Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

I flussi di lavoro di SharePoint sono mini applicazioni pre-programmate che semplificano e automatizzano un gran numero di processi aziendali, dalla raccolta di firme, commenti o approvazioni per un piano o un documento alla registrazione dello stato corrente di una procedura di routine. I flussi di lavoro di SharePoint consentono di risparmiare tempo e fatica e di garantire la coerenza e l'efficienza delle attività eseguite a intervalli regolari.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

Questo articolo riguarda i flussi di lavoro pre-programmati inclusi in SharePoint 2010. Per questi flussi di lavoro le opzioni vengono scelte in un modulo di associazione quando si aggiungono versioni dei flussi di lavoro stessi da usare all'interno di elenchi, raccolte e intere raccolte siti.

È anche possibile personalizzare in modo più esteso i tipi di flusso di lavoro inclusi e persino creare da zero flussi di lavoro personalizzati, usando SharePoint Designer e altre applicazioni. Per altre informazioni su questi processi, vedere l'articolo Introduzione alla progettazione e personalizzazione di flussi di lavoro.

Per ora, in questo articolo approfondiremo la conoscenza dell'intero set di flussi di lavoro inclusi.

Se si preferisce passare direttamente alle istruzioni dettagliate per un flusso di lavoro specifico, i singoli collegamenti sono disponibili nella sezione Altri suggerimenti, rapidamente raggiungibile dal collegamento nel sommario che segue.

Per saperne di più

Cos'è un flusso di lavoro di SharePoint?

Quali processi possono essere automatizzati usando un flusso di lavoro di SharePoint?

Approvazione (inoltro di un documento o di un elemento per approvazione o rifiuto)

Raccolta commenti e suggerimenti (inoltro di un documento o di un elemento per ricevere commenti)

Raccolta firme (inoltro di un documento, di una cartella di lavoro o di un modulo per raccogliere firme digitali)

Approvazione dell'eliminazione (gestione della scadenza e della conservazione dei documenti)

Tre stati (traccia di un problema, di un progetto o di un'attività attraverso tre stati o fasi)

Chi può aggiungere e avviare un flusso di lavoro di SharePoint?

Come si aggiunge e si esegue un flusso di lavoro di SharePoint?

È possibile creare flussi di lavoro SharePoint personalizzati di quella personale?

Altri suggerimenti

Cos'è un flusso di lavoro di SharePoint?

Probabilmente tutti sanno cos'è un diagramma di flusso. Si tratta della rappresentazione grafica di un processo, in cui ogni passaggio contiene istruzioni sulle azioni da eseguire.

Processo del flusso di lavoro

Un flusso di lavoro di SharePoint è simile a un flusso di lavoro automatizzato ed elimina gran parte della fatica, della congettura e della casualità dai processi di lavoro standard.

Ad esempio, vediamo il processo illustrato di approvazione di un documento. Se si esegue questo processo manualmente, è necessario eseguire molti controlli, registrazioni, inoltri di documenti e invii di promemoria, personalmente o con l'aiuto di uno o più colleghi. Si tratta di molto lavoro in più e (cosa forse anche peggiore) di una fonte costante di interruzioni.

Ma se per eseguire il processo si usa il flusso di lavoro di SharePoint di approvazione dei documenti, tutte le operazioni di controllo, traccia, promemoria e inoltro vengono eseguite dal flusso di lavoro, automaticamente. Se un'attività è in ritardo o si verifica un altro intoppo, la maggior parte dei flussi di lavoro inclusi informa l'utente generando una notifica. Nessun membro del gruppo deve svolgere il compito di monitorare attivamente il processo, perché in un flusso di lavoro di SharePoint è il processo che esegue attivamente il monitoraggio di se stesso.

Eseguire un flusso di lavoro di SharePoint è facile. Basta scegliere il tipo di flusso di lavoro, specificare le opzioni più adatte alla situazione e affidare il controllo a SharePoint. Naturalmente, è possibile annullare o interrompere un flusso di lavoro in qualunque momento.

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Quali processi possono essere automatizzati usando un flusso di lavoro di SharePoint?

I tipi di flusso di lavoro inclusi in SharePoint svolgono la funzione di modelli. Si aggiunge una versione del flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta o per un'intera raccolta siti usando un modulo di avvio per specificare le opzioni e le selezioni che si vogliono applicare alla versione,ad esempio a chi il flusso di lavoro deve assegnare le attività, quali sono le scadenze delle attività, come e da chi può essere avviato il flusso di lavoro e quali sono le istruzioni da includere nelle notifiche delle attività.

