Informazioni sulla struttura di un database di Access

Informazioni sulla struttura di un database di Access

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Acquisendo familiarità con le tabelle, le maschere, le query e altri oggetti di un database, è possibile eseguire con maggiore semplicità un'ampia gamma di attività, ad esempio immettere i dati in una maschera, aggiungere o rimuovere tabelle, trovare e sostituire dati ed eseguire query.

Questo articolo fornisce una panoramica di base della struttura di un database di Access. Access offre diversi strumenti che è possibile usare per acquisire familiarità con la struttura di un database specifico. Questo articolo spiega anche come, quando e perché usare ogni strumento.

Nota : Questo articolo si riferisce ai database di Access tradizionali costituiti da un file o da un insieme di file contenente tutti i dati e le caratteristiche dell'applicazione, ad esempio i moduli per l'immissione di dati. Alcune informazioni non sono valide per i database Web, un nuovo tipo di database di Access che viene pubblicato sul Web tramite SharePoint Server con Access Services. Per altre informazioni sui database Web, vedere l'articolo Creare un database da condividere sul Web.

In questo articolo

Panoramica

Visualizzare le informazioni sugli oggetti in un database

Esplorare una tabella in visualizzazione Struttura

Visualizzare le relazioni tra le tabelle

Vedere in che modo gli oggetti usano altri oggetti

Panoramica

Un database è una raccolta di informazioni correlate a un argomento o a uno scopo particolare, ad esempio la registrazione degli ordini dei clienti o la gestione di una raccolta di brani musicali. Se il database non è archiviato in un computer o se vi sono archiviate solo alcune parti, si potrebbe dover tenere traccia di informazioni provenienti da numerose origini che è necessario coordinare e organizzare.

Supponiamo ad esempio che i numeri di telefono dei fornitori siano archiviati in diverse posizioni: in un file schedario che contiene tutti i numeri di telefono dei fornitori, nei file delle informazioni sui prodotti in un file CAB e in un foglio di calcolo contenente i dati relativi agli ordini. Se un numero di telefono cambia, potrebbe essere necessario aggiornarlo in tutte e tre le posizioni. In un database di Access ben progettato il numero di telefono è archiviato una sola volta, pertanto è sufficiente aggiornare le informazioni in un'unica posizione. Di conseguenza, quando si aggiorna il numero di telefono di un fornitore, questo viene aggiornato automaticamente in tutte le posizioni del database in cui viene usato.

File di database di Access

È possibile usare Access per gestire tutte le informazioni in un unico file. In un file di database di Access è possibile usare:

  • Tabelle per l'archiviazione dei dati.

  • Query per la ricerca e il recupero dei soli dati necessari.

  • Maschere per la visualizzazione, l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati delle tabelle.

  • Report per l'analisi o la stampa dei dati con un layout specifico.

Dati di tabelle utilizzati in una query, in una maschera e in un report

1. Archiviare i dati una sola volta in un'unica tabella ma visualizzarli da più posizioni. Quando si aggiornano i dati, questi vengono automaticamente aggiornati in tutte le posizioni in cui sono presenti.

2. Recuperare i dati tramite una query.

3. Visualizzare o immettere i dati tramite una maschera.

4. Visualizzare o stampare i dati tramite un report.

Tutti questi elementi, ossia tabelle, query, maschere e report, sono oggetti di database.

Nota : Alcuni database di Access contengono collegamenti a tabelle archiviate in altri database. Si può ad esempio avere un database di Access che contiene solo tabelle e un altro database che contiene i collegamenti a tali tabelle, oltre a query, maschere e report basati sulle tabelle collegate. Nella maggior parte dei casi il fatto che una tabella sia collegata o effettivamente archiviata nel database non comporta alcuna differenza.

Tabelle e relazioni

Per archiviare i dati, è possibile creare una tabella per ogni tipo di informazioni da registrare. I tipi di informazioni possono includere informazioni sui clienti, prodotti e dettagli sugli ordini. Per riunire i dati di più tabelle in una query, una maschera o un report, è necessario definire le relazioni tra tabelle.

Nota : In un database Web non è possibile usare la scheda dell'oggetto Relazioni per creare relazioni. Per creare relazioni in un database Web, si possono usare i campi di ricerca.

Data archiviati in tabelle unite in campi correlati

1. Le informazioni sui clienti che in precedenza si trovavano in una lista di distribuzione sono ora raccolte nella tabella Clienti.

