Introduzione ai campi multivalore

Nella maggior parte dei sistemi di gestione di database in un campo è possibile memorizzare solo un unico valore, anche nelle versioni precedenti di Microsoft Access. In Microsoft Office Access 2007 è inoltre possibile creare un campo in grado di contenere più valori, ad esempio un elenco di categorie a cui viene assegnato un problema. I campi multivalore risultano particolarmente utili in situazioni specifiche, ad esempio quando Office Access 2007 viene utilizzato per gestire informazioni memorizzate in un elenco di Windows SharePoint Services 3.0 e in tale elenco è incluso un campo che utilizza uno dei tipi di campo multivalore disponibili in Windows SharePoint Services.

In questo argomento vengono descritti i campi multivalore disponibili in Office Access 2007 e Windows SharePoint Services e viene illustrato come e quando creare e utilizzare un campo multivalore, nonché come utilizzare un campo multivalore in una query.

Contenuto dell'articolo

Informazioni sui campi multivalore

Campi multivalore in Windows SharePoint Services

Possibili scenari di utilizzo di un campo multivalore

Come creare un campo multivalore

Utilizzo della Ricerca guidata

Modificare la struttura di un campo multivalore

Come utilizzare un campo multivalore in una query

Informazioni sui campi multivalore

Si supponga di dover assegnare un'attività a un dipendente o a un appaltatore, ma dopo aver analizzato la situazione si decide che è necessario assegnarla a più persone. In Office Access 2007 è possibile creare un campo multivalore che consente di selezionare le persone da un elenco.

Campi multivalore

Quando si fa clic sulla casella combinata, vengono visualizzate le caselle di controllo selezionate a indicare le scelte eseguite. È possibile selezionare o deselezionare le voci nell'elenco e quindi fare clic su OK per confermare le selezioni.

Casella combinata con campi multivalore

Le persone selezionate vengono memorizzate nel campo multivalore e, se visualizzate, sono separate da una virgola per impostazione predefinita.

Campo multivalore con valori separati da una virgola

Il concetto che sta alla base dei campi multivalore è la semplificazione del supporto dei casi in cui si desidera selezionare e memorizzare più scelte senza dover creare una struttura di database più avanzata. I campi multivalore risultano inoltre importanti per l'integrazione con Windows SharePoint Services perché anche gli elenchi SharePoint supportano i campi multivalore.

Il motivo per cui in Office Access 2007 è consentito memorizzare più valori in un campo quando la maggior parte dei sistemi di gestione di database relazionali non supporta questa caratteristica è dato dal fatto che il modulo di gestione di database in Office Access 2007 non memorizza effettivamente i valori in un unico campo. Nonostante l'elemento visualizzato e utilizzato sia simile a un campo, i valori effettivi vengono memorizzati in modo indipendente e gestiti in tabelle di sistema nascoste. Il modulo di gestione di database di Access gestisce questo scenario separando automaticamente i dati e recuperandone i valori includendoli in un unico campo.

Dal punto di vista tecnico un campo multivalore di Access si basa su una relazione molti-a-molti. Si consideri, ad esempio, una tabella di eventi in cui sia necessario assegnare la responsabilità di ogni evento a uno o più dipendenti. Si supponga di creare un campo multivalore denominato AssegnatoA per l'assegnazione degli eventi ai dipendenti. La relazione tra eventi e dipendenti è di tipo molti-a-molti, ovvero è possibile assegnare più dipendenti a un evento qualsiasi, ma anche assegnare un dipendente qualsiasi a più eventi.

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Campi multivalore in Windows SharePoint Services

In Windows SharePoint Services 2.0 è disponibile il supporto di una colonna Scelta che consente di selezionare e memorizzare più scelte in un unico campo. In Windows SharePoint Services 3.0 è inoltre possibile creare un campo di ricerca che consente di selezionare e memorizzare più scelte in un unico campo. Per garantire l'integrazione tra Office Access 2007 e Windows SharePoint Services e il supporto dei relativi tipi di campi, in Office Access 2007 è stato implementato il supporto dei campi multivalore.

Quando si stabilisce un collegamento a un elenco SharePoint che utilizza uno di questi tipi di dati multivalore, in Office Access 2007 viene automaticamente creato e utilizzato un tipo multivalore di Access a livello locale.

Quando si esporta una tabella di Access in un elenco SharePoint e la tabella di Access include un campo multivalore, il campo viene convertito in uno dei tipi di campo multivalore disponibili in Windows SharePoint Services. Allo stesso modo, quando si sposta un database di Access in un sito di SharePoint e il database include tabelle di Access contenenti campi multivalore, ogni campo multivalore viene convertito in uno dei tipi di campo multivalore di Windows SharePoint Services.

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Possibili scenari di utilizzo di un campo multivalore

È consigliabile creare un campo multivalore quando si desidera:

  • Memorizzare una selezione multivalore da un elenco di scelte e tale elenco è relativamente piccolo.

    Creare un campo multivalore in Office Access 2007 tramite la Ricerca guidata nella visualizzazione Struttura delle tabelle.

