Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono caratteristiche che è possibile utilizzare per automatizzare processi aziendali rendendoli entrambi morereassign coerente ed efficiente. È possibile utilizzare un flusso di lavoro Raccolta firme di SharePoint per la distribuzione di documenti creati in Excel, Word o InfoPath a uno o più persone per le firme.

Per ulteriori informazioni, vedere informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Importante : Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta firme non è attivato e non è elencato nella casella di riepilogo Selezionare un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per rendere disponibile per l'uso, è necessario attivarli a livello di raccolta siti un amministratore del sito. Se si dispone di autorizzazioni di livello di raccolta siti, vedere modelli di flusso di lavoro di SharePoint abilitare.

Se è sufficiente eseguire è completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme    È sufficiente passare al segmento completamento ed espanderlo. Potrebbe non essere uno degli altri segmenti per ora.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

I flussi di lavoro di SharePoint:

  • Sono efficienti e coerenti    Un flusso di lavoro Raccolta firme automaticamente il documento viene distribuito, Assegna attività di firma e consente di tenere traccia dello stato di avanzamento. È possibile monitorare l'attività del flusso di lavoro e modificato da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi durante l'esecuzione del flusso di lavoro viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.

  • Consentono di risparmiare tempo    I flussi di lavoro Raccolta firme consentono a tutte le persone coinvolte di risparmiare tempo e fatica e allo stesso tempo semplificano e standardizzano il processo di raccolta delle firme.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro Raccolta firme.

diagramma di flusso del processo del flusso di lavoro

Suggerimenti per l'uso di questo articolo

Le informazioni in questo articolo sono suddivise in segmenti espandibili.

Se è sufficiente eseguire è completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme    È sufficiente passare al segmento completamento ed espanderlo. Potrebbe non essere uno degli altri segmenti per ora.

Se si desidera aggiungere, avviare, monitoraggio e la manutenzione dei flussi di lavoro    Se non si ha familiarità con queste attività, possono risultare utili per imparare a questo articolo segmento per segmento, la prima volta di progettare e aggiungere un flusso di lavoro. Una volta che si ha familiarità con le informazioni e il layout di articolo, sarà possibile passare direttamente al segmento che è necessario in qualsiasi visite successive.

Nota sulla grafica    Le immagini delle schermate e i diagrammi concettuali contenuti in questa serie di articoli sui flussi di lavoro sono in genere basati sul flusso di lavoro Approvazione. Ove necessario per chiarire concetti o istruzioni, tuttavia, le immagini e i diagrammi presenti in questo articolo sono stati personalizzati per i flussi di lavoro Raccolta firme.

Informazioni sulla stampa dell'articolo    Questo articolo è particolarmente lungo. Se si desidera stampare solo alcuni segmenti, prima di procedere con la stampa verificare che siano espansi solo i segmenti di interesse. Inoltre, se si vogliono includere nella stampa tutti gli elementi grafici completi, stampare con orientamento orizzontale anziché verticale.

Informazioni sulla ricerca    Prima di cercare testo o termini nell'articolo, verificare che tutti i segmenti in cui si vuole eseguire la ricerca siano espansi.

Approfondimenti sui flussi di lavoro Raccolta firme

Un flusso di lavoro Raccolta firme è una funzionalità di prodotti SharePoint che indirizza un documento o un modulo creato in Word, Excel o InfoPath a uno o più persone per la firma. Il flusso di lavoro consente di automatizzare semplifica e standardizza dell'intero processo.

illustrazione della distribuzione con il flusso di lavoro

Il flusso di lavoro Raccolta firme di base incluso nei prodotti SharePoint funziona come un modello. Usando questo modello è possibile aggiungere uno o più flussi di lavoro Raccolta firme ai siti. Ogni flusso di lavoro che si aggiunge rappresenta una versione unica del flusso di lavoro Raccolta firme di base, con il suo metodo di lavoro specializzato basato sulle impostazioni specificate al momento dell'aggiunta.

  • Quando si aggiunge per la prima volta un flusso di lavoro Raccolta firme a un elenco, una raccolta o una raccolta siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le rispettive attività vanno assegnate una dopo l'altra (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo). È anche possibile decidere se dividere le attività dei partecipanti in uno o più passaggi separati. Ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro su un documento, è possibile modificare tutte le impostazioni.

  • Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra varie possibili risposte: firmare (o non firmare) il documento, riassegnare l'attività di firma oppure eliminare l'attività.

  • Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione è possibile monitorarne lo stato di avanzamento e, se necessario, apportare modifiche tramite un'unica pagina centrale denominata Stato flusso di lavoro.

  • Per 60 giorni dopo il completamento, l'elenco di tutti gli eventi che si sono verificati durante l'esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro rimarrà disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, a scopo informativo.

Il flusso di lavoro Raccolta firme non è progettato per raccogliere le approvazioni e rifiutati per un documento o per controllare la pagina Web per un sito Web di pubblicazione. Se si desidera aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti approvare o rifiutare il documento che esamina, vedere l'articolo tutti sui flussi di lavoro di approvazione.

Inoltre, i flussi di lavoro Raccolta firme non sono progettate per raccogliere commenti e suggerimenti. Se si desidera utilizzare un flusso di lavoro per raccogliere commenti e suggerimenti relativi a un documento, vedere l'articolo tutti sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

È anche possibile usare Microsoft SharePoint Designer 2013 per personalizzare ulteriormente qualsiasi flusso di lavoro incluso nei prodotti SharePoint.

Per aggiungere un flusso di lavoro    Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e il gruppo di visitatori non)

Per avviare un flusso di lavoro    Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro è già stato aggiunto. (Gruppo membri e il gruppo di proprietari dispongono dell'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, gruppo visitatori non)

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare specifici flussi di lavoro in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. A questo scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

Un numero sempre più grande di transazioni aziendali viene gestito elettronicamente. Per questo motivo, le firme digitali vengono usate sempre più frequentemente per vincolare legalmente le relying party coinvolte nelle transazioni. Una firma digitale consente di verificare l'identità della persona che ha firmato il documento e conferma che il contenuto non è stato modificato dopo l'aggiunta della firma digitale al documento. Le firme digitali sono uno strumento sicuro basato sulle tecnologie di crittografia e contribuiscono a ridurre i rischi associati alle transazioni aziendali elettroniche. Con i miglioramenti introdotti alle funzionalità per la firma digitale, Office mira a soddisfare le esigenze di sicurezza delle informazioni delle aziende e degli enti pubblici a livello internazionale.

Per creare una firma digitale, è necessario avere un certificato digitale che comprova l'identità presso le relying party e che dovrebbe essere ottenuto da un'Autorità di certificazione (CA) attendibile, Se non è disponibile un certificato digitale, esistono partner di Microsoft che forniscono certificati digitali e altre firme avanzate.

Questi sono i passaggi di base:

  • Prima che venga eseguito il flusso di lavoro (pianificazione, l'aggiunta, avvio)   
    prima di aggiungere un flusso di lavoro, si intende nel punto in cui si desidera aggiungere (per un singolo elenco o una raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli di come funziona. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su un documento specifico. Il flusso di lavoro può essere configurato per l'esecuzione automatica. Esecuzione automatiche possono essere attivati in base a una o entrambe le due eventi di attivazione: quando qualsiasi documento viene aggiunto acreato in un elenco o una raccolta o quando qualsiasi documento in un elenco o raccolta viene modificato.

  • Quando viene eseguito il flusso di lavoro (completamento, monitoraggio, regolare)   
    mentre viene eseguito il flusso di lavoro, singoli partecipanti completare le attività assegnate. Nel frattempo, è possibile monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro da una pagina Stato flusso di lavoro centrale per tale particolare istanza del flusso di lavoro. Modifiche al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere eseguite da tale pagina stessa. e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminata da tale posizione.

  • Quando si esegue il flusso di lavoro (revisione, report, modifica)   
    una volta completato il flusso di lavoro, è possibile esaminare l'intera cronologia di tale Esegui (o istanza) per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Se c'è mai qualsiasi elemento che si desidera modificare sul modo in cui le funzioni di flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completati quando si aggiunge il flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra questi passaggi dal punto di vista della persona che aggiunge il nuovo flusso di lavoro.

