Introduzione agli indicatori di stato di SharePoint

Un indicatore di stato è un report su una sola riga, che mostra in modo immediato il livello di prestazioni effettivo per una particolare misura rispetto a un obiettivo. Un indicatore di stato buono permette di appurare subito se i risultati sono in target o fuori target, senza dover eseguire alcun calcolo.

Per un indicatore di stato vengono visualizzati il nome dell'indicatore, i risultati numerici e un'icona. L'icona offre informazioni rapide tramite tre colori, ovvero il verde che indica prestazioni buone, il rosso che contrassegna aree problematiche e il giallo che segnala potenziali problemi. In questa figura sono illustrati solo due indicatori, ovvero un'icona circolare verde che indica prestazioni in target e un triangolo giallo per segnalare prestazioni con scarso margine.

Gli indicatori di stato mostrano un titolo, valori numerici e un'icona che rappresenta lo stato.

Gli utenti che hanno familiarità con gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) di SharePoint 2007     possono concentrarsi sulle novità di Microsoft SharePoint Server 2010 rispetto alla versione precedente. Informazioni sulle modifiche e novità introdotte per gli indicatori di prestazioni chiave (KPI) di SharePoint 2007

Gli utenti che non hanno mai utilizzato indicatori di stato in precedenza     possono leggere informazioni aggiuntive sugli indicatori di stato e sui vantaggi di questi strumenti a livello aziendale nell'articolo Informazioni generali sugli indicatori di stato.

Per iniziare subito a utilizzare gli indicatori di stato   , fare clic su Panoramica delle procedure per creare indicatori di stato

Contenuto dell'articolo

Panoramica delle procedure per creare indicatori di stato

Creare un elenco stati

Creare una web part con elenco stati

Aggiungere un indicatore di stato in un elenco stati

Indicatore di stato basato su elenco SharePoint

Indicatore di stato basato su Excel

Indicatore di stato basato su SQL Server Analysis Services

Indicatore di stato basato su valore fisso

Panoramica delle procedure per creare indicatori di stato

Un indicatore di stato è un elemento in un elenco stati, ovvero un tipo speciale di elenco SharePoint. È possibile creare un elenco stati in due modi:

  • Creare semplicemente un elenco stati e dopo averlo creatoaggiungere gli indicatori desiderati. È inoltre possibile personalizzare un elenco stati aggiungendo o modificando le colonne presenti nell'elenco. È ad esempio possibile aggiungere una colonna per mostrare il nome del contatto per ogni indicatore o una colonna che indica l'origine dei dati. Aggiungere quindi gli indicatori desiderati all'elenco creato.

  • Creare una web part con elenco stati, ovvero una web part che crea automaticamente un elenco stati in modo che sia sufficiente aggiungere gli indicatori desiderati. Questo tipo di web part può poi essere utilizzato facilmente in un dashboard o in un'altra pagina Web.

Quando si aggiunge un indicatore, è necessario specificare un titolo e l'origine dati, oltre ai valori che determinano l'icona che verrà visualizzata da SharePoint Server 2010 per indicare lo stato. Potrebbe essere necessario ad esempio impostare un'icona che visualizzi un cerchio verde quando il valore effettivo della misura è uguale o superiore all'obiettivo e un triangolo rosso quando i valori sono inferiori a un determinato limite.

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Creare un elenco stati

È possibile creare un elenco stati nel Centro business intelligence in un sito del team o dell'organizzazione, in modo che altri utenti possano individuarlo facilmente. Si possono quindi aggiungere uno o più indicatori di stato nel nuovo elenco creato. Per ottenere una maggiore flessibilità a livello dei contenuti visualizzabili nell'elenco, è possibile creare una o più visualizzazioni personalizzate di un elenco stati.

Per creare un nuovo elenco stati, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel sito in cui si desidera creare l'elenco stati fare clic su Azioni sito e quindi selezionare Visualizza tutto il contenuto del sito. Sotto l'intestazione Tutto il contenuto del sito fare clic su Crea.

  2. Nel pannello Filtra per della pagina Crea fare clic su Elenco e quindi fare clic sull'icona Elenco stati nel pannello principale.

