Informazioni sullo strumento File SharePoint

Lo strumento File SharePoint offre i seguenti vantaggi alle organizzazioni che memorizzano i contenuti dei file in raccolte documenti di SharePoint:

  • Accesso ai contenuti dei file per utenti selezionati all'esterno dell'organizzazione. Lo strumento File SharePoint consente di collaborare con utenti esterni al firewall aziendale in modo pratico ed efficiente. Inoltre, lo strumento File SharePoint fornisce un ambiente di lavoro centrale per i team ampiamente distribuiti dal punto di vista geografico.

  • Accesso offline ai contenuti del file. Lo strumento File SharePoint fornisce agli utenti mobili, o a coloro che dispongono di un accesso limitato a Internet, un ambiente in cui è possibile accedere, visualizzare e aggiornare i contenuti dei file in modalità offline.

  • Gli utenti dello strumento File SharePoint possono utilizzare specifiche funzionalità avanzate, oltre alle funzionalità disponibili negli altri strumenti dell'area di lavoro.

È necessario tenere presenti i seguenti dettagli e suggerimenti sull'utilizzo di uno strumento File SharePoint per interagire con i file memorizzati in una raccolta documenti di SharePoint:

  • Lo strumento File SharePoint è in grado di eseguire il mapping solo di raccolte documenti in Windows SharePoint Services 3.0 o versioni successive. Se si tenta di eseguire il mapping di una raccolta documenti in una versione precedente di Windows SharePoint Services, viene visualizzato un errore.

  • È consigliabile attivare il controllo delle versioni nei siti di SharePoint da cui vengono recuperati i file in uno strumento File SharePoint. Il controllo delle versioni consente di ridurre al minimo il rischio di perdite di dati che possono verificarsi occasionalmente causa di errori di sincronizzazione o conflitti.

  • Le raccolte documenti di SharePoint contengono metadati non supportati o gestiti nello strumento File SharePoint.

  • Lo strumento File SharePoint non riconosce le visualizzazioni delle raccolte documenti di SharePoint. Di conseguenza, uno strumento File SharePoint può contenere più documenti rispetto a quelli visualizzati nella raccolta documenti, in cui alcuni file vengono esclusi dalle visualizzazioni.

Modalità di sincronizzazione dei dati in uno strumento File SharePoint

I dati vengono sincronizzati in uno strumento File SharePoint nei modi seguenti:

  • I dati vengono sincronizzati tra i membri dell'area di lavoro così come avviene in uno strumento File di Groove: i membri dell'area di lavoro online inviano e ricevono gli aggiornamenti non appena questi vengono salvati nell'area di lavoro.

  • Gli aggiornamenti vengono inviati o ricevuti dal sito di SharePoint automaticamente in base a una pianificazione oppure manualmente, quando il membro dell'area di lavoro che dispone del controllo della sincronizzazione avvia una sincronizzazione.

Informazioni sull'attività dell'autore della sincronizzazione in uno strumento File SharePoint

Un'area di lavoro contenente uno strumento File SharePoint deve includere almeno un membro che dispone di tutte le credenziali seguenti:

  • Accesso alla raccolta documenti desiderata in un sito di SharePoint selezionato.

  • Autorizzazioni di SharePoint necessarie per l'invio e la ricezione di aggiornamenti nel sito di SharePoint.

    Le autorizzazioni minime per l'autore della sincronizzazione, in base alle autorizzazioni standard di SharePoint, sono "Proprietario" con l'opzione "Collaborazione" abilitata. Per siti di SharePoint che dispongono di autorizzazioni personalizzate, l'autore della sincronizzazione deve disporre di autorizzazioni per l'aggiunta, la modifica e l'eliminazione di elementi.

  • Le autorizzazioni necessarie per la sincronizzazione con il sito di SharePoint. Per impostazione predefinita, tutti i membri ad eccezione di quelli con ruolo Ospite dispongono dell'autorizzazione per eseguire la sincronizzazione con la raccolta documenti di SharePoint o per richiedere il controllo della sincronizzazione per lo strumento dall'autore della sincronizzazione corrente.

    Nota : Sebbene un membro dell'area di lavoro con il ruolo Partecipante in genere possa operare come autore della sincronizzazione, questo ruolo normalmente non include l'autorizzazione per l'eliminazione di file. Di conseguenza, un autore della sincronizzazione il cui ruolo è Partecipante potrebbe visualizzare avvisi di sincronizzazione relativi all'impossibilità di eliminare file quando avvia una sincronizzazione.

Un membro che dispone delle autorizzazioni necessarie sia per il sito di SharePoint che per lo strumento File SharePoint può avere la responsabilità di "autore della sincronizzazione", ovvero l'utente che periodicamente avvia la sincronizzazione tra lo strumento File SharePoint e il sito di SharePoint o che abilita la sincronizzazione automatica e pianificata nello strumento File SharePoint. Per eseguire la sincronizzazione, l'autore della sincronizzazione deve essere online e disporre dell'accesso al sito di SharePoint.

Un solo membro dell'area di lavoro può essere l'autore della sincronizzazione per lo strumento File SharePoint. Altri membri che dispongono delle autorizzazioni necessarie possono richiedere di assumere il controllo dell'attività di autore della sincronizzazione. Il membro che è attualmente l'autore della sincronizzazione può quindi decidere di cedere questo ruolo o rifiutare la richiesta e mantenere la responsabilità. L'autore della sincronizzazione non può passare il controllo della sincronizzazione a un altro membro: la responsabilità per questa attività deve essere richiesta da un altro membro.