Processo del flusso di lavoro

Pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta firme

In questo segmento vengono illustrate le decisioni da prendere e le informazioni da raccogliere prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro Raccolta firme.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e si desidera solo un promemoria sui passaggi specifici, è possibile accedere direttamente al segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint rappresentano i modelli master su cui sono basati i singoli e specifici flussi di lavoro che si aggiungeranno a elenchi, raccolte e raccolte siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro Raccolta firme, ad esempio, si sta in effetti aggiungendo una versione del modello generale di flusso di lavoro Raccolta firme. Si assegnano a ogni versione un nome e una serie di impostazioni personalizzate specificate nel modulo di associazione al momento dell'aggiunta di quella particolare versione. In questo modo è possibile aggiungere più flussi di lavoro, ognuno dei quali rappresenta una versione basata sul modello master Raccolte firme, ma personalizzata in base al modo in cui verrà usata.

In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto di una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in una singola raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un'intera raccolta siti.

Tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione di flusso di lavoro basata su uno dei modelli inclusi, si compila un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che funzioni.

La sezione seguente contiene un elenco di domande preparatorie per la compilazione del modulo di associazione. Prima, però, dedicare qualche momento all'osservazione del modulo e dei campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Prima pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione

I campi nella seconda pagina vengono visualizzati anche nel modulo di avvio, che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e che può essere modificato per quella specifica esecuzione.

Nove domande a cui rispondere

Quando si avranno le risposte a tutte le domande di questa sezione, si sarà pronti ad aggiungere il flusso di lavoro.

In questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro che viene visualizzata nel menu come Raccolta firme – SharePoint 2013 o Raccolta firme – SharePoint 2010. Se non si è sicuri che questo tipo di flusso di lavoro è la scelta ideale, fare riferimento al segmento informazioni di questo articolo. Per ulteriori informazioni su altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

È importante sapere che le righe della firma del tipo che qui discusso possono essere inserite solo nei documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

Informazioni sui tipi di contenuto

Ogni documento o un altro elemento archiviato in un elenco o raccolta SharePoint appartiene a uno o un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere di base e generico come documento o un Foglio di calcolo di Excelo come altamente specializzate come Contratto legale o Specifica di progettazione del prodotto. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili nei prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzare queste e aggiungere altre persone che è necessario creare manualmente.

Si può rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro Raccolta firme solo in un singolo elenco o raccolta oppure nell'intera raccolta siti.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo per l'esecuzione su tutti i tipi di contenuto oppure su un solo tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, tuttavia, è necessario configurarlo per l'esecuzione su un solo tipo di contenuto.

  • In ogni caso, ciascun documento su cui viene eseguito un flusso di lavoro Raccolta firme deve essere un file creato in Word, Excel o InfoPath.

Mappa di raccolta siti con spiegazione di tre modalità di aggiunta

Assegnare alla versione del flusso di lavoro un nome che:

  • Indichi chiaramente a cosa serve.

  • Lo distingua chiaramente dagli altri flussi di lavoro.

Esempio

Si supponga di far parte di un gruppo di redattori. Il gruppo vuole usare due diversi flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti:

  • Si eseguirà il primo flusso di lavoro su ogni documento inviato da un membro del gruppo personalizzato. Questo flusso di lavoro consente di raccogliere commenti e suggerimenti solo dal responsabile del gruppo.

  • Si eseguirà il secondo flusso di lavoro su ogni documento inviato da persone esterne al gruppo personalizzato. Questo flusso di lavoro consente di raccogliere commenti e suggerimenti daa ogni membro del gruppo.

Il primo flusso di lavoro è il nome Commenti e suggerimenti invii all'interno e il secondo Esterno commenti e suggerimenti invii.

Suggerimento : Come di consueto, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nei flussi di lavoro conoscano tali convenzioni.

È possibile fare in modo che il flusso di lavoro usi gli elenchi Attività e Cronologia predefiniti, usi altri elenchi esistenti, oppure richiedere nuovi elenchi esclusivamente per questo flusso di lavoro.

  • Se per il sito saranno disponibili numerosi flussi di lavoro, oppure se alcuni flussi di lavoro implicheranno numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione di elenchi particolarmente lunghi è una delle possibili cause di riduzione delle prestazioni. Per il sistema è più semplice e veloce gestire vari elenchi brevi piuttosto che un unico elenco molto lungo.

  • Se le attività e cronologia del flusso di lavoro contiene informazioni sensibili o riservate dati verrà che si desidera mantenere separati dagli elenchi generali, quindi è necessario sicuramente indicano che si desidera nuova elenchi per il flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, assicurarsi che siano impostate autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

Le righe della firma possono essere inserite nel documento in uno di due momenti:

  • Prima dell'avvio del flusso di lavoro nel documento.

  • Dopo l'avvio del flusso di lavoro, ma prima che il primo partecipante aggiunga la sua firma in una riga della firma.

L'aggiunta di una firma digitale in un documento è un processo in due fasi:

  1. Prima di tutto, qualcuno inserisce unafirma elettronicature riga nel corpo del documento.
    Riga della firma inserita ma firma non ancora aggiunta

  2. Quindi qualcuno aggiunge la sua firma nella riga inserita.
    Riga della firma inserita completa di firma

Tenere presente in considerazione    Dal momento che il primo partecipante aggiunta la sua firma al documento, il documento è bloccato e non modificabile. Any ulteriormente modifica al documento dopo tale punto, ad eccezione di altri firmatari aggiunta di firme, ovvero invalida o Elimina tutte le firme che sono stati aggiunti. E perché l'inserimento di una riga della firma viene conteggiato come una modifica nel documento, della firma tutte le righe devono essere già presente nel documento prima di primo partecipante aggiunta la sua effettivo firma a uno di tali linee.

Si può quindi rispondere a questa domanda in tre semplici modi:

  • Per entrambi i tipi di avvio    Il documento è basato su un modello o un modulo che già contiene le righe della firma, quindi nessuno deve aggiungerle per ogni singola esecuzione del flusso di lavoro.

  • Per un avvio manuale    La persona che avvia il flusso di lavoro inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di avviare il flusso di lavoro.

  • Per un avvio automatico    Il primo partecipante che apre il documento inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di aggiungere la sua firma.

Ecco un rapido riepilogo grafico del punto principale.

Documento senza la prima firma e quindi ancora aperto alle modifiche

Documento con la prima firma aggiunta e quindi protetto dalle modifiche

I flussi di lavoro possono essere avviati solo manualmente, solo automaticamente, oppure in entrambi i modi:

  • Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro Raccolta firme su uno specifico documento, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene le impostazioni della seconda pagina del modulo di associazione. In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare qualunque impostazione (solo per l'istanza corrente), potrà farlo prima di fare clic su Avvia.

  • Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è possibilità di presentare un modulo di avvio, pertanto verranno usate le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione senza alcuna modifica.

Nella figura seguente sono illustrate le differenze tra avvii manuali e avvii automatici.

confronto dei moduli per l'avvio manuale e automatico

Le modifiche apportate nel form di avvio sono applicati di tipo solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni predefinitepermanente, del flusso di lavoro, si modifica il modulo di associazione originale, come illustrato in segmento modificare di questo articolo.

Avvii manuali

Se si consentono avvii manuali, chiunque abbia le autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi documento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che consente di eseguire il flusso di lavoro solo se e quando si sceglie di farlo, e che ogni volta che lo si esegue è possibile modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Naturalmente, con l'avvio manuale qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvii automatici

È possibile impostare l'avvio automatico del flusso di lavoro in base a uno o ciascuno degli eventi seguenti:

  • Creazione o caricamento di un nuovo documento nell'elenco o raccolta.

  • Modifica di un documento già archiviato nell'elenco o raccolta.

