Introduzione ad Access 2007

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Sono disponibili vari metodi per iniziare a utilizzare Microsoft Office Access 2007, a seconda che si utilizzi Access la prima volta, che si spostino dati in Access da un altro programma di database o fogli di calcolo o che si esegua l'aggiornamento da una versione precedente di Access. In questo articolo sono contenute le informazioni che consentono di far fronte alle diverse situazioni.

Per saperne di più

Introduzione all'utilizzo di Access per la prima volta

Importare dati da un foglio di calcolo o un altro programma

Usare un database di versioni precedenti in diverse versioni di Access

Utilizzare Access la prima volta

In Office Access 2007 sono state introdotte funzionalità ottimizzate che consentono di semplificare notevolmente il processo di creazione di un database. Gli utenti che hanno creato database in Access in precedenza valuteranno positivamente il modo in cui le nuove funzionalità velocizzano il processo di creazione.

Quando si avvia Office Access 2007, la prima schermata che viene visualizzata è rappresentata dalla pagina Introduzione a Microsoft Office Access, a meno che Access non venga avviato facendo doppio clic su un file di database di Access specifico determinando in tal modo l'apertura del database. La pagina Introduzione a Microsoft Office Access rappresenta il punto iniziale da cui è possibile creare un nuovo database, aprire un database esistente o visualizzare il contenuto disponibile in Microsoft Office Online.

Creare un database utilizzando un modello

Scaricare un modello da Microsoft Office Online

Creare un database da zero

Creare un database vuoto

Aggiungere una tabella

Incollare dati da un'altra origine in una tabella di Access

Importare dati da un'altra origine

Aprire un database di Access esistente

Access 2010 sono potenti strumenti che rendono più semplice tenere traccia, report e la condivisione dei dati.

Creare un database mediante un modello

In Access è disponibile un'ampia gamma di modelli che consentono di velocizzare il processo di creazione dei database. Per modello si intende un database già pronto in cui sono contenuti tutti i report, tabelle, query e maschere necessari per l'esecuzione di un'attività specifica. Sono disponibili, ad esempio, modelli che possono essere utilizzati per tenere traccia dei problemi, per gestire contatti o per registrare le spese. In alcuni modelli sono presenti alcuni record di esempio che ne dimostrano l'utilizzo. È possibile utilizzare i modelli di database disponibili oppure personalizzarli in base alle proprie esigenze.

  1. Avviare Access, se il programma non è ancora in esecuzione.

    Se è già aperto un database, eseguire le operazioni seguenti per visualizzare la pagina Introduzione a Microsoft Office Access:

    • Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi su Chiudi database. Icona del pulsante

      Pagina Introduzione a Microsoft Office Access

  2. Vengono visualizzati diversi modelli in Modelli in linea nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access e altri vengono resi disponibili se si fa clic su una delle categorie in Categorie di modelli sul lato sinistro del Finestra di Access. Altri può essere scaricati dal sito Web di Microsoft Office (vedere la sezione successiva, scaricare un modello da Microsoft Office Online, per informazioni dettagliate).

  3. Fare clic sul modello che si desidera utilizzare.

  4. Nel riquadro sul lato destro della finestra di Access verrà indicato un nome di file per il database nella casella Nome file. È possibile modificare tale nome e specificare una cartella diversa. Se si desidera, è inoltre possibile creare un database e collegarlo a un sito di Windows SharePoint Services 3.0.

  5. Fare clic su Crea (o fare clic su Scarica per un modello di Office Online).

    Il database verrà creato e successivamente aperto. Verrà inoltre visualizzata una maschera in cui è possibile iniziare a immettere i dati.

    Se nel modello sono contenuti dati di esempio, per eliminare ogni record eseguire le operazioni seguenti:

    • Fare clic sull'intestazione di riga relativa al record da eliminare. L'intestazione di riga è costituita dalla casella o dalla barra presente a sinistra del record.

    • Nel gruppo record della scheda Home fare clic su Elimina. Icona del pulsante

  6. Per iniziare a immettere i dati, fare clic sulla prima cella vuota della maschera e quindi digitare i dati desiderati. Dopo avere immesso alcuni record, utilizzare il riquadro di spostamento per visualizzare eventuali maschere o report che è possibile utilizzare.

Scaricare un modello da Microsoft Office Online

Se nessuno dei modelli disponibili nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access risulta adatto alle proprie esigenze, è possibile visitare il sito Web Office Online in cui è disponibile una scelta di modelli più ampia.

  1. Avviare Access, se il programma non è ancora in esecuzione.

    Se è già aperto un database, eseguire le operazioni seguenti per visualizzare la pagina Introduzione a Microsoft Office Access:

    • Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi su Chiudi database. Icona del pulsante

  2. Nella parte inferiore della pagina Introduzione a Microsoft Office Access in Altro in Office Online fare clic su Modelli.

    Il sito Web Office Online verrà visualizzato in una nuova finestra del browser.

