Introduzione ai flussi di lavoro

Gli utenti possono utilizzare i flussi di lavoro per collaborare a documenti e gestire le attività di un progetto, implementando i processi aziendali nei documenti e negli elementi inclusi in un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007. Le organizzazioni possono utilizzare i flussi di lavoro per conformarsi a processi aziendali coerenti, migliorando l'efficienza e la produttività mediante la gestione delle attività e dei passaggi. Ciò consente agli utenti che eseguono queste attività di concentrarsi sul proprio lavoro anziché sulla gestione del flusso di lavoro.

In questo articolo

Informazioni sui flussi di lavoro

Flussi di lavoro inclusi in Office SharePoint Server 2007

Supporto di flussi di lavoro personalizzati

Passaggi per l'utilizzo di flussi di lavoro

Informazioni sui flussi di lavoro

Un flusso di lavoro viene a volte descritto come una serie di attività che generano un risultato. Nel caso di Prodotti e tecnologie Microsoft SharePoint un flusso di lavoro può essere definito più in particolare come lo spostamento automatizzato di documenti o elementi in una sequenza di azioni o attività correlate a un processo aziendale. È possibile utilizzare i flussi di lavoro per gestire in maniera uniforme i processi aziendali comuni all'interno di un'organizzazione, consentendo a quest'ultima di associare la regola business ai documenti o agli elementi inclusi in un elenco o in una raccolta SharePoint. Una regola business è costituita sostanzialmente da un gruppo di istruzioni che specificano e controllano le azioni che si verificano in un documento o elemento.

I flussi di lavoro possono ridurre i costi e il tempo necessari per la coordinazione dei processi aziendali comuni, quali l'approvazione di un progetto o la revisione di un documento, mediante la gestione e il monitoraggio delle attività delle risorse umane coinvolte. In un sito Office SharePoint Server 2007 è possibile, ad esempio, aggiungere a una raccolta documenti un flusso di lavoro che indirizzi un documento a un gruppo di utenti per l'approvazione. Quando l'autore di un documento avvia questo flusso di lavoro per un documento della raccolta, il flusso di lavoro crea le attività di approvazione del documento e le assegna ai partecipanti, ai quali invia avvisi tramite posta elettronica che includono le istruzioni per le attività e un collegamento al documento da approvare. Mentre è in corso il flusso di lavoro, il proprietario, in questo caso l'autore del documento, oppure i partecipanti possono aprire la pagina Stato del flusso di lavoro per controllare quali partecipanti hanno completato le proprie attività. Quando tutti i partecipanti completano le proprie attività, il flusso di lavoro termina e il proprietario riceve una notifica automatica al riguardo.

Le azioni del flusso di lavoro Approvazione riportate nell'esempio seguente si basano sulla procedura illustrata nella diagramma di seguito.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione

I flussi di lavoro supportano i processi delle risorse umane esistenti e ampliano le possibilità di collaborazione e di utilizzo di documenti, elenchi e raccolte. Gli utenti del sito possono avviare e partecipare a flussi di lavoro utilizzando i moduli personalizzabili e accessibili dal documento o dall'elemento incluso in un elenco o in una raccolta di SharePoint. Le funzionalità del flusso di lavoro di Office SharePoint Server 2007 sono inoltre perfettamente integrate in Microsoft Office System 2007. È possibile eseguire le seguenti attività di flusso di lavoro in un sito di Office SharePoint Server 2007 oppure direttamente da determinati programmi client che fanno parte di versione 2007 di Office:

  • Visualizzare l'elenco di flussi di lavoro disponibili per un documento o elemento.

  • Avviare un flusso di lavoro in un documento o elemento.

  • Visualizzare, modificare o riassegnare un'attività di flusso di lavoro.

  • Completare un'attività di flusso di lavoro.