2. Le informazioni sugli ordini che in precedenza si trovavano in un foglio di calcolo sono ora raccolte nella tabella Ordini.

3. Un ID univoco, ad esempio un ID cliente, distingue i record di una tabella. Se si aggiunge un campo ID univoco di una tabella in un'altra tabella e si definisce una relazione tra i due campi, Access può rilevare le corrispondenze tra i record correlati di entrambe le tabelle e unire tali record in una maschera, un report o una query.

Query

Una query può aiutare a trovare e recuperare solo i dati che soddisfano le condizioni specificate, compresi i dati di più tabelle. Si può usare una query anche per aggiornare o eliminare più record contemporaneamente, oltre che per eseguire calcoli predefiniti o personalizzati sui dati.

Nota : Non è possibile usare una query per aggiornare o eliminare record in un database Web.

query che restituisce i risultati da diverse tabelle

1. La tabella Clienti contiene informazioni sui clienti.

2. La tabella Ordini contiene informazioni sugli ordini dei clienti.

3. Questa query recupera i dati dei campi ID ordine e Data richiesta dalla tabella Ordini e dei campi Nome società e Città dalla tabella Clienti. La query restituisce solo gli ordini effettuati in aprile e solo per i clienti con sede a Londra.

Maschere

È possibile usare una maschera per visualizzare, immettere e modificare facilmente i dati una riga per volta. Si può usare una maschera anche per eseguire altre operazioni, ad esempio per inviare i dati a un'altra applicazione. Le maschere in genere contengono controlli collegati a campi sottostanti nelle tabelle. Quando si apre una maschera, Access recupera i dati da una o più di tali tabelle, quindi visualizza i dati nel layout scelto al momento della creazione della maschera. È possibile creare una maschera usando uno dei comandi Maschera disponibili sulla barra multifunzione o la Creazione guidata Maschera oppure è possibile crearla autonomamente in visualizzazione Struttura.

Nota : Nei database Web si usa la visualizzazione Layout e non la visualizzazione Struttura per creare maschere e report.

Le maschere possono aiutare a visualizzare e immettere i dati

1. In una tabella vengono visualizzati molti record contemporaneamente, ma per vedere tutti i dati di un singolo record potrebbe essere necessario scorrere orizzontalmente. Quando si visualizza una tabella, inoltre, non è possibile aggiornare i dati di più tabelle contemporaneamente.

2. In una maschera viene visualizzato un record alla volta e possono essere visualizzati i campi di più tabelle, oltre a immagini e altri oggetti.

3. Una maschera può contenere un pulsante che consente di stampare un report, aprire altri oggetti o automatizzare in altro modo le attività.

Report

È possibile usare un report per analizzare rapidamente i dati o presentarli in un determinato modo sulla stampa o in altri formati. Si può ad esempio inviare a un collega un report in cui sono raggruppati i dati e vengono calcolati i totali oppure creare un report con i dati relativi agli indirizzi formattati per la stampa di etichette indirizzo.

Report in cui sono visualizzati i dati formattati o calcolati

1. Usare un report per creare etichette indirizzo.

2. Usare un report per visualizzare i totali in un grafico.

3. Usare un report per visualizzare i totali calcolati.

Ora che si è acquisita familiarità con la struttura di base di un database di Access, è possibile proseguire la lettura per imparare a usare gli strumenti predefiniti per esplorare un database di Access specifico.

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Visualizzare le informazioni sugli oggetti in un database

Uno dei metodi migliori per apprendere informazioni su un database specifico consiste nell'usare l'Analizzatore database. Questo strumento consente di creare un report contenente informazioni dettagliate sugli oggetti di un database. Scegliere prima di tutto gli oggetti per i quali si vogliono ottenere le informazioni nel report. Quando si esegue l'Analizzatore database, il relativo report contiene tutti i dati sugli oggetti di database selezionati.

  1. Aprire il database che si desidera documentare.

  2. Fare clic su Strumenti database e quindi, nel gruppo Analizza, fare clic su Analizzatore database.

  3. Nella finestra di dialogo Analizzatore fare clic sulla scheda che rappresenta il tipo di oggetto di database da documentare. Per creare un report per tutti gli oggetti di un database, fare clic sulla scheda Tutti i tipi di oggetti.

