Introduzione ai metadati gestiti

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I metadati sono informazioni sui dati. Ad esempio, il titolo e autore di un libro è basato su metadati. I metadati possono essere diversi tipi di informazione, ossia un percorso, una data o un numero di elementi catalogo. Quando si utilizzano prodotti SharePoint, è possibile gestire centralmente i metadati. È possibile organizzare i metadati in modo significativo per l'azienda e utilizzare i metadati per rendere più semplice trovare le informazioni desiderate.

Questo articolo descrive alcuni termini importanti che riguardano i metadati gestiti e offre una breve panoramica sul modo in cui è possibile usare gli strumenti di SharePoint per gestire i metadati.

Terminologia importante

Questa sezione include le definizioni di alcuni termini chiave. Tali termini e concetti vengono usati frequentemente negli articoli relativi ai metadati gestiti.

Una tassonomia è un sistema di classificazione formale che raggruppa parole, etichette e termini che descrivono qualcosa e quindi li organizza in gruppi all'interno di una gerarchia.

Le tassonomie vengono costruite per svariati tipi di informazioni, dai sistemi biologici alle strutture organizzative. Ad esempio, i biologi raggruppano gli organismi viventi in quattro principali classificazioni: animali, vegetali, funghi e microbi. Ognuno di questi gruppi principali ha numerose suddivisioni. Nel complesso, l'intero sistema rappresenta una tassonomia.

Le organizzazioni creano tassonomie in innumerevoli modi, ad esempio creano tassonomie Piano dei conti per gestire i sistemi contabili, organigrammi e classificazioni delle mansioni per gestire i dipendenti, cataloghi dei prodotti e così via. Tutte queste tassonomie sono gerarchie strutturate di informazioni, ovvero sistemi di classificazione formale che semplificano la gestione delle informazioni.

Una folksonomia è un sistema di classificazione informale che si evolve gradualmente man mano che gli utenti di un sito Web collaborano alla definizione di parole, etichette e termini nel sito. Originariamente, le folksonomie sono state sviluppate da applicazioni molto diffuse come l'aggiunta di segnalibri.

Le tag cloud presenti in un sito Web sono una rappresentazione visuale di una folksonomia. Nella figura seguente è mostrata una tag cloud in un sito di SharePoint.

Tag cloud

Un approccio ai metadati basato sulle folksonomie può essere utile in quanto consente di condividere le conoscenze e l'esperienza degli utenti del sito. Usando una folksonomia, la classificazione dei contenuti può evolversi parallelamente alle esigenze aziendali e agli interessi degli utenti.

Un set di termini è un gruppo di termini correlati.

I set di termini possono avere ambiti diversi in base al contesto in cui vengono creati.

  • I set di termini locali    vengono creati nel contesto di una raccolta siti e sono disponibili per l'uso e visibili solo per gli utenti di tale raccolta siti. Ad esempio, quando si crea un set di termini per una colonna di metadati in un elenco o in una raccolta, tale set di termini è locale ed è disponibile solo nella raccolta siti che contiene l'elenco o la raccolta. Un catalogo multimediale può ad esempio includere una colonna di metadati che mostra il tipo di elemento multimediale (diagramma, fotografia, schermata, video e così via). L'elenco di termini consentiti è valido solo per questo catalogo e può essere usato solo nell'ambito del catalogo.

  • I set di termini globali    sono disponibili per l'uso in tutti i siti che sottoscrivono una specifica applicazione di servizio metadati gestiti. Ad esempio, un'organizzazione può creare un set di termini contenente nomi di business unit dell'organizzazione, quali Risorse umane, Marketing, IT e così via.

Inoltre, è possibile configurare un set di termini come chiusi o aprire. In un set di termini chiuso, gli utenti non è possibile aggiungere nuovi termini a meno che non dispongono delle autorizzazioni appropriate. In un set di termini aperta, gli utenti possono aggiungere nuovi termini in una colonna in cui siano associati al set di termini.

Un termine è una parola o una frase che è associata a un elemento in un sito di SharePoint. Si tratta di un singolo elemento in un set di termini. Un termine con un ID univoco e può avere molti etichette di testo (sinonimi). Se si lavora in un sito multilingua, il termine possono essere presenti etichette in lingue diverse.

Esistono due tipi di termini:

  • Termini gestiti    I termini gestiti sono termini predefiniti. Gli amministratori dell'archivio termini organizzano i termini gestiti in un set di termini gerarchico.

