsiasi momento, ad esempio, una società potrebbe ricevere una richiesta di rilascio di informazioni finanziarie come parte di un processo di verifica, con il requisito che i dati non vengano alterati in alcun modo. Per soddisfare tale richiesta, il reparto finanziario della società cerca le relazioni finanziarie e le distribuisce a una raccolta Esenzione all'interno di un sito di SharePoint o di un sito Centro record. Inviando le relazioni a tale raccolta, i criteri predefiniti corrispondenti eventualmente attivi vengono sospesi e l'accesso a queste relazioni viene bloccato fino alla data e all'ora specificate o fino all'assegnazione dell'autorizzazione appropriata. Le relazioni finanziarie vengono salvate nel sito Centro record insieme alla cronologia controllo associata e ad altri metadati.

Esempio del flusso di lavoro per il blocco dei record

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Progettazione di un sito Centro record

Al livello più alto, i due passaggi fondamentali che un'organizzazione deve eseguire per progettare un sito Centro record al fine di implementare un programma di gestione dei record sono i seguenti:

  1. Sviluppare innanzitutto una strategia e un piano formale di gestione dei record, ovvero coordinare le attività dei responsabili dei record, dei responsabili della conformità, dei professionisti IT e degli Information Worker.

  2. Configurare quindi uno o più siti Centro record per implementare il piano di gestione dei record.

Nelle sezioni sottostanti vengono evidenziati gli aspetti fondamentali di ognuno di questi passaggi.

Pianificazione della gestione dei record

Prima di poter configurare un sito Centro record come soluzione di gestione dei record, è necessario sviluppare un piano formale che delinei la strategia di gestione dei record. Gli elementi specifici di tale piano variano in base alle singole organizzazioni e aziende, ma in genere per tutti i piani di gestione dei record sono previsti i documenti e i processi seguenti:

Piano file       In un piano file vengono descritti i tipi di documenti o elementi che un'organizzazione riconosce come record aziendali ufficiali. Viene indicata la posizione in cui devono essere memorizzati questi record e vengono specificate informazioni che consentono di distinguere un tipo di record da un altro. Il piano file rappresenta un insieme completo di criteri, processi e linee guida per la creazione, la memorizzazione e la gestione dei record. È consigliabile che tale piano copra tutti i record, tra cui file in formato elettronico e cartaceo, blog, pagine wiki e messaggi di posta elettronica, indipendentemente dai relativi supporti. È inoltre necessario specificare le modalità da adottare per classificare, proteggere e infine eliminare i file, nonché includere informazioni relative a categorie speciali di record, quali record riservati, essenziali, contenenti segreti commerciali o privilegiati. In un piano file devono infine essere indicati i responsabili della gestione di ogni tipo di record.

Raccolte record   In SharePoint, le raccolte record sono essenzialmente raccolte documenti create per classificare e memorizzare record importanti. È possibile creare una raccolta record per ogni tipo di record che si desidera conservare. I record vengono distribuiti automaticamente alla raccolta appropriata in base alle impostazioni configurate in Content Organizer.

Tipi di contenuto    In SharePoint è possibile creare tipi di contenuto per definire i tipi di record che l'organizzazione deve memorizzare e identificare proprietà univoche relative a ogni tipo di record. Mediante la definizione dei tipi di contenuto per tipi specifici di record, l'organizzazione può garantire una gestione coerente di ognuno di questi gruppi di contenuto. È possibile classificare e memorizzare con i tipi di contenuto creati tutti i documenti di Office, i file PDF, i file TIFF (immagini digitalizzate), i messaggi di posta elettronica, le conversazioni immediate, i video e i record fisici. Un record denominato "contratto", ad esempio, verrà considerato in modo identico e coerente all'interno del sistema di gestione dei record di SharePoint. L'utilizzo dei tipi di contenuto per classificare e memorizzare i record rappresenta un metodo alternativo rispetto all'utilizzo delle raccolte record.

Pianificazione di conservazione      Una pianificazione di conservazione consente di specificare l'intervallo di tempo durante il quale ogni tipo di record del piano dei file deve rimanere memorizzato, ovvero il periodo di conservazione, e le procedure in base alle quali rimuovere il record alla fine del relativo periodo di conservazione, ovvero il processo di eliminazione. Le linee guida contenute in una pianificazione di conservazione sono in genere basate su requisiti di carattere legale, sulla valutazione dei rischi per l'organizzazione e sulle esigenze aziendali specifiche. In una pianificazione di questo tipo vengono inoltre descritte le emergenze relative alla gestione dei rischi in base alle quali viene determinato il periodo di conservazione per ogni singolo tipo di record.

Documento dei requisiti di conformità      In un documento dei requisiti di conformità vengono definite le regole che devono essere rispettate dai sistemi IT per la gestione dei record, nonché le funzionalità che devono essere presenti in tali sistemi e i tipi di monitoraggio regolare che devono essere supportati al fine di garantire la conformità.

  • Processo formale per sospendere l'eliminazione dei record       Questo processo, spesso indicato con il termine esenzione, descrive dettagliatamente le procedure eseguite dall'organizzazione per sospendere l'eliminazione dei record in caso di eventi quali controversie legali, indagini o controlli.

  • Sistema per il monitoraggio e la creazione di report sulla gestione dei record       Per verificare che gli impiegati archivino i record, vi accedano e li gestiscano in base ai processi e ai criteri definiti, è necessario che un programma di gestione dei record includa un processo o un sistema per il monitoraggio e la creazione di report sulla gestione dei record.

Nota :  Come in ogni sito di SharePoint, nel Centro record è possibile caricare manualmente file con dimensioni massime di 2 GB. Se si utilizza Content Organizer per distribuire i record nel Centro record, il limite per le dimensioni del file relativo a ogni record è di 50 MB.

Per ulteriori informazioni sulla soluzione di gestione dei record, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Panoramica della configurazione di un sito Centro record

Dopo aver definito una pianificazione dettagliata e sviluppato un piano formale di gestione dei record, l'organizzazione può creare e configurare un sito Centro record per l'implementazione di tale programma.

Per configurare un sito Centro record, è necessario eseguire la procedura seguente:

  1. Creare raccolte record per gestire e memorizzare ogni tipo di record specificato nel piano file.

    • È consigliabile creare una singola raccolta record per ogni tipo di contenuto incluso nel piano file.

    • I record inviati al Centro record vengono distribuiti alla raccolta o all'elenco pertinente.

  2. Creare colonne per le raccolte documenti, gli elenchi o i tipi di contenuto pertinenti in cui includere e visualizzare i metadati per ogni tipo di record specificato nel piano file.

  3. Specificare i criteri di gestione delle informazioni per ogni tipo record presente nel sito Centro record. È consigliabile che i criteri siano basati sui periodi di conservazione e sui requisiti di controllo specificati nel piano file dell'organizzazione e nella pianificazione di conservazione.

  4. Configurare Content Organizer in modo che ogni tipo di record venga distribuito alla posizione appropriata. Quando i record verranno inviati al sito Centro record, manualmente o a livello di programmazione, questa caratteristica verrà utilizzata da Microsoft Office SharePoint Server 2010 per determinare la modalità di classificazione del record all'interno del sito Centro record e la posizione a cui inviarlo.

Per ulteriori informazioni sulla configurazione e sulla personalizzazione della soluzione di gestione dei record, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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