Torna all'inizio

Flussi di lavoro inclusi in Office SharePoint Server 2007

Un sito Office SharePoint Server 2007 include numerosi flussi di lavoro basati su scenari business comuni:

  • Approvazione     Questo flusso di lavoro indirizza un documento o un elemento a un gruppo di persone per l'approvazione. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Approvazione è associato al tipo di contenuto Documento e diventa automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti. Una versione del flusso di lavoro Approvazione viene inoltre associata, per impostazione predefinita, alla raccolta Pagine di un sito di pubblicazione, che è possibile utilizzare per gestire il processo di approvazione relativo alla pubblicazione delle pagine Web.

  • Raccolta commenti e suggerimenti     Questo flusso di lavoro indirizza un documento o un elemento a un gruppo di persone per l'inserimento di commenti. I revisori possono inserire i propri commenti, i quali vengono compilati e inviati all'autore del flusso di lavoro. Per impostazione predefinita il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti è associato al tipo di contenuto Documento e diventa automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti.

  • Raccolta firme     Questo flusso di lavoro indirizza un documento di Microsoft Office a un gruppo di persone per raccoglierne le firme digitali. Deve essere avviato in un programma client che faccia parte di versione 2007 di Office. Per completare le proprie attività di firma, è necessario che i partecipanti aggiungano la propria firma digitale nel documento del programma Microsoft Office pertinente. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme è associato al tipo di contenuto Documento e diventa automaticamente disponibile nelle raccolte di documenti. Il flusso di lavoro Raccolta firme relativo al documento viene tuttavia visualizzato nella raccolta di documenti solo se il documento in questione include una o più righe della firma di Microsoft Office.

  • Approvazione dell'eliminazione     Questo flusso di lavoro, che supporta i processi di gestione dei record, gestisce la scadenza e la conservazione dei documenti, consentendo ai partecipanti di decidere se conservare o eliminare i documenti scaduti. Il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione è stato progettato principalmente per essere utilizzato in un sito Centro record.

  • Tre stati     È possibile utilizzare questo flusso di lavoro per gestire i processi aziendali che richiedono il monitoraggio di numerosi problemi o elementi, ad esempio di segnalazioni dei clienti, clienti potenziali o attività di progetto.

  • Approvazione di gruppo     Questo flusso di lavoro è simile al flusso di lavoro Approvazione, ma utilizza un raccolta di documenti designati e fornisce una visualizzazione personalizzata dei processi di approvazione a cui partecipa un utente. Questo flusso di lavoro offre un organigramma gerarchico da cui è possibile selezionare i responsabili dell'approvazione e consentire loro di utilizzare un controllo timbro anziché una firma. Questa soluzione è disponibile solo per le versioni asiatiche di Office SharePoint Server 2007.

  • Gestione traduzioni     Questo flusso di lavoro gestisce il processo di traduzione manuale dei documenti creando copie del documento da tradurre e assegnando attività di traduzione ai traduttori. È disponibile solo per le raccolte gestione traduzioni.

Un'organizzazione può personalizzare ogni flusso di lavoro in molti modi. Quando si aggiunge, ad esempio, un flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto per consentirne l'utilizzo in documenti o elementi, è possibile personalizzare gli elenchi di attività e di cronologia in cui sono archiviate le informazioni sul flusso di lavoro.

L'utente di un sito che avvia un flusso di lavoro su un documento o elemento può scegliere di personalizzare ulteriormente tale flusso specificando l'elenco di partecipanti, una scadenza e le istruzioni per l'attività. Collegamenti a ulteriori informazioni sull'utilizzo dei flussi di lavoro predefiniti illustrati in questo articolo sono disponibili nella sezione Vedere anche.

Torna all'inizio

Supporto di flussi di lavoro personalizzati

Benché sia possibile personalizzare i flussi di lavoro predefiniti disponibili in Office SharePoint Server 2007 per soddisfare varie esigenze, un'organizzazione può scegliere di progettare e sviluppare flussi di lavoro, più o meno complessi, peculiari dei processi aziendali interni. Gli sviluppatori possono creare flussi di lavoro avviati dalle persone che utilizzano un sito oppure flussi di lavoro che si avviano automaticamente in base un evento, ad esempio alla creazione o alla modifica di una voce elenco. Se l'organizzazione ha sviluppato e distribuito flussi di lavoro personalizzati, questi possono essere disponibili in aggiunta o al posto di quelli predefiniti già illustrati.