SharePoint 2010 offre cinque tipi di flusso di lavoro pre-programmati.

Nota :  SharePoint Server 2010 e SharePoint Online per Office 365 per aziende includono tutti e cinque i tipi di flusso di lavoro seguenti. SharePoint Online per Office 365 per professionisti e piccole imprese, tuttavia, include solo il flusso di lavoro in tre stati.

Approvazione (inoltro di un documento o di un elemento per approvazione o rifiuto)

segno di spunta Un flusso di lavoro Approvazione inoltra un documento o un altro elemento alla persona responsabile dell'approvazione o del rifiuto.

Si può usare un flusso di lavoro Approvazione anche per controllare l'approvazione del contenuto di un elenco o di una raccolta.

Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione.

Esiste anche un tipo di flusso di lavoro simile, specifico per i siti di pubblicazione sul Web, il flusso di lavoro Approvazione pubblicazione.

Raccolta commenti e suggerimenti (inoltro di un documento o di un elemento per ricevere commenti)

flusso di lavoro raccolta commenti e suggerimenti Un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti inoltra un documento o un altro elemento alla persona designata per ottenere commenti e suggerimenti.

Questo flusso di lavoro consolida tutti i commenti e i suggerimenti dei partecipanti per il proprietario del flusso di lavoro e fornisce un record del processo di revisione.

Per altre informazioni e per istruzioni passo passo, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

Raccolta firme (inoltro di un documento, di una cartella di lavoro o di un modulo per raccogliere firme digitali)

Flusso di lavoro Raccolta firme Il flusso di lavoro Raccolta firme inoltra un documento di Microsoft Office alle persone designate per ottenere la loro firma digitale.

Il flusso di lavoro Raccolta firme funziona solo con i documenti di Word, le cartelle di lavoro di Excel e i moduli di InfoPath.

Per altre informazioni e per istruzioni passo passo, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme.

Approvazione dell'eliminazione (gestione della scadenza e della conservazione dei documenti)

Flusso di lavoro Approvazione pubblicazione Il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione rappresenta un supporto prezioso per la gestione dei record nell'ambito di un'organizzazione perché, consentendo di tenere sotto controllo il processo di conservazione e di scadenza dei documenti, offre ai partecipanti la possibilità di decidere se conservare o eliminare i documenti o gli elementi scaduti.

All'avvio di un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione, nell'elenco attività associato al flusso di lavoro vengono create le attività da eseguire per specifici documenti ed elementi. Anziché essere assegnate a singoli utenti, queste attività vengono registrate nell'apposito elenco del flusso di lavoro. Poiché è probabile che il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione generi un numero consistente di attività, in particolare se è stato configurato per l'avvio automatico alla scadenza degli elementi, è inoltre disponibile il supporto per il completamento di attività in blocco, che consente ai responsabili dei record o ad altri utenti autorizzati di elaborare molti elementi contemporaneamente eliminandoli in un unico passaggio.

È possibile configurare il flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione in modo che funzioni in collaborazione con la caratteristica Criterio scadenza dei criteri di gestione delle informazioni e si avvii automaticamente ogni volta che un documento o un elemento di un sito scade.

Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere l'articolo Usare un flusso di lavoro Approvazione dell'eliminazione.

Tre stati (traccia di un problema, di un progetto o di un'attività attraverso tre stati o fasi)

Flusso di lavoro in tre stati Il flusso di lavoro in tre stati consente di tenere traccia dello stato di una voce di elenco attraverso tre stati (fasi). Può essere usato per gestire processi aziendali per cui le organizzazioni devono tenere traccia di un alto volume di problemi o elementi, ad esempio segnalazioni per il supporto tecnico, clienti potenziali o attività di progetto.

Con ogni transizione tra stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e invia a questa tramite posta elettronica un avviso relativo all'attività. Quando l'attività è completata, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e passa alla fase successiva. Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per l'uso del modello di elenco Gestione problemi, ma può essere usato con qualsiasi elenco che contiene una colonna di tipo Scelta con tre o più valori.

Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere l'articolo Usare un flusso di lavoro in tre stati.

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Chi può aggiungere e avviare un flusso di lavoro di SharePoint?

