Introduzione ai criteri di gestione delle informazioni

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Nell'ambito dei siti di Microsoft Office SharePoint Server 2007 le organizzazioni possono definire e utilizzare i criteri di gestione delle informazioni per applicare la conformità con i processi lavorativi aziendali o le norme statali o legali previste per la gestione delle informazioni. I criteri di gestione delle informazioni consentono agli amministratori del sito o ai responsabili degli elenchi di controllare come viene gestito il contenuto.

In questo articolo

Che cos'è un criterio di gestione delle informazioni?

Come utilizzare criteri di gestione delle informazioni in un sito

Informazioni sui criteri di gestione delle informazioni

Si definisce criterio di gestione delle informazioni un insieme di regole per un tipo di contenuto. I criteri di gestione delle informazioni consentono alle organizzazioni di controllare e tenere traccia, ad esempio, del periodo di conservazione del contenuto e delle azioni che gli utenti possono eseguire sul contenuto, nonché di applicare la conformità con le norme statali o legali o semplicemente i processi lavorativi interni. Si supponga ad esempio che un'organizzazione sia tenuta a rispettare alcune norme statali in base alle quali è necessario dimostrare che le relazioni finanziarie vengono sottoposte a controlli appropriati. In questo caso, potrà creare uno o più criteri di gestione delle informazioni per controllare specifiche azioni eseguite durante il processo di creazione e approvazione per tutti i documenti correlati alle archiviazioni delle informazioni finanziarie.

Caratteristiche dei criteri incluse in Office SharePoint Server 2007

Ogni singola regola di un criterio di gestione delle informazioni è una caratteristica del criterio stesso. In Office SharePoint Server 2007 sono disponibili diverse caratteristiche dei criteri predefinite che è possibile utilizzare separatamente o contemporaneamente per definire i criteri di gestione delle informazioni da applicare ai siti. Le caratteristiche dei criteri incluse in Office SharePoint Server 2007 sono le seguenti:

  • Controllo     La caratteristica di controllo consente alle organizzazioni di analizzare l'utilizzo dei sistemi di gestione del contenuto tramite la registrazione di eventi e di operazioni eseguite su documenti e su voci di elenco. È possibile configurare questa caratteristica in modo da registrare eventi specifici, ad esempio il momento in cui un documento o un elemento viene modificato, visualizzato, archiviato, estratto o eliminato oppure sottoposto a una modifica delle relative autorizzazioni. Tutte le informazioni di controllo vengono memorizzate nel server, in un singolo registro di controllo in cui gli amministratori del sito possono eseguire report. Per scrivere e aggiungere eventi personalizzati al registro di controllo, è inoltre possibile utilizzare il modello a oggetti di Office SharePoint Server 2007.

  • Scadenza     La caratteristica di scadenza consente alle organizzazioni di eliminare o rimuovere dai siti il contenuto non aggiornato in base a una procedura uniforme di cui è possibile tenere traccia, nonché di gestire i costi e i rischi associati alla conservazione di contenuto non aggiornato. È possibile configurare questa caratteristica in modo da specificare che alcuni tipi di contenuto scadono a una data stabilita o entro un periodo di tempo calcolato dopo una determinata attività, ad esempio la creazione o la modifica.

  • Codici a barre     La caratteristica di codice a barre consente alle organizzazioni di tenere traccia di copie fisiche di documenti o voci di elenco stampate da un sito. A seguito dell'attivazione di questa caratteristica, viene creato un valore identificatore univoco di un documento. Gli utenti possono quindi inserire un'immagine codice a barre di tale valore nei documenti di Microsoft Office creati, nonché utilizzare il codice a barre associato alla copia fisica di un documento per cercare la copia originale del documento nel server. Per impostazione predefinita, i codici a barre sono conformi al comune standard codice 39 (ANSI/AIM BC1-1995, codice 39). Per installare altri provider di codici a barre, è possibile utilizzare il modello a oggetti di Office SharePoint Server 2007.

  • Etichette     La caratteristica di etichetta consente alle organizzazioni di tenere traccia di copie fisiche di documenti o voci di elenco stampate da un sito, analogamente a quella di codice a barre. A seguito dell'attivazione di questa caratteristica, vengono generate automaticamente etichette di testo contenenti informazioni sulle proprietà del documento, formattate in base a quanto specificato da un amministratore del sito o da un responsabile di un elenco. Man mano che vengono inserite nei documenti di Microsoft Office, le etichette vengono aggiornate automaticamente con le informazioni relative alle proprietà del documento.

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Caratteristiche dei criteri personalizzate

Per soddisfare esigenze specifiche, le organizzazioni possono creare e distribuire caratteristiche dei criteri personalizzate. Si supponga ad esempio che una società del settore manifatturiero desideri definire un criterio di gestione delle informazioni per tutte le bozze di documenti contenenti le specifiche di prodotto in modo da impedire agli utenti di stampare copie di tali documenti su periferiche non protette. A tale scopo, la società può creare e distribuire una caratteristica dei criteri per limitare i processi di stampa e aggiungerla al criterio di gestione delle informazioni rilevante per il tipo di contenuto relativo alle specifiche di progettazione dei prodotti.

