Integrare la verifica dello scostamento nel processo di gestione delle modifiche del progetto

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Di Jane Suchan, PMP

Gestire i progetti significa definire gli obiettivi, creare un elenco di attività da effettuare per raggiungere i risultati previsti, stabilire il tempo necessario per completare le attività e calcolare i costi.     Sembra semplice, ma la cosa più difficile è tenere traccia di tutto, verificando se i tempi del progetto corrispondono a quelli previsti, se verrà completato in anticipo, se i costi rientrano nel budget e se il budget sarà rispettato fino al completamento del progetto.

Per valutare lo stato di un progetto è ad esempio possibile verificare la differenza tra il piano di progetto originale e il lavoro effettivamente svolto. Questa differenza viene definita scostamento, ovvero un confronto tra l'importo preventivato nel budget e l'importo effettivamente speso. Per analisi dello scostamento si intende la procedura di confronto tra i risultati effettivi del progetto e i risultati pianificati o previsti. Si tratta di un modo per quantificare lo stato, positivo o negativo, di un progetto.

Pianificazione per gli scostamenti: definizione delle baseline

Per determinare gli scostamenti di un progetto, è necessario definire un punto di partenza, ovvero una baseline. Senza questo valore, non si hanno a disposizione punti di riferimento precisi per il controllo. Le due baseline chiave da definire prima di attivare la verifica dello scostamento e la creazione di report sono costituite da costi e pianificazione. Prima di definirle, è tuttavia necessario stabilire l'ambito del progetto.

Uso di una struttura di suddivisione del lavoro per creare l'ambito

La baseline relativa all'ambito include tutti i risultati finali del progetto e, in quanto tale, identifica tutto il lavoro da svolgere. Per documentare l'ambito è ad esempio possibile creare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS, Work Breakdown Structure), ovvero una visualizzazione gerarchica dei risultati finali del progetto. Ogni livello verso il basso della gerarchia rappresenta una descrizione sempre più dettagliata dei risultati finali. Ad esempio, una WBS per la costruzione di un nuovo edificio deve includere le fondamenta, le pareti, il tetto, e gli impianti elettrici ed idraulici, oltre ai progetti per il giardino, i progetti dell'architetto e le autorizzazioni specifiche.

Definizione delle baseline relative a pianificazione e costi

Le baseline relative a pianificazione e costi vengono definite solo dopo la determinazione dell'ambito. Senza un'idea chiara dei risultati previsti per il progetto, non è possibile stabilire il tempo necessario per completarlo e i relativi costi.

La baseline relativa alla pianificazione corrisponde alla pianificazione approvata del progetto e costituisce la base per la misurazione delle prestazioni della pianificazione e per la creazione dei rispettivi report. La baseline relativa ai costi corrisponde al budget approvato per ogni fase temporale, rispetto al quale verranno misurate le prestazioni relative ai costi. Viene ottenuta aggiungendo i costi per un periodo specifico o fase del progetto, che richiede l'assegnazione di costi alle attività del progetto. L'allocazione dei costi ai componenti del progetto può richiedere del tempo, ma consentirà di creare report più dettagliati e precisi sulle prestazioni dei costi. Questi report interessano in modo particolare gli stakeholder e gli sponsor del progetto.

Per definire le baseline relative a pianificazione e costi:

  1. Sviluppare la pianificazione identificando le attività da eseguire per produrre ogni risultato finale nella WBS.

  2. Identificare le risorse per ogni attività. Valutare i vincoli o il tempo che ogni persona può realisticamente dedicare al progetto.

  3. Stimare il tempo necessario, in ore o giorni, per completare ogni attività.

  4. Stimare il costo di ogni attività, usando una tariffa media oraria o giornaliera per ogni risorsa, oltre ai costi fissi associati all'attività.

  5. Determinare le dipendenze tra le attività e quindi sviluppare il percorso critico.

  6. Sviluppare la baseline relativa ai costi. Si tratta di un budget suddiviso in fasi temporali per misurare le prestazioni del progetto a livello di costi. Per ottenere questo risultato, aggiungere i costi stimati per attività o per periodo di tempo.

Inizio pagina

Risposta agli scostamenti: controllo delle modifiche

Dopo avere definito le baseline relative ad ambito, pianificazione e costi, creare i passaggi che il team dovrà eseguire per gestire gli scostamenti per questi piani. Queste informazioni vengono usate per creare il piano di gestione delle modifiche del progetto. Questo piano definisce il momento in cui si determina che è necessaria una richiesta di modifica del progetto (PCR, Project Change Request), il modo in cui documentare gli scostamenti e inviare una richiesta di approvazione e quello che succede dopo l'approvazione di una richiesta di modifica.

I calcoli dello scostamento vengono usati per determinare se è necessaria una PCR e se le baseline del progetto relative a pianificazione o costi subiranno modifiche. Gli scostamenti possono essere positivi o negativi:

  • Uno scostamento positivo indica che il progetto è in anticipo rispetto alla pianificazione o che i costi sono inferiori al budget. Gli scenari positivi possono permettere di riallocare denaro e risorse ai progetti in negativo.

