Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint

Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint

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I flussi di lavoro di SharePoint sono pre-programmate mini-applicazioni semplificano e automatizzare un'ampia varietà di processi aziendali. Flussi di lavoro può variare da Raccolta firme, commenti e suggerimenti o le approvazioni per un piano o di un documento, per controllare lo stato corrente di una procedura routine. I flussi di lavoro di SharePoint sono progettate per risparmiare tempo e fatica e per visualizzare la coerenza e l'efficienza alle attività da eseguire regolarmente.

Che cos'è un flusso di lavoro di SharePoint?

Probabilmente tutti sanno cos'è un diagramma di flusso. Si tratta della rappresentazione grafica di un processo, in cui ogni passaggio contiene istruzioni sulle azioni da eseguire.

Processo del flusso di lavoro

Un flusso di lavoro di SharePoint è simile a un diagramma di flusso automatizzato ed elimina gran della fatica, della congettura e casualità dai processi di lavoro standard.

Ad esempio, vediamo il processo illustrato di approvazione di un documento. Se si esegue questo processo manualmente, è necessario eseguire molti controlli, registrazioni, inoltri di documenti e invii di promemoria , personalmente o con l'aiuto di uno o più colleghi. Si tratta di molto lavoro in più e (cosa forse anche peggiore) di una fonte costante di interruzioni.

Ma quando si utilizza il flusso di lavoro di approvazione dei documenti di SharePoint per eseguire il processo di tutto che la selezione e verifica per ricordare e inoltro viene eseguita automaticamente dal flusso di lavoro. Se un utente è in ritardo per il completamento di un'attività o se si presenta alcune altre difficoltà, la maggior parte dei flussi di lavoro inclusi generare una notifica per comunicare informazioni. Nessuno nel gruppo ha di monitorare il processo, poiché con un flusso di lavoro di SharePoint, il processo è sempre tempestiva il monitoraggio stesso.

Eseguire un flusso di lavoro di SharePoint è facile. Basta scegliere il tipo di flusso di lavoro, specificare le opzioni più adatte alla situazione e affidare il controllo al flusso di lavoro. Naturalmente, è possibile annullare o interrompere un flusso di lavoro in qualunque momento.

Tutti i tipi di flusso di lavoro inclusi act come modello. Aggiungere una versione del flusso di lavoro per un singolo elenco o una raccolta o per un'intera raccolta siti tramite un modulo di avvio di specificare le opzioni e le selezioni desiderate per la versione corrente. Queste opzioni e le selezioni includono che il flusso di lavoro assegna attività a scadenze delle attività, come può avviare il flusso di lavoro e l'autore, le istruzioni per includere le notifiche di attività e così via.

Importante :  I flussi di lavoro Approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti e Raccolta firme non sono attivati per impostazione predefinita e non sono inclusi nella casella di riepilogo Selezionare un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderli disponibili per l'uso, un amministratore di sito deve attivarli a livello della raccolta siti.

Sono disponibili cinque tipi di flusso di lavoro pre-programmati.

segno di spunta Un flusso di lavoro di approvazione indirizza un documento o altri elementi per alcuni utenti autorizzati alla loro approvazione o rifiuto. È anche possibile utilizzare un flusso di lavoro di approvazione per controllare l'approvazione del contenuto in un elenco o raccolta. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere informazioni sui flussi di lavoro approvazione.

flusso di lavoro raccolta commenti e suggerimenti Un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti indirizza un documento o un altro elemento a persone designate per i commenti e suggerimenti. Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti consolida tutti i commenti e suggerimenti dai partecipanti per il proprietario del flusso di lavoro e fornisce un record del processo di revisione. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

Flusso di lavoro Raccolta firme Il flusso di lavoro Raccolta firme indirizza un documento di Microsoft Office a persone designate per le firme digitali. Si noti che il flusso di lavoro Raccolta firme funziona solo con i documenti di Word, le cartelle di lavoro di Excel e moduli di InfoPath. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme.

Flusso di lavoro in tre stati Il flusso di lavoro di tre stati è progettato per tenere traccia dello stato di una voce di elenco attraverso tre stati (fasi). Può essere usato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ovvero il supporto tecnico problemi, clienti potenziali o attività di progetto, ad esempio.