Il vantaggio degli avvii automatici è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro, che viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Considerazioni speciali per gli avvii automatici con i flussi di lavoro Raccolta firme

Diversamente da quanto succede incluse in alcuni degli altri flussi di lavoro 't possibile aggiungere più attività dopo l'avvio di un flusso di lavoro Raccolta firme. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, assegna solo le attività di firma già specificate nelle impostazioni predefinite. Ognuna di queste operazioni può essere riassegnata effettivamente durante l'esecuzione del flusso di lavoro, ma senza altre attività può essere creata e assegnata. In altre parole, un flusso di lavoro Raccolta firme solo eseguire automaticamente quando l'identità o almeno il numero, dei partecipanti è noto in precedenza.

Quello che è possibile fare dopo un avvio automatico è eliminare o annullare le attività già assegnate, ma tenere presente che l'annullamento di un'attività non rimuove la riga della firma associata dal documento.

Di seguito sono descritti tre scenari in cui si usa un avvio automatico. Notare che in ogni scenario:

  • Il flusso di lavoro viene eseguito su una raccolta in cui le persone caricano i documenti da firmare.

  • Il gruppo di persone a cui vengono assegnate le attività di firma è stabile nel tempo è non deve essere controllato né modificato a ogni avvio del flusso di lavoro.

In ognuno di questi scenari, naturalmente, se l'elemento caricato è un documento o un modulo che già contiene le righe della firma appropriate, non c'è alcuna necessità che i partecipanti del flusso di lavoro inseriscano righe della firma durante l'esecuzione.

Scenario 1: singola attività, singolo firmatario

Le nuove richieste di rimborso spese devono essere firmate da Anna, che crea quindi una raccolta denominata Nuovi rimborsi spese. Chiunque nell'organizzazione può creare o caricare una richiesta di rimborso.

Anna crea un flusso di lavoro e assegna lo stesso nome: Nuova nota spese reclami. Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento, l'assegnazione di attività di firma sola, ovvero a Anna del corso.

diagramma di flusso per il flusso di lavoro

Scenario 2: più attività, più firmatari

In questo caso, il contratto deve essere firmato da Anna e da Davide e da Alessandro , da tutti e tre.

Davide crea una libreria denominata contratti per le firme. Crea un flusso di lavoro Raccolta firme denominato firme (annaANDseanANDfrank). Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento, l'assegnazione di un'attività di firma per ognuna delle tre persone.

Il primo firmatario ad aprire il documento inserisce le righe della firma per tutti e tre i firmatari prima di aggiungere la sua firma.

diagramma di flusso per il flusso di lavoro

Scenario 3: più attività, singolo firmatario

In questo scenario, i contratti devono essere firmati da Anna oppure da Davide oppure da Alessandro,  solo da uno dei tre.

Davide crea una libreria denominata contratti per la firma e un flusso di lavoro denominato firma (Annaodavideoalessandro). Crea anche una lista di distribuzione o gruppo di distribuzione, detti anche Annaodavideoalessandro, che include tutti e tre.

Nuovo flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento nella raccolta, ma questa volta assegna solo una attività di firma al gruppo Annaodavideoalessandro .

Questo tipo di attività è detto attività di gruppo e funziona così: il flusso di lavoro invia una notifica dell'attività tramite posta elettronica a ogni membro del gruppo, ma crea una sola attività che qualsiasi singolo membro del gruppo può richiedere e completare per conto dell'intero gruppo.

diagramma di flusso per il flusso di lavoro

Per istruzioni sulla richiesta e il completamento di un'attività di gruppo, vedere il segmento completare di questo articolo.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti viene offerta l'opzione di aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto nella raccolta siti che ereditano da tale tipo di contenuto. Notare che se si sta aggiungendo un flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, questa opzione non verrà visualizzata.

Note : 

  • Per il completamento di tutte le ulteriori operazioni di aggiunta può essere necessario molto tempo.

  • Se è stata interrotta l'ereditarietà per qualunque sito o sito secondario per cui si vuole che il flusso di lavoro aggiunto erediti i tipi di contenuto, prima di eseguire questa operazione assicurarsi di far parte del gruppo Proprietari di tutti i siti o siti secondari interessati.

Sarà necessario inserire il nome o l'indirizzo e-mail di tutte le persone alle quali verrà assegnata un'attività di firma.

Gruppo o singole attività?    Se si assegna un'attività a una gruppo o lista di distribuzione, verrà assegnata un' attività di gruppo : ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma solo un membro sarà necessario richiedere e completare l'attività. Per istruzioni sulla richiesta e il completamento di un'attività di gruppo, vedere il segmento completare di questo articolo.

Un passaggio o più passaggi?    È possibile utilizzare solo una fase di attività di firma o per avere più passaggi. Se si dispone di più di una fase, verranno eseguite le fasi una dopo l'altra.

Parallela revisioni o in sequenza?    Per i partecipanti in qualsiasi una fase, è possibile disporre le attività di firma assegnate tutte contemporaneamente (in parallelo) o per le attività assegnata una dopo l'altra (in sequenza) nell'ordine in cui si indica. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio uno firmatario apparenza reale riguardanti il documento e non siano appropriati per una delle altri firmatari per completare le attività di firma se l'apparenza decide di non eseguire l'accesso.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni vantaggi delle assegnazioni di attività in sequenza e in più passaggi:

Si supponga che Alessandro aggiunga un nuovo flusso di lavoro Raccolta firme per una raccolta di contratti. Dato che Alessandro è il vero decisore, vuole essere la prima persona a firmare ogni contratto. Se decide di non firmare, non verrà assegnata un'attività di firma né ad Anna né a Davide. Alessandro può raggiungere il suo scopo in due modi:

  • Usando una revisione seriale    Franco configura automaticamente una singola fase sequenza in cui è il primo partecipante e Anna e da Davide il secondo e terzo.
    Ecco come franco configura automaticamente il suo revisione seriale singolo passaggio.
    voci visualizzate nel modulo

  • Usando due passaggi    Se Alessandro vuole Anna e Davide da assegnare le proprie attività nello stesso momento in modo da Davide non è necessario aspettare che Anna aggiungere la sua firma Anna poter aggiungere i propri, he può configurare due passaggi del flusso di lavoro. La prima fase include solo la propria attività di firma e il secondo è un passaggio in parallelo contenente Anna e da Davide attività. Se non viene completata prima fase, non è possibile avviare la seconda fase.
    Ecco come franco configura automaticamente la revisione in parallelo in due fasi.
    Impostazioni visualizzate nel modulo

Questi sono i diagrammi di entrambe le soluzioni. In entrambi i casi, se Alessandro non completa l'attività di firma, le attività non vengono mai assegnate ad Anna o Davide.

diagrammi di flusso di entrambe le versioni

Nel campo Cc disponibile nella seconda pagina del modulo di associazione è possibile immettere i nomi e gli indirizzi di tutte le persone che dovrebbero ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro alla persona indicata.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Aggiungere un flusso di lavoro Raccolta firme (per un solo elenco o raccolta)

Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può risultare utile per rivedere i segmenti di informazioni e PIANIFICARE precedenti in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Prima di aggiungere un flusso di lavoro è necessario verificare quanto segue:

Posta elettronica    Perché il flusso di lavoro possa inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito di SharePoint. Se non si è certi che sia stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di prodotti SharePoint è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o le raccolte siti. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e il gruppo di visitatori non. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento informazioni di questo articolo).

Seguire questa procedura:

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si desidera aggiungere il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro specificare un unico tipo di contenuto per il flusso di lavoro per l'esecuzione o tutti (per tutti i tipi di contenuto) e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

    Nota : Raccolta firme flussi di lavoro possono essere eseguiti solo sui documenti creati in creato in Word, Excel o InfoPath.

    Aggiungere un comando di flusso di lavoro con il tipo di contenuto Documento selezionato

    1. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

prima pagina del modulo di associazione per un singolo elenco o una singola raccolta

callout numero uno

Tipo di contenuto

Mantenere la selezione predefinita Tutti o selezionare un tipo di contenuto specifico.