  • Uno scostamento negativo indica che il progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione o che i costi hanno superato il budget ed è quindi necessario intervenire. Potrebbe essere necessario aumentare il budget o accettare una riduzione dei margini di profitto.

Le soglie di scostamento sono un componente importante di qualsiasi piano di gestione delle modifiche del progetto. Costituiscono le modifiche effettive apportate al progetto e quindi necessitano di documentazione e approvazione in una PCR. Non tutte le richieste di modifica del progetto avranno come risultato una ridefinizione di ambito, pianificazione o budget. Questa è un'attività significativa, il cui completamento può richiedere molto tempo, e sarà necessario ottenere l'approvazione da parte di tutti i livelli dell'organizzazione del progetto.

Tenere traccia degli scostamenti di costi e pianificazione nel ciclo di vita del progetto semplifica l'identificazione dei punti deboli, ovvero delle aree che presentano modifiche ripetute, e consente di reagire in modo adeguato. Ad esempio, se si nota che il team di test è spesso in ritardo sui tempi previsti, potrebbe essere necessario assegnare altre risorse al team per rispettare la pianificazione.

Inizio pagina

Un passo avanti: l'analisi del costo realizzato

Se si esaminano gli scostamenti del progetto, è necessario esaminare il costo realizzato, ovvero una tecnica di gestione dei progetti per la stima di costi e pianificazione in un determinato momento. L'analisi del costo realizzato confronta il lavoro completato con le baseline definite. Consente di valutare le prestazioni del progetto corrente e apportare correzioni, se necessario.

Per eseguire l'analisi del costo realizzato, è necessario avere una WBS, una pianificazione dettagliata del progetto e un budget (suddiviso per fasi o periodi temporali) per il lavoro pianificato.

Domande chiave per il costo realizzato

In qualsiasi momento, l'analisi del costo realizzato misura lo stato del progetto ponendo le tre domande chiavi seguenti:

  • Valore pianificato: qual è la quantità necessaria per il lavoro?

  • Costo realizzato: che cosa è stato effettivamente completato?

  • Costo effettivo: quanto è costato il completamento del lavoro?

Il valore pianificato è il costo preventivato delle attività pianificate. Il costo realizzato (EV, Earned Value) è la somma di tutti i costi preventivati del lavoro completato. I costi effettivi (AC, Actual Cost) corrispondono al denaro speso per il lavoro prodotto.

Informazioni sull'analisi del costo realizzato

Il modo più semplice per illustrare il costo realizzato consiste nell'usare un esempio. Si supponga di gestire un progetto di quattro mesi con un budget di $ 100.000. Dopo tre mesi ci si rende conto che il team ha completato solo la metà del lavoro e quindi il costo realizzato è pari a $ 50.000. In base alla pianificazione del progetto, in questa fase dovrebbe essere stato completato circa il 75% del lavoro, quindi il valore pianificato è pari a $ 75.000. Si sa anche che fino a questo punto il team ha speso $ 90.000, quindi il costo effettivo è pari a $ 90.000.

Usando questo numeri, è possibile calcolare gli scostamenti relativi ai costi e alla pianificazione. Lo scostamento costo (CV, Cost Variance) misura la differenza tra il costo effettivo del lavoro eseguito e il budget del progetto:

CV = EV – AC    

La variazione della programmazione (SV, Schedule Variance) misura lo stato effettivo rispetto alla pianificazione del progetto:

SV = EV – PV    

Usando l'esempio precedente, lo scostamento costo per questo progetto è uguale a $ 50.000 – $ 90.000 = $ 40.000. La variazione della programmazione è pari a $ 50.000 – $ 75.000 = $ 25.000.

Qualsiasi project manager può notare che il progetto ha speso il 90% del budget e ha completato solo il 50% del lavoro. Il progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione e supererà il budget al momento del completamento, quindi sono necessarie modifiche. Il project manager deve ridurre l'ambito, estendere la pianificazione oppure ottenere altri finanziamenti per completare il lavoro.

Inizio pagina

Introduzione alla verifica dello scostamento

L'integrazione della verifica dello scostamento nella gestione del progetto è abbastanza semplice, ma richiede un approccio sistematico. Dopo l'assegnazione del progetto, collaborare con lo sponsor per definire l'ambito, il budget e la pianificazione. Collaborare quindi con il team per creare un piano di modifiche affidabile, che identifica le soglie di scostamento e illustra come gestire eventuali scostamenti se superano i valori soglia. Dopo avere sviluppato la struttura di suddivisione del lavoro e avere definito la pianificazione dettagliata del progetto, è possibile stabilire la pianificazione e il budget del progetto. Dopo avere definito tutti i componenti, è possibile iniziare a tenere traccia degli scostamenti e ad applicare i piani di gestione delle modifiche.

Inizio pagina

Informazioni sull'autore    Jane Suchan è una program manager con esperienza di gestione di iniziative aziendali e sviluppo di metodologie per la gestione dei progetti. Jane vive a Seattle, Washington.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×