Informazioni sulla struttura di un database di Access

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Acquisendo familiarità con le tabelle, le maschere, le query e altri oggetti di un database, è possibile eseguire con maggiore semplicità un'ampia gamma di attività, ad esempio immettere i dati in una maschera, aggiungere o rimuovere tabelle, trovare e sostituire dati ed eseguire query.

In questo articolo viene fornita una panoramica di base della struttura di un database di Microsoft Office Access. Access offre diversi strumenti che è possibile utilizzare per acquisire familiarità con la struttura di un database specifico. In questo articolo viene inoltre illustrato come, quando e perché utilizzare ogni strumento.

Per saperne di più

Comprendere le nozioni di base di un database di Access

Visualizzare i dettagli relativi oggetti in un database

Esplorare una tabella in visualizzazione struttura

Visualizzare le relazioni tra tabelle

Vedere come oggetti usare altri oggetti

Comprendere i concetti di base di un database di Access

Un database è un insieme di informazioni correlate a un argomento o a uno scopo particolare, ad esempio la registrazione degli ordini dei clienti o la gestione di una raccolta musicale. Se il database non è archiviato in un computer o se vi sono archiviate solo alcune parti, si potrebbe dover tenere traccia di informazioni provenienti da numerose origini che è necessario coordinare e organizzare.

Si supponga, ad esempio, che i numeri di telefono dei fornitori siano archiviati in diverse posizioni: in un file schedario, nei file delle informazioni sui prodotti in un file CAB e in un foglio di calcolo contenente i dati relativi agli ordini. Se un numero di telefono cambia, potrebbe essere necessario aggiornarlo in tutte e tre le posizioni. In un database di Access ben progettato il numero di telefono è archiviato una sola volta, pertanto è sufficiente aggiornare le informazioni in un'unica posizione. Di conseguenza, quando si aggiorna il numero di telefono di un fornitore, questo viene aggiornato automaticamente in tutte le posizioni nel database in cui viene utilizzato.

File di database di Access

È possibile utilizzare Access per gestire tutte le informazioni in un unico file. In un file di database di Access è possibile utilizzare:

  • Tabelle per l'archiviazione dei dati.

  • Query per la ricerca e il recupero dei soli dati desiderati.

  • Maschere per la visualizzazione, l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati delle tabelle.

  • Report per l'analisi o la stampa dei dati con un layout specifico.

Dati di tabelle utilizzati in una query, in una maschera e in un report

1. Archiviazione dei dati una sola volta in un'unica tabella e visualizzazione da più posizioni. Quando si aggiornano i dati, questi vengono automaticamente aggiornati in tutte le posizioni in cui sono presenti.

2. Recupero dei dati tramite una query.

3. Visualizzazione o immissione dei dati tramite una maschera.

4. Visualizzazione o stampa dei dati tramite un report.

Tutti questi elementi, ossia tabelle, query, maschere e report, sono oggetti di database.

Nota : Alcuni database di Access contengono collegamenti a tabelle archiviate in altri database. Si può ad esempio disporre di un database di Access contenete solo tabelle e di un altro database contenete i collegamenti a tali tabelle, nonché query, maschere e report basati sulle tabelle collegate. Nella maggior parte dei casi il fatto che una tabella sia collegata o effettivamente archiviata nel database non comporta alcuna differenza.

Tabelle e relazioni

Per archiviare i dati, è possibile creare una tabella per ogni tipo di informazioni da registrare. I tipi di informazioni possono includere informazioni sui clienti, prodotti e dettagli sugli ordini. Per riunire i dati di più tabelle in una query, una maschera o un report, è necessario definire le relazioni tra tabelle.

Data archiviati in tabelle unite in campi correlati

1. Le informazioni sui clienti che in precedenza si trovavano in una lista di distribuzione sono ora raccolte nella tabella Clienti.

2. Le informazioni sugli ordini che in precedenza si trovavano in un foglio di calcolo sono ora raccolte nella tabella Ordini

3. Un ID univoco, ad esempio un ID cliente, distingue i record di una tabella. Se si aggiunge un campo ID univoco di una tabella in un'altra tabella e si definisce una relazione tra i due campi, in Access è possibile rilevare le corrispondenze tra i record correlati di entrambe le tabelle e unire tali record in una maschera, un report o una query.