  4. Selezionare uno o più oggetti elencati nella scheda. Per selezionare tutti gli oggetti di una scheda, fare clic su Seleziona tutto.

  5. Fare clic su OK.

    L'Analizzatore database crea un report contenente informazioni dettagliate per ogni oggetto selezionato, quindi lo apre in anteprima di stampa. Se ad esempio si esegue l'Analizzatore database su una maschera per l'immissione di dati, nel report creato saranno indicate le proprietà dell'intera maschera, quelle di ogni sezione della maschera e quelle di pulsanti, etichette, caselle di testo e altri controlli presenti nella maschera, nonché eventuali moduli di codice e autorizzazioni utente associati alla maschera.

  6. Per stampare il report, nel gruppo Stampa della scheda Anteprima di stampa fare clic su Stampa.

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Esplorare una tabella in visualizzazione Struttura

Nota : La visualizzazione Struttura non è disponibile per le tabelle di database Web.

Aprendo una tabella in visualizzazione Struttura è possibile analizzare in modo dettagliato la struttura della tabella. È ad esempio possibile visualizzare il tipo di dati impostato per ogni campo, individuare eventuali maschere di input o vedere se la tabella usa campi di ricerca, ossia campi che usano query per estrarre i dati da altre tabelle. Queste informazioni sono utili in quanto i tipi di dati e le maschere di input possono influenzare la possibilità di trovare i dati ed eseguire query di aggiornamento. Supponiamo ad esempio di voler usare una query di aggiornamento per aggiornare campi specifici di una tabella copiando i dati di campi simili di un'altra tabella. Se i tipi di dati di ogni campo nelle tabelle di origine e di destinazione non coincidono, la query non verrà eseguita.

  1. Aprire il database che si vuole analizzare.

  2. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che si vuole esplorare, quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  3. Se necessario, analizzare il nome di ogni campo della tabella e il tipo di dati assegnato a ogni campo.

    Il tipo di dati assegnato a un campo può limitare le dimensioni e il tipo di dati che gli utenti possono immettere in un campo. È ad esempio possibile limitare l'immissione in un campo di testo a 20 caratteri e impedire l'immissione di dati di testo in un campo per cui è impostato il tipo di dati Numerico.

  4. Per determinare se un campo è un campo di ricerca, fare clic sulla scheda Ricerca nella sezione inferiore della griglia di struttura della tabella, sotto Proprietà campo.

    Un campo di ricerca visualizza un insieme di valori (uno o più campi, ad esempio nome e cognome), ma in genere archivia un diverso insieme di valori (un solo campo, ad esempio un ID numerico). Un campo di ricerca può ad esempio archiviare l'ID di un dipendente (valore archiviato), ma visualizzare il nome del dipendente (valore visualizzato). Quando si usa un campo di ricerca in un'espressione o in un'operazione di ricerca e sostituzione, si usa il valore archiviato e non quello visualizzato. La conoscenza dei valori archiviati e visualizzati di un campo di ricerca consente di verificare che un'espressione o un'operazione di ricerca e sostituzione che usa il campo di ricerca funzioni nel modo previsto.

    La figura seguente illustra un tipico campo di ricerca. Tenere presente che le impostazioni visualizzate per la proprietà Origine riga del campo possono variare.

    Utilizzo di una tabella o di una query come origine dati per un campo di ricerca

    Il campo di ricerca illustrato qui usa una query per recuperare i dati da un'altra tabella. È anche possibile visualizzare un altro tipo di campo di ricerca, detto elenco dei valori, che usa un elenco di opzioni hardcoded. La figura illustra un tipico elenco dei valori.

    utilizzo di un elenco dei valori come origine dati per un campo di ricerca

    Per impostazione predefinita, negli elenchi dei valori viene usato il tipo di dati Testo.

    Il modo migliore per trovare campi di ricerca ed elenchi dei valori consiste nel visualizzare la scheda Ricerca, quindi fare clic sulle voci della colonna Tipo dati per ogni campo della tabella. Per altre informazioni sulla creazione di campi di ricerca ed elenchi dei valori, fare clic sui collegamenti disponibili nella sezione Vedere anche.

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Visualizzare le relazioni tra le tabelle

Nota : Non è possibile usare la scheda dell'oggetto Relazioni in un database Web.