  3. Utilizzare gli strumenti di ricerca disponibili in Office Online per individuare e scaricare il modello desiderato.

  4. Dopo avere scaricato un modello, il nuovo database verrà salvato in una delle cartelle seguenti:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\nome name\My documenti

      La volta successiva che si desidererà utilizzare il database, utilizzare Access o Esplora risorse di Windows per aprirlo da tale percorso.

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Creare un database partendo da zero

Se non è disponibile alcun modello adeguato alle proprie esigenze o se si desidera importare dati in Access da un altro programma, è possibile creare un database partendo da zero. A questo scopo, per la maggior parte delle applicazioni è necessario eseguire una o entrambe le operazioni seguenti:

  • Creare nuove tabelle e quindi immettere, incollare o importare i dati nelle tabelle create.

  • Importare i dati da altre origini, in modo da creare nuove tabelle durante il processo.

Per ulteriori informazioni sulla pianificazione e la progettazione di un database o sulla creazione di maschere, report o query, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche di questo articolo.

Creare un database vuoto.

  1. Avviare Access.

  2. Nella finestra Introduzione a Microsoft Office Access fare clic su Database vuoto.

    Pulsante Database vuoto

  3. Nel riquadro Database vuoto digitare un nome di file nella casella Nome file. Se non viene indicata, l'estensione del file verrà aggiunta in modo automatico. Il percorso predefinito del file è il seguente:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\nome name\My documenti

      Per cambiare il percorso del file, fare clic su Sfoglia Icona del pulsante accanto alla casella Nome File, individuare e selezionare il nuovo percorso e quindi fare clic su OK.

  4. Fare clic su Crea.

    Verrà creato il database e quindi verrà aperta una tabella vuota, denominata Tabella1, in visualizzazione Foglio dati.

  5. Il cursore è posizionato nella prima cella vuota della colonna Aggiungere nuovo campo.

    Nuova tabella vuota in un nuovo database

    Per aggiungere dati, iniziare a digitare, oppure è possibile incollare i dati da altre origini, come descritto nella sezione incollare i dati da un'altra origine in una tabella di Access, più avanti in questo articolo.

    Note : 

    • L'immissione di dati in visualizzazione Foglio dati è analoga all'immissione di dati in un foglio di lavoro di Excel. La limitazione principale è costituita dalla necessità di immettere i dati in righe e colonne contigue, a partire dall'angolo superiore sinistro del foglio dati. A differenza di quanto è possibile eseguire in un foglio di lavoro di Excel, in questo caso è consigliabile non inserire righe o colonne vuote per formattare i dati, poiché questa operazione provocherebbe uno spreco di spazio nella tabella, destinata unicamente a contenere i dati. Tutte le presentazioni grafiche dei dati saranno disponibili nelle maschere e nei report progettati successivamente.

    • La struttura della tabella viene creata durante l'immissione dei dati. Ogni volta che una nuova colonna viene aggiunta alla tabella, viene definito un nuovo campo. Access imposta il tipo di dati del campo in base al tipo di dati immessi. Se in una colonna vengono immessi solo valori relativi a una data, ad esempio, il tipo di dati del campo specifico verrà impostato su Data/ora. Se successivamente si tenta di immettere nel campo un valore diverso da una data, ad esempio un nome o un numero telefonico, verrà visualizzato un messaggio in cui viene indicato che il valore non corrisponde al tipo di dati della colonna. È consigliabile pertanto organizzare la tabella in modo che in ogni colonna sia contenuto lo stesso tipo di dati, ovvero un tipo di dati text, specifico per le date, numeric e così via, per semplificare la generazione di query, maschere e report in grado di selezionare esattamente i dati desiderati.

    • Per ulteriori informazioni sull'uso dei fogli dati, vedere l'articolo aprire un foglio dati vuoto.

Se non si desidera immettere dati al momento, fare clic su Chiudi Icona del pulsante .

Aggiungere una tabella

È possibile aggiungere una nuova tabella a un database esistente utilizzando gli strumenti disponibili nel gruppo Tabelle della scheda Crea.

immagine della barra multifunzione di access

Fare clic su Tabella per creare una tabella vuota in visualizzazione Foglio dati. In visualizzazione Foglio dati è possibile iniziare a immettere subito i dati, in modo che la struttura della tabella venga creata automaticamente durante l'immissione dei dati stessi. Se invece si desidera creare innanzitutto la struttura della tabella, è possibile utilizzare la visualizzazione Struttura e quindi tornare alla visualizzazione Foglio dati per immettere i dati. Indipendentemente dalla visualizzazione selezionata inizialmente, è sempre possibile passare all'altra mediante i pulsanti delle visualizzazioni disponibili sulla barra di stato della finestra di Access.

Inserire una tabella a partire dalla visualizzazione Foglio dati    In visualizzazione Foglio dati è possibile immettere i dati immediatamente. La struttura della tabella viene creata automaticamente da Access. I nomi di campo vengono assegnati in ordine numerico (Campo1, Campo2 e così via) e i tipi di dati di un campo vengono impostati in base al tipo di dati immessi.