Query

Una query può aiutare a trovare e recuperare solo i dati che soddisfano le condizioni specificate, compresi i dati di più tabelle. È inoltre possibile utilizzare una query per aggiornare o eliminare più record contemporaneamente, nonché eseguire calcoli predefiniti o personalizzati sui dati

query che restituisce i risultati da diverse tabelle

1. La tabella Clienti contiene informazioni sui clienti.

2. La tabella Ordini contiene informazioni sugli ordini dei clienti.

3. Questa query consente di recuperare i dati dei campi ID ordine e Data richiesta dalla tabella Ordini e dei campi Nome società e Città dalla tabella Clienti. La query restituisce solo gli ordini effettuati in aprile e solo per i clienti con sede a Londra.

Moduli

È possibile utilizzare una maschera per visualizzare, immettere e modificare i dati in modo semplice una riga per volta. È inoltre possibile utilizzare una maschera per eseguire altre operazioni, ad esempio per inviare i dati a un'altra applicazione. Le maschere in genere contengono controlli collegati a campi sottostanti nelle tabelle. Quando si apre una maschera, tramite Access vengono recuperati i dati da una o più di tali tabelle, quindi tali dati vengono visualizzati nel layout scelto al momento della creazione della maschera. È possibile creare una maschera utilizzando uno dei comandi Maschera disponibili sulla barra multifunzione o la Creazione guidata Maschera oppure è possibile crearla autonomamente in visualizzazione Struttura.

Le maschere possono aiutare a visualizzare e immettere i dati

1. In una tabella vengono visualizzati molti record contemporaneamente, ma per vedere tutti i dati di un singolo record potrebbe essere necessario scorrere orizzontalmente. Quando si visualizza una tabella, inoltre, non è possibile aggiornare i dati di più di una tabella contemporaneamente.

2. In una maschera viene visualizzato un record alla volta e possono essere visualizzati i campi di più tabelle, nonché immagini e altri oggetti.

3. In una maschera può essere disponibile un pulsante che consente di stampare un report, aprire altri oggetti o automatizzare in altro modo le attività.

Report

È possibile utilizzare un report per analizzare rapidamente i dati o presentarli in un determinato modo sulla stampa o in altri formati. È ad esempio possibile inviare a un collega un report in cui sono raggruppati i dati e vengono calcolati i totali oppure creare un report con i dati relativi agli indirizzi formattati per la stampa di etichette indirizzo.

Report in cui sono visualizzati i dati formattati o calcolati

1. Utilizzo di un report per creare etichette indirizzo.

2. Utilizzo di un report per visualizzare i totali in un grafico.

3. Utilizzo di un report per visualizzare i totali calcolati.

Ora che si è acquisita familiarità con la struttura di base di un database di Access, è possibile proseguire la lettura per comprendere come utilizzare gli strumenti predefiniti per esplorare un database di Access specifico.

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Visualizzare le informazioni sugli oggetti in un database

Uno dei metodi migliori per apprendere informazioni su un database specifico consiste nell'utilizzare l'Analizzatore database. Questo strumento consente di creare un report contenete informazioni dettagliate sugli oggetti di un database. Scegliere innanzitutto gli oggetti per i quali si desidera ottenere le informazioni nel report. Quando si esegue l'Analizzatore database, il relativo report contiene tutti i dati sugli oggetti di database selezionati.

  1. Aprire il database che si desidera documentare.

  2. Nel gruppo Analizza della scheda Strumenti database fare clic su Analizzatore database.

  3. Nella finestra di dialogo Analizzatore fare clic sulla scheda che rappresenta il tipo di oggetto di database per il quale si desiderano informazioni. Per creare un report per tutti gli oggetti di un database, fare clic sulla scheda Tutti i tipi di oggetti.

  4. Selezionare uno o più oggetti elencati nella scheda. Per selezionare tutti gli oggetti di una scheda, fare clic su Seleziona tutto.

