Introduzione ai siti Centro record

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Il modello di sito Centro record di Microsoft Office SharePoint Server 2007 è stato progettato per semplificare l'implementazione dei programmi di conservazione e di gestione dei record delle organizzazioni.

In questo articolo

Caratteristiche del modello di sito Centro record

Progettazione di un sito Centro record

Caratteristiche del modello di sito Centro record

Il Centro record, che rappresenta un archivio centrale in cui le organizzazioni possono memorizzare e gestire tutti i relativi record, supporta l'intero processo di gestione dei record, dalla raccolta alla gestione fino all'eliminazione. Un sito Centro record viene in genere progettato e configurato dal personale specializzato nella gestione dei record e dal personale IT (Information Technology) come strumento di supporto per il piano dei file di un'organizzazione.

Il modello di sito Centro record è costituito da alcune caratteristiche standard incluse in Office SharePoint Server 2007 e da alcune caratteristiche di gestione dei record specifiche aggiuntive. Sono disponibili le funzionalità seguenti:

  • Funzionalità di sicurezza     Nel Centro record sono implementate diverse caratteristiche che garantiscono l'integrità dei record memorizzati:

    • I record non vengono mai modificati dal sistema. In questo modo, i record caricati in un sito Centro record e successivamente scaricati sono sempre identici.

    • Gli amministratori del sito possono facilmente configurare alcune impostazioni nel Centro record per impedire la manomissione diretta dei record attivando il controllo delle versioni di qualsiasi variazione apportata ai contenuti dei documenti e tenendo sotto controllo specifici tipi di modifiche.

    • Il Centro record consente ai responsabili dei record di aggiungere e gestire i metadati presenti negli elementi separatamente dai metadati di un record, in modo che sia possibile aggiornare le informazioni pertinenti alle attività di gestione dei record senza modificare i record sottostanti. Viene eseguito il controllo delle versioni anche delle modifiche apportate ai metadati.

  • Applicazione dei criteri di gestione delle informazioni   Office SharePoint Server 2007 include diverse caratteristiche che sono utili per la gestione dei record: 

    • Controllo     Questa caratteristica consente di registrare eventi e operazioni eseguite su file. Nel contesto della gestione dei record la caratteristica di controllo risulta particolarmente utile per registrare informazioni sulle persone che visualizzano e accedono ai dati contenuti nel Centro record.

    • Scadenza     Questa caratteristica consente di specificare il periodo di tempo per cui un record deve essere conservato e l'azione da eseguire alla scadenza del periodo di conservazione, ad esempio l'eliminazione del record o l'avvio del flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione. Nel contesto della gestione dei record il periodo di conservazione di un record inizia a scorrere non appena il record viene inviato al Centro record.

    • Codici a barre     Questa caratteristica consente di apporre a ogni record un valore numerico e un'immagine del codice a barre univoci. Il valore del codice a barre viene memorizzato e indicizzato insieme alla versione elettronica del record. Nel contesto della gestione dei record i codici a barre sono utili per conservare e tenere traccia dei record fisici. Quando ai record di una raccolta sono associate versioni fisiche, i codici a barre consentono di correlare le versioni fisiche ai corrispondenti record in formato elettronico.

  • Interfaccia programmabile della raccolta record     Il Centro record supporta un insieme di servizi in grado di semplificare la raccolta dei record. L'interfaccia programmabile del modello consente alle organizzazioni di configurare sia i sistemi di gestione dei documenti sia quelli di posta elettronica per inviare automaticamente i file al sito Centro record. Il contenuto può essere inviato al Centro record mediante un servizio Web utilizzando il protocollo SOAP o via posta elettronica utilizzando il protocollo SMTP.

  • Distribuzione dei record     Nel Centro record è disponibile un elenco Distribuzione record che distribuisce automaticamente i record in entrata, sia quelli inviati automaticamente sia quelli inviati manualmente, alla posizione appropriata, in base al tipo di record. A un record inviato al Centro record sono in genere associate informazioni correlate aggiuntive, quali la cronologia di controllo e i metadati. La cronologia di controllo di un record viene memorizzata nel Centro record come file XML, mentre i metadati del record vengono memorizzati in un file XML e in colonne di metadati nel sito Centro record.

  • Esenzione     Il Centro record consente alle organizzazioni di inserire in un elenco Esenzioni i record che vengono esaminati giuridicamente nel corso di una controversia legale o che risultano rilevanti per un controllo o un'indagine. Questi record vengono esentati da qualsiasi criterio di scadenza eventualmente attivo e vengono protetti dall'eliminazione. Se ad esempio è in corso una controversia legale e l'organizzazione applica un'esenzione ai record rilevanti, questi ultimi rimarranno disponibili finché la controversia non viene risolta. È possibile applicare ai record più esenzioni contemporaneamente. I responsabili dei record possono inoltre eseguire una ricerca nel Centro record per individuare i record a cui è necessario applicare un'esenzione.

