Introduzione al Calendario di Outlook

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Il Calendario di Microsoft Office Outlook 2007 è il componente per la gestione del calendario e della pianificazione in Office Outlook 2007 ed è completamente integrato con la posta elettronica, i contatti e altre caratteristiche. Mediante il Calendario, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Creare appuntamenti ed eventi   

    In modo analogo all'utilizzo di una normale agenda cartacea, è sufficiente fare clic su uno degli intervalli di tempo del Calendario e iniziare a digitare. Il giorno e l'ora correnti sono evidenziati con colori sfumati specifici in modo da semplificarne l'individuazione. L'ora corrente è evidenziata con un colore solo nelle visualizzazioni Giorno e Settimana lavorativa. È possibile impostare un segnale acustico o un messaggio come promemoria per appuntamenti, riunioni ed eventi e applicare colori specifici agli elementi per identificarli rapidamente.

  • Organizzare riunioni   

    Scegliere un'ora nel Calendario, creare una convocazione di riunione e selezionare le persone da invitare. Outlook consente di individuare il primo orario in cui tutti gli invitati sono disponibili. Quando si invia la convocazione di riunione tramite posta elettronica, gli inviati ricevono il relativo messaggio nella cartella Posta in arrivo e, all'apertura della convocazione, possono accettare, rifiutare o accettare provvisoriamente la riunione facendo clic su un pulsante. Se la convocazione è in conflitto con un elemento contenuto nel Calendario degli invitati, in Outlook viene visualizzata una notifica. Nel caso in cui sia consentito dall'organizzatore della riunione, gli invitati possono proporre un orario alternativo per la riunione. L'organizzatore può tenere traccia degli invitati che accettano o rifiutano la convocazione o che propongono un altro orario per la riunione aprendo la convocazione.

  • Visualizzare pianificazioni di gruppo   

    È possibile creare calendari che visualizzano contemporaneamente i piani di lavoro di un gruppo di persone o di risorse, ad esempio i piani di lavoro di tutte le persone del reparto o di tutte le risorse presenti in un edificio, quali le sale conferenze, per pianificare le riunioni in modo più rapido.

  • Visualizzare i calendari affiancati    

    È possibile visualizzare affiancati più calendari personali, nonché calendari condivisi da altri utenti di Outlook. Se ad esempio si è creato un calendario separato per gli appuntamenti personali, è possibile visualizzare affiancati il calendario degli impegni di lavoro e quello degli appuntamenti personali.

    È inoltre possibile copiare o spostare gli appuntamenti tra i calendari visualizzati. Utilizzare il riquadro di spostamento per condividere rapidamente il calendario personale e aprire altri calendari condivisi. A seconda delle autorizzazioni concesse dal proprietario del calendario, sarà possibile creare o modificare appuntamenti nei calendari condivisi.

  • Visualizzazione di calendari in visualizzazione di sovrapposizione   

    È possibile utilizzare la visualizzazione sovrapposta per visualizzare più calendari personali, nonché i calendari condivisi da altri utenti di Outlook. Se ad esempio si è creato un calendario separato per gli appuntamenti personali, è possibile sovrapporre il calendario degli impegni di lavoro e quello degli appuntamenti personali per individuare rapidamente eventuali conflitti o periodi di tempo disponibile.

  • Collegamento ai calendari nei siti Windows SharePoint Services 3.0   

    Se si dispone dell'accesso a un sito Windows SharePoint Services 3.0, è possibile visualizzare gli elenchi di eventi da tale sito nel Calendario di Outlook. È possibile apportare modifiche all'elenco in Outlook, anche quando si lavora fuori rete. Le modifiche verranno sincronizzate automaticamente alla successiva connessione a Internet. È inoltre possibile visualizzare i calendari di Windows SharePoint Services 3.0 affiancandoli ad altri calendari personali o condivisi.

  • Invio tramite posta elettronica di calendari   

    È possibile inviare il calendario a un destinatario di posta elettronica come calendario Internet, mantenendo tuttavia il controllo sulle informazioni condivise. Le informazioni del calendario vengono visualizzate nel corpo del messaggio di posta elettronica come allegato di calendario Internet che il destinatario può aprire in Outlook.

  • Pubblicazione di calendari su Microsoft Office Online   

    È possibile pubblicare i calendari nel sito Web Office Online e impostare le autorizzazioni per la relativa visualizzazione.

  • Sottoscrivere calendari Internet   

    Le sottoscrizioni di calendari Internet sono simili ai calendari Internet, tranne per il fatto che il calendario scaricato viene sincronizzato regolarmente con il calendario Internet e aggiornato.

  • Gestire il calendario di un altro utente    

    Con la caratteristica Delegate Access, è possibile utilizzare la propria copia di Outlook per gestire facilmente il calendario di un altro utente. Ad esempio, un segretario amministrativo può gestire il calendario di un dirigente. Quando il dirigente designa il segretario come delegato, il segretario può creare, spostare o eliminare gli appuntamenti e organizzare le riunioni per conto del dirigente.

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