  3. Digitare un nome per l'elenco stati.

  4. (Facoltativo) Per immettere una descrizione o per impostare la visualizzazione del nome dell'elenco nella barra di avvio veloce, fare clic su Altre opzioni e quindi configurare le opzioni preferite.

  5. Fare clic su Crea per completare la creazione dell'elenco stati. In SharePoint Server 2010 il nuovo elenco stati verrà aperto in modalità di modifica per consentire l'aggiunta di uno o più indicatori di stato.

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Creare una web part con elenco stati

È possibile creare una web part speciale che mostra una visualizzazione predefinita di un elenco stati. È possibile aggiungere gli indicatori direttamente in questa web part e quindi utilizzare la web part in qualsiasi pagina del sito.

Per creare una nuova web part con elenco stati, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel sito in cui si desidera creare la web part con elenco stati fare clic su Dashboard nella barra di avvio veloce della pagina predefinita del Centro business intelligence.

  2. Nella pagina Dashboard: Tutti gli elementi fare clic sulla scheda Documenti nel gruppo Strumenti raccolta.

  3. Fare clic su Nuovo documento e quindi selezionare Pagina web part con elenco stati per aprire la pagina delle proprietà per una nuova web part.

  4. Nella pagina delle proprietà per la nuova web part con elenco stati immettere un nome e una descrizione per la nuova pagina nella sezione Nome della pagina. Se lo si desidera, è inoltre possibile immettere un Titolo pagina, che verrà visualizzato come titolo di intestazione nella nuova pagina web part.

  5. Nella sezione Posizione selezionare la Raccolta documenti e la Cartella in cui verrà memorizzata la nuova pagina web part negli elenchi a discesa corrispondenti.

  6. (Facoltativo) Nella sezione Creazione collegamento nella barra di spostamento corrente decidere se si desidera creare un collegamento da questa pagina nella barra di spostamento.

  7. Nella sezione Layout pagina web part con elenco stati selezionare un layout nell'elenco Layout.

  8. Nella sezione Indicatori di stato selezionare il pulsante di opzione Crea automaticamente un elenco di indicatori di stato. In alternativa, è possibile decidere di selezionare un elenco esistente in seguito.

  9. Fare clic su OK per chiudere la pagina delle proprietà e aprire la nuova pagina web part.

    È possibile personalizzare la pagina web part con elenco stati, ad esempio modificare il tipo di icona utilizzata da SharePoint per visualizzare lo stato dell'indicatore, creare un titolo oppure specificare le dimensioni della web part. Per informazioni su come eseguire queste operazioni, vedere i collegamenti nella sezione Vedere anche.

A questo punto è possibile procedere con l'aggiunta di un indicatore di stato per l'elenco stati nella nuova web part creata.

Aggiungere un indicatore di stato in un elenco stati

I passaggi descritti in questa procedura partono dal presupposto che sia stato selezionato un elenco stati creato in precedenza e che l'elenco sia aperto in modalità di modifica oppure che sia appena stato creato un nuovo elenco stati. Quando si crea un nuovo elenco, in SharePoint Server 2010 questo viene infatti aperto automaticamente in modalità di modifica.

  1. Sulla barra degli strumenti dell'elenco stati fare clic sulla freccia accanto a Nuovo.

  2. Scegliere un tipo di indicatore dal menu a discesa, a seconda dell'origine dati, per aprire una pagina delle proprietà per il nuovo indicatore.

  3. Nella tabella seguente sono elencati i tipi di indicatore disponibili con una breve descrizione di ogni tipo. Per informazioni su come specificare le proprietà per un tipo di indicatore specifico, fare clic sul nome del tipo di indicatore.

Tipo di indicatore

Descrizione

Indicatore di stato basato su elenco SharePoint

Mostra un valore basato sul contenuto di un elenco SharePoint.

Indicatore di stato basato su Excel

Mostra valori importati direttamente da una cartella di lavoro di Excel Services. È possibile specificare il valore tramite un indirizzo di cella nella cartella di lavoro.

Indicatore di stato basato su SQL Server Analysis Services

Importa un indicatore di prestazioni chiave (KPI) da un cubo di SQL Server Analysis Services

Indicatore di stato basato su valore fisso

Mostra valori immessi manualmente dall'autore dell'indicatore.