  • Parole chiave dell'organizzazione    Una parola chiave dell'organizzazione è una parola o una frase che viene aggiunto a elementi di un sito di SharePoint. L'insieme di parole chiave dell'organizzazione è noto come le parole chiave impostare. In genere, gli utenti possono aggiungere qualsiasi parola o frase a un elemento come una parola chiave. Ciò significa che è possibile utilizzare parole chiave dell'organizzazione per il tagging folksonomy stile. In alcuni casi amministratori per l'archivio termini spostare parole chiave dell'organizzazione in un set di termini gestiti specifici. Quando fanno parte di un set di termini gestiti, parole chiave diventano disponibili nel contesto di tale set di termini.

Per altre informazioni sulla creazione e la gestione dei termini, vedere Creare e gestire termini in un set di termini.

Nei prodotti SharePoint, il termine "gruppo" viene usato nell'ambito della sicurezza. In relazione ai metadati gestiti, un gruppo è un set di termini che condividono gli stessi requisiti a livello di sicurezza. Solo gli utenti che dispongono di autorizzazioni di collaboratore per un gruppo specifico possono gestire i set di termini appartenenti al gruppo o creare nuovi set di termini al suo interno. È consigliabile che le organizzazioni creino gruppi per i set di termini con esigenze specifiche per gli accessi o la sicurezza.

Per altre informazioni sulla creazione di un gruppo per set di termini, vedere Configurare un nuovo gruppo per set di termini.

Lo Strumento di gestione archivio termini è lo strumento utilizzabile dagli utenti responsabili della gestione di tassonomie per creare o gestire set di termini e i termini in essi inclusi. Nello Strumento di gestione archivio termini vengono visualizzati tutti i set di termini globali e gli eventuali set di termini locali disponibili per la raccolta siti da cui si accede allo Strumento di gestione archivio termini.

Una colonna metadati gestiti è un tipo speciale di colonna in cui è possibile aggiungere a elenchi o raccolte. Consente agli utenti di selezionare termini da un set di termini specifici. Possibile eseguire il mapping di una colonna metadati gestiti per un set di termini esistente oppure è possibile creare un termine locale impostati specificamente per la colonna.

Per informazioni sull'uso di una colonna Metadati gestiti, vedere Creare una colonna metadati gestiti

È possibile aggiungere la colonna Parole chiave dell'organizzazione a tipi di contenuto, elenchi o raccolte per consentire agli utenti di aggiungere parole o frasi a propria scelta come tag per gli elementi. Per impostazione predefinita, si tratta di una colonna multivalore. Quando gli utenti immettono una parola o una frase nella colonna, SharePoint presenta suggerimenti incrementali, che possono includere elementi dei set di termini gestiti e il set di termini Parole chiave. Gli utenti possono selezionare un valore esistente o immetterne uno nuovo.

I tag di social networking sono parole o frasi che gli utenti del sito possono applicare al contenuto per semplificare la classificazione delle informazioni in modi che ritengono significativi. Le funzionalità di social tagging sono utili perché consentono agli utenti del sito di individuare con maggiore facilità contenuto e informazioni in un sito. Gli utenti possono aggiungere tag di social networking alle informazioni presenti in un sito di SharePoint e agli URL esterni a un sito di SharePoint.

Un tag di social networking contiene puntatori a tre tipi di informazioni:

  • Un'identità dell'utente

  • Un URL dell'elemento

  • Un termine

Quando si aggiunge un tag di social networking a un elemento, è possibile specificare se si vuole mantenere privati l'URL dell'elemento e l'identità dell'utente. Tuttavia, la parte del termine del tag di social networking è sempre pubblica in quanto viene memorizzata nell'archivio termini.

Quando si crea un tag di social networking, è possibile scegliere tra un set di termini esistenti oppure immettere un nuovo termine. Se si seleziona un termine esistente, il tag di social networking contiene un puntatore a tale termine.

Se invece si immette un nuovo termine, SharePoint crea una nuova parola chiave per esso nel set di termini Parole chiave. Il nuovo tag di social networking punta a questo termine. In questo modo, i tag di social networking supportano il tagging basato sulla folksonomia. Inoltre quando gli utenti aggiornano una colonna Parole chiave dell'organizzazione o Metadati gestiti, SharePoint può creare automaticamente i tag di social networking. Tali termini diventano quindi visibili come tag nei newsfeed, tag cloud o nei profili del sito personale.