  5. Scegliere OK.

    Tramite l'Analizzatore database verrà creato un report contenente informazioni dettagliate per ogni oggetto selezionato, quindi il report verrà aperto in anteprima di stampa. Se, ad esempio, si esegue l'Analizzatore database su una maschera per l'immissione di dati, nel report creato saranno indicate le proprietà dell'intera maschera, quelle di ogni sezione della maschera e quelle di pulsanti, etichette, caselle di testo e altri controlli presenti nella maschera, nonché eventuali moduli di codice e autorizzazioni utente associati alla maschera.

  6. Per stampare il report, fare clic su Stampa nel gruppo Stampa della scheda Anteprima di stampa.

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Esplorare una tabella in visualizzazione Struttura

Aprendo una tabella in visualizzazione Struttura è possibile analizzare in modo dettagliato la struttura della tabella. È ad esempio possibile visualizzare il tipo di dati impostato per ogni campo, individuare eventuali maschere di input o vedere se la tabella usa campi di ricerca, ossia campi che usano query per estrarre i dati da altre tabelle. Queste informazioni sono utili in quanto i tipi di dati e le maschere di input possono influenzare la possibilità di trovare i dati ed eseguire query di aggiornamento. Supponiamo ad esempio di voler usare una query di aggiornamento per aggiornare campi specifici di una tabella copiando i dati di campi simili di un'altra tabella. Se i tipi di dati di ogni campo nelle tabelle di origine e di destinazione non coincidono, la query non verrà eseguita.

  1. Aprire il database che si desidera analizzare.

  2. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si desidera esplorare, quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  3. Se necessario, analizzare il nome di ogni campo della tabella e il tipo di dati assegnato a ogni campo.

    Il tipo di dati assegnato a un campo può limitare le dimensioni e il tipo di dati che gli utenti possono immettere in un campo. È ad esempio possibile limitare l'immissione in un campo di testo a 20 caratteri e non è possibile immettere dati di testo in un campo per cui è impostato il tipo di dati Numerico.

  4. Per determinare se un campo è un campo di ricerca, fare clic sulla scheda Ricerca nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella, sotto Proprietà campo.

    In un campo di ricerca viene visualizzato un insieme di valori (uno o più campi, ad esempio nome e cognome), ma in genere viene archiviato un diverso insieme di valori (un campo, ad esempio un ID numerico). In un campo di ricerca può ad esempio essere archiviato l'ID di un dipendente (valore archiviato) ma può venire visualizzato il nome del dipendente (valore visualizzato). Quando si utilizza un campo di ricerca in un'espressione o in un'operazione di ricerca e sostituzione, si utilizza il valore archiviato e non quello visualizzato. La conoscenza dei valori archiviati e visualizzati di un campo di ricerca consente di verificare che un'espressione o un'operazione di ricerca e sostituzione che utilizza il campo di ricerca funzioni nel modo previsto.

    Nella figura seguente è illustrato un tipico campo di ricerca. Tenere presente che le impostazioni visualizzate per la proprietà Origine riga del campo possono variare.

    Utilizzo di una tabella o di una query come origine dati per un campo di ricerca

    Nel campo di ricerca illustrato viene utilizzata una query per recuperare i dati da un'altra tabella. È anche possibile visualizzare un altro tipo di campo di ricerca, detto elenco dei valori, in cui viene utilizzato un elenco di opzioni specificato a livello di codice. Nella figura è illustrato un tipico elenco dei valori.

    utilizzo di un elenco dei valori come origine dati per un campo di ricerca

    Per impostazione predefinita, negli elenchi dei valori viene utilizzato il tipo di dati Testo.

    Il modo migliore per trovare gli elenchi di ricerca e valore è visualizzata la scheda Cerca e quindi scegliendo le voci nella colonna Tipo di dati per ogni campo della tabella. Per ulteriori informazioni sulla creazione di campi di ricerca e gli elenchi di valori, vedere creare un campo di ricerca.

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Visualizzare le relazioni tra le tabelle

Per visualizzare una rappresentazione grafica delle tabelle di un database, dei campi di ogni tabella e delle relazioni tra tabelle, utilizzare la scheda a oggetti Relazioni, che fornisce un'immagine globale della struttura delle relazioni e delle tabelle di un database, che è importante conoscere quando è necessario creare o modificare le relazioni tra le tabelle.