Per aggiungere o avviare un flusso di lavoro, è necessario avere l'autorizzazione appropriata per l'elenco, la raccolta o la raccolta siti in cui il flusso di lavoro deve essere eseguito:

  • Per aggiungere un flusso di lavoro   Per impostazione predefinita, per aggiungere un flusso di lavoro è necessario avere l'autorizzazione Gestione elenchi. Questa autorizzazione è assegnata per impostazione predefinita al gruppo Proprietari, ma non al gruppo Membri e al gruppo Visitatori.

  • Per avviare un flusso di lavoro   Sempre per impostazione predefinita, per avviare un flusso di lavoro che è già stato aggiunto è necessario avere l'autorizzazione Modifica elementi. Il gruppo Membri e il gruppo Proprietari la posseggono per impostazione predefinita, al contrario del gruppo Visitatori.
    In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare specifici flussi di lavoro in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari.

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Come si aggiunge e si esegue un flusso di lavoro di SharePoint?

Il diagramma seguente offre una visualizzazione di alto livello dei passaggi di base per la pianificazione, l'aggiunta, l'esecuzione e la modifica di un flusso di lavoro di SharePoint. Ecco i singoli passaggi descritti singolarmente.

Processo del flusso di lavoro

Pianificare Accertarsi di sapere quali opzioni usare e quali informazioni si devono avere a disposizione quando si usa il modulo di avvio per aggiungere una versione del flusso di lavoro.

  • Apprendere    Scoprire quale dei tipi di flusso di lavoro inclusi è il più adatto a svolgere il lavoro.

  • Aggiungere    Compilare il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a una raccolta siti.

  • Avviare    Avviare il nuovo flusso di lavoro, manualmente o automaticamente, per un documento o un altro elemento di un elenco o di una raccolta. Se lo si avvia manualmente si ha la possibilità di modificare alcune impostazioni del modulo di associazione del flusso di lavoro in un modulo di avvio più breve. Quando il flusso di lavoro si avvia, crea attività, invia messaggi di notifica e inizia a tenere traccia di azioni ed eventi.

  • Monitorare    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, è possibile visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per vedere quali attività sono state completate e quali azioni sono state eseguite. Se necessario, in questa pagina è possibile modificare le attività correnti e future e persino annullare o interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro.

  • Rivedere    Quando l'esecuzione è completata, si può rivedere l'intera cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro. In questa pagina è anche possibile creare report statistici sulle prestazioni generali di questo flusso di lavoro.

  • Modificare    Se il flusso di lavoro non funziona nel modo voluto, è possibile aprire il modulo di associazione originario usato per aggiungerlo ed eseguire qui le modifiche.

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È possibile creare flussi di lavoro di SharePoint personali?

Se per un flusso di lavoro predefinito è necessaria maggiore flessibilità, è possibile personalizzare ancora di più il flusso di lavoro con uno strumento quale SharePoint Designer. È anche possibile creare un flusso di lavoro personalizzato da zero.

Con Progettazione flussi di lavoro è possibile creare regole che associano condizioni e azioni agli elementi di elenchi e raccolte di SharePoint. Le modifiche apportate agli elementi negli elenchi o nelle raccolte genereranno azioni nel flusso di lavoro.

Ad esempio, è possibile progettare un flusso di lavoro per l'avvio di un flusso di lavoro di approvazione aggiuntivo se il costo di un elemento supera un importo specifico.

Inoltre, si può definire un flusso di lavoro per un set di documenti correlati. Ad esempio, se il flusso di lavoro è associato a una raccolta documenti o è filtrato in base al tipo di contenuto Documento, viene visualizzato un gruppo di azioni contestuali Set di documenti. Un set di documenti è una nuova funzionalità di SharePoint Server 2010 che consente di trattare un gruppo di documenti come un'unità entità. Un'azione di flusso di lavoro per un set di documenti viene quindi eseguita per tutti gli elementi del set.

Per altre informazioni, vedere Introduzione alla progettazione e personalizzazione di flussi di lavoro.

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Altri suggerimenti

Consultare gli articoli seguenti per informazioni più dettagliate sull'uso dei tipi di flusso di lavoro inclusi:

Se si è interessati ad apportare ai flussi di lavoro di base inclusi personalizzazioni aggiuntive, ovvero più avanzate rispetto a quelle possibili usando il modulo di associazione, o se si vuole creare un flusso di lavoro originale da zero, vedere l'articolo Introduzione alla progettazione e personalizzazione di flussi di lavoro.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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