  • Esportare una tabella di Access in un sito di SharePoint in modo che possa utilizzare la scelta multivalore o i campi di ricerca disponibili in Windows SharePoint Services.

    Creare un campo multivalore in Office Access 2007 tramite la Ricerca guidata nella visualizzazione Struttura delle tabelle. Sarà quindi possibile esportare la tabella in un elenco SharePoint.

  • Spostare un database di Access in un sito di SharePoint in modo che possa utilizzare la scelta multivalore o i campi di ricerca disponibili in Windows SharePoint Services.

    Creare un campo multivalore in Office Access 2007 tramite la Ricerca guidata nella visualizzazione Struttura delle tabelle. Fare quindi clic sul comando Passa a SharePoint nella scheda Dati esterni.

  • Collegarsi a un elenco SharePoint contenente una scelta multivalore oppure un campo di ricerca multivalore.

    Il campo multivalore di Office Access 2007 viene automaticamente creato e mappato sul campo di Windows SharePoint Services quando si crea la tabella collegata.

Oltre ai precedenti scenari è possibile utilizzare un campo multivalore quando si è relativamente certi che il database non verrà spostato in Microsoft SQL Server in un secondo momento. Per un campo multivalore di Office Access 2007 viene eseguito l'upsize a SQL Server come campo Memo (ntext) contenente set delimitati di valori. Poiché SQL Server non supporta un tipo di dati multivalore basato su una relazione molti-a-molti, potrebbero essere necessari interventi aggiuntivi di definizione della struttura e di conversione.

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Come creare un campo multivalore

Per impostazione predefinita, le tabelle vengono aperte in visualizzazione Foglio dati. Per aggiungere una colonna di ricerca multivalore, fare clic su Colonna Ricerca nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati. Verrà avviata la Ricerca guidata che consentirà di creare la colonna di ricerca.

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel riquadro di spostamento aprire la tabella in cui si desidera creare la colonna di ricerca facendo doppio clic su di essa.

  4. Nel gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati fare clic su Colonna Ricerca.

    Icona della barra multifunzione di Access

    Verrà visualizzata la Ricerca guidata.

    Pagina Ricerca guidata su cui scegliere la tabella/query o l'elenco di valori

  5. Nella prima finestra di dialogo della Ricerca guidata è necessario stabilire se basare la colonna di ricerca sui valori di una tabella o query oppure su un elenco di valori digitati.

    Nel tipo più diffuso di colonna di ricerca multivalore i valori visualizzati sono estrapolati da una tabella o query correlata.

  6. Per informazioni su come completare la Ricerca guidata, vedere Utilizzo della Ricerca guidata. Per informazioni più dettagliate su come creare un campo multivalore, vedere Aggiungere o modificare una colonna di ricerca che consente di memorizzare valori multipli.

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Utilizzo della Ricerca guidata

La Ricerca guidata viene richiamata quando si crea una colonna di ricerca in visualizzazione Foglio dati, quando si trascina un campo dal riquadro Elenco campi in una tabella aperta in visualizzazione Foglio dati e quando si sceglie Ricerca guidata nella colonna Tipo di dati in visualizzazione Struttura. La procedura guidata consente di eseguire in modo semplificato i passaggi necessari per creare una colonna di ricerca e di impostare automaticamente le proprietà dei campi appropriate, in modo da farle corrispondere alle scelte eseguite. La procedura guidata consente inoltre di creare relazioni tra tabelle e indici, se necessario, per supportare la colonna di ricerca.

Quando viene visualizzata la Ricerca guidata, è necessario stabilire se basare la colonna di ricerca su una tabella o query oppure su un elenco di valori immessi dall'utente. Se il database è progettato correttamente e se le informazioni sono suddivise in tabelle basate su argomenti, nella maggior parte dei casi è consigliabile scegliere una tabella o una query come origine della colonna di ricerca.

  • Creare la ricerca multivalore basata su una tabella o query

    Quando si trascina un campo dal riquadro Elenco campi per creare un campo multivalore, i primi due passaggi della procedura seguente vengono eseguiti automaticamente, è quindi possibile partire dal terzo passaggio.

    1. Nella Ricerca guidata fare clic su Ricerca valori in una tabella o query da parte della colonna di ricerca e quindi su Avanti.

    2. Selezionare una tabella o una query dall'elenco e quindi fare clic su Avanti.

    3. In Campi disponibili fare clic sul campo che si desidera includere nella ricerca.

    4. Fare clic sul pulsante che rappresenta il segno di maggiore > per spostare il campo selezionato nell'elenco Campi selezionati.

    5. Ripetere i due passaggi precedenti finché nell'elenco Campi selezionati non sono presenti tutti i campi che si desidera includere nella ricerca e quindi fare clic su Avanti.

    6. Selezionare facoltativamente da uno a quattro campi in base ai quali ordinare le voci di ricerca e quindi fare clic su Avanti. Fare clic sul pulsante Crescente per passare dall'ordinamento delle voci di ricerca in ordine crescente all'ordinamento in ordine decrescente. Si noti che il nome del pulsante diventa Decrescente. Fare clic di nuovo sul pulsante per reimpostare l'ordinamento crescente. Fare clic su Avanti per continuare.