Con ogni transizione tra stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e invia a questa tramite posta elettronica un avviso relativo all'attività. Quando l'attività è completata, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e passa alla fase successiva. Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per l'uso del modello di elenco Gestione problemi, ma può essere usato con qualsiasi elenco che contiene una colonna di tipo Scelta con tre o più valori.

Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere utilizzare un flusso di lavoro di tre stati.

Flusso di lavoro Approvazione pubblicazione Un flusso di lavoro Approvazione pubblicazione è simile a altri flussi di lavoro di SharePoint in che consente di automatizzare la distribuzione del contenuto per esperti in materia e parti interessate per la revisione e approvazione. Ciò che rende univoco il flusso di lavoro Approvazione pubblicazione è che è progettato specificamente per la pubblicazione di siti in cui è strettamente controllata la pubblicazione di pagine web nuove e aggiornate. In questi tipi di siti, è non possono pubblicare nuovi contenuti fino a quando non è stata approvata da ogni revisore del flusso di lavoro. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere utilizzo di un flusso di lavoro Approvazione pubblicazione.

Per aggiungere o avviare un flusso di lavoro, è necessario avere l'autorizzazione appropriata per l'elenco, la raccolta o la raccolta siti in cui il flusso di lavoro deve essere eseguito:

  • Per aggiungere un flusso di lavoro    Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e il gruppo di visitatori non)

  • Per avviare un flusso di lavoro    Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro è già stato aggiunto. (Gruppo membri e il gruppo di proprietari dispongono dell'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, gruppo visitatori non)
    In alternativa, proprietari possono scegliere di configurare i flussi di lavoro specifiche in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo proprietari.

Il diagramma seguente offre una visualizzazione di alto livello dei passaggi di base per la pianificazione, l'aggiunta, l'esecuzione e la modifica di un flusso di lavoro di SharePoint. Ecco i singoli passaggi descritti singolarmente.

Processo del flusso di lavoro

  • Pianificazione    Accertarsi di sapere quali opzioni usare e quali informazioni avere a disposizione quando si usa il modulo di avvio per aggiungere una versione del flusso di lavoro.

  • Aggiunta    Compilare il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro a un elenco, a una raccolta o a una raccolta siti.

  • Avvio    Avviare il nuovo flusso di lavoro, manualmente o automaticamente, per un documento o un altro elemento di un elenco o di una raccolta. Se lo si avvia manualmente si ha la possibilità di modificare alcune impostazioni del modulo di associazione del flusso di lavoro in un modulo di avvio più breve. Quando il flusso di lavoro si avvia, crea attività, invia messaggi di notifica e inizia a tenere traccia di azioni ed eventi.

  • Monitoraggio    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, è possibile visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per vedere quali attività sono state completate e quali azioni sono state eseguite. Se necessario, in questa pagina è possibile modificare le attività correnti e future e persino annullare o interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro.

  • Revisione    Quando l'esecuzione è completata, l'intera cronologia può essere rivista nella pagina Stato flusso di lavoro. In questa pagina è anche possibile creare report statistici sulle prestazioni generali di questo flusso di lavoro.

  • Modifica    Se il flusso di lavoro non funziona nel modo voluto, è possibile aprire il modulo di associazione originario usato per aggiungere il flusso di lavoro stesso ed eseguire qui le modifiche.

Se per un flusso di lavoro predefinito è necessaria maggiore flessibilità, è possibile personalizzare ancora di più il flusso di lavoro con uno strumento quale SharePoint Designer 2013. È anche possibile creare un flusso di lavoro personalizzato da zero.

Con Progettazione flussi di lavoro è possibile creare regole che associano condizioni e azioni agli elementi di elenchi e raccolte di SharePoint. Le modifiche apportate agli elementi negli elenchi o nelle raccolte genereranno azioni nel flusso di lavoro.

Ad esempio, è possibile progettare un flusso di lavoro per l'avvio di un flusso di lavoro di approvazione aggiuntivo se il costo di un elemento supera un importo specifico.

Inoltre, è possibile definire un flusso di lavoro per un set di documenti correlati. Ad esempio, se il flusso di lavoro è associato a una raccolta documenti o è filtrato in base al tipo di contenuto Documento, viene visualizzato un gruppo di azioni contestuali Set di documenti. Un set di documenti consente di trattare un gruppo di documenti come un'unità unica. Un'azione di flusso di lavoro per un set di documenti viene quindi eseguita per tutti gli elementi del set.

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