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Indicatore di stato basato su elenco SharePoint

Gli elenchi di SharePoint Server 2010 sono strumenti efficienti per tenere traccia di diversi elementi. È ad esempio possibile creare un elenco per visualizzare lo stato dei contratti aziendali e creare un indicatore di stato per segnalare la percentuale dei contratti attivi o di quelli completati. Gli elenchi possono contenere elementi che fanno parte di un flusso di lavoro o indicare la partecipazione dei dipendenti ai programmi di formazione.

È possibile utilizzare un indicatore di stato per tenere traccia del numero di problemi o attività aperti e della relativa durata, della percentuale completata di un'attività, nonché dei totali, ad esempio il periodo di tempo in cui un problema è rimasto aperto o il numero totale di vendite in un'area.

Nota :  Prima di selezionare questa opzione, assicurarsi che l'elenco che si desidera utilizzare esista e che sia attiva la visualizzazione che si desidera utilizzare.

Per creare un nuovo indicatore di stato basato su un elenco SharePoint, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nella pagina Nuovo elemento, in Elenco e visualizzazione di SharePoint, immettere l'URL dell'elenco o della raccolta nella casella URL elenco.

    Nota :  L'elenco o la raccolta SharePoint deve essere nello stesso sito.

  2. Nella casella Visualizza selezionare la visualizzazione contenente gli elementi che si desidera utilizzare nell'indicatore di stato.

  3. In Calcolo valore selezionare il metodo di calcolo che si desidera utilizzare per calcolare l'obiettivo dell'indicatore di stato. Le opzioni di calcolo sono descritte nella tabella seguente.

Opzione di calcolo

Descrizione

Numero di elementi dell'elenco nella visualizzazione  

Conteggio del numero totale di elementi nell'elenco.

Percentuale degli elementi dell'elenco nella visualizzazione in cui 

Questo metodo calcola la percentuale degli elementi nella visualizzazione specificata che soddisfano i criteri selezionati.

Per selezionare i criteri, eseguire le operazioni seguenti:

  • Selezionare il nome della colonna nell'elenco a discesa Seleziona colonna.

  • Selezionare l'operatore di confronto nell'elenco a discesa è uguale a.

  • Digitare il valore che si desidera utilizzare per il confronto nella casella di testo.

Ripetere questi passaggi per aggiungere ulteriori criteri per un massimo di altre cinque colonne.

Calcolo con tutti gli elementi dell'elenco nella visualizzazione  

Questo metodo consente di calcolare il valore selezionato in base ai valori in una colonna specificata. Selezionare una delle opzioni seguenti nell'elenco a discesa: Somma, Media, Massimo o Minimo. Nell'elenco a discesa Seleziona colonna selezionare quindi la colonna che contiene i valori che si desidera calcolare.

  1. Nella sezione Regole icona stato eseguire le operazioni seguenti:

    • Nell'elenco a discesa I valori che rappresentano prestazioni migliori sono selezionare i più alti per cambiare automaticamente le icone quando valori in aumento risultano uguali o maggiori dell'obiettivo o delle soglie di avviso. Selezionare i più bassi per cambiare le icone quando valori in diminuzione risultano uguali o maggiori dell'obiettivo o delle soglie di avviso.

    • Nella casella Visualizza quando il valore è uguale o maggiore dell'obiettivo digitare il valore dell'obiettivo. Quando il valore dell'indicatore raggiunge questo obiettivo, l'icona cambia per indicare che le prestazioni sono in target.

    • Nella casella Visualizza quando il valore è uguale o maggiore dell'avviso digitare il valore in corrispondenza del quale le prestazioni sono considerate inaccettabili e l'icona cambia per segnalare un potenziale problema.

  2. (Facoltativo) Nella sezione Collegamento dettagli, nella casella Pagina dettagli digitare l'URL della pagina in cui sono disponibili ulteriori informazioni dettagliate sull'indicatore, ad esempio l'elenco di origine per l'indicatore.