I proprietari di elenchi o raccolte hanno la possibilità di abilitare o disabilitare la pubblicazione dei metadati tramite l'aggiornamento delle opzioni nella pagina Impostazione metadati e parole chiave dell'organizzazione per un elenco o una raccolta.

Per informazioni sull'aggiunta di una colonna speciale delle parole chiave, vedere Aggiungere una colonna Parole chiave dell'organizzazione a un elenco o una raccolta.

Nel suo significato più generico, il termine tagging può indicare l'applicazione di metadati a un elemento, indipendentemente dal fatto che si tratti di metadati gestiti o di tag di social networking.

Scenari di uso dei metadati: da tassonomie a folksonomie

La gestione dei metadati di SharePoint supporta una serie di approcci ai metadati, dalle tassonomie formali alle folksonomie decise dagli utenti. È possibile implementare tassonomie formali tramite i termini gestiti e i set di termini, oppure usare le parole chiavi dell'organizzazione e il social tagging, che consentono agli utenti del sito di contrassegnare il contenuto con le parole chiavi che scelgono.

I prodotti SharePoint offrono inoltre una notevole flessibilità, in quanto è possibile scegliere livelli flessibili di strutturazione e controllo da usare con i metadati, nonché definire con precisione l'ambito a cui applicare tale controllo e strutturazione. Ad esempio:

  • È possibile applicare il controllo a livello globale per tutti i siti oppure definirlo in modo locale per siti specifici.

  • È possibile configurare i set di termini come chiusi o aperti ai contributi degli utenti.

  • È possibile decidere se usare o meno parole chiave dell'organizzazione e social tagging in combinazione con i termini gestiti.

I prodotti SharePoint consentono alle organizzazioni di definire la combinazione personalizzata ottimale dei vantaggi delle tassonomie gestite e formali con la dinamicità del social tagging.

Nel diagramma seguente viene illustrato l'uso di diversi livelli di ambito e controllo per requisiti differenti.

configurazioni flessibili dei metadati gestiti

Vantaggi dei metadati gestiti

L'uso di metadati gestiti in tutti i siti di un'organizzazione offre vari vantaggi:

Le caratteristiche di metadati gestiti nei prodotti SharePoint consentono di controllare come gli utenti aggiungere metadati di contenuto. Ad esempio utilizzando termini imposta e i termini gestiti, è possibile controllare le condizioni per gli utenti possono aggiungere al contenuto ed è possibile controllare chi può aggiungere nuovi termini. È inoltre possibile limitare le parole chiave dell'organizzazione a un elenco specifico configurando il termine di parole chiave impostato come chiuso.

L'uso coerente degli stessi termini in tutti i siti facilita lo sviluppo di processi e soluzioni affidabili basati sui metadati. Risulta inoltre più semplice per gli utenti del sito applicare i metadati in modo coerente al contenuto.

Quando il contenuto nei siti di un'organizzazione è coerente dei metadati, è facile trovare le informazioni dell'azienda e dati mediante la funzionalità di ricerca. Caratteristiche di ricerca, ad esempio nel riquadro di perfezionamento, viene visualizzato sul lato sinistro della pagina dei risultati di ricerca, consentono agli utenti di filtrare i risultati di ricerca basati su metadati.

nel riquadro di perfezionamento sono visualizzati i metadati utilizzabili per filtrare i risultati di ricerca.

Spostamento basato su metadati consente agli utenti di creare visualizzazioni delle informazioni in modo dinamico, in base ai campi di metadati specifici. Quindi, gli utenti possono individuare raccolte utilizzando le cartelle o tramite pivot basato su metadati e perfezionare i risultati utilizzando filtri chiave aggiuntivi. Per informazioni su come specificare questa impostazione, vedere configurare spostamento basato su metadati per un elenco o raccolta.

controllo di spostamento tra metadati

Metadati gestiti rendono più facile per amministratori per l'archivio termini per la gestione dei adeguare i metadati di evolversi delle esigenze. È possibile aggiornare un modo semplice set di termini. E termini nuovi o aggiornati automaticamente diventano disponibili quando si associa una colonna metadati gestiti a tale set di termini. Ad esempio, se si uniscono più termini in un termine, contenuto con tag con i termini che seguono viene aggiornato automaticamente per riflettere la modifica. È possibile specificare più sinonimi (o etichette) per singoli termini. Se il sito in più lingue, è possibile specificare anche le etichette in più lingue per singoli termini.

gestione dei metadati

Per gestire i metadati in modo efficace è necessaria un'attenta pianificazione. Occorre valutare il tipo di informazioni che si vuole gestire nel contenuto di elenchi e raccolte, nonché al modo in cui tali informazioni verranno usate nell'organizzazione. È possibile creare set di termini di metadati per numerosi tipi di informazioni.