Callout numero due

Flusso di lavoro

Selezionare il modello Raccolta firme – SharePoint 2013 o Raccolta firme – SharePoint 2010.

Nota : Se il modello Raccolta firme – SharePoint 2010 o di Raccolta firme – SharePoint 2013 non compare nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire la attivare per la propria raccolta siti o area di lavoro. Se si dispone di autorizzazioni raccolta siti, vedere modelli di flusso di lavoro di SharePoint abilitare.

Callout numero tre

Nome

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti dell'elenco o raccolta.

Per suggerimenti sul nome da assegnare il flusso di lavoro, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Elenco attività

Selezionare un elenco attività da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su Attività (nuovo) per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero 5

Elenco cronologia

Selezionare un elenco della cronologia da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco esistente oppure fare clic su Nuovo elenco cronologia per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco della cronologia (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sei

Opzioni di avvio

Specificare le possibili modalità di avvio del flusso di lavoro.

Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

    I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni nella seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche alle opzioni per quella specifica istanza.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

callout numero uno

Assegnare a

Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui il flusso di lavoro deve assegnare attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza)   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vuole che le attività da assegnare.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si include una gruppo o lista di distribuzione   
    verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma solo un membro sarà necessario richiedere e completare l'attività. Per istruzioni sulla richiesta e il completamento di un'attività di gruppo, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

Per ulteriori informazioni sull'uso dei passaggi in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo il primo appena configurato.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutte le persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • Immettere un nome in questo 'risultatot l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni di questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

I prodotti SharePoint creano la nuova versione del flusso di lavoro.

Altri suggerimenti

Se si è pronti per avviare e testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento avviare di questo articolo.

Sono disponibili istruzioni per inserire righe della firma in un documento nel segmento inserire di questo articolo.

Aggiungere un flusso di lavoro Raccolta firme (per un'intera raccolta siti)

Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può risultare utile per rivedere i segmenti di informazioni e PIANIFICARE in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Prima di aggiungere un flusso di lavoro è necessario verificare quanto segue:

Messaggio di posta elettronica    Affinché il flusso di lavoro per l'invio di notifiche tramite posta elettronica, messaggio di posta elettronica deve essere abilitata per il sito. Se non si è sicuri che questo sia già stato eseguito, contattare l'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di prodotti SharePoint è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o le raccolte siti. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e il gruppo di visitatori non. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento informazioni di questo articolo).

Seguire questa procedura:

  1. Passare alla home page della raccolta siti (non alla home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic su Impostazioni Immagine del layout Elenco processo e quindi fare clic su Impostazioni sito.

    In SharePoint Online, fare clic su Impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 , quindi fare clic su contenuto del sito. Da contenuto del sito, fare clic su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito in Raccolte di progettazione Web, fare clic su Tipi di contenuto del sito.
    collegamento tipi di contenuto del sito in raccolte

  4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui aggiungere un flusso di lavoro.

    Nota : Raccolta firme flussi di lavoro possono essere eseguiti solo sui documenti creati in creato in Word, Excel o InfoPath.

    tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

    1. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      collegamento impostazioni flusso di lavoro nella sezione impostazioni

    2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro.
      Collegamento Aggiungi flusso di lavoro

    3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

Prima pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

callout numero uno

Flusso di lavoro

Selezionare il modello Raccolta firme – SharePoint 2013 o Raccolta firme – SharePoint 2010.

Nota : Se il modello Raccolta firme – SharePoint 2010 o di Raccolta firme – SharePoint 2013 non compare nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire la attivare per la propria raccolta siti o area di lavoro. Se si dispone di autorizzazioni raccolta siti, vedere modelli di flusso di lavoro di SharePoint abilitare.

Callout numero due

Nome

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti della raccolta siti.

Per suggerimenti sul nome da assegnare il flusso di lavoro, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Elenco attività

Selezionare un elenco attività da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su Attività (nuovo) per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Elenco cronologia

Selezionare un elenco della cronologia da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco esistente oppure fare clic su Nuovo elenco cronologia per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco della cronologia (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero 5

Opzioni di avvio

Specificare le possibili modalità di avvio del flusso di lavoro.

Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sei

Aggiornare i tipi di contenuto elenchi e siti

Specificare se il flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto per elenchi e siti che ereditano da questo tipo di contenuto.

  • Per il completamento di tutte le ulteriori operazioni di aggiunta può essere necessario molto tempo.

  • Se è stata interrotta l'ereditarietà per qualunque sito o sito secondario per cui si vuole che il flusso di lavoro aggiunto erediti i tipi di contenuto, prima di eseguire questa operazione assicurarsi di far parte del gruppo Proprietari di tutti i siti o siti secondari interessati.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni della pagina nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

    I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni nella seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche alle opzioni per quella specifica istanza.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

callout numero uno

Assegnare a

Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui il flusso di lavoro deve assegnare attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza)   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vuole che le attività da assegnare.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si include una gruppo o lista di distribuzione   
    verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma solo un membro sarà necessario richiedere e completare l'attività. Per istruzioni sulla richiesta e il completamento di un'attività di gruppo, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività di questo passaggio devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

Per ulteriori informazioni sull'uso dei passaggi in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo il primo appena configurato.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutte le persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • Immettere un nome in questo 'risultatot l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni di questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

I prodotti SharePoint creano la nuova versione del flusso di lavoro.

Altri suggerimenti

Se si è pronti per avviare e testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento avviare di questo articolo.

Sono disponibili istruzioni per inserire righe della firma in un documento nel segmento inserire di questo articolo.

Inserire righe della firma

Prima di un partecipante del flusso di lavoro possa aggiungere sua firma, è necessario inserire una riga della firma nel documento. Inserimento della riga e l'aggiunta della firma stessa sono due azioni.

È importante ricordare che:

  • Dopo l'aggiunta di una firma in qualsiasi riga della firma, nel documento vengono impedite ulteriori modifiche, con l'eccezione dell'aggiunta di altre firme nelle righe della firma già presenti.

  • Se si apportano modifiche dopo l'aggiunta della prima firma, tutte le firme già aggiunte verranno invalidate o rimosse dal documento.

  • Gli inserimenti e le eliminazioni di righe della firma sono considerate modifiche del documento.

  • Per questo motivo, prima che il primo partecipante aggiunta la sua firma, devono essere già state completate tutte le operazioni di aggiunta ed eliminazione delle righe della firma.

Ecco un rapido riepilogo grafico di tutto ciò.

Documento senza la prima firma e quindi ancora aperto alle modifiche

Documento con la prima firma aggiunta e quindi protetto dalle modifiche

Per inserire una riga della firma in Word o Excel:

  1. Nel documento o nel foglio di lavoro fare clic per posizionare il puntatore nel punto in cui si vuole inserire una riga della firma.

  2. Nel inserire nella scheda la gruppo di testo, fare clic su Riga della firma.

  3. Nel finestra di dialogo Impostazioni della firma compilare alcuni, tutti o nessuno di questi quattro campi fare:

    • Firmatario consigliato   
      nome completo del firmatario.
      (Visualizzato nella firma completa.)

    • Firmatario consigliato   
      (visualizzato nella firma completa.)

    • Indirizzo di posta elettronica del firmatario suggeriti   
      (non visualizzato nella firma completa.)

    • Istruzioni per il firmatario   
      qualsiasi informazione utile o necessaria per il firmatario.
      (Non visualizzato nella firma completa.)
      finestra di dialogo impostazioni della firma

  4. Sempre nella stessa finestra di dialogo, selezionare o deselezionare le caselle di controllo seguenti:

    • Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo accesso   
      Consenti al firmatario di indicare lo scopo della firma.
      (Cosa verranno tipi firmatario non verranno visualizzate nella firma completa.)

    • Mostra data della firma nella riga della firma   
      la data in cui viene aggiunta la firma.
      (Visualizzato nella firma completa.)

  5. Fare clic su OK.

Ripetere la stessa procedura per aggiungere altre righe della firma.

Per eliminare una riga della firma in Word o Excel:

  1. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla.

