Inserimento di campi di stampa unione

Inserimento di campi di stampa unione

Quando si avvia la stampa unione elettronica, la stampa unione di etichette o la stampa unione di lettere e si connette il documento a una lista di distribuzione, è possibile aggiungere campi di stampa unione per personalizzare il contenuto. I campi unione provengono dalle intestazioni di colonna della lista di distribuzione (nota anche come "origine dati"). Ecco un esempio di come sono visualizzati i campi di una lista di distribuzione di Excel nel documento di stampa unione.

Dati inseriti nei campi di stampa unione

I campi di stampa unione che vengono inseriti recuperano le informazioni dalla lista di distribuzione, personalizzando ogni busta, messaggio di posta elettronica, etichetta o lettera.

Per evitare di inserire i singoli campi nel documento, Word include gli strumenti Blocco di indirizzi e Formula di apertura, che aggiungono tutti i campi per un indirizzo o una formula di apertura, in modo da non doverli aggiungere uno alla volta.

Aggiungere un blocco dell'indirizzo

Per aggiungere facilmente un blocco dell'indirizzo a una lettera, busta o etichetta, usare lo strumento Blocco di indirizzi.

  1. Fare clic nel punto del documento in cui si vuole aggiungere il blocco dell'indirizzo.

  2. Scegliere Blocco di indirizzi.

Campo unione Inserisci blocco di indirizzi

Nota : Se il comando Blocco di indirizzi è disattivato, fare clic su Seleziona destinatari e scegliere il tipo di elenco di indirizzi in uso, ad esempio Contatti di Outlook, un foglio di calcolo di Excel o un file con estensione mdb creato precedentemente in Word. Se non è ancora disponibile un elenco di indirizzi, fare clic su Crea un nuovo elenco per creare un elenco in Word.

Word include opzioni che consentono di rendere il nome nell'indirizzo più formale o più informale.

Suggerimento :  Per applicare l'interlinea singola alle etichette indirizzi, selezionare il campo Blocco di indirizzi, fare clic su Layout di pagina (Word 2013) o Layout (Word 2016) e immettere 0 nelle caselle Prima e Dopo in Spaziatura.

Spaziatura paragrafo

Per assicurarsi che gli indirizzi in un foglio di calcolo di Excel vengano gestiti in modo corretto nella stampa unione, vedere Formattazione di numeri, date e altri valori per la stampa unione.

Aggiungere una formula di apertura

Per aggiungere una formula di apertura standard a un messaggio di posta elettronica o a una lettera, usare lo strumento Formula di apertura.

  1. Fare clic nel punto del documento in cui si vuole aggiungere la formula di apertura.

  2. Scegliere Formula di apertura.

    Screenshot della scheda Lettere di Word, con il comando Formula di apertura evidenziato.

    Nota : Se il comando Formula di apertura è disattivato, scegliere Seleziona destinatari e selezionare il tipo di lista di distribuzione in uso, ad esempio Contatti di Outlook, un foglio di calcolo di Excel o un file con estensione mdb creato precedentemente in Word. Se non è ancora disponibile una lista di distribuzione, fare clic su Crea un nuovo elenco per creare un elenco in Word.

  3. Scegliere lo stile da usare per il nome e impostare altre opzioni.

    Opzioni di Formula di apertura

    Suggerimento :  Per assicurarsi che Word trovi i nomi e gli indirizzi nell'elenco, scegliere Corrispondenza campi. Verificare che nell'elenco siano contenuti i campi desiderati. Se per un campo che si vuole includere è indicato Nessuna corrispondenza, selezionare il relativo elenco a discesa e quindi scegliere il nome che corrisponde alla colonna nell'elenco.

  4. Per fare in modo che il campo venga formattato come desiderato, evidenziare tutto il campo, inclusi gli indicatori alle estremità.

    campo della formula di apertura in un documento di stampa unione

  5. Scegliere Home e quindi controllare il tipo di carattere e le relative dimensioni.

    .

  6. Scegliere Interlinea per verificare che l'impostazione dell'interlinea corrisponda a quella del resto del documento.

    Interlinea nella scheda Home

Dopo aver aggiunto i campi che si vuole unire, digitare le informazioni che devono restare invariate in ogni lettera, messaggio di posta elettronica, busta o etichetta creata durante l'unione.

Aggiungere singoli campi unione

Se si vogliono aggiungere informazioni dalla lista di distribuzione nel documento, è possibile aggiungere un campo unione per volta.

  1. Fare clic nel punto del documento in cui si vuole aggiungere il campo di stampa unione.

  2. Scegliere l'elenco a discesa accanto a Inserisci campo unione e quindi selezionare il nome del campo.

    Menu Inserisci campo unione dei campi disponibili

  3. Se il nome del campo non è visibile nell'elenco, scegliere il pulsante Inserisci campo unione.

    pulsante inserisci campo unione

  4. Scegliere Campi database per visualizzare l'elenco di campi contenuti nell'origine dati.

  5. Nota : Se i campi dell'origine dati non sono visibili, verificare che il documento sia collegato all'origine dati corretta. Scegliere Modifica elenco destinatari e verificare che il campo Origine dati corrisponda all'origine che si intende usare.

  6. Scegliere Inserisci.

Nota : Se i numeri, le valute o le date non sono formattate correttamente, per informazioni vedere Formattare numeri, date e altri campi per la stampa unione.

Uso dei campi di stampa unione avanzati

Quando si crea una lettera o un messaggio di posta elettronica da inviare a tutti i clienti adattando il contenuto del messaggio in base ai valori presenti in determinati campi dell'origine dati, si può usare una regola per compilare un campo. Ad esempio le fatture potrebbero includere la parola "Scaduta" se la data prevista per il saldo è già trascorsa.

Per configurare una regola e un campo avanzato, nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Regole e selezionare il tipo di campo da aggiungere.

Pulsante Regole per aprire il menu delle regole

Per altre informazioni su come usare le regole di stampa unione, vedere l'argomento relativo all'impostazione delle regole di stampa unione

Per istruzioni dettagliate complete, vedere Usare la stampa unione elettronica di Word per la posta elettronica, Stampa unione per le etichette o Usare la stampa unione per personalizzare le lettere.

Aggiungere data o ora

Per inserire la data e/o l'ora corrente nel documento, selezionare Data e ora nel gruppo Testo della scheda Inserisci della barra multifunzione. Nella finestra di dialogo Data e ora selezionare il formato corrispondente a quello che si vuole inserire. Fare clic su OK per inserire la selezione.

Suggerimento : Se si vuole che la data o l'ora venga aggiornata automaticamente in base ai valori correnti ogni volta che si apre il documento in futuro, scegliere la casella di controllo Aggiorna automaticamente prima di fare clic su OK.

Vedere anche

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