Ad esempio, potrebbe essere un unico tipo di contenuto per un documento. Ogni documento può avere metadati che identificano molte delle relative informazioni sull'oggetto stesso, ad esempio in questi esempi:

  • Scopo del documento, si tratta di proposte di vendita? Una specifica ingegneristica? Una procedura di risorse umane?

  • Autore del documento e nomi degli utenti che lo hanno modificato

  • Data di creazione, di approvazione e dell'ultima modifica

  • Reparto responsabile per eventuali implicazioni legate al budget del documento

  • Destinatari

Ecco alcune attività importanti coinvolte con la gestione dei metadati:

  • Pianificazione e configurazione

  • Gestione di termini, set di termini e gruppi

  • Definizione di proprietà dei metadati

È possibile che l'organizzazione desideri pianificare attentamente l'implementazione dei metadati gestiti prima di iniziare effettivamente a usare queste caratteristiche. L'estensione della pianificazione richiesta dipende dal livello di formalità della tassonomia e di controllo che si vuole imporre per i metadati.

Se si vuole consentire agli utenti di contribuire allo sviluppo della tassonomia, allora è possibile semplicemente richiedere agli utenti di aggiungere parole chiave agli elementi e poi organizzare tali parole chiave in set di termine in base alle necessità.

Se l'organizzazione desidera utilizzare set di termini gestiti per implementare tassonomie formale, quindi è importante includere cointeressati chiavi nella pianificazione e lo sviluppo. Dopo che le parti interessate nell'organizzazione d'accordo set di termini necessari, è possibile utilizzare lo strumento di gestione archivio termini per importare o creare il set di termini. È anche possibile usare lo strumento per la gestione di set di termini gli utenti iniziano a lavorare con i metadati. Se l'applicazione web è configurato correttamente e si dispone delle autorizzazioni appropriate, è possibile accedere allo strumento di gestione archivio termini attenendosi alla procedura seguente.

  1. Fare clic su impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  2. Fare clic su Gestione memorizzare i termini in Amministrazione sito.

    Nella finestra di dialogo Strumento di gestione archivio termini.

Lo Strumento di gestione archivio termini include un controllo albero utilizzabile per l'esecuzione della maggior parte delle attività. Le attività autorizzate dipendono dal ruolo a cui appartiene l'utente per lo strumento. Per usare lo Strumento di gestione archivio termini, è necessario essere un amministratore della farm, un amministratore dell'archivio termini oppure essere designati come responsabili di gruppo o collaboratori per i set di termini.

Per ulteriori informazioni, vedere Creare e gestire gruppi e set di termini.

Per eseguire azioni su un elemento nella gerarchia, seguire questa procedura.

  1. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'applicazione di servizio metadati gestiti, del gruppo, del set di termini o del termine che si vuole modificare, quindi fare clic sulla freccia visualizzata.

  2. Selezionare le azioni desiderate nel menu.

Ad esempio, un amministratore dell'archivio termini o un responsabile di gruppo può creare, importare o eliminare set di termini in un gruppo. I collaboratori possono creare nuovi set di termini.

lo strumento di gestione archivio termini dispone di menu specifici per ogni livello della gerarchia

A ogni livello della gerarchia, è possibile configurare le proprietà specifiche per un gruppo, un set di termini o un termine utilizzando il riquadro proprietà nello strumento di gestione archivio termini. Ad esempio, se si sta configurando un set di termini, è possibile specificare informazioni, ad esempio nome, descrizione, proprietario, contatto e alle parti interessate nel riquadro disponibile nella scheda Generale. È inoltre possibile specificare se si desidera un set di termini per essere aperto o chiuso alla nuovi invii dagli utenti. In alternativa, è possibile scegliere la scheda Scopo e specificare se il set di termini deve essere disponibile per gli spostamenti tagging o un sito.

Le proprietà dell'archivio termini consentono di configurare impostazioni come il tagging

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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