  2. Premere CANC.

Importante : Le righe della firma possono essere inserite solo nei moduli di InfoPath Filler.

Per inserire una riga della firma in InfoPath:

  1. Nel modulo, fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire una riga della firma.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione fare clic su Riga della firma nel gruppo Controlli.

  3. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e scegliere Proprietà Riga della firma dal menu di scelta rapida.

  4. Nella finestra di dialogo Proprietà - Riga della firma compilare alcuni, tutti o nessuno di questi quattro campi nella scheda Generale:

    • Messaggio visualizzato ai firmatari prima della firma   
      qualsiasi informazione utile o necessaria per il firmatario.
      (Non visualizzato nella firma completa.)

    • Nome firmatario   
      (visualizzato nella firma completa.)

    • Titolo firmatario   
      (visualizzato nella firma completa.)

    • Indirizzo di posta elettronica firmatario   
      (non visualizzato nella firma completa.)
      Finestra di dialogo Proprietà - Riga della firma

  5. Apportare le eventuali modifiche necessarie nella scheda Dimensioni e Avanzate.

  6. Fare clic su OK.

Per eliminare una riga della firma in InfoPath:

  • Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere CANC.

Altri suggerimenti

Se si è pronti per testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento avviare di questo articolo.

Se si sta completando un'attività del flusso di lavoro, passare (o tornare) al segmento completare di questo articolo.

Avviare un flusso di lavoro Raccolta firme

Un promemoria informazioni sul processo di firme: tutte le modifiche saranno necessari per il documento, inclusi tutti gli inserimenti e le eliminazioni di righe della firma , ovvero prima che il primo partecipante aggiunga la sua firma in una riga della firma. (Per informazioni dettagliate, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo).

Inoltre, assicurarsi che le persone a cui il flusso di lavoro verrà assegnare attività sapere come aggiungere le firme e completare i moduli di attività. È utile il segmento completare in questo articolo.

Due modi per avviare un flusso di lavoro    I flussi di lavoro possono essere avviati solo manualmente, solo automaticamente, oppure in entrambi i modi:

  • Manualmente in qualsiasi momento da chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie.

  • Automaticamente ogni volta che si verifica un evento di attivazione specificato, vale a dire ogni volta che viene aggiunto un documento all'elenco o raccolta e/o ogni volta che un documento già incluso nell'elenco viene modificato in qualsiasi modo.
    (Eventi o all'evento di attivazione sono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'aggiunta originale e la configurazione del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo).

Un flusso di lavoro possibile 'Impossibile avviare qualsiasi documento attualmente estratto. (Un documento è possibile estrarre dopo che un flusso di lavoro è stata avviata; ma dopo che è stato estratto, ulteriormente i flussi di lavoro non può essere avviati su tale documento finché non viene selezionato nel nuovo).

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione il flusso di lavoro verrà eseguito sul documento che lo ha attivato.

Quando si avvia, il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatario. Nel frattempo, invia anche notifiche di inizio (distinte dalle notifiche di attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc della seconda pagina del modulo di associazione.

Se le righe della firma necessarie non sono già presenti nel documento prima che l'azione di attivazione avvii il flusso di lavoro, è necessario inserirle prima dell'aggiunta della prima firma al documento.

Nota sulle autorizzazioni    In genere, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro. (Per impostazione predefinita, il gruppo membri e il gruppo dei proprietari dispongono di questa autorizzazione, ma non il gruppo di visitatori. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, in base al flusso di lavoro dal flusso di lavoro, in modo da richiedere l'autorizzazione Gestione elenchi per le persone che avvia il flusso di lavoro. Se si sceglie questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che sia possono avviare un flusso di lavoro specifica solo hanno e proprietari. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento informazioni di questo articolo).

Due posizioni di avvio

È possibile avviare manualmente un flusso di lavoro da due posizioni:

  • Dall'elenco o raccolta in cui è archiviato il documento.

  • Da all'interno del documento stesso, aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Si noti che deve essere nel programma completo, installato e non una versione applicazione web.

Le ultime due sezioni di questo segmento contengono istruzioni per entrambi i metodi.

  1. Aggiungere tutte le righe della firma necessarie al documento oppure organizzarsi con i partecipanti del flusso di lavoro per assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che un partecipante aggiunga la sua firma in una delle righe.

  2. Passare all'elenco o raccolta in cui è archiviato il documento su cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

  3. Fare clic sull'icona in primo piano del nome dell'elemento per selezionare l'elemento e quindi sul scheda file della barra multifunzione, nel gruppo flussi di lavoro fare clic su flussi di lavoro.

  4. In flussi di lavoro: pagina nomedocumento , in avvio di un nuovo flusso di lavoro fare clic su flusso di lavoro che si desidera eseguire.
    Collegamento per l'avvio del flusso di lavoro

  5. Nel modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota : Le modifiche apportate in questo caso, nel form di avvio, vengono usati di tipo solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche applicabili ogni volta che viene eseguito il flusso di lavoro o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzati in questo modulo, vedere il segmento modificare di questo articolo.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

callout numero uno

Assegnare a

Modificare in base alle proprie esigenze l'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si include una gruppo o lista di distribuzione   
    verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma solo un membro sarà necessario richiedere e completare l'attività. Per istruzioni sulla richiesta e il completamento di un'attività di gruppo, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le impostazioni relative all'assegnazione in sequenza oppure in parallelo delle attività in ogni segmento siano quelle desiderate.

Per ulteriori informazioni sull'uso dei passaggi in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo quello o quelli appena configurati.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

CC

Aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze. Ricordare che:

  • Immettere un nome in questo 'risultatot l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e allo stesso tempo invia notifiche alla persona che ha avviato il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc del modulo di avvio.

  1. Aggiungere tutte le righe della firma necessarie al documento oppure organizzarsi con i partecipanti del flusso di lavoro per assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che un partecipante aggiunga la sua firma in una delle righe.

  2. Aprire il documento nell'applicazione di Office installata nel computer.

    Nota : Questo metodo non può essere utilizzato quando il documento è aperto in un' applicazione web versione del programma di Microsoft Office. Deve essere aperto nella versione completa, installazione del programma nel computer in uso.

  3. Nel documento aperto fare clic sulla scheda File, fare clic su Salva e invia e quindi fare clic sul flusso di lavoro da eseguire sul documento.

  4. Se viene visualizzato il messaggio seguente, che indica che per poter avviare il flusso di lavoro è necessario che il file sia archiviato, fare clic sul pulsante Archivia.
    Se il messaggio non viene visualizzato, andare al passaggio 5.

  5. Fare clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Modifica flusso di lavoro del modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota : Le modifiche apportate in questo caso, nel form di avvio, vengono usati di tipo solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche applicabili ogni volta che viene eseguito il flusso di lavoro o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzati in questo modulo, vedere il segmento modificare di questo articolo.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

callout numero uno

Assegnare a

Modificare in base alle proprie esigenze l'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si include una gruppo o lista di distribuzione   
    verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma solo un membro sarà necessario richiedere e completare l'attività. Per istruzioni sulla richiesta e il completamento di un'attività di gruppo, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le impostazioni relative all'assegnazione in sequenza oppure in parallelo delle attività in ogni segmento siano quelle desiderate.

Per ulteriori informazioni sull'uso dei passaggi in sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo quello o quelli appena configurati.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

CC

Aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze. Ricordare che:

  • Immettere un nome in questo 'risultatot l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e allo stesso tempo invia notifiche alla persona che ha avviato il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc del modulo di avvio.

Altri suggerimenti

  • Se questa è la prima volta che è stato eseguito il flusso di lavoro, gli altri partecipanti necessario informazioni e istruzioni per completare le attività assegnate? (È utile il segmento completare di questo articolo.)

  • Può essere anche utile verificare che gli altri partecipanti stiano ricevendo correttamente le notifiche tramite posta elettronica e, in particolare, che le notifiche non vengano bloccate dai filtri per la posta indesiderata.

  • E naturalmente, potrebbe essere uno o più attività del flusso di lavoro per completare manualmente. Passare al segmento completare di questo articolo per informazioni dettagliate.