Per visualizzare una rappresentazione grafica delle tabelle di un database, dei campi di ogni tabella e delle relazioni tra tabelle, usare la scheda dell'oggetto Relazioni, chefornisce un'immagine globale della struttura delle relazioni e delle tabelle di un database, che è fondamentale conoscere quando è necessario creare o modificare le relazioni tra le tabelle.

Nota : È possibile usare la scheda dell'oggetto Relazioni anche per aggiungere, modificare o eliminare relazioni.

  • Aprire il database che si vuole analizzare.

  • Nel gruppo Relazioni della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

Verrà visualizzata la scheda dell'oggetto Relazioni, in cui sono indicate le relazioni fra tutte le tabelle del database aperto.

Relazione tra due tabelle

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Vedere in che modo gli oggetti usano altri oggetti

Il riquadro Dipendenze oggetti illustra in che modo gli oggetti di database, ad esempio tabelle, maschere, query e report, interagiscono con o dipendono da altri oggetti.

È possibile usare il riquadro Dipendenze oggetti per evitare di eliminare inavvertitamente origini record. Supponiamo ad esempio di avere una query Ordini trimestrali in un database Vendite e di non averne più bisogno. Prima di eliminare la query, è necessario verificare se altri oggetti di database, ad esempio una maschera o un report, la usano come origine dati. È quindi possibile modificare gli oggetti dipendenti per rimuovere i riferimenti alla query oppure eliminare gli oggetti dipendenti insieme alla query. Visualizzando un elenco completo di oggetti dipendenti è possibile risparmiare tempo evitando di verificare manualmente le proprietà degli oggetti e ridurre al minimo le possibilità di errore individuando dettagli che potrebbero sfuggire a un controllo manuale.

Quando si vuole modificare la struttura di un oggetto di database, il riquadro Dipendenze oggetti può anche essere utile per scoprire in che modo altri oggetti verranno influenzati dalla modifica alla struttura. È consigliabile usare il riquadro Dipendenze oggetti come supporto nella pianificazione delle principali modifiche alla struttura.

Usare il riquadro Dipendenze oggetti

  1. Aprire il database che si vuole esaminare.

  2. Nel riquadro di spostamento selezionare o aprire una tabella, una maschera, un report o una query.

  3. Nel gruppo Relazioni della scheda Strumenti database fare clic su Dipendenze oggetti.

  4. Se richiesto, fare clic su OK per aggiornare le informazioni sulle dipendenze.

    Nota : L'aggiornamento delle informazioni sulle dipendenze può richiedere del tempo.

    Verrà visualizzato il riquadro Dipendenze oggetti.

    riquadro dipendenze oggetti

  5. Per visualizzare un elenco di oggetti che usano l'oggetto selezionato al passaggio 2, fare clic su Oggetti dipendenti nella parte superiore del riquadro. Per visualizzare un elenco di oggetti usati dall'oggetto selezionato, fare clic su Oggetti da cui dipende.

  6. Per visualizzare le informazioni sulle dipendenze per un oggetto, fare clic sull'icona di espansione (+) accanto all'oggetto. Access visualizza fino a quattro livelli di dipendenze per un oggetto.

Quando si usa il riquadro Dipendenze oggetti, tenere presente quanto segue:

  • Le informazioni sulle dipendenze sono disponibili solo se si hanno le autorizzazioni necessarie per aprire un oggetto in visualizzazione Struttura.

  • Nel riquadro non vengono visualizzate informazioni per le macro e i moduli di codice.

  • Il riquadro funziona solo per tabelle, maschere, report e query, ad eccezione dei tipi di query seguenti:

    • Query di comando, ossia query che consentono di inserire, aggiornare o eliminare dati

    • Query specifiche di SQL, incluse query di unione, query di definizione dei dati e query pass-through

    • Sottoquery

      Quando Access individua query annidate, le informazioni sulle dipendenze vengono generate solo per la query più esterna. Questa regola si applica anche alle tabelle di origine e alle query di un foglio dati secondario, oltre che ai campi di ricerca.

  • Access genera le informazioni sulle dipendenze tramite ricerche nei mapping dei nomi gestiti dalla funzionalità di correzione automatica nome, che consente la correzione automatica degli errori comuni che possono verificarsi quando si rinominano maschere, report, tabelle, query, campi o controlli di maschere e report. Se la funzionalità Tieni traccia delle informazioni di correzione è disabilitata, per poter visualizzare le informazioni sulle dipendenze verrà chiesto di attivarla.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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