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Integrazione dei criteri di gestione delle informazioni con applicazioni di Microsoft Office System 2007

Nei programmi client di versione 2007 di Office i criteri di gestione delle informazioni di Office SharePoint Server 2007 possono essere presentati agli utenti in più modi. Quando si configura un criterio di gestione delle informazioni nel server per un specifico tipo di contenuto, elenco o raccolta, è possibile scrivere un'informativa sul criterio che verrà visualizzata dagli utenti che si occupano del contenuto soggetto al criterio. L'informativa, che viene visualizzata quando i documenti soggetti ai criteri di gestione delle informazioni vengono aperti in un programma client di versione 2007 di Office, può indicare che al documento sono applicati criteri di gestione delle informazioni oppure comunicare informazioni dettagliate, ad esempio che il documento scadrà dopo un determinato periodo di tempo. Se un criterio di gestione delle informazioni è associato alla caratteristica di etichetta o di codice a barre, sarà inoltre possibile configurarlo in modo da richiedere agli utenti di inserire i codici a barre o le etichette quando tentano di salvare o stampare i documenti da un programma cliente di versione 2007 di Office.

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Utilizzo dei criteri di gestione delle informazioni in un sito

Per implementare un criterio di gestione delle informazioni, è necessario aggiungerlo a un elenco, a una raccolta o a un tipo di contenuto in un sito. Il criterio può essere applicato o utilizzato più o meno estesamente a seconda delle posizioni in cui viene creato o aggiunto. È possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Creare un criterio per la raccolta siti e quindi aggiungerlo a un tipo di contenuto, a un elenco o a una raccolta     È possibile creare un criterio per la raccolta siti nell'elenco Criteri raccolta siti per il sito di livello più alto della raccolta. Dopo aver creato un criterio per la raccolta siti, sarà possibile esportarlo per consentire agli amministratori del sito di altre raccolte siti di importarlo nel proprio elenco Criteri raccolta siti. La creazione di un criterio per la raccolta siti che è possibile esportare consente di uniformare i criteri di gestione delle informazioni utilizzati nei siti dell'organizzazione.

    Quando si aggiunge un criterio per la raccolta siti a un tipo di contenuto del sito e un'istanza di quest'ultimo a un elenco o a una raccolta, il proprietario dell'elenco o della raccolta non potrà modificare il criterio per la raccolta siti per l'elenco o la raccolta in questione. Se si aggiunge un criterio per la raccolta siti a un tipo di contenuto del sito, il criterio verrà applicato a ogni livello della gerarchia del sito.

    Per ulteriori informazioni, vedere creare un criterio di gestione delle informazioni per una raccolta siti.

  • Creare un criterio di gestione delle informazioni per un tipo di contenuto del sito nella raccolta dei tipi di contenuto del sito di livello più alto e quindi aggiungerlo a uno o più elenchi o raccolte     È inoltre possibile creare un criterio di gestione delle informazioni direttamente per un tipo di contenuto del sito e quindi associare un'istanza di questo tipo di contenuto del sito a più elenchi o raccolte. Se il criterio di gestione delle informazioni viene creato in questo modo, verrà applicato a ogni elemento della raccolta siti associato al tipo di contenuto specificato o a un tipo di contenuto che eredita da questo. Poiché i criteri di gestione delle informazioni creati in base a questa modalità non possono essere esportati, sarà più difficile riutilizzarli in altre raccolte siti.

    Nota : Per tenere sotto controllo i criteri utilizzati in una raccolta siti, gli amministratori della raccolta siti possono disattivare la funzionalità che consente di impostare le caratteristiche dei criteri direttamente in un tipo di contenuto. Quando è specificata questa restrizione, gli utenti che creano i tipi di contenuto potranno selezionare i criteri solo nell'elenco Criteri raccolta siti.

    Per informazioni sulla creazione di un criterio di gestione delle informazioni per un tipo di contenuto del sito, vedere modificare un tipo di contenuto del sito.

  • Creare un criterio di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta     Per applicare uno specifico criterio di gestione delle informazioni a un insieme limitato di contenuti, è possibile creare un criterio di gestione delle informazioni valido per un unico elenco o per un'unica raccolta. Questa modalità di creazione è caratterizzata da un basso livello di flessibilità perché il criterio così creato verrà applicato in una sola posizione e non potrà essere esportato né riutilizzato per altre posizioni. È tuttavia possibile che alcune organizzazioni debbano necessariamente creare criteri di gestione delle informazioni univoci di limitata applicabilità per gestire determinate situazioni.

    Note : 

    • È possibile creare un criterio di gestione delle informazioni per un elenco o una raccolta solo se quest'ultima non supporta più tipi di contenuto. In caso contrario, sarà necessario definire un criterio di gestione delle informazioni per ogni singolo tipo di contenuto di elenco associato all'elenco o alla raccolta. Vengono definite come tipi di contenuto di elenco le istanze di un tipo di contenuto del sito associate a un elenco o a una raccolta specifica.

    • Per tenere sotto controllo i criteri utilizzati in una raccolta siti, gli amministratori della raccolta siti possono disattivare la funzionalità che consente di impostare le caratteristiche dei criteri direttamente in un elenco o in una raccolta. Quando è specificata questa restrizione, gli utenti che gestiscono gli elenchi o le raccolte potranno selezionare i criteri solo nell'elenco Criteri raccolta siti.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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