  • Nel frattempo, per informazioni su come è possibile tenere traccia dell'avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento monitorare di questo articolo.

Completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme

Se è la prima volta che si riceve l'assegnazione di un'attività in un flusso di lavoro Raccolta firme, prima di completare l'attività può essere utile leggere l'intero contenuto di questo segmento, in modo da conoscere tutte le opzioni disponibili.

Nota : Se si sa di aver ricevuto l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella Posta in arrivo, verificare che la notifica non sia stata intercettata dal filtro per la posta indesiderata. In questo caso, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.

Prima di tutto, verificare che questo sia l'articolo giusto

Le azioni attività da compiere variano in base al tipo di flusso di lavoro.

Prima di iniziare, dunque, verificare che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme e non di un altro tipo di flusso di lavoro.

Cercare testo in questo documento deve essere firmato nelle posizioni seguenti:

  • Nella riga dell'oggetto della notifica di attività
    Testo identificativo nella notifica di attività

  • Sulla barra dei messaggi del documento da rivedere
    Testo identificativo nell'elemento da rivedere

  • Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro
    Testo identificativo nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro

Se non è visibile il testo del documento deve essere firmato in questi percorsi, contattare la persona che ha avviato o ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro per individuare il modello di flusso di lavoro basato su, oppure se si tratta di un flusso di lavoro personalizzata.

Se l'attività è effettivamente un'attività di Raccolta firme, continuare a leggere.

Si può scoprire di aver ricevuto l'assegnazione di un'attività di un flusso di lavoro in tre modi:

  • Si riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dell'attività.

  • Si apre un documento di Microsoft Office e all'interno viene visualizzata una barra dei messaggi che informa dell'assegnazione di un'attività correlata.

  • Si controlla il sito di SharePoint e si scopre di essere assegnati a una o più attività.

In genere le azioni da eseguire per il completamento di un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme sono due:

  • Rivedere il documento    Aprire e rivedere il documento, quindi firmarlo o non firmarlo.

  • Completare l'attività    Completare e inviare il modulo dell'attività.

Spesso, quindi, il completamento dell'attività coinvolge i tre elementi seguenti:

  • Il messaggio di notifica che si riceve tramite posta elettronica

  • Il documento inviato per la firma (da aprire e firmare, o non firmare)

  • Il modulo dell'attività, da aprire, completare e inviare

Ecco quale può essere l'aspetto dei tre elementi.

Nota : Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Messaggio di notifica di attività, elemento da rivedere e modulo dell'attività

Nota : Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

(Si noti che se l'attività non è assegnata all'utente personalmente, ma a un intero elenco gruppo o la distribuzione di cui si è membri, quindi è necessario richiedere l'attività prima di completare il. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Richiedi un'attività di gruppo prima di completare di questo segmento).

Seguire questa procedura:

  1. Nel messaggio di notifica di attività, nelle istruzioni Per completare l'attività fare clic sul collegamento al documento.

  2. Nel documento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

accesso all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica tramite pota elettronica

Nota : Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività (illustrato nella figura in alto sulla freccia nera) viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

(Si noti che se l'attività non è assegnata all'utente personalmente, ma a un intero elenco gruppo o la distribuzione di cui si è membri, quindi è necessario richiedere l'attività prima di completare il. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Richiedi un'attività di gruppo prima di completare di questo segmento).

Seguire questa procedura:

  1. Nell'elenco o raccolta in cui è archiviato il documento da rivedere fare clic sul collegamento In corso associato al documento e al flusso di lavoro.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

  3. Nel modulo dell'attività, nella barra dei messaggi Questa attività del flusso di lavoro si applica a fare clic sul collegamento al documento.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

Si noti che, se l'attività non è assegnata all'utente personalmente, ma a un intero elenco gruppo o la distribuzione di cui si è membri, quindi è necessario richiedere l'attività prima di completare il. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Richiedi un'attività di gruppo prima di completare di questo segmento.

Tenere anche presente che se la riga della firma è impostata per un utente specifico e si firma il documento mentre si è connessi con un nome utente diverso, la discrepanza potrebbe essere visibile nella riga della firma. In questo esempio, la riga della firma è stata impostata per Alessandro Leoni, ma la firma è stata aggiunta da una persona connessa come Anna Romano.

Riga della firma che mostra un firmatario diverso

Nell'esempio seguente il documento è stato creato in Word.

Elemento da rivedere con tre barre dei messaggi

Notare le tre barre dei messaggi gialle visualizzate nella parte superiore del documento:

Contrassegnato come finale    Questo messaggio indica che almeno una persona ha già aggiunto sua firma in una riga della firma.

Importante :  Da questo momento in poi, qualsiasi modifica del documento diversa dall'aggiunta delle firme nelle righe della firma già presenti causa la rimozione o l'invalidazione di tutte le firme già aggiunte. (Ciò significa che a questo punto non è consentito l'inserimento o l'eliminazione di righe della firma, ma si possono solo aggiungere le firme vere e proprie.)

Firme    È possibile fare clic sul pulsante Visualizza firme per aprire il riquadro Firme. In Firme richieste fare clic sulla freccia accanto al proprio nome e quindi fare clic su Firma nel menu a discesa.

Note : 

  • Se il proprio nome viene visualizzato più di una volta nell'elenco Firme richieste, significa che ci sono più righe della firma in cui aggiungere la propria firma. Usare la stessa procedura per aggiungere ogni firma.

  • Se non si vede il proprio nome nell'elenco Firme richieste, controllare con la persona che ha avviato il flusso di lavoro. Se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, controllare con la persona che l'ha aggiunto in origine.

  • Per i moduli di InfoPath non è disponibile un riquadro Firme o un elenco Firme richieste. Verificare di aver firmato in tutte le righe previste prima di salvare il documento e completare l'attività.

Elemento con il riquadro Firme aperto

Se viene visualizzato un messaggio su provider di servizi di firma digitale di terze parti, fare clic su OK per continuare. (Selezionare la casella di controllo per evitare di visualizzare questo messaggio in futuro.)

Viene aperta la finestra di dialogo Firma.

finestra di dialogo firma

Per firmare il documento, è sufficiente digitare il proprio nome nella casella accanto alla grande X, fare clic su Firma e quindi fare clic su OK nella finestra di dialogo Conferma firma.

Ricordarsi che se il proprio nome viene visualizzato più di una volta nell'elenco Firme richieste, significa che ci sono più righe della firma in cui aggiungere la propria firma. Usare la stessa procedura per aggiungere ogni firma.

Attività flusso di lavoro    Quando si è pronti a completare e inviare il modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività nella barra dei messaggi Attività flusso di lavoro.

Il modulo dell'attività per un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme ha un aspetto simile al seguente.

Modulo attività con callout delle opzioni

Si noti che i primi due controlli (Elimina elemento e questa attività del flusso di lavoro si applica a titolo del documento) non vengono visualizzate nel modulo dell'attività quando viene aperto da all'interno del documento da firmare. Vengono visualizzati solo quando il modulo dell'attività viene aperto direttamente dal messaggio di notifica di attività o l'elenco di attività nella pagina Stato flusso di lavoro.

callout numero uno

Elimina voce

Fare clic sul collegamento per eliminare l'attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro.

  • Eliminando l'attività non si elimina il documento da firmare.

  • Le attività eliminate non vengono più visualizzate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. L'eliminazione viene tuttavia registrata nell'area Cronologia della pagina.

Nota :  Se non si è avviata l'istanza del flusso di lavoro personalmente, prima di eliminare l'attività è consigliabile rivolgersi alla persona che l'ha avviata oppure, nel caso di avvio automatico, alla persona che l'ha aggiunta in origine.

Callout numero due

Questa attività del flusso di lavoro si applica a titolo del documento

Per aprire il documento da firmare, fare clic sul collegamento in questo punto.

Callout numero tre

Stato, richiesta da, commenti consolidati, scadenza Data

Non è possibile modificare le voci in questi quattro campi, ma le informazioni che contengono possono risultare utili.

