Introduzione ai set di documenti

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Un set di documenti è un gruppo di documenti correlati che possono essere gestiti come un'unica entità. È possibile creare un set di documenti mediante un singolo passaggio e quindi definirne le caratteristiche e i metadati e gestirlo come una singola entità.

Contenuto dell'articolo

Che cos'è un Set di documenti?

Operazioni eseguibili con un set di documenti

Informazioni sui set di documenti

Per molti tipi di progetti, le persone spesso creano un intero set di documenti correlati. In alcuni casi, questo set di documenti può anche rappresentare il prodotto o "risultato finale" di un progetto. Una società che fornisce servizi professionali ad esempio potrebbe fornire un "prospetto informativo" standard in risposta a una richiesta di proposta che riceve da un potenziale cliente. Il prospetto informativo potrebbe contenere sempre gli elementi seguenti, eventualmente personalizzati in base ai requisiti specifici di un determinato progetto:

  • Introduzione alla società di servizi

  • Analisi dei punti di forza, dei punti di debolezza, delle opportunità e delle minacce o analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats)

  • Piano aziendale

  • Analisi aziendale comparabile

In altri casi, il set di documenti potrebbe rappresentare solo diversi tipi di informazioni a supporto di un progetto più esteso per la creazione o fornitura di altro. Una società di produzione ad esempio potrebbe creare un set di documenti standard correlati alla progettazione, al testing e alla fabbricazione di ogni prodotto realizzato.

Questi documenti potrebbero essere creati contemporaneamente o in fasi successive ed essere realizzati o revisionati da una o più persone. Tutti i documenti potrebbero avere lo stesso formato, ad esempio di Word, o essere di formati diversi, ad esempio documenti di Word, blocchi appunti di OneNote, presentazioni di PowerPoint, diagrammi di Visio, cartelle di lavoro di Excel e così via.

I set di documenti possono essere utili alle organizzazioni per gestire più facilmente situazioni di questo tipo, in quanto raggruppano più documenti correlati in una singola visualizzazione nella quale possono essere modificati e gestiti come un'unica entità. Quando si crea un nuovo set di documenti, in realtà si crea un nuovo tipo di contenuto che diventa disponibile in tutta la raccolta siti. È possibile configurare un nuovo tipo di contenuto Set di documenti per ogni prodotto di lavoro diverso costituito da più documenti.

Quando si aggiunge un tipo di contenuto Set di documenti a una raccolta, gli utenti possono creare nuove istanze del set come se dovessero creare un singolo documento.

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Operazioni eseguibili con un set di documenti

Il tipo di contenuto Set di documenti include diverse caratteristiche specifiche che semplificano la creazione e la gestione di prodotti di lavoro costituiti da più documenti. Durante la configurazione di un tipo di contenuto Set di documenti, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

Personalizzare una pagina di benvenuto    del Set di documenti che contiene tutte le informazioni necessarie per un utente relative al set. Pagina di benvenuto è una pagina Web Part che può essere configurato per visualizzare le informazioni del progetto o delle risorse per consentire ai membri del team che lavorano su un Set di documenti (ad esempio, sequenza temporale, collegamenti a risorse, ecc.). Inoltre, viene visualizzato un elenco dei documenti che sono stati aggiunti al Set.

  • Specificare il contenuto predefinito    che si desidera creato automaticamente e includere in ogni nuova istanza del Set di documenti. È possibile avere alcuni documenti inclusi automaticamente ed è possibile controllare i modelli con altri utenti. Si può verificare che i documenti predefiniti sono i tipi di contenuto corretti. Ad esempio, se l'organizzazione ha personalizzato modelli utilizzati per specifici tipi di comunicazione, è possibile caricare questi quando si configura un tipo di contenuto Set di documenti.

  • Specificare i tipi di contenuto consentiti    nel set di documenti, ad esempio file di documento, immagini, audio o video).

  • Specificare i metadati condivisi    e le relative colonne che tutti i documenti del set devono avere. In questo modo, per i documenti predefiniti viene effettuato automaticamente il provisioning dei metadati al momento della creazione del set di documenti ed è possibile visualizzare i metadati condivisi nella pagina di benvenuto.

  • Assegnare i flussi di lavoro    da usare per il set di documenti. È possibile usare i flussi di lavoro Revisione o Approvazione standard, in modo che l'intero set di documenti passi da una fase all'altra del flusso di lavoro come se si trattasse di un solo file. L'organizzazione può anche sviluppare flussi di lavoro personalizzati per i set di documenti.

  • Inviare set di documenti    a Content Organizer in modo che vengano distribuiti a una cartella, un sito o una raccolta desiderata.

Dopo l'aggiunta di un tipo di contenuto Set di documenti a una raccolta, gli utenti del sito possono usare le caratteristiche di gestione dei documenti a cui sono abituati e le caratteristiche speciali per i set di documenti.

Gli autori di set di documenti possono eseguire le attività seguenti:

  • Creare nuovi prodotti di lavoro costituiti da più documenti in modo semplice e rapido tramite il comando Nuovo documento in una raccolta documenti.

  • Acquisire uno snapshot della cronologia delle versioni delle proprietà e dei documenti correnti all'interno del set di documenti.

Avviare flussi di lavoro sull'intero set di documenti o sui singoli elementi del set per gestire attività comuni come la revisione e l'approvazione.

  • Inviare un collegamento al set di documenti tramite posta elettronica.

  • Usare il comando Invia a per spostare o copiare il set di documenti in un'altra posizione (la destinazione deve essere configurata in Amministrazione centrale).

  • Gestire le autorizzazioni per il set di documenti.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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