Introduzione a Gruppi di Office 365 in Outlook

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È stata sentiti sui gruppi di Office 365 e come è possibile usarli in Outlook, ma probabilmente non si sa come iniziare. In questo articolo verranno guidano l'utente nella alcuni semplici passaggi per come è possibile Introduzione a gruppi di Office 365 in Outlook. È inoltre riportati alcuni collegamenti a altro contenuto in modo completo per quando si è pronti per eseguire azioni.

Se non si sa che cosa sono gruppi, è consigliabile visitare innanzitutto disponibili ulteriori informazioni sui gruppi di Office 365 .

Per sfruttare al meglio Gruppi di Office 365 in Outlook occorre un piano di Office 365 che supporti Exchange Online e SharePoint Online, come Office 365 Business Essentials, Business Premium, E1, E3 ed E5.

Selezionare una scheda di seguito per altre informazioni introduttive su questa caratteristica.

La prima cosa da fare è creare il gruppo. Il processo di creazione di un gruppo in Outlook 2016 è molto semplice. In breve:

  1. Fare clic su Nuovo gruppo nella sezione Gruppi della barra multifunzione. Se si usa Outlook sul Web invece della versione desktop, è possibile iniziare il processo facendo clic sulla freccia a discesa accanto a Nuovo e selezionando Gruppo.

    Pagina di informazioni sul nuovo gruppo in Outlook
  2. Assegnare un nome al gruppo.

  3. Selezionare un'impostazione di privacy. I gruppi pubblici possono essere visualizzati da chiunque all'interno dell'organizzazione e chiunque può parteciparvi. I gruppi privati possono essere visualizzati solo dai membri del gruppo e per parteciparvi occorre l'autorizzazione del proprietario del gruppo. Nessuna delle due impostazioni espone i gruppi a persone esterne all'organizzazione, a meno che non le si inviti come guest.

  4. Decidere se si vuole nuovi membri che si desidera eseguire il gruppo (Avanzate ). I membri che seguono il gruppo riceveranno copie di ogni messaggio di gruppo nella posta in arrivo personale. I membri che fanno parte semplicemente avrà passare alla cartella Posta in arrivo condivisa del gruppo per partecipare a conversazioni di gruppo.

Ulteriori operazioni:

Una volta creato il gruppo è possibile aggiungervi membri. Per aggiungere nuovi membri:

  1. Passare al gruppo in Outlook 2016 cercandolo nel riquadro di spostamento a sinistra. Dovrebbe essere sotto la cassetta postale nella sezione Gruppi.

  2. All'interno del gruppo fare clic su Aggiungi membri sulla barra multifunzione. Se si usa Outlook sul Web, fare clic nel punto in cui viene chiesto quanti membri ha il gruppo, nell'angolo superiore destro della finestra, quindi fare clic su Aggiungi membri.

    Digitare i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone da aggiungere al gruppo e fare clic su OK.
  3. Nella casella digitare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona da aggiungere. Al termine, fare clic su OK per aggiungere i membri. Ogni membro aggiunto riceverà un messaggio di posta elettronica di benvenuto con comodi collegamenti per accedere al contenuto del gruppo.

    Suggerimento : Per aggiungere tutti i membri di una lista di distribuzione esistente, basta digitare il nome della lista di distribuzione per aggiungerli tutti in una volta sola.

Ulteriori operazioni:

Le conversazioni in Gruppi di Office 365 in Outlook avvengono nella posta in arrivo condivisa del gruppo. Qui gli utenti possono leggere e rispondere ai messaggi e i membri possono eseguire facilmente ricerche o scorrere all'indietro la cronologia dei messaggi per aggiornarsi sulle discussioni precedenti. La posta in arrivo condivisa è del tutto simile alla posta in arrivo personale che gli utenti di Outlook 2016 conoscono bene. Ogni conversazione viene visualizzata separatamente nell'elenco dei messaggi a sinistra e per aprirla nel riquadro di lettura basta fare clic su di essa.

La posta in arrivo condivisa del gruppo di Office 365 è la posizione in cui avvengono le conversazioni.

Suggerimento : Le conversazioni di un gruppo di Office 365 in Outlook vengono visualizzate in pila, ovvero segnala come singolo post scorrere anziché un thread di singoli messaggi. Se si preferisce per una visione come singoli messaggi, seguire il gruppo e si riceverà singoli messaggi nella posta in arrivo personale.