Tenere presente che la casella Commenti consolidati contiene tutti i commenti inviati nel modulo dai partecipanti che hanno già completato le proprie attività in questa stessa istanza del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, dopo l'invio del proprio modulo, l'eventuale testo aggiunto nella casella Commenti (4) verrà visualizzato nella casella Commenti consolidati dei partecipanti successivi.

callout numero quattro

Commenti

Il testo immesso in questo campo verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato nel campo Commenti consolidati (3) dei partecipanti successivi.

Callout numero 5

Segno

Dopo aver firmato il documento e digitato eventuali commenti e suggerimenti nel campo Commenti, fare clic su questo pulsante per inviare il modulo e completare l'attività.

callout numero sei

Annullare

Fare clic su questo pulsante per chiudere il modulo dell'attività senza salvare alcuna modifica o risposta. L'attività resterà incompleta e assegnata all'utente corrente.

callout numero sette

Riassegna attività

Fare clic su questo pulsante per riassegnare l'attività a un altro utente.

Per vedere un'immagine della pagina in cui si inseriranno i dettagli della riassegnazione e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 7 di questo segmento, riassegnare l'attività a un altro utente.

Nota : Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Se un'unica attività è assegnata all'intero gruppo al quale si appartiene, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare l'attività per conto del gruppo.

Richiedere l'attività prima di aprire e firmare il documento. Non appena si richiede l'attività, questa viene assegnata all'utente che la richiede e nessun altro membro potrà completarla. In questo modo il lavoro necessario viene svolto da una sola persona.

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia

  2. Fare clic sulla freccia, fare clic su Modifica elemento e quindi, nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Richiedi attività.
    Come richiedere un'attività di gruppo

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, l'attività non risulta più assegnata al gruppo, bensì all'utente che l'ha richiesta.

Se in seguito si decide di restituire l'attività al gruppo senza completarla, seguire la stessa procedura per tornare al modulo dell'attività, ma stavolta fare clic sul pulsante Rilascia attività.

Pulsante Rilascia attività sul modulo dell'attività

Per far completare a un'altra persona un'attività del flusso di lavoro assegnata all'utente corrente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività del flusso di lavoro.

Verrà visualizzato questo modulo.

Modulo di riassegnazione di attività

callout numero uno

Riassegnare attività a

Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

Per assegnare l'attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro si è avviato automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto, lasciare questo campo vuoto.

Callout numero due

Nuova richiesta

Specificare tutte le informazioni di cui l'assegnatario avrà bisogno per completare l'attività. Il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per mantenere la data di scadenza    Lasciare vuoto questo campo.

  • Per rimuovere completamente la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data Data    Digitare un numero e quindi specificare l'unità di durata nel campo seguente. Congiuntamente, due voci identificano il periodo prima della scadenza di attività di modifica.

Notare che alle attività di raccolta firme non vengono assegnate per impostazione predefinita scadenze o durate.

callout numero quattro

Unità nuova durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, utilizzare questo campo in combinazione con il campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.)

Una volta completato il modulo, fare clic su Invia. L'attività viene contrassegnata come completatae una nuova attività è assegnata al responsabile ora per l'attività viene inviata una notifica di attività.

Le eventuali nuove informazioni inserite vengono incluse nell'area Delegata da della notifica di nuova attività (numero 1 nella figura seguente).

Notifica di attività per un'attività riassegnata

Tutte le modifiche eseguite fino a questo momento sono state registrate e sono visibili nella sezioni Attività e Cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come mostrato qui.

Aree Attività e Cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro per un'attività riassegnata

Monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro Raccolta firme in esecuzione

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro in esecuzione è la pagina Stato flusso di lavoro della specifica istanza del flusso di lavoro.

Prima di tutto verrà illustrato come accedere a tale pagina, quindi verrà illustrato l'uso delle opzioni e delle informazioni disponibili. Verranno infine illustrate altre due pagine in cui è possibile visualizzare altre informazioni di monitoraggio.

Nell'elenco o raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento In corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato Bozza note e il flusso di lavoro è Approvazione 3.

clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

  • Se l'elenco la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento o il filtro per trovare più rapidamente l'elemento cercato. Se si usa spesso lo stesso tipo di ordinamento e/o filtro può essere utile creare una visualizzazione personalizzata per automatizzare quella specifica disposizione.

  • Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro è possibile fare clic sul collegamento Visualizzare lo stato di questo flusso di lavoro in una notifica tramite posta elettronica di inizio, oppure sul collegamento Visualizzare la cronologia del flusso di lavoro in una notifica tramite posta elettronica di completamento per la specifica istanza alla quale si è interessati.

Sotto l'illustrazione relativa a ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro sono illustrate le domande di monitoraggio alle quali offre risposta.

Sezione Informazioni flusso di lavoro

Sezione Informazioni flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?

  • Quando è stata avviata questa istanza?

  • Quando si è verificata l'ultima azione in questa istanza?

  • Su quale elemento è in esecuzione questa istanza?

  • Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione Attività

Area Attività della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato corrente?

  • Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato di ogni attività?

  • Qual è la data di scadenza di ogni attività già creata e assegnata? (Notare che alle attività di raccolta firme non vengono assegnate per impostazione predefinita scadenze o durate.)

Le attività che sono state eliminate e quelle che non sono ancora state assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

  • Tenere presente che le attività scadute e le notifiche di attività scaduta non vengono visualizzate in quest'area.

È possibile interrompere prima del normale completamento l'esecuzione di un'istanza del flusso del lavoro in due modi:

  • Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma vengono conservate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro.

  • Interrompere il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate ed eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro, ma restano comunque registrate nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Seguono le istruzioni per entrambi i metodi.

Annullamento (tutte le attività annullate, ma conservate nell'elenco attività e nella cronologia)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria è possibile annullarla.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita dalla persona che ha avviato questa istanza del flusso di lavoro o da chiunque abbia l'autorizzazione Gestione elenchi. (Si ricordi ancora una volta, che l'autorizzazione Gestione elenchi è disponibile per il gruppo Proprietari per impostazione predefinita, ma non per il gruppo Membri e il gruppo Visitatori.)

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività di Raccolta firme.

Annullamento di tutte le attività correnti e termina con il flusso di lavoro con lo stato annullato. Le attività annullate sono ancora visualizzate nel riquadro attività e nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Interruzione (tutte le attività eliminate dall'elenco Attività, ma conservate nella cronologia)

Se si verifica un errore, o se il flusso di lavoro si arresta e cessa di rispondere, è possibile interromperlo.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita da una persona con l'autorizzazione Gestione elenchi. (Si ricordi ancora una volta, che l'autorizzazione Gestione elenchi è disponibile per il gruppo Proprietari per impostazione predefinita, ma non per il gruppo Membri e il gruppo Visitatori.)

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Interrompi questo flusso di lavoro.

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività della pagina Stato flusso di lavoro, anche se è ancora applicate nell'area Cronologia flusso di lavoro. Il flusso di lavoro termina con lo stato annullato.

Nella pagina Flussi di lavoro di qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione su tale elemento.

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento è archiviato.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento, in Flussi di lavoro in esecuzione è disponibile un elenco delle istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su tale elemento.

Nota :  L'esecuzione contemporanea di più istanze di un'unica versione di un flusso di lavoro sullo stesso elemento non è consentita. Si supponga ad esempio di aver aggiunto due flussi di lavoro basati sul modello Raccolta firme, uno denominato Commenti piano e un denominato Commenti preventivi. È possibile eseguire contemporaneamente una istanza di Commenti piano e una di Commenti preventivi, ma non due istanze di ogni flusso di lavoro.

Gli amministratori di una raccolta siti possono visualizzare a colpo d'occhio:

  • Il numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente esistenti nella raccolta siti.

  • Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o non attivo nella raccolta siti.

  • Il numero di istanze di versioni di flussi di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.

Ecco come:

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Scegliere l' icona Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi fare clic su Impostazioni sito.
    Nella pagina Impostazioni sito Amministrazione sito fare clic su flussi di lavoro.
    Collegamento Flussi di lavoro sotto l'intestazione Amministrazione sito

Verrà visualizzata la pagina Flussi di lavoro, con le informazioni desiderate.