I flussi di lavoro personalizzati per Office SharePoint Server 2007 possono essere creati in due modi:

  • Gli sviluppatori di software professionisti possono creare flussi di lavoro utilizzando Visual Studio 2005 Extensions per Windows Workflow Foundation     Questi flussi di lavoro contengono codice personalizzato e attività del flusso di lavoro. Dopo essere stati creati da sviluppatori di software professionisti, i flussi di lavoro personalizzati potranno essere distribuiti dall'amministratore del server in più siti.

  • I progettisti Web possono progettare flussi di lavoro senza codice da utilizzare in un elenco o in una raccolta specifica utilizzando un programma di progettazione Web, ad esempio Microsoft Office SharePoint Designer 2007     Questi flussi di lavoro vengono creati da un elenco di attività del flusso di lavoro disponibili e possono essere distribuiti dallo stesso progettista Web direttamente nell'elenco o nella raccolta in cui verranno utilizzati.

Per utilizzare un flusso di lavoro personalizzato e già sviluppato, contattare l'amministratore del sito per informazioni sulle eventuali risorse disponibili nell'organizzazione. Per ulteriori informazioni sullo sviluppo di flussi di lavoro personalizzati per Office SharePoint Server 2007, vedere l'SDK di Microsoft Office SharePoint Server 2007 disponibile su MSDN nella sezione SharePoint Server 2007 Developer Portal.

Torna all'inizio

Passaggi per l'utilizzo di flussi di lavoro

Esistono numerosi passaggi correlati all'utilizzo di un flusso di lavoro su un documento o una voce elenco. Ogni passaggio può essere completato da singole persone a cui sono assegnati diversi ruoli. Un amministratore di un sito può rendere disponibile un flusso di lavoro per consentirne l'utilizzo in una raccolta di documenti, un creatore di contenuti può avviare un flusso di lavoro oppure modificarne uno già in corso e una terza persona, quale un revisore o un responsabile approvazione, può completare l'attività del flusso di approvazione.

Torna all'inizio

Aggiunta di un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

Per utilizzare un flusso di lavoro, è innanzitutto necessario aggiungerlo a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto in modo da renderlo disponibile per i documenti o gli elementi in una posizione specifica. Per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, è necessario disporre dell'autorizzazioni Gestione elenchi. Questa attività viene in genere eseguita dagli amministratori del sito o dai singoli utenti che gestiscono elenchi o raccolte specifiche.

La disponibilità di un flusso di lavoro all'interno di un sito varia a seconda della posizione in cui viene aggiunto:

  • Se si aggiunge un flusso di lavoro direttamente a un elenco o una raccolta, sarà disponibile solo per gli elementi contenuti in quell'elenco o quella raccolta.

  • Se si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto elenco (un'istanza di un tipo di contenuto di sito aggiunta a un elenco o una raccolta specifica), sarà disponibile solo per gli elementi di quel tipo di contenuto presenti nell'elenco o nella raccolta specifica a cui è associato il tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto di sito, sarà disponibile per tutti gli elementi di quel tipo di contenuto in tutti gli elenchi e tutte le raccolte a cui è stata aggiunta un'istanza di quel tipo di contenuto di sito. Se si desidera che un flusso di lavoro sia ampiamente disponibile negli elenchi o nelle raccolte mediante una raccolta siti per elementi di un tipo di contenuto specifico, aggiungere semplicemente il flusso di lavoro direttamente al tipo di contenuto di sito.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, è possibile personalizzarlo in base alla particolare posizione, specificando varie opzioni:

  • Nome dell'istanza corrente del flusso di lavoro

  • Elenco in cui sono archiviate le attività correlate al flusso di lavoro

  • Elenco di cronologia in cui sono registrati tutti gli eventi relativi al flusso di lavoro

  • Modalità di avvio del flusso di lavoro

  • Opzioni aggiuntive specifiche del singolo flusso di lavoro, ad esempio il modo in cui le attività vengono indirizzate ai partecipanti, le circostanze necessarie per il completamento del flusso di lavoro e le azioni che si verificano al termine del flusso di lavoro

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, lo si rende disponibile per i documenti o gli elementi contenuti in una specifica posizione, senza avviarlo realmente. La sezione Vedere anche include collegamenti a ulteriori informazioni sull'aggiunta di flussi di lavoro a elenchi, raccolte o tipi di contenuto.