Nota : È inoltre possibile utilizzare la scheda a oggetti Relazioni per aggiungere, modificare o eliminare relazioni.

  • Aprire il database che si desidera analizzare.

  • Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti Database fare clic su relazioni..

Verrà visualizzata la scheda a oggetti Relazioni, in cui sono indicate le relazioni tra tutte le tabelle del database aperto.

Relazione tra due tabelle

Per ulteriori informazioni sulle relazioni delle tabelle, vedere Guida alle relazioni tra tabelle.

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Visualizzare in che modo gli oggetti utilizzano altri oggetti

Nel riquadro Dipendenze oggetti viene illustrato in che modo gli oggetti di database, ad esempio tabelle, maschere, query e report, interagiscono con o dipendono da altri oggetti.

È possibile utilizzare il riquadro Dipendenze oggetti per evitare di eliminare inavvertitamente origini record. Si supponga, ad esempio, di disporre di una query Ordini trimestrali in un database Vendite e di non avere più bisogno della query. Prima di eliminare la query, è necessario verificare se altri oggetti di database, ad esempio una maschera o un report, utilizzano tale query come origine dati. È quindi possibile modificare gli oggetti dipendenti per rimuovere i riferimenti alla query oppure eliminare gli oggetti dipendenti insieme alla query. Visualizzando un elenco completo di oggetti dipendenti è possibile risparmiare tempo evitando di verificare manualmente le proprietà degli oggetti e ridurre al minimo le possibilità di errore individuando dettagli che potrebbero sfuggire a un controllo manuale.

Quando si desidera modificare la struttura di un oggetto di database, il riquadro Dipendenze oggetti può anche essere utile per scoprire in che modo altri oggetti verranno influenzati dalla modifica alla struttura. È consigliabile utilizzare il riquadro Dipendenze oggetti come supporto nella pianificazione delle principali modifiche alla struttura.

Usare il riquadro Dipendenze oggetti

  1. Aprire il database che si desidera analizzare.

  2. Nel riquadro di spostamento selezionare o aprire una tabella, una maschera, un report o una query.

  3. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Dipendenze oggetti.

  4. Se richiesto, fare clic su OK per aggiornare le informazioni sulle dipendenze.

    Verrà visualizzato il riquadro Dipendenze oggetti.

    riquadro dipendenze oggetti

  5. Per visualizzare un elenco di oggetti che utilizzano l'oggetto selezionato al passaggio 2, fare clic su Oggetti dipendenti nella parte superiore del riquadro. Per visualizzare un elenco di oggetti utilizzati dall'oggetto selezionato, fare clic su Oggetti da cui dipende.

  6. Per visualizzare le informazioni sulle dipendenze per un oggetto, fare clic sull'icona di espansione (+) accanto all'oggetto. In Access vengono visualizzati fino a quattro livelli di dipendenze per un oggetto.

Quando si utilizza il riquadro Dipendenze oggetti, tenere presente quanto segue:

  • Le informazioni sulle dipendenze sono disponibili solo se si dispone delle autorizzazioni necessarie per aprire un oggetto in visualizzazione Struttura.

  • Nel riquadro non vengono visualizzate informazioni per le macro e i moduli di codice.

  • Il riquadro funziona solo per tabelle, maschere, report e query, ad eccezione dei seguenti tipi di query:

    • Query di comando, ovvero query che consentono di inserire, aggiornare o eliminare dati.

    • Query specifiche di SQL, incluse query di unione, query di definizione dei dati e query pass-through.

    • Sottoquery

      Quando in Access vengono individuate query nidificate, le informazioni sulle dipendenze vengono generate solo per la query esterna. Questa regola si applica anche alle tabelle di origine e alle query di un foglio dati secondario, nonché ai campi di ricerca.

  • In Access le informazioni sulle dipendenze vengono generate tramite ricerche nei mapping dei nomi gestiti dalla funzionalità di correzione automatica nome, che consente la correzione automatica degli errori comuni che possono verificarsi quando vengono rinominati maschere, report, tabelle, query, campi o controlli di maschere e report. Se la funzionalità Tieni traccia delle informazioni di correzione è disattivata, per poter visualizzare le informazioni sulle dipendenze verrà richiesto di attivarla.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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