Altri suggerimenti

Se si tratta la prima volta che è stato eseguito questa versione del flusso di lavoro, è consigliabile utilizzare le istruzioni in segmento revisione di questo articolo per visualizzare gli eventi dell'istanza e scoprire se le funzioni di flusso di lavoro come si desidera venga.

Rivedere i risultati del flusso di lavoro Raccolta firme e creare report

Dopo il completamento dell'istanza del flusso di lavoro è possibile rivedere gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record relativo a qualsiasi stanza per un massimo di 60 giorni dal completamento.

Importante :  Tenere presente che la cronologia del flusso di lavoro è fornita solo a scopo informativo e non può essere usata per indagini ufficiali o per altri fini legali e probatori.

È inoltre possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro nelle varie istanze.

Finché un elemento resta nello stesso elenco o raccolta, e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito di nuovo sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro dell'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su qualsiasi elemento:

  • Nell'elenco o raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento relativo allo stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato bozza note e il flusso di lavoro è Approvazione nuovo documento.

clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

E se si volesse rivedere la cronologia di un'istanza dopo avere eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro sullo stesso elemento?

È possibile farlo, per un massimo di 60 giorni, da due punti di ingresso: l'elenco o raccolta, oppure la notifica di completamento del flusso di lavoro. I prodotti SharePoint conservano la cronologia delle attività di flussi di lavoro per 60 giorni.

Dall'elenco o raccolta

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento è archiviato.

  2. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionarlo e quindi fare clic su Flussi di lavoro nel gruppo Flussi di lavoro nella scheda File sulla barra multifunzione.

  3. In flussi di lavoro: nome elemento pagina in Flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o lo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si desidera esaminare.
    elenco flussi di lavoro completati nella pagina flussi di lavoro dell'elemento
    verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro di per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

  • Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza da rivedere e quindi fare clic sul collegamento Visualizza la cronologia del flusso di lavoro.

Notifica di completamento del flusso di lavoro con collegamento cronologia evidenziato
verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro di per l'istanza.

Per mantenere tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Impostare la regola Copia tutti i messaggi in arrivo con il testo è stato completato su nella riga dell'oggetto nella propria, cartella distinta. (Assicurarsi che Outlook regola di copie la posta in arrivo di messaggi e non è sufficiente spostare oppure non vengano visualizzati anche nella posta in arrivo).

Per ottenere informazioni sulle prestazioni generali delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno dei due report predefiniti o entrambi:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare il tempo medio per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa, o istanza, di tale flusso di lavoro.

  • Report annullamenti ed errori    Questo report consente di verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano spesso errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o raccolta, nella colonna stato per il flusso di lavoro, fare clic sui collegamenti di informazioni di stato.
    clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per il quale si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si desidera visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza mantenere oppure modificare la posizione in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    clic su ok nella posizione di salvataggio file
    il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Una volta completato il report, è possibile fare clic sul collegamento mostrato nella figura riportata di seguito per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per completare e chiudere la finestra di dialogo. (In un secondo momento, quando si è pronti per visualizzare il report, si potrà risultare nel percorso specificato nel passaggio precedente.)
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altri suggerimenti

Se il flusso di lavoro funziona nel modo voluto, è possibile iniziare a usarlo.

Se c'è ancora qualcosa che si desidera modificare informazioni su come funziona, vedere il segmento modificare di questo articolo.

Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per ottenere informazioni sulle prestazioni generali delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno dei due report predefiniti o entrambi:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare il tempo medio per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa, o istanza, di tale flusso di lavoro.

  • Report annullamenti ed errori    Questo report consente di verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano spesso errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o raccolta, nella colonna stato per il flusso di lavoro, fare clic sui collegamenti di informazioni di stato.
    clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per il quale si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si desidera visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza mantenere oppure modificare la posizione in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    clic su ok nella posizione di salvataggio file
    il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Una volta completato il report, è possibile fare clic sul collegamento mostrato nella figura riportata di seguito per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per completare e chiudere la finestra di dialogo. (In un secondo momento, quando si è pronti per visualizzare il report, si potrà risultare nel percorso specificato nel passaggio precedente.)
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altri suggerimenti

Se il flusso di lavoro funziona nel modo voluto, è possibile iniziare a usarlo.

Se c'è ancora qualcosa che si desidera modificare informazioni su come funziona, vedere il segmento modificare di questo articolo.

Modificare, disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro Raccolta firme

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro Raccolta firme e aver esaminato i risultati può essere necessario apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato.

Anche in futuro, può capitare di voler modificare ulteriormente la configurazione in base alle proprie esigenze.

Infine, a un certo punto si potrebbe voler disabilitare il flusso di lavoro per un tempo più o meno lungo senza rimuoverlo, oppure scegliere di rimuoverlo completamente.

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

  1. Aprire l'elenco o raccolta in cui il flusso di lavoro viene eseguito.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota : Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro di cui si desidera modificare le impostazioni.

    Nota :  Se il flusso di lavoro Raccolta firme desiderato non compare nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati nell'elenco dipendono dall'impostazione del controllo Mostra le associazioni di flusso di lavoro di questo tipo, situato appena sopra l'elenco (vedere la figura). Fare clic sulle varie opzioni relative al tipo di contenuto nel menu a discesa per scoprire quale consente di visualizzare il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato, fare clic sul nome del flusso di lavoro.

  5. Nello stesso modulo di associazione di due pagine originariamente usato per aggiungere il flusso di lavoro, apportare le modifiche desiderate.

    Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli di modulo di associazione, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito su tutti gli elenchi e le librerie della raccolta siti

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Scegliere l' icona Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi fare clic su Impostazioni sito.

Nella pagina Impostazioni sito in raccolte fare clic su Tipi di contenuto del sito.
collegamento tipi di contenuto del sito in raccolte

  1. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito sul quale viene eseguito il flusso di lavoro.
    tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  2. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, infare clic suImpostazioni, Impostazioni flusso di lavoro.
    collegamento impostazioni flusso di lavoro nella sezione impostazioni

  3. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro di cui si desidera modificare le impostazioni.

  4. Nello stesso modulo di associazione di due pagine originariamente usato per aggiungere il flusso di lavoro, apportare le modifiche desiderate.

    Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli di modulo di associazione, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

  1. Aprire l'elenco o raccolta in cui il flusso di lavoro viene eseguito.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Modifica impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro.

  5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    modulo nella pagina rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

  • Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nuove istanze non consentite    Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disattiva il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un momento successivo, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovere    Opzione che consente di rimuovere il flusso di lavoro dall'elenco o raccolta completamente. Terminano immediatamente tutte le istanze in esecuzione e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzato nella pagina relativa all'elenco o raccolta. (Questa azione 't reversibile.)

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic su Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi su Impostazioni sito.

    In SharePoint Online, fare clic su Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online , fare clic su contenuto del sito e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito in Raccolte Designer Web fare clic su Tipi di contenuto del sito.
    collegamento tipi di contenuto del sito in raccolte

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito sul quale viene eseguito il flusso di lavoro.
    tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Modifica impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro.

  7. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    modulo nella pagina rimuovi flussi di lavoro

Altri suggerimenti

Dopo aver apportato modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per verificarne gli effetti.

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

  • Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nuove istanze non consentite    Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disattiva il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un momento successivo, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovere    Opzione che consente di rimuovere il flusso di lavoro dalla raccolta siti completamente. Terminano immediatamente tutte le istanze in esecuzione e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzato nella pagina relativa all'elenco o raccolta. (Questa azione èn't reversibile.)

Esistono vari modi per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

È anche possibile creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

  • SharePoint Designer 2013    Per personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.

  • Microsoft Visual Studio    Per creare azioni del flusso di lavoro personalizzate.

Per altre informazioni, vedere il sistema di Guida del sito Web MSDN (Microsoft Software Developer Network).

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×