  1. Nel gruppo tabelle della scheda Crea fare clic su tabella. Icona del pulsante

  2. Dopo che la tabella è stata creata, il cursore viene posizionato nella prima cella vuota della colonna Aggiungere nuovo campo.

    Nota : Se la colonna denominata Aggiungere nuovo campo non è visualizzata, è possibile che si stia operando in visualizzazione Struttura anziché in visualizzazione Foglio dati. Per passare alla visualizzazione Foglio dati, fare doppio clic nella tabella nel riquadro di spostamento. Prima di passare alla visualizzazione Foglio dati, verrà chiesto di specificare un nome per la nuova tabella.

  3. Nel gruppo campi e colonne della scheda foglio dati fare clic su Nuovo campo. Icona del pulsante

    Viene visualizzato il riquadro Modelli di campo, in cui è disponibile un elenco dei tipi di campo più comuni. Se si trascina uno di tali campi nel proprio foglio dati, verrà aggiunto automaticamente un nuovo campo in base al nome specifico e le relative proprietà verranno impostate sul valore appropriato per il tipo di campo. Tali proprietà possono essere modificate in un momento successivo. È necessario inoltre trascinare il campo nell'area del foglio dati in cui sono contenuti i dati. Verrà visualizzata una barra di inserimento verticale, che consente di individuare la posizione del nuovo campo.

  4. Per aggiungere dati, digitarli nella prima cella vuota oppure incollarli da un'altra origine, come descritto più avanti in questo articolo.

    • Per rinominare una colonna (campo), fare doppio clic sull'intestazione di colonna e quindi digitare il nuovo nome. È consigliabile assegnare un nome significativo a ogni campo, in modo che sia possibile capire immediatamente quali dati contiene il campo quando viene visualizzato nel riquadro Elenco campi.

    • Per spostare una colonna, fare clic sulla relativa intestazione per selezionarla e quindi trascinarla nella posizione desiderata. È inoltre possibile selezionare più colonne contigue e trascinarle tutte insieme nella nuova posizione.

Inserire una tabella a partire dalla visualizzazione Struttura    In visualizzazione Struttura viene creata innanzitutto la struttura della nuova tabella. Per immettere i dati, è necessario passare alla visualizzazione Foglio dati oppure incollarli o accodarli.

  1. Nel gruppo tabelle della scheda Crea fare clic su Struttura tabella. Icona del pulsante

  2. Per ogni campo della tabella, digitare un nome nella colonna Nome campo e quindi selezionare un tipo di dati nell'elenco Tipo dati.

    Nota : Se le colonne Nome campo e Tipo dati non sono visualizzate, è possibile che si stia operando in visualizzazione Foglio dati anziché in visualizzazione Struttura. Per passare alla visualizzazione Struttura, fare clic sul pulsante Visualizzazione Struttura sulla barra di stato della finestra di Access. Prima di passare alla visualizzazione Struttura, verrà chiesto di specificare un nome per la nuova tabella.

  3. Se lo si desidera, è possibile immettere una descrizione per ogni campo nella colonna Descrizione. La descrizione immessa viene visualizzata sulla barra di stato quando il punto di inserimento si trova nel campo specifico e viene utilizzata come testo della barra di stato per tutti i controlli creati trascinando il campo dal riquadro Elenco campi in una maschera o un report e per tutti i controlli creati per il campo specifico mediante la Creazione guidata Maschera o la Creazione guidata Report.

  4. Dopo avere aggiunto tutti campi, salvare la tabella:

    • Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi su Salva oppure premere CTRL+S.

  5. Per immettere dati nella tabella, passare alla visualizzazione Foglio dati, fare clic sulla prima cella vuota e digitare i dati. È inoltre possibile incollare i dati da un'altra origine, come descritto nella sezione successiva.

Se si desidera aggiungere uno o più campi alla tabella dopo avere immesso alcuni dati, è possibile iniziare la digitazione nella colonna Aggiungere nuovo campo in visualizzazione Struttura oppure utilizzare i comandi del gruppo Campi e colonne della scheda Foglio dati.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di tabelle, incluso l'utilizzo dei modelli di tabella, vedere l'articolo creare tabelle in un database.

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Incollare dati da un'altra origine in una tabella di Access

Se i dati sono attualmente memorizzati in un altro programma, ad esempio Office Excel 2007, è possibile copiarli e incollarli in una tabella di Access. Questa operazione risulta semplificata se i dati sono già separati in colonne, come se fossero in un foglio di lavoro di Excel. Se i dati sono presenti in un programma di elaborazione di testi, è consigliabile separare le colonne di dati mediante tabulazioni o convertirli in una tabella del programma stesso prima di copiarli. Analogamente, se è necessario apportare modifiche ai dati, ad esempio se è necessario separare i nomi completi in nome e cognome, è opportuno eseguire questa operazione prima di copiarli e incollarli, soprattutto se non si ha sufficiente familiarità con Access.