Torna all'inizio

Avvio di un flusso di lavoro su un documento o un elemento

Dopo aver aggiunto un flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, e averlo quindi reso disponibile per l'utilizzo, è possibile avviarlo in un documento o elemento purché il flusso di lavoro sia configurato per l'avvio manuale nel documento o nell'elemento in questione. Per avviare un flusso di lavoro, selezionarlo nell'elenco dei flussi di lavoro disponibili per il documento o l'elemento. Può anche essere necessario compilare un modulo con le informazioni richieste per il flusso di lavoro. In base alla modalità di progettazione e configurazione del flusso di lavoro, può essere possibile personalizzarlo ulteriormente al momento dell'avvio in un documento o elemento, personalizzando opzioni quali i partecipanti, la scadenza e le istruzioni per le attività.

Torna all'inizio

Modifica di un flusso di lavoro in esecuzione

Dopo aver avviato un flusso di lavoro in un elemento, può essere necessario apportare alcune modifiche sul relativo comportamento. È ad esempio possibile che la persona che ha avviato il flusso di lavoro desideri aggiungere altri partecipanti, oppure che un partecipante debba riassegnare la propria attività a un'altra persona o richiedere una modifica al documento o all'elemento oggetto del flusso di lavoro. È possibile modificare alcuni dei flussi di lavoro predefiniti inclusi in Office SharePoint Server 2007 mentre è in esecuzione il flusso di lavoro. Se i flussi di lavoro personalizzati sono stati sviluppati e distribuiti dall'organizzazione, è possibile che le modifiche ai flussi di lavoro in esecuzione siano consentite.

Torna all'inizio

Completamento di attività di un flusso di lavoro

Qualsiasi evento del flusso di lavoro che richiede l'intervento di risorse umane costituisce un'attività del flusso di lavoro. Quando un flusso di lavoro assegna un'attività a un partecipante al flusso di lavoro, quest'ultimo può completare l'attività oppure richiedere la modifica del flusso di lavoro stesso modificandone il modulo attività. In Office SharePoint Server 2007 i partecipanti al flusso di lavoro possono completarne le attività nel sito di SharePoint o direttamente da un programma client che faccia parte di versione 2007 di Office. Quando un partecipante a un flusso di lavoro ne completa un'attività o ne richiede una modifica, il server deve spostare tale flusso di lavoro al passaggio successivo.

Torna all'inizio

Verifica dello stato dei flussi di lavoro

I proprietari e i partecipanti a un flusso di lavoro possono controllarne l'avanzamento dalla pagina di stato associata. Questa pagina include le informazioni sullo stato delle attività del flusso di lavoro in sospeso e, inoltre, i relativi dati cronologici più importanti.

Office SharePoint Server 2007 include inoltre strumenti di reporting che forniscono un'analisi complessiva delle cronologia dei flussi di lavoro. Le organizzazioni possono utilizzare questa analisi per individuare colli di bottiglia nei processi o per determinare se un gruppo soddisfa le prestazioni prefissate per un determinato processo aziendale. Office SharePoint Server 2007 include numerosi report predefiniti di Microsoft Office Excel che è possibile utilizzare con qualsiasi flusso di lavoro. Le informazioni sulla cronologia del flusso di lavoro sono inoltre disponibili come origine dati elenco SharePoint e possono quindi essere utilizzate e analizzate in altri programmi, quali Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, oppure in soluzioni personalizzate per il monitoraggio dei processi aziendali.

Torna all'inizio

Condividi Facebook Facebook Twitter Twitter Posta elettronica Posta elettronica

Queste informazioni sono risultate utili?

Ottimo! Altri commenti?

Cosa possiamo migliorare?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

×