    7. Modificare la larghezza delle colonne nel campo di ricerca, se necessario, quindi fare clic su Avanti.

    8. In Memorizzare valori multipli per questa ricerca? selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

      Nota : Per abilitare la memorizzazione di valori multipli, è necessario selezionare questa casella di controllo.

    9. Fare clic su Fine.

      Quando si fa clic sul pulsante Fine, viene creata una colonna di ricerca le cui proprietà dei campi sono basate sulle scelte effettuate nella Ricerca guidata.

    10. Per salvare la tabella fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office e quindi fare clic su Salva.

  • Creare una ricerca multivalore in base ai valori immessi dall'utente

    1. Nella Ricerca guidata fare clic su Immissione personalizzata e quindi su Avanti.

    2. Immettere il numero di colonne, quindi digitare i singoli valori in Col1. Per spostarsi sulla riga successiva, premere TAB.

    3. Dopo aver immesso i valori, fare clic su Avanti.

    4. Nella Ricerca guidata digitare l'etichetta per la colonna di ricerca.

    5. In Memorizzare valori multipli per questa ricerca? selezionare la casella di controllo Consenti valori multipli.

      Nota : Per abilitare la memorizzazione di valori multipli, è necessario selezionare questa casella di controllo.

    6. Fare clic su Fine.

      Quando si fa clic sul pulsante Fine, viene creata una colonna di ricerca le cui proprietà dei campi sono basate sulle scelte effettuate nella Ricerca guidata.

    7. Per salvare la tabella fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office e quindi fare clic su Salva.

      Dopo aver creato il campo multivalore, quest'ultimo verrà visualizzato come un elenco a discesa di caselle di controllo quando si apre la tabella in visualizzazione Foglio dati.

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Modificare la struttura di un campo multivalore

Per informazioni su come modificare la struttura di un campo multivalore, vedere l'articolo Aggiungere o modificare una colonna di ricerca che consente di memorizzare valori multipli.

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Come utilizzare un campo multivalore in una query

Quando si utilizza un campo multivalore in una query, è necessario decidere se si desidera recuperare l'intero campo multivalore contenente tutti i valori separati da virgole oppure una riga distinta per ogni valore. Si supponga, ad esempio, di avere una tabella Problemi contenente un campo AssegnatoA utilizzato per assegnare i problemi ai dipendenti. È possibile creare una query contenente il campo AssegnatoA nel modo seguente:

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

    Immagine della barra multifunzione di Access

  4. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare clic sulla tabella, "Problemi" in questo esempio, contenente il campo multivalore e quindi su Aggiungi.

  5. Fare clic su Chiudi.

  6. Trascinare i campi che si desidera utilizzare nella griglia della query. In questo esempio, trascinare il campo Titolo e il campo multivalore denominato AssegnatoA nella griglia della query.

  7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

Il risultato della query avrà l'aspetto illustrato nell'esempio seguente, dove una colonna visualizza il titolo del problema e la seconda colonna visualizza il campo multivalore:

Risultato della query che visualizza i campi Titolo e AssegnatoA


Si supponga che si desideri visualizzare il campo multivalore AssegnatoA espanso in modo tale che il valore AssegnatoA venga visualizzato in una riga distinta. A tale scopo, è necessario specificare la proprietà Value tramite l'accodamento della stringa "Valore" ad "AssegnatoA" nella riga Campo, come illustrato di seguito nella griglia query.

Griglia della query con Titolo e AssegnatoA.Value

Se si specifica AssegnatoA nella riga Campo, quando si esegue la query verranno visualizzati tutti i valori del campo multivalore su una sola riga. Tuttavia, quando si utilizza la proprietà Value, come in AssegnatoA.Value, il campo multivalore verrà visualizzato in formato espanso in modo tale che ogni valore venga visualizzato su una riga distinta. È possibile creare una query per visualizzare i singoli valori, come illustrato di seguito:

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office  Pulsante Microsoft Office , quindi su Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri selezionare e aprire il database.

  3. Nel gruppo Altro della scheda Crea fare clic su Struttura query.

    Immagine della barra multifunzione di Access

  4. Nella finestra di dialogo Mostra tabella fare clic sulla tabella, "Problemi" in questo esempio, contenente il campo multivalore e quindi su Aggiungi.

  5. Fare clic su Chiudi.

  6. Trascinare i campi che si desidera utilizzare, in questo esempio il campo multivalore denominato "AssegnatoA.Value", nella griglia della query.

  7. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura fare clic su Esegui.

Il risultato della query avrà l'aspetto illustrato nell'esempio seguente, dove una colonna visualizza il titolo del problema e la seconda colonna visualizza il campo AssegnatoA.Value:

Risultato della query che visualizza il Titolo e i singoli valori AssegnatoA

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo dei campi multivalore nelle query, vedere Utilizzare i campi multivalore nelle query.


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