Quando si incollano dati in una tabella vuota, il tipo di dati di ogni campo viene impostato automaticamente in base al tipo di dati copiati nel campo. Se, ad esempio, in un campo vengono incollate solo date, verrà applicato il tipo di dati Data/ora. Se invece il campo in cui sono stati incollati i dati contiene solo le parole "sì" e "no", verrà applicato il tipo di dati Sì/No.

I nomi vengono assegnati automaticamente ai campi in base ai dati riscontrati nella prima riga di dati incollati. Se il tipo di dati presente in questa riga è simile a quello delle righe successive, la prima riga verrà considerata come parte dei dati e ai campi verranno assegnati nomi generici, ad esempio F1, F2 e così via. In caso contrario, verrà determinato che la prima riga consiste di nomi di campi. Ai campi verranno quindi assegnati i nomi appropriati e la prima riga non verrà inclusa nei dati.

Se vengono assegnati nomi generici ai campi, è consigliabile rinominare questi ultimi appena possibile per evitare confusione. Utilizzare la procedura seguente:

  1. Salvare la tabella.

    • Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi su Salva oppure premere CTRL+S.

  2. In visualizzazione Foglio dati fare doppio clic su ogni intestazione di colonna e quindi digitare un nome di campo valido per ogni colonna. Poiché la riga di intestazione della colonna contiene solo i nomi dei campi e non i dati, è possibile digitare senza che vi sia il rischio di sovrascrivere i dati del database.

  3. Salvare di nuovo la tabella.

Nota : È inoltre possibile rinominare i campi in visualizzazione Struttura. Per passare alla visualizzazione Struttura, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella nel riquadro di spostamento e scegliere Visualizzazione Struttura. Per tornare alla visualizzazione Foglio dati, fare doppio clic sulla tabella nel riquadro di spostamento.

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Importare dati da un'altra origine

I dati da utilizzare, spesso, sono stati raccolti o memorizzati in programmi diversi da Access. Se si desidera utilizzare tali dati in Access, è tuttavia possibile importarli in modo estremamente semplice. Access consente di importare dati da un foglio di lavoro di Excel, da una tabella in un altro database di Access, da un elenco SharePoint o da un'ampia gamma di origini diverse. Sebbene il processo di importazione sia leggermente diverso in base all'origine, le istruzioni indicate di seguito consentono di eseguirne le operazioni iniziali.

  1. Nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic sul comando relativo al tipo di file da cui si stanno importando i dati.

    immagine della barra multifunzione di access

    Se ad esempio si importano dati da un foglio di lavoro di Excel, fare clic su Excel. Se non è visualizzato il tipo di programma appropriato, fare clic su Altro.

    Nota : Se nel gruppo Importa non è disponibile il tipo di formato appropriato, potrebbe essere necessario avviare il programma in cui sono stati creati i dati e quindi utilizzare tale programma per salvare i dati in un formato di file comune, ad esempio un file con testo delimitato, prima di poter importare i dati in Access.

  2. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni fare clic su Sfoglia per selezionare il file di dati di origine oppure digitare il percorso completo del file di dati di origine nella casella Nome file.

  3. Fare clic sull'opzione desiderata in Specificare la modalità e il percorso di memorizzazione dei dati nel database corrente. Per creare una nuova tabella, è possibile utilizzare i dati importati, accodare i dati a una tabella esistente o creare una tabella collegata che utilizza un collegamento all'origine dati.

  4. Fare clic su OK.

    Verrà avviata l'Importazione guidata.

  5. Seguire le istruzioni visualizzate. La procedura esatta da seguire dipende dalle opzioni di importazione o di collegamento scelte.

  6. Nell'ultima pagina della procedura guidata fare clic su Fine.

    Verrà chiesto se si desidera salvare i dettagli relativi all'operazione di importazione completata.

    • Se si pensa che si dovrà ripetere la stessa operazioni di importazione in futuro, fare clic su Salvare i passaggi dell'operazione di importazione e quindi specificare i dettagli.

      In questo modo sarà possibile in futuro ripetere agevolmente l'operazione di importazione facendo clic su Importazioni salvate nel gruppo Importa della scheda Dati esterni, facendo clic sulle specifiche di importazione e quindi su Esegui.

    • Se non si desidera salvare i dettagli dell'operazione di importazione, fare clic su Chiudi.

I dati verranno importati automaticamente in una nuova tabella, che verrà successivamente visualizzata in Tabelle nel riquadro di spostamento.

Per ulteriori informazioni sull'importazione di dati in Access, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche di questo articolo.

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Aprire un database di Access esistente

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi scegliere Apri.

  2. Nella finestra di dialogo Apri fare clic su un collegamento oppure nella casella Cerca in fare clic sull'unità o sulla cartella in cui si trova il database desiderato. 

  3. Nell'elenco delle cartelle fare doppio clic sulle cartelle fino all'apertura della cartella in cui si trova il database.