Ora che hai al gruppo creato, iniziamo una nuova conversazione. È possibile registrare un nuovo messaggio di posta in arrivo condivisa per il gruppo e facendo clic su Nuova conversazione sulla barra multifunzione. O semplicemente è possibile inviare un messaggio di posta elettronica all'alias del gruppo. Tutti i membri del gruppo saranno in grado di leggere il messaggio che è stato inserito e tutti i membri che seguono il gruppo ricevono una copia dei messaggi nella posta in arrivo personale.

Ulteriori operazioni:

Ogni gruppo di Office 365 ottiene una raccolta di file condivisi in cui può archiviare, condividere e collaborare su documenti, cartelle di lavoro, presentazioni o qualsiasi altro tipo di file.

Per accedere alla raccolta di file, passare al gruppo in Outlook (nel riquadro di spostamento sinistro) e fare clic su File sulla barra multifunzione. La raccolta di file si apre in un browser, da cui è possibile creare nuovi file, caricare file nel computer ed eseguire qualsiasi altra attività supportata in una raccolta documenti di SharePoint. La condivisione non è limitata ai file di Microsoft Office, ma si estende a qualsiasi tipo di file che possa essere utile per il gruppo, ad esempio file PDF o foto.

Fare clic su File nel gruppo di Office 365 per visualizzare l'elenco dei file e delle cartelle archiviati nel gruppo

Per scaricare o eliminare un file, selezionarlo per visualizzare le opzioni appropriate sulla barra degli strumenti in alto.

Ulteriori operazioni:

Ogni gruppo di Office 365 ottiene un blocco appunti di OneNote condiviso in cui raccogliere idee, collaborare e archiviare le ricerche.

Passare al gruppo in OneNote 2016 cercandolo nel riquadro di spostamento a sinistra oppure in Outlook sul Web passando al riquadro Persone, quindi fare clic su Blocco appunti sulla barra multifunzione per aprire il blocco appunti condiviso del gruppo.

Raccogliere note e idee e collaborare nel blocco appunti di OneNote condiviso

La prima volta che si apre il blocco appunti condiviso del gruppo, viene aperto nel browser in OneNote Online. È possibile apportare modifiche in quella posizione oppure, se si ha e si preferisce usare OneNote 2016, fare clic su Modifica in OneNote sulla barra multifunzione. Una volta aperto in OneNote 2016, il blocco appunti viene sincronizzato con l'elenco dei blocchi appunti aperti in OneNote 2016 ed è possibile accedervi direttamente da OneNote senza dovere prima accedere al gruppo.

Provare ad aprire il blocco appunti di OneNote del gruppo e pensare a un argomento sul quale potrebbe essere utile raccogliere idee e collaborare. Ad esempio, è possibile creare una sezione da usare per raccogliere e commentare articoli e contenuti Web di interesse per il team.

Nota : Il blocco appunti del gruppo è disponibile anche su smartphone o tablet con OneNote per iOS o Android.

Ulteriori operazioni:

È molto probabile che a un gruppo siano associati eventi, riunioni, attività cardine o altri elementi che trarrebbero vantaggio da un calendario condiviso. Ogni gruppo di Office 365 ha un calendario condiviso che tutti i membri possono visualizzare e modificare.

Non c'è alcuna differenza tra usare il calendario del gruppo e quello personale. Se si seleziona il pulsante del calendario nel riquadro di spostamento, verranno visualizzati il calendario personale e i calendari condivisi dei gruppi di cui si fa parte. È possibile selezionare le caselle accanto a ogni calendario che si vuole visualizzare e visualizzarli affiancati o sovrapposti.

Esempio di calendario di gruppo con codifica a colori per distinguere i vari gruppi

È possibile aggiungere un elemento al calendario condiviso esattamente come lo si aggiunge a quello personale, con la differenza che qualsiasi elemento aggiunto al calendario condiviso inviterà anche gli altri membri del gruppo all'evento correlato, che verrà visualizzato anche nei loro calendari. Ora che si ha un calendario condiviso, provare ad aggiungere riunioni o eventi futuri a cui il gruppo potrebbe partecipare.

Ulteriori operazioni:

Ecco cosa si può fare una volta che il gruppo è configurato.

Vedere anche

Domande?

Visitare la Microsoft Tech Community per pubblicare domande e partecipare a conversazioni su Gruppi di Microsoft Office 365.

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Ben ultimo aggiornamento in questo articolo su 10 marzo 2017 in seguito il feedback. Se si trovato utile e in particolare se non è stato, scegliere le opzioni di commenti e suggerimenti che seguono e inviarci alcuni commenti costruttivi in modo che è possibile continuare a migliorare la qualità. Grazie.

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