Se l'autore della sincronizzazione corrente perde le autorizzazioni per questa attività (ad esempio, se il ruolo dell'autore della sincronizzazione nell'area di lavoro viene abbassato di livello o se l'autore della sincronizzazione cessa di essere un membro dell'area di lavoro), il controllo della sincronizzazione viene automaticamente passato un altro membro dell'area di lavoro idoneo. Se non esistono membri dell'area di lavoro che dispongono delle autorizzazioni necessarie, lo strumento File SharePoint non può più essere sincronizzato con il sito di SharePoint e viene ripristinato la funzionalità dello strumento File standard.

Il nome dell'autore della sincronizzazione corrente viene visualizzato sulla barra di stato sopra la scheda dello strumento:

Nome dell'autore della sincronizzazione corrente

La barra di stato segnala all'autore della sincronizzazione quando sono presenti modifiche non sincronizzate nello strumento. Quando l'autore della sincronizzazione fa clic su Sincronizza..., viene visualizzata una finestra Anteprima sincronizzazione con tutti gli aggiornamenti in sospeso, nonché i file in conflitto. L'autore della sincronizzazione può eseguire le operazioni necessarie per risolvere i conflitti prima di procedere con la sincronizzazione.

L'autore della sincronizzazione corrente dovrebbe accettare una richiesta per il passaggio del controllo della sincronizzazione solo a un altro membro che dispone dell'accesso al sito di SharePoint e delle autorizzazioni necessarie per il sito di SharePoint.

In alcuni casi, è necessario passare il controllo della sincronizzazione a un altro membro. Se l'autore della sincronizzazione non sarà in grado di avviare una sincronizzazione per un periodo di tempo prolungato (ad esempio perché assente per ferie), deve richiedere a un altro membro dell'area di lavoro che dispone delle credenziali necessarie di inviare una richiesta per diventare l'autore della sincronizzazione. In alternativa, l'autore della sincronizzazione potrebbe abilitare la sincronizzazione automatica in base a una pianificazione. Questa strategia può tuttavia presentare dei rischi, poiché presuppone che il computer dell'autore della sincronizzazione resterà in esecuzione e online per tutto il tempo.

Tutti i membri dell'area di lavoro visualizzano il nome dell'autore della sincronizzazione corrente nella barra di stato e possono posizionare il puntatore del mouse sull'icona del collegamento della cartella per visualizzare una finestra di messaggio contenente l'URL del sito di SharePoint. I membri dell'area di lavoro che dispongono delle credenziali necessarie possono fare clic sull'icona del collegamento della cartella per aprire un Web browser e passare al sito di SharePoint oppure scegliere Vai a SharePoint dal menu Modifica.

La barra di stato visualizza inoltre per tutti i membri la data e l'ora dell'ultima sincronizzazione. Tutti i membri possono fare clic sull'icona Calendario per visualizzare le informazioni sulla pianificazione della sincronizzazione.

L'autore della sincronizzazione può avviare diverse attività selezionando le opzioni nella barra di stato, tra cui la sincronizzazione, la modifica delle opzioni di pianificazione e la risoluzione degli errori di sincronizzazione.

Opzioni per l'avvio della sincronizzazione

Per l'autore della sincronizzazione sono disponibili due opzioni per l'avvio di una sincronizzazione:

  • Sincronizzazione manuale. Con questa opzione, lo strumento File SharePoint e il sito di SharePoint vengono sincronizzati solo quando l'autore della sincronizzazione sceglie di avviare una sincronizzazione.

  • Sincronizzazione pianificata. Con questa opzione, l'autore della sincronizzazione imposta uno specifico intervallo di tempo per la sincronizzazione automatica.

    Nota : A seconda di fattori quali il carico del traffico di rete corrente, le sincronizzazioni pianificate possono talvolta essere rimandate dal server fino al successivo orario pianificato.

Informazioni sull'esecuzione delle attività di controllo del codice sorgente di SharePoint

Solo l'autore della sincronizzazione può eseguire le seguenti attività di controllo del codice sorgente di SharePoint con i file in uno strumento File SharePoint:

  • Estrazione di file. L'estrazione di un file determina un blocco del file nel sito di SharePoint, impedendo agli utenti con accesso diretto al file nel sito di SharePoint di aggiornarlo mentre viene aggiornato contemporaneamente in SharePoint Workspace.

    Nota : Quando si esegue l'estrazione di un file, viene recuperata la versione più recente del file dalla raccolta documenti di SharePoint, a meno che la versione corrente del file nello strumento File SharePoint disponga di modifiche non sincronizzate. In altre parole, se si modifica il file in SharePoint Workspace e quindi si esegue l'estrazione, la versione modificata del file non verrà sovrascritta dalla copia originale nella raccolta di SharePoint.

  • Archiviazione di file. Quando si archivia un file dallo strumento File SharePoint, il file viene aggiornato nel sito di SharePoint e viene rimosso il blocco impostato durante l'estrazione.

  • Annullamento di un'estrazione. Quando si annulla un'estrazione, viene semplicemente rimosso il blocco dal file nel sito di SharePoint e il file viene reso disponibile per la modifica.

Informazioni sulla duplicazione o archiviazione di aree di lavoro che contengono uno strumento File SharePoint

È possibile duplicare le aree di lavoro che contengono uno strumento File SharePoint oppure salvarle come file di archivio o di modello. È tuttavia necessario tenere presente che lo strumento File SharePoint nell'area di lavoro duplicata, o nelle nuove aree di lavoro create dai file di archivio o di modello, non manterrà la connessione alla raccolta documenti di SharePoint e offrirà solo funzionalità analoghe a quello di un normale strumento File.

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