  4. Dopo avere individuato il database, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per aprire il database in modalità di apertura predefinita, fare doppio clic sul database stesso.

    • Per aprire il database in accesso condiviso in un ambiente multiutente, in modo che sia ad altri utenti possono sia leggere e scrivere al database contemporaneamente, fare clic su Apri.

    • Per aprire il database con accesso in sola lettura in modo che sia possibile visualizzarlo ma non modificarlo, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi su Apri in sola lettura.

    • Per aprire il database in accesso esclusivo in modo che non possa essere aperto da altri utenti contemporaneamente, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi su Apertura esclusiva.

    • Per aprire il database per l'accesso in sola lettura, fare clic sulla freccia accanto al pulsante Apri e quindi fare clic su Apri in sola lettura con accesso esclusivo. Gli altri utenti potranno comunque aprire il database, ma solo con accesso in sola lettura.

Se non si trova il database che si desidera aprire   

  1. Nella finestra di dialogo Apri fare clic sul collegamento Risorse del computer oppure nella casella Cerca in fare clic su Risorse del computer

  2. Nell'elenco delle unità fare clic con il pulsante destro del mouse sull'unità in cui si ritiene sia contenuto il database e quindi scegliere Cerca in.

  3. Immettere i criteri di ricerca e quindi premere INVIO per eseguire la ricerca del database.

  4. Se il database viene individuato, per aprirlo fare doppio clic sul database nella finestra di dialogo Risultati ricerca.

  5. Poiché la ricerca è stata avviata nella finestra di dialogo Apri, è necessario fare clic su Annulla nella stessa finestra affinché il database venga aperto.

Nota : È possibile aprire un file di dati direttamente in un formato di file esterno, quale dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Microsoft Excel. È inoltre possibile aprire direttamente qualsiasi origine dati ODBC, ad esempio Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Verrà creato automaticamente un nuovo database di Access nella stessa cartella del file di dati e verranno aggiunti collegamenti a ogni tabella del database esterno.

Suggerimenti

  • Per aprire uno degli ultimi database aperto, fare clic sul nome di file nell'elenco Apri Database recente nella pagina Introduzione a Microsoft Office Access. Viene aperto il database, applicare le stesse impostazioni con l'ultima volta che è stato aperto il database. Se non è visualizzato l'elenco degli ultimi file usati, scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi fare clic su Opzioni di Access. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di Access. Fare clic sulla categoria Impostazioni avanzate e quindi, nella sezione visualizzazione selezionare la casella di controllo elenco ultimi file usati. (È anche possibile specificare il numero degli ultimi file usati che si desidera visualizzare nell'elenco, fino a un massimo di nove.)

  • Se si apre un database scegliendo il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e utilizzando il comando Apri, è possibile visualizzare un elenco di collegamenti ai database in cui è stato aperto in precedenza, fare clic su Documenti recenti nel Apri nella finestra di dialogo.

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Importare dati da un foglio di calcolo o da un altro programma

Se si ha familiarità con altri programmi di database o del foglio di calcolo, probabilmente si conoscono le nozioni di base del funzionano di queste applicazioni e i database vengono utilizzati per. Access è diverso da molte altre applicazioni di database, consentendo di creare database relazionali. Access offre molte opzioni per l'utilizzo di altri programmi di database, ad esempio SQL Server.

In questa sezione

Importare un foglio di lavoro di Excel in Access

Importare un foglio di lavoro di Excel come tabella in un nuovo database Office Access 2007

Utilizzare la creazione guidata Analizzatore tabelle per organizzare i dati

Lavorare con i dati da altri programmi

Importare un foglio di lavoro di Excel in Access

Molti utenti iniziano a utilizzare Access dopo avere creato un elenco in Excel. Poiché alla crescita delle dimensioni dell'elenco, tuttavia, in Excel corrisponde un aumento della complessità per organizzarlo e mantenerlo aggiornato, lo spostamento dell'elenco in Access rappresenta in genere il passaggio logico successivo.

Una tabella di database è simile nella struttura di un foglio di lavoro, in dati vengono archiviati in righe e colonne. Di conseguenza, è un'operazione semplice importare un foglio di lavoro in una tabella di database. La differenza tra la memorizzazione dei dati in un foglio di lavoro e archiviare i dati in un database principale è in modalità i dati sono organizzati. Importare semplicemente l'intero foglio di lavoro come una nuova tabella in un database non risolverà i problemi relativi all'organizzazione e all'aggiornamento dei dati, in particolare se il foglio di lavoro contiene dati ridondanti. Per risolvere i problemi, sarà necessario dividere i dati del foglio di calcolo in tabelle separate, ognuno di essi contenente dati correlati. Per ulteriori informazioni su come disporre i dati delle tabelle, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di Database.

Accedere a caratteristiche la creazione guidata Analizzatore tabelle, che può essere utile per completare il processo. Dopo avere importato i dati in una tabella, la procedura guidata consente di dividere la tabella in tabelle separate, ognuno dei quali contiene dati non duplicati in altre tabelle. La procedura guidata crea anche le relazioni tra le tabelle necessarie.