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Progettazione di un sito Centro record

A livello più alto, i passaggi fondamentali che un'organizzazione deve eseguire per progettare un sito Centro record in cui implementare un programma di gestione dei record sono i due seguenti:

  1. Un'organizzazione deve sviluppare una strategia di gestione dei record e formali record piano di gestione. Si tratta di una collaborazione che includono la relazione tra i responsabili dei record, funzionari responsabili della conformità, i professionisti IT e gli information worker.

  2. Un'organizzazione deve quindi configurare uno o più siti Centro record per implementare un piano di gestione dei record.

Nelle sezioni sottostanti vengono evidenziati gli aspetti fondamentali di questi due passaggi.

Pianificazione della gestione dei record

Prima di poter configurare un sito Centro record come soluzione di gestione dei record, è necessario sviluppare un piano formale che delinei la strategia di gestione dei record. Gli specifici elementi di un tale piano variano in base alle singole organizzazioni e aziende, ma in genere per tutti i piani di gestione dei record sono previsti i documenti e i processi seguenti:

  • Piano dei file     In un piano dei file vengono descritti i documenti o gli elementi che un'organizzazione riconosce come record aziendali ufficiali. Viene indicata la posizione in cui i record in questione devono essere memorizzati e vengono specificate informazioni che consentono di distinguere un tipo di record da un altro. Il piano dei file rappresenta un insieme completo di criteri, processi e linee guida per la creazione, la memorizzazione e la gestione dei record. È consigliabile che copra tutti i record, tra cui file in formato elettronico e cartaceo e messaggi di posta elettronica, indipendentemente dai relativi supporti. È inoltre necessario che nel piano dei file siano incluse indicazioni specifiche sulle modalità da adottare per classificare, proteggere e quindi eliminare i file, nonché informazioni relative ai record appartenenti a categorie particolari, quali record riservati, essenziali, associati ad autorizzazioni speciali o contenenti segreti commerciali. In un piano dei file devono infine essere indicati i responsabili della gestione di ogni tipo di record.

  • Pianificazione della conservazione     Una pianificazione della conservazione consente di specificare l'intervallo di tempo per cui ogni tipo di record del piano dei file deve rimanere memorizzato, ovvero il periodo di conservazione, e le procedure in base alle quali rimuovere il record alla fine del relativo periodo di conservazione, ovvero il processo di eliminazione. Le linee guida di una pianificazione della conservazione sono in genere basate su requisiti di carattere legale, sulla considerazione dei rischi in cui incorre l'organizzazione e sulle specifiche esigenze aziendali. In una pianificazione di questo tipo vengono inoltre descritte le emergenze relative alla gestione dei rischi in base alle quali viene determinato il periodo di conservazione di ogni singolo tipo di record.

  • Documento dei requisiti di conformità     In un documento dei requisiti di conformità vengono definite le regole che i sistemi IT devono rispettare in relazione alla gestione dei record, nonché le funzionalità che tali sistemi devono presentare e i tipi di monitoraggio regolare che devono supportare per garantire la conformità.

  • Processo formale per sospendere l'eliminazione dei record     Questo processo, spesso indicato con il termine esenzione, descrive dettagliatamente le procedure eseguite dall'organizzazione per sospendere l'eliminazione dei record in caso di eventi quali controversie legali, indagini o controlli.

  • Sistema per il monitoraggio e la creazione di report sulla gestione dei record     Per verificare che gli impiegati archivino, accedano e gestiscano i record rispettando i processi e i criteri definiti al riguardo, in un programma di gestione dei record deve essere integrato un processo o un sistema per monitorare e creare report sulla gestione dei record.

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Configurazione di un sito Centro record

Dopo aver ideato un piano dettagliato e sviluppato un piano formale di gestione dei record, l'organizzazione può creare e configurare un sito Centro record che consenta di implementare il programma così generato.

Per configurare un sito Centro record, è necessario eseguire la procedura seguente:

  1. Creare elenchi o raccolte documenti per gestire e memorizzare ogni tipo di record specificato nel piano dei file.

    È consigliabile creare una singola raccolta documenti per ogni tipo di record incluso nel piano dei file.

    I record inviati al Centro record vengono distribuiti alla raccolta o all'elenco rilevante.

  2. Creare colonne per le raccolte documenti, gli elenchi o i tipi di contenuto appropriati in cui includere e visualizzare i metadati di ogni tipo di record specificato nel piano dei file.

  3. Specificare i criteri di gestione delle informazioni per ogni tipo record presente nel sito Centro record. È consigliabile che i criteri siano basati sui periodi di conservazione e sui requisiti di controllo specificati nella pianificazione della conservazione e nel piano dei file dell'organizzazione.

  4. Configurare l'elenco Distribuzione record in modo che ogni tipo di record venga distribuito alla posizione appropriata. Quando i record verranno inviati al sito Centro record, in modo manuale o a livello di programmazione, questa tabella verrà utilizzata da Office SharePoint Server 2007 per determinare come classificare il record all'interno del sito Centro record e a quale posizione distribuirlo.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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