  3. (Facoltativo) Nella sezione Regole aggiornamento selezionare l'opzione che determina se i valori dell'indicatore vengono aggiornati da SharePoint Server 2010 ogni volta che un nuovo utente apre l'elenco oppure se i valori dell'indicatore vengono aggiornati manualmente dall'utente da un menu.

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Indicatore di stato basato su Excel

È possibile basare un indicatore di stato sui dati disponibili in una cartella di lavoro di Excel salvata o pubblicata nel sito di SharePoint Server 2010. Man mano che i dati nella cartella di lavoro cambiano, in SharePoint Server 2010 vengono aggiornati automaticamente i valori nell'indicatore di stato. È inoltre possibile visualizzare la cartella di lavoro nella stessa pagina Web.

Per creare un nuovo indicatore di stato basato su una cartella di lavoro di Excel Services, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nella pagina Nuovo elemento digitare un nome e una descrizione facoltativa per l'indicatore nelle caselle Nome e Descrizione.

  2. (Facoltativo) Digitare eventuali commenti nella casella Commenti. Specificare, ad esempio, informazioni che aiutino gli utenti a comprendere cosa rappresenta l'indicatore visualizzato.

  3. Nella sezione Valore indicatore, nella casella URL cartella di lavoro immettere l'URL della cartella di lavoro di Excel che contiene i dati e i calcoli per l'indicatore. La cartella di lavoro di Excel Services deve essere salvata in una raccolta di SharePoint nello stesso sito.

  4. Nella casella Indirizzo di cella per valore indicatore digitare l'indirizzo della cella che contiene il valore effettivo per l'indicatore. In alternativa, è possibile fare clic sul pulsante Sfoglia per passare alla cartella di lavoro di cui è stato specificato l'URL nel passaggio 3 e quindi selezionare la cella che contiene i valori che si desidera utilizzare nell'indicatore di stato.

  5. Nella sezione Regole icona stato eseguire le operazioni seguenti:

    • Nell'elenco a discesa I valori che rappresentano prestazioni migliori sono selezionare i più alti per cambiare automaticamente le icone quando valori in aumento risultano uguali o maggiori dell'obiettivo o delle soglie di avviso. Selezionare i più bassi per cambiare le icone quando valori in diminuzione risultano uguali o maggiori dell'obiettivo o delle soglie di avviso.

    • Nella casella Visualizza quando il valore è uguale o maggiore dell'obiettivo digitare il valore dell'obiettivo. Quando il valore dell'indicatore raggiunge questo obiettivo, l'icona cambia per indicare che le prestazioni sono in target.

    • Nella casella Visualizza quando il valore è uguale o maggiore dell'avviso digitare il valore in corrispondenza del quale le prestazioni sono considerate inaccettabili e l'icona cambia per segnalare un potenziale problema.

  6. (Facoltativo) Nella sezione Collegamento dettagli, nella casella Pagina dettagli digitare l'URL della pagina in cui sono disponibili ulteriori informazioni dettagliate sull'indicatore, ad esempio l'elenco di origine per l'indicatore.

  7. (Facoltativo) Nella sezione Regole aggiornamento selezionare l'opzione che determina se i valori dell'indicatore vengono aggiornati da SharePoint Server 2010 ogni volta che un nuovo utente apre l'elenco oppure se i valori dell'indicatore vengono aggiornati manualmente dall'utente da un menu.

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Indicatore di stato basato su SQL Server Analysis Services

SharePoint Server 2010 consente di importare indicatori KPI da SQL Server Analysis Services (SSAS), un componente di SQL Server 2005 e SQL Server 2008. L'amministratore di sistema o l'analista di database in genere imposta questi indicatori e aggiunge il file di connessione dati alla raccolta connessioni dati in un sito Centro business intelligence. Gli utenti che dispongono delle autorizzazioni adeguate possono quindi accedere al database e collegarsi agli indicatori KPI di Analysis Services.

SSAS consente agli analisti di definire indicatori KPI avanzati e flessibili basati su dati multidimensionali. Un indicatore KPI di SSAS, tuttavia, può essere definito e gestito solo in SSAS. Gli analisti possono utilizzare i comandi in SSAS per creare e gestire le proprietà di un indicatore KPI, come l'obiettivo delle prestazioni, l'icona di stato e i valori di soglia per la modifica del colore di un'icona per indicare un cambiamento nello stato delle prestazioni.