Importare un foglio di lavoro di Excel sotto forma di tabella in un nuovo database di Office Access 2007

  1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , quindi su Nuovo.

  2. Digitare un nome per il nuovo database nella casella Nome file e quindi fare clic su Crea.

  3. Chiudere la Tabella1.

    Quando viene chiesto se si desidera salvare le modifiche alla struttura della Tabella1, fare clic su No.

  4. Nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic su Excel. Icona del pulsante

  5. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni fare clic su Sfoglia.

  6. Per individuare il file, utilizzare la finestra di dialogo Apri file.

  7. Selezionare il file e quindi fare clic su OK.

  8. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni verificare che l'opzione Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente sia selezionata.

  9. Fare clic su OK.

    Verrà avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo e verranno richieste alcune informazioni relative ai dati.

  10. Seguire le istruzioni visualizzate e fare clic su Avanti o Indietro per spostarsi tra le pagine. Nell'ultima pagina della procedura guidata fare clic su Fine.

    Nota : Verrà chiesto se si desidera salvare i dettagli dell'operazione di importazione appena completata. Se si pensa che si dovrà ripetere la stessa operazioni di importazione in futuro, fare clic su e quindi specificare i dettagli. In futuro sarà possibile riprodurre l'operazione facendo clic su Importazioni salvate nel gruppo Importa della scheda Dati esterni. Se non si vuole salvare i dettagli dell'operazione, fare clic su Chiudi.

I dati verranno importati in una nuova tabella, che verrà successivamente visualizzata in Tutte le tabelle nel riquadro di spostamento.

Utilizzare la Creazione guidata Analizzatore tabelle per organizzare i dati

Dopo che i dati sono stati importati in una tabella di Access è possibile utilizzare la Creazione guidata Analizzatore tabelle per identificare velocemente i dati ridondanti. La procedura guidata semplifica infatti l'operazione di organizzazione dei dati ridondanti in tabelle diverse, in modo da poterli memorizzare nella maniera più efficiente possibile. La tabella originale viene conservata come backup e vengono create delle nuove tabelle che potranno essere utilizzate come base per la propria applicazione di database.

  1. Aprire il database di Access in cui è contenuta la tabella da analizzare.

  2. Nel gruppo Analizza della scheda Strumenti database fare clic su Analizza tabella.

    Verrà avviata la Creazione guidata Analizzatore tabelle.

    Se non si dispone di sufficiente familiarità con il concetto di normalizzazione, è possibile utilizzare le due pagine introduttive della procedura guidata, in cui è contenuta una breve esercitazione che consente di visualizzare gli esempi mediante l'utilizzo di pulsanti appropriati. Se le pagine introduttive non vengono visualizzate ma viene visualizzata la casella di controllo Mostra pagine introduttive, selezionare la casella di controllo e quindi fare clic su Indietro due volte per visualizzare l'introduzione. Se non si desidera visualizzare le pagine introduttive dopo avere letto l'introduzione, deselezionare la casella di controllo. 

  3. Nella pagina in cui è presente la domanda Quale tabella contiene campi con valori ripetuti in molti record? selezionare la tabella da analizzare e quindi fare clic su Avanti.

  4. È possibile decidere quali campi inserire nelle tabelle specifiche in modo automatico o manuale. Nel primo caso è comunque possibile apportare modifiche al layout della tabella nella pagina successiva della procedura guidata.

    Nota : Se la scelta dei campi da inserire nelle tabelle viene eseguita automaticamente, le scelte potrebbero non essere quelle ottimali per i propri dati, soprattutto se il numero di dati non è elevato. È pertanto necessario verificare con attenzione i risultati della procedura guidata. La procedura guidata, tuttavia, potrebbe suggerire un'organizzazione più efficiente rispetto a quella dell'utente. È pertanto consigliabile seguire innanzitutto le istruzioni della procedura guidata. Se i risultati non sono adeguati alle proprie esigenze, è possibile fare clic su Indietro e disporre i campi manualmente.

  5. Fare clic su Avanti. In questa pagina vengono indicate le tabelle in cui inserire i campi specifici. Se la scelta è stata eseguita in modo automatico, vengono visualizzate più tabelle connesse da linee di relazione. In caso contrario, viene creata un'unica tabella in cui sono contenuti tutti i campi. È comunque possibile apportare modifiche in entrambi i casi.

    • È possibile trascinare campi da una tabella a un'area vuota della pagina per creare una nuova tabella che contiene tali campi. Verrà chiesto di immettere un nome per la tabella.

    • È possibile trascinare campi da una tabella a un'altra per memorizzarli in modo più efficiente.

    • Alla maggior parte delle tabelle viene assegnato un campo ID o ID univoco generato. Per ulteriori informazioni sui campi di questo tipo, fare clic su Suggerimenti nell'angolo superiore destro della procedura guidata.

    • Per annullare una modifica, fare clic sul pulsante Annulla.

    • Per rinominare una tabella, fare doppio clic sulla relativa barra del titolo, digitare il nuovo nome e quindi fare clic su OK.

  6. Dopo avere disposto i campi nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  7. Se vengono individuati record con valori molto simili, tali valori vengono identificati come possibili errori di battitura e verrà visualizzata una schermata in cui è possibile confermare le operazioni da eseguire. Scorrere l'elenco per individuare quelli con eventuali valori nella colonna Correzione e quindi fare clic sulla voce appropriata nell'elenco a discesa. Selezionare Lascia inalterato per non apportare alcuna modifica al valore. Al termine dell'operazione, fare clic su Avanti.

  8. Verrà chiesto se si desidera creare una query somigliante alla tabella originale. Se sono già stati creati report e maschere basati sulla tabella originale, è consigliabile creare una query di questo tipo. Se si seleziona Crea la query, la tabella originale verrà rinominata mediante l'accodamento del suffisso "_OLD" al nome della tabella e alla nuova query verrà assegnato il nome della tabella originale. Le maschere e i report che si basavano sulla tabella utilizzeranno la query per i propri dati e manterranno inalterato il funzionamento precedente.

  9. Fare clic su Fine.

    Verranno create le nuove tabelle in base alle specifiche indicate e successivamente verranno aperte. Dopo avere controllato i risultati, chiudere le tabelle.

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Utilizzare dati di altri programmi

Office Access 2007 presenta caratteristiche che consentono di utilizzare dati memorizzati in altri programmi.

  • Creare un nuovo database di Access collegato a dati contenuti in file di formato diverso    È possibile utilizzare Access per aprire file in un formato diverso, ad esempio testo, dBASE o foglio di calcolo. Verrà creato automaticamente un database di Access e il file verrà collegato.

    1. Avviare Access.

    2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi scegliere Apri.

    3. Nella finestra di dialogo Apri fare clic sul tipo di file che si desidera aprire nell'elenco. Se non si è certi del tipo di file, fare clic su Tutti i file (*.*).

    4. Se necessario, selezionare la cartella in cui è contenuto il file da aprire. Una volta individuato, fare doppio clic sul file per aprirlo.

    5. Seguire le istruzioni visualizzate. Nell'ultima pagina della procedura guidata fare clic su Fine.

  • Importare o collegare dati a un database di Access esistente    I dati possono essere importati da origini e programmi diversi in tabelle di Access in modo che siano contenuti in file di questo programma oppure è possibile collegarsi ai dati a partire da Access in modo che i dati stessi rimangano nel file originale.

    Importare o collegare dati

    1. Nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic sul formato in cui sono memorizzati i dati.

      È possibile importare o collegare dati dai seguenti formati:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • File di testo

      • File XML

      • Database ODBC

      • Documenti HTML

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Verrà visualizzata la finestra di dialogo Carica dati esterni.

    2. Seguire le istruzioni visualizzate.

      I dati verranno importati o collegati al database. Per la maggior parte dei formati, è necessario specificare il percorso dei dati e quindi scegliere le modalità di memorizzazione nel database.

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Utilizzare un database di una versione precedente con versioni diverse di Access

Se il database o il progetto di Access è stato creato in Access 2000 o versione successiva, sarà possibile utilizzarlo nella versione del programma in cui è stato creato o in qualsiasi versione successiva, anche se si tratta di un file con protezione abilitata. I file di Access 2000 possono ad esempio essere utilizzati in tutte le versioni a partire da Access 2000 fino ad Office Access 2007 compreso, mentre i file creati con Access 2002-2003 possono essere utilizzati in tutte le versioni a partire da Access 2002-2003 fino ad Office Access 2007 compreso.

Si può verificare una situazione in cui si desidera conservare i dati in una versione precedente di Access, ma sono presenti hanno alcuni utenti che disponendo di una versione successiva di Access vogliono collegarsi a tali dati continuando a sfruttare alcune delle caratteristiche della versione successiva. La soluzione in questo caso consisterà nel creare un nuovo database "front-end" nella versione successiva, contenente ovvero maschere, report, query, macro, ma nessuna tabella, e collegandolo alle tabelle nel file della versione precedente. A tale proposito, utilizzare una delle procedure descritte di seguito a seconda che il database sia contenuto in un solo file oppure sia già stato suddiviso in un'applicazione front-end/back-end.

Utilizzare un database di Access un file in diverse versioni di Access

Usare un'applicazione front-end/back-end in diverse versioni di Access

Utilizzare un database di Access costituito da un unico file in diverse versioni di Access

Se tutte le tabelle, le maschere e gli altri oggetti del database di Access sono contenuti in un unico file mdb e si desidera utilizzare il database in versioni di Access diverse, sarà possibile creare un nuovo database front-end in una versione successiva e collegarlo al file originale. Gli utenti in possesso della versione precedente di Access potranno continuare a utilizzare il database originale, mentre gli utenti della versione successiva potranno utilizzare il nuovo database front-end per collegarsi agli stessi dati.