È possibile modificare il nome visualizzato per un indicatore KPI importato in un elenco stati, ma non è possibile modificare altre proprietà dell'indicatore KPI in SharePoint Server 2010.

Per importare un indicatore KPI da SSAS, eseguire le operazioni seguenti.

  1. Nella pagina Nuovo elemento, nella casella Connessione dati immettere l'URL del file Microsoft Office Data Connection (ODC) oppure fare clic sul pulsante Sfoglia per aprire la finestra di dialogo Selezione risorsa in cui individuare e selezionare il file ODC.

  2. Nella casella Solo gli indicatori KPI per la visualizzazione dalla cartella di visualizzazione selezionare la cartella di visualizzazione nel database di Analysis Services che contiene l'indicatore KPI.

  3. Nella casella Elenco KPI selezionare l'indicatore KPI desiderato, ad esempio Totale entrate o Margine profitto medio.

  4. Selezionare la casella di controllo Includi indicatori figlio per visualizzare tutti gli indicatori figlio dell'indicatore KPI selezionato. Se l'indicatore KPI selezionato include indicatori figlio, nell'elenco stati gli indicatori padre e figlio vengono visualizzati in una gerarchia.
    L'illustrazione seguente mostra un indicatore KPI importato (Utile netto) che include tre indicatori figlio (Utile d'esercizio, Spese operative e Margine lordo finanziario).

È possibile importare indicatori KPI che includono relazioni padre-figlio da SSAS.

  1. Nelle caselle Nome e Descrizione digitare un nome e una descrizione facoltativa per l'indicatore.

  2. (Facoltativo) Digitare eventuali commenti nella casella Commenti. Specificare, ad esempio, informazioni che aiutino gli utenti a comprendere cosa rappresenta l'indicatore KPI visualizzato.

  3. (Facoltativo) Nella sezione Collegamento dettagli, nella casella Pagina dettagli digitare l'URL della pagina in cui sono disponibili ulteriori informazioni dettagliate sull'indicatore, ad esempio l'origine dati per l'indicatore.

  4. (Facoltativo) Nella sezione Regole aggiornamento selezionare l'opzione che determina se i valori dell'indicatore vengono aggiornati da SharePoint Server 2010 ogni volta che un nuovo utente apre l'elenco oppure se i valori dell'indicatore vengono aggiornati manualmente dall'utente da un menu.

    Nota :  Le Regole icona stato per un indicatore che importa un indicatore KPI di Analysis Services vengono predefinite dall'analista di database.

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Indicatore di stato basato su valore fisso

In alcuni casi può essere preferibile immettere manualmente i valori per un indicatore di stato, ad esempio se l'indicatore è basato su informazioni non strutturate come la posta elettronica oppure per progetti occasionali e atipici.

  1. Nella pagina Nuovo elemento digitare un nome e una descrizione facoltativa per l'indicatore nelle caselle Nome e Descrizione.

  2. (Facoltativo) Digitare eventuali commenti nella casella Commenti. Specificare, ad esempio, informazioni che aiutino gli utenti a comprendere cosa rappresenta l'indicatore visualizzato.

  3. Digitare il valore numerico corrispondente allo stato di avanzamento aggiornato.

  4. Nella sezione Regole icona stato eseguire le operazioni seguenti:

    • Nell'elenco a discesa I valori che rappresentano prestazioni migliori sono selezionare i più alti per cambiare automaticamente le icone quando valori in aumento risultano uguali o maggiori dell'obiettivo o delle soglie di avviso. Selezionare i più bassi per cambiare le icone quando valori in diminuzione risultano uguali o maggiori dell'obiettivo o delle soglie di avviso.

    • Nella casella Visualizza quando il valore è uguale o maggiore dell'obiettivo digitare il valore dell'obiettivo. Quando il valore dell'indicatore raggiunge questo obiettivo, l'icona cambia per indicare che le prestazioni sono in target.

    • Nella casella Visualizza quando il valore è uguale o maggiore dell'avviso digitare il valore in corrispondenza del quale le prestazioni sono considerate inaccettabili e l'icona cambia per segnalare un potenziale problema.

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