  1. Utilizzare la procedura descritta di seguito per convertire il database in uno dei tre formati più recenti: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Questo comando consente di preservare il database nel suo formato originale e di crearne una copia nel formato specificato.

    • Chiudere il file di Access. Se si tratta di un database multiutente di Access che si trova in un server o in una cartella condivisa, assicurarsi che non sia aperto da altri utenti.

    • Avviare Access 2007.

    • Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi scegliere Apri.

    • Selezionare il percorso del file da convertire e quindi fare doppio clic sul file per aprirlo.

      Se viene visualizzata la finestra di dialogo Miglioramento database in cui viene chiesto se si desidera migliorare il database, fare clic su No.

    • Chiudere l'eventuale maschera visualizzata all'apertura del database.

    • Scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , scegliere Salva con nome e quindi, in cui salvare il database in un formato diverso, fare clic sul formato di file a cui si desidera convertire.

    • Nella finestra Salva con nome digitare un nome per il nuovo database.

      Nota : A meno di non voler salvare il nuovo database in un percorso diverso, utilizzare un nome diverso da quello del database originale. In entrambi i casi è comunque consigliabile cambiare nome, in modo da poter distinguere facilmente tra il database front-end e il database back-end. Tuttavia, nel caso in cui il database venga convertito nel formato di Access 2007, l'estensione del nome del file cambierà da mdb a accdb, per cui sarà possibile continuare a utilizzare lo stesso nome di file.

    • Fare clic su Salva.

  2. Dividere il database convertito in un'applicazione front-end/back-end eseguendo la procedura seguente:

    • Nel gruppo Sposta dati della scheda Strumenti Database fare clic su Database di Access. Icona del pulsante

    • Nella finestra di dialogo Divisione guidata database fare clic su Dividi database.

    • Digitare un nome per il database back-end e quindi fare clic su Dividi.

  3. Eliminare il database back-end creato dalla Divisione guidata database, prestando particolare attenzione a non eliminare il database originale. 

  4. Collegare il nuovo database front-end alle tabelle del database originale: nel gruppo Strumenti Database della scheda Strumenti Database fare clic su Gestione tabelle collegate. Icona del pulsante

  5. Fare clic su Seleziona tutto e quindi selezionare la casella di controllo Richiedi sempre nuovo percorso.

  6. Fare clic su OK, selezionare il database nella versione precedente e quindi fare doppio clic sul database stesso.

    Se tutto procede regolarmente, verrà visualizzato un messaggio che informa che tutte le tabelle collegate selezionate sono state aggiornate correttamente.

    A questo punto è possibile migliorare il nuovo database front-end affinché supporti nuove caratteristiche per gli utenti che hanno effettuato l'aggiornamento ad Access 2000, Access 2002-2003 o ad Access 2007. Gli utenti in possesso delle versioni precedenti potranno tuttavia continuare a utilizzare la versione precedente del database.

    Se lo si desidera, è altresì possibile convertire il nuovo database front-end in una versione ancora diversa. Se ad esempio il database originale è nel formato di Access 2000, sarà possibile creare un front-end nel formato di Access 2002-2003 per gli utenti che dispongono di quella versione e un front-end nel formato di Access 2007 per gli utenti in possesso di tale versione. Entrambe le versioni front-end potranno collegarsi ai dati nel file di Access 2000.

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Utilizzare un'applicazione front-end/back-end in diverse versioni di Access

Se il database di Access è già un'applicazione front-end/back-end, sarà sufficiente convertire il front-end nel formato di file di Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007, senza bisogno di apportare alcuna modifica al database back-end.

La procedura seguente illustra come utilizzare il comando Salva database con nome per convertire il database front-end in uno qualsiasi dei tre formati più recenti, ovvero Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Questo comando consente di preservare il database nel suo formato originale e di crearne una copia nel formato specificato.

  1. Chiudere il database front-end. Se si tratta di un database multiutente di Access che si trova su un server o in una cartella condivisa, assicurarsi che non sia aperto da altri utenti.

  2. Avviare Access 2007.

  3. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e quindi scegliere Apri.

  4. Selezionare il percorso del database front-end e quindi fare doppio clic sul database stesso per aprirlo.

    Se viene visualizzata la finestra di dialogo Miglioramento database in cui viene chiesto se si desidera migliorare il database, fare clic su No.

  5. Chiudere l'eventuale maschera visualizzata all'apertura del database.

  6. Scegliere il Pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , scegliere Salva con nome e quindi, in cui salvare il database in un formato diverso, fare clic sul formato di file a cui si desidera convertire.

  7. Nella finestra Salva con nome digitare un nome per il nuovo database.

  8. Fare clic su Salva.

A questo punto è possibile migliorare il nuovo database front-end affinché supporti nuove caratteristiche per gli utenti che hanno effettuato l'aggiornamento ad Access 2000, Access 2